如何成功執行計劃

已發表: 2022-08-23

規劃階段是支撐任何項目的支柱。 PMP 的 Jennifer Bridges 向您展示瞭如何制定並正確執行項目計劃。

這是白板的屏幕截圖供您參考。

回顧——如何成功執行計劃

執行是動詞。詹妮弗指出，當你執行某件事時，就意味著執行它，例如計劃或產品。執行計劃的行為是任何項目的基礎。這是領導者、項目經理或團隊負責人負責的最重要的行動之一。

相關：十大項目管理職責

也就是說，在執行計劃時，幾乎所有事情都按計劃進行。因此，Jennifer 想提供一些實用技巧來幫助成功執行項目計劃。

首先，有計劃。在準備計劃時，確保它能夠成功執行。這從詳盡的文檔開始，包括為什麼、誰、什麼、何時以及如何。使用強大的項目規劃軟件來幫助您制定最全面的計劃非常重要。

接下來是計劃的執行。要成功地做到這一點，還需要清晰的溝通。項目中出現的問題和風險必須有狀態更新和快速響應。使用項目管理工具將對此有所幫助。您可以設置提醒、觸發器、自動化、工作流程、警報和各種自動化工具，以幫助您掌握項目的最新情況，而不是落後，這會讓您偏離正軌。

在監控計劃以確保其按計劃進行時，再次溝通應該是建立成功的基礎。監控可確保項目正確進行，並使用狀態報告等工具來跟踪問題、風險和執行方式的變化。

相關： Excel的項目狀態報告模板

也有幫助的方法。了解成本、進度、範圍和資源的差異有助於監控。同樣，設置警報也將確保沒有任何東西掉入裂縫。

最後是控制。在控制計劃時，您正在執行糾正措施以重回正軌。與往常一樣，這從溝通、狀態報告、識別和跟踪問題、風險和變化開始。

您始終可以處理項目的不同約束，以幫助您重回正軌。例如，您可以延長或縮短時間表以應對時間限制。如果遇到資源問題，您還可以添加或重新分配人員。如果是成本，那麼您可以降低成本。您可能需要獲得批准才能增加預算、獲得更多資金或與某人合作。範圍可以被削減、推遲、添加等等。

專業提示：執行計劃時，您要確保它有效。但有時你會碰到一堵無法攀爬的牆。如果你被卡住了，如果你制定了應急計劃，你還沒有完成。所以，總是在抽屜裡放一個 B 計劃，以防萬一。

感謝收看！

今天，我們談論的是如何成功地執行計劃。當我們談論執行計劃時，我們實際上是在談論執行計劃或生產類似工作產品的東西。

執行計劃是領導者、項目經理或團隊成員可以採取的最基本行動之一，要記住，當我們談論項目時，事情很少（如果有的話）按計劃進行。所以，在今天的白板會議中，我想做的是提供一些提示。

所以，當我們談論執行計劃時，我們不是在談論只是用完和執行計劃，我們必須確保在執行計劃之前和期間完成一些事情。

因此，讓我們談談我們想為規劃提供的技巧。我們想確保我們正在準備一個能夠成功執行的計劃。我們還想談談成功執行計劃，我們必須做的那些事情。

然後，當我們進行監控時，我們談論的是監控計劃以確保其按計劃進行。然後，控制就是控制執行糾正措施以使計劃重回正軌。那麼讓我們來看看。

所以當我們談論計劃時，我們要確保我們記錄了計劃。我們想包括我們為什麼要做這個計劃？為什麼如此重要？誰將做什麼，何時以及如何做？

然後，一旦我們記錄下來，我們就想把它拿走，我們想把它傳達給每個需要知道的人。團隊成員、利益相關者，甚至可能是執行董事會，甚至是我們的供應商合作夥伴。我們想包括當事情沒有以正確的方式進行時通知誰以及如何通知。

我們還希望定期一致地更新該計劃，以確保當事情發生變化時它會得到更新。

因此，當我們談論執行計劃時，我們還想確保我們不斷地交流狀態、我們看到的任何問題、我們可能需要準備的任何風險。

我們還想確保使用工具，因為我們想設置提醒，讓人們知道事情何時到期。我們還希望能夠設置一些觸發器，以便……基於動作。

例如，如果一個動作發生，那麼它會觸發工作流中的另一個動作。我們還想設置自動化、工作流程和警報。

因此，當我們監控計劃時，我們會再次確保它按計劃進行。所以我們想再次傳達狀態，讓每個人都知道需要知道一切都在正常進行，否則可能會遲到。

我們還希望標記任何新問題、風險或任何可能的更改請求。同樣，我們也想使用工具。當我們進行監控時，我們想使用這些工具來指示差異是什麼。時間表的差異是什麼？我們提前了嗎？我們落後於計劃了嗎？

我們還想看看成本和預算。我們是否超出預算？我們是否在預算之內？我們還想看看範圍，是否在軌道上？我們增加了範圍嗎？我們需要拿出一些嗎？還有，資源。我們有足夠的嗎？我們需要補充嗎？然後還會發出警報。

但是當我們談論監控時，有些人會誤以為只是監控。所以他們看到這些事情正在發生，但他們沒有採取糾正措施。因此，控制部分同樣重要，這兩者真正攜手並進。

因此，當我們再次談論控制時，我們想要傳達任何問題、風險和變化的狀態，但這些也是我們想要關注的東西。我們想控制時間。我們需要延長時間表嗎？我們需要縮短時間表嗎？資源，我們需要添加資源嗎？我們是否需要重新分配它們，還是需要放手？

然後，根據成本，我們想看看我們是否需要降低成本？我們需要增加預算嗎？在某些情況下，我們可能需要為新成本提供資金，我們可能需要製定付款計劃，或者我們也可能考慮與另一個戰略合作夥伴合作，並建立一個收入分成，可以減輕部分成本，但能夠分享部分收入。

再一次，看看範圍，我們是否削減了一些範圍？我們可能推遲到以後嗎？我們需要增加範圍還是需要分階段進行？

因此，正如您所看到的，不僅僅是執行計劃。因此，如果您需要一個可以幫助您成功執行計劃的工具，那麼現在就在 ProjectManager 上註冊我們的軟件。