營銷項目管理：如何通過 7 個步驟組織項目

營銷項目管理可能會讓人望而生畏，尤其是在您沒有豐富經驗的情況下。 然而，無論您是否是正式職位的營銷項目經理，您都可能需要承擔領導責任。 在過去的一年裡，營銷團隊報告說他們被要求使用相同的資源做更多的事情。 重要的是要知道如何才能有效：在哪裡偷工減料，如何激勵您的團隊，以及如何掌握時間管理以保持活動正常進行。 不確定從哪裡開始？ 這篇文章將介紹您需要掌握的技能和流程，才能正確起步。 但首先...

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什麼是營銷項目管理（......不是）

營銷項目管理是營銷策略的計劃、組織、執行、跟踪和優化。 換句話說：項目經理 (PM) 從頭到尾監督項目，確保他們的團隊在整個過程中都按時完成。 當然，以上是指定 PM 的職責，其他營銷團隊成員也可以負責。 那是因為營銷項目管理不僅僅是一個職位； 這是一組責任。 但是，無論您是擔任職位還是職責，請記住，既不保證微觀管理也不保證完全控制。 一個好的營銷項目經理：

• 促進生產力，但不會試圖照顧其他專業人士。
• 不會試圖單獨處理決策，而是委派並尋求團隊的持續投入。

接受我們將在稍後討論的項目管理流程可以幫助您做到這兩點並帶領您的團隊走向成功。

營銷項目經理做什麼的？

PM負責監督端到端營銷計劃的執行，並包含許多職責。 營銷項目經理需要完成一些基本的事情：

• 準確地確定項目範圍，為項目工作流程奠定基礎，並設定合理的截止日期。
• 以正確的順序將任務委派給正確的人員和團隊。
• 確保每個人都擁有按時完成工作所需的一切。
• 促進利益相關者之間的清晰溝通，以保持項目正常進行並開展有凝聚力、有效的活動。

有這麼多活動部件，特別是對於復雜的項目，高效的項目管理需要技巧。

營銷項目經理需要哪些技能？

作為營銷活動的項目經理要取得成功，您需要軟技能和技術技能的結合。 必要的軟技能包括：

• 書面和口頭交流，讓每個人都清楚項目細節。
• 解決衝突以快速解決可能威脅項目進展或成功的分歧或誤解。
• 強大的領導力可以提供結構，保持執行的精簡，並激勵團隊成員盡其所能。
• 時間管理，讓自己和其他人繼續前進。 （劇透警告：高影響任務應該受到最多關注。）
• 項目範圍的現實想法的主題專業知識，對導致最終目標的步驟的全面理解，以及與利益相關者的更好溝通。

“技術能力呢？” 我聽到你問。 這不一定是一個完整的列表，但它涵蓋了您需要很好地發展的主要能力。 考慮一下您需要完成的內容的簡短列表（這確實是我們在這裡要做的）。

• 任務管理制定戰略行動計劃以獲得預期結果。
• 時間表規劃，包括設定合理的最後期限，以允許意外延誤和管理利益相關者的期望。 在任何給定的項目中，您可能會有多個人在更大的整體的不同部分上工作。
• 熟悉 CoSchedule 等營銷項目管理工具。 您將擁有一個儀表板來存儲項目信息和待辦事項。 結果？ 無摩擦的團隊合作和活動執行。
• 資源管理，包括按計劃完成工作的時間、金錢和人員。

了解了有效的營銷項目管理所需要的內容後，讓我們進入領導項目的實際步驟。

第 1 步：了解項目

PerkUp 的 Thomas Mirmotahari 表示，糟糕的項目管理的標誌是“缺乏洞察力、遠見和對推動團隊取得出色成果所需的知識”。 “明智的項目規劃包括對項目目標的透徹理解，以及支持以可衡量的時間間隔滿足這些截止日期和目標的執行系統。” 要為您的下一個廣告系列獲得這種理解，請考慮以下事項：

1. 營銷團隊在做什麼？ 如果您無法對項目提出鳥瞰圖描述，則表明您在繼續之前需要更加清晰。
2. 誰在做這個項目？ 考慮您的營銷團隊（或其他團隊）的每個成員必須提供的專業知識。 更不用說他們需要什麼資源以及最適合他們的領導風格。
3. 項目何時必須完成？ 理想情況下，如果項目的一部分花費的時間比預期的要長，您應該同時填充任務和整個項目的最後期限，以便為您和您的團隊提供緩衝。

一旦你清楚了你正在領導的項目的這三個方面，你就可以安全地進入下一個階段。

第 2 步：團隊的目標是什麼？

接下來，是時候深入挖掘您的團隊將要做什麼——更重要的是，它背後的目的。 問自己這些問題：

1. 項目可交付成果是什麼？ 例如，這些可能包括即將到來的電子郵件營銷活動的內容或創建資產以支持新產品的發布。
2. 項目的主要目標是什麼？ 除了概述團隊的輸出將是什麼之外，還要定義預期的影響。 品牌知名度和潛在客戶開發是共同的目標。
3. 將衡量哪些關鍵績效指標 (KPI)？ 如果不跟踪正確的指標並設置衡量基準，就很難準確判斷營銷的成功。 因此，確定哪些 KPI 與項目目標一致，記錄當前績效，並設定一個 SMART 目標來改進這些指標。

“一個深思熟慮的策略可以幫助你避免許多潛在的錯誤。提前做好計劃可以讓你避免浪費時間或精力。它還可以讓你為你的項目建立一個堅實的框架，這樣更容易保持正軌，繼續你的工作。” — David Rowland，EcoOnline 數字營銷主管 為您的項目打下堅實的基礎是成功的一半。不要著急。慢慢來這一步和隨後的規劃階段。

第 3 步：制定項目時間表

營銷項目計劃的另一個關鍵部分是製定合理的項目時間表。 事實上，Unmuted 的內容營銷主管 Jonas van de Poel 將其視為最容易被忽視的項目管理技能：“營銷是一個創造性的、複雜的過程。當你在最後期限過緊的情況下終止這個過程時，這最終會表明“任何聰明的營銷項目經理都會添加緩衝區，為那些神奇的最後潤色編輯留出空間。正是這個呼吸空間將成功和不成功的營銷項目管理區分開來。” 那麼，您如何確保您設定的截止日期是可以實現的並有助於項目的成功呢？遵循這個過程並創建一個營銷項目路線圖：

1. 確定每個團隊成員所需的任務。 這就是主題專業知識、了解您的團隊和定義可交付成果派上用場的地方。 如果您對任何或所有這些事情一無所知，您就無法將正確的任務分配給正確的人。
2. 估計每項任務需要多長時間。 稍微墊一下項目時間表，以允許意外延誤。 一個好的經驗法則：將兩到三天的時間用於任務周轉時間，並將一到兩週的時間用於最後期限。
3. 確定每個任務的依賴關係。 必須先完成什麼工作才能順利完成其他任務？ 弄清楚這一點可以防止由於跳過步驟、不得不重做在沒有必要輸入的情況下完成的工作或團隊成員被迫等待資源而造成的延遲。
4. 將任務按時間順序排列。 首先列出所有任務並設置周轉時間，避免跳過步驟或以錯誤的順序分配任務要容易得多。

您可能還想定義里程碑——項目中的關鍵點——可以讓你在項目進展中保持方向。 無論如何，一旦確定了時間表，您就可以開始組織詳細信息供您的團隊查看。

第 4 步：用創意簡介解釋項目

創意簡報將相關的項目信息——比如誰需要做什麼以及何時——集中到一個地方。 這是項目將需要的所有內容的簡單概述，包括：

• 項目描述
• 可交付成果
• 項目目標
• 團隊成員和聯繫方式
• 項目工作流程和時間表

根據項目的不同，您可能還需要添加詳細信息，例如：

• 目標受眾描述
• 消息和語音指導的語氣
• 如果您正在為付費廣告系列做準備，項目預算

使用您可以輕鬆為每個新項目填寫的創意簡短模板，這樣您就不會每次都從頭開始。 這不僅可以節省您寶貴的時間，而且一致的格式將阻止任何重要的細節失控。 好消息？ 內容簡介不需要過於復雜。 通常，您只需要一個 Word 文檔或 PowerPoint 幻燈片。 這是一個可能看起來像的示例（基於 CoSchedule 內部使用的實際模板）：

第 5 步：使用營銷項目管理軟件進行組織

概述所有項目詳細信息後，您可以將它們添加到您選擇的項目管理平台中。 目前沒有使用一個？ Thought Bakery 的戰略主管 Chaenara O'Brien 為您提供以下建議：“如果您目前沒有使用項目管理工具來優化您的營銷活動，您應該評估您未來的營銷目標是否能夠應對風險如果沒有可靠的系統，事情就會陷入混亂。”談到知道如何有效使用像 CoSchedule 這樣的工具的重要性，Chaenara 繼續說道：“它們是無價的，因為它們有助於彌合長長的任務列表和你的工作流程之間的差距。仍然有可用的資源分配。”研究支持這一點：83% 的成功營銷團隊使用協作工具（相比之下，最不成功的只有一半。）進入您的項目管理平台（無論您使用哪個都可以，但是出於演示目的，這篇文章將使用 CoSchedule) 並開始為每個階段創建條目並標記截止日期。一旦一切就緒，您將能夠在查看您的專業人士之間切換CoSchedule 營銷日曆上的項目和活動： 在其他地方計劃您的任務，例如在 Google 表格或其他項目管理工具中？ 批量導入功能可以節省您的時間。 任務模板功能旨在加快任務列表的創建，團隊協作功能可實時共享進度。 此外，從數百個 CoSchedule 集成中進行選擇，以簡化工作流程並提高團隊效率。 使用 Zapier，您可以快速輕鬆地連接流行的應用程序，例如 Mailchimp、Google 表格、Shopify 等。 目標是在一個營銷日曆中完成盡可能多的任務。 這樣，項目團隊就不會在應用程序之間進行不必要的切換——這既費時又冒險。 談論使營銷項目管理更容易。

第 6 步：安排會議以跟踪項目進度

說到進度，跟踪您的計劃進展情況對於成功管理營銷項目至關重要。 （如果您的團隊遠程工作尤其如此。）您應該如何去做取決於您的公司和團隊。 如果您的公司使用敏捷營銷，那麼每日站會可能足以跟踪關鍵里程碑的進展。 否則，安排更有條理的定期會議（例如每週會議）以從各個團隊獲取狀態更新可能是有意義的。 但是，無論您選擇哪種類型的會議，重要的是您要充分利用它們。 （讓我們面對現實吧：大多數會議都可能是一封電子郵件。）創建一個議程，而不是僅僅關注迄今為止的進展，利用會議來預測和準備潛在的障礙。 如果你這樣做了，就更容易為團隊成員提供他們成功按時完成工作所需的東西。

第 7 步：最後，回顧你學到的東西

項目完成後，不要急於進行下一個項目。 花時間思考——無論是作為一個團隊還是作為營銷項目經理——思考這些問題：

• 什麼進展順利？ 不要只考慮您跟踪的 KPI； 還要考慮意想不到的勝利以及促成這些勝利的因素。 寫下團隊協作、與利益相關者的溝通、項目工作流程等方面的進展情況。
• 有什麼不順利？ 想想你沒有達到的目標，你的團隊合作本可以更好的領域，以及你作為 PM 的不足之處。
• 未來有哪些可以改進的地方？ 如果你不把你學到的教訓付諸實踐，那麼回顧過去的項目就沒有多大用處。 因此，請將您的觀察結果轉化為實際步驟，以便在未來的項目中獲得更好的結果。

通過對這些問題進行公開討論並對您作為項目經理的表現進行誠實的評估，您可以成倍地增加您（和您的團隊！）在未來活動中的成功。

提高您的營銷項目管理技能

無論您在營銷部門擔任什麼角色，學習更多地管理項目都可​​以為您和您的公司提供良好的服務。 抓住一切機會練習我們討論過的技能、流程和工具（包括 CoSchedule）。 制定時間表和關鍵日期； 為每個營銷團隊成員設定明確的職責； 回顧你已經成功的項目，看看你下次可以改進的地方。 畢竟，一場運動的成功很大程度上取決於其領導者的組織。 讓下一個成為贏家取決於你。