Marketing-Projektmanagement: So organisieren Sie Projekte in 7 Schritten

Marketing-Projektmanagement kann entmutigend sein, besonders wenn Sie nicht viel Erfahrung damit haben. Dennoch müssen Sie möglicherweise Führungsverantwortung übernehmen, unabhängig davon, ob Sie ein Marketing-Projektmanager nach offizieller Berufsbezeichnung sind oder nicht. Im vergangenen Jahr berichteten Marketingteams, dass sie aufgefordert wurden, mit den gleichen Ressourcen mehr zu tun. Es ist wichtig zu wissen, was es braucht, um effektiv zu sein: wo man Abstriche machen kann, wie man sein Team motiviert und wie man das Zeitmanagement beherrscht, um Kampagnen auf Kurs zu halten. Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Dieser Beitrag behandelt die Fähigkeiten und Prozesse, die Sie benötigen, um auf dem richtigen Fuß zu starten. Aber zuerst...

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Was Marketing-Projektmanagement ist (... und nicht)

Marketing-Projektmanagement ist die Planung, Organisation, Ausführung, Verfolgung und Optimierung der Marketingstrategie. Mit anderen Worten: Projektmanager (PMs) beaufsichtigen Projekte von Anfang bis Ende und stellen sicher, dass ihre Teams dabei alle Fristen einhalten. Während die oben genannten Aufgaben natürlich die Aufgaben eines designierten PM sind, können auch andere Mitglieder des Marketingteams dafür verantwortlich sein. Das liegt daran, dass Marketing-Projektmanagement nicht nur eine Berufsbezeichnung ist; es ist eine Reihe von Verantwortlichkeiten. Aber egal, ob Sie die Berufsbezeichnung oder die Verantwortung tragen, denken Sie daran, dass weder Mikromanagement noch totale Kontrolle rechtfertigen. Ein guter Marketing-Projektmanager:

• Fördert die Produktivität, versucht aber nicht, andere Fachleute zu babysitten.
• Versucht nicht, die Entscheidungsfindung alleine anzugehen, sondern delegiert und sucht ständigen Input von seinem Team.

Der Projektmanagementprozess, über den wir gleich sprechen werden, kann Ihnen dabei helfen, beides zu tun und Ihr Team zum Erfolg zu führen.

Was macht ein Marketing-Projektmanager?

PMs sind für die Überwachung der Ausführung von Marketingplänen von Ende zu Ende verantwortlich und umfassen viele Aufgaben. Ein Marketing-Projektmanager muss einige grundlegende Dinge erfüllen:

• Projekte genau abgrenzen, die Grundlage für Projektabläufe entwickeln und angemessene Fristen setzen.
• Delegieren Sie Aufgaben in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Personen und Teams.
• Stellen Sie sicher, dass jeder das hat, was er braucht, um seine Arbeit gut und termingerecht zu erledigen.
• Erleichterung einer klaren Kommunikation zwischen den Beteiligten, um Projekte auf Kurs zu halten und eine kohärente, effektive Kampagne zu liefern.

Bei so vielen beweglichen Teilen, insbesondere bei komplexen Projekten, erfordert ein effizientes Projektmanagement Geschick.

Welche Fähigkeiten braucht ein Marketing-Projektmanager?

Um als Projektleiter einer Marketingkampagne erfolgreich zu sein, benötigen Sie eine Mischung aus Soft- und Fachkompetenz. Notwendige Soft Skills sind starke:

• Schriftliche und mündliche Kommunikation , damit alle Projektdetails klar sind.
• Konfliktlösung zur schnellen Lösung von Meinungsverschiedenheiten oder Missverständnissen, die den Fortschritt oder Erfolg eines Projekts gefährden könnten.
• Starke Führung , um Struktur zu schaffen, die Ausführung zu optimieren und Teammitglieder zu motivieren, ihr Bestes zu geben.
• Zeitmanagement , um sich selbst und alle anderen voranzubringen. (Spoiler-Alarm: Aufgaben mit hoher Auswirkung sollten die meiste Aufmerksamkeit erhalten.)
• Fachwissen für eine realistische Vorstellung des Projektumfangs, ein umfassendes Verständnis der Schritte, die zum Endziel führen, und eine bessere Kommunikation mit den Interessengruppen.

"Was ist mit technischen Fähigkeiten?" Ich höre dich fragen. Dies ist nicht unbedingt eine vollständige Liste, aber sie deckt die wichtigsten Kompetenzen ab, die Sie entwickeln sollten. Betrachten Sie dies als eine kurze Liste dessen, was Sie brauchen, um zurechtzukommen (was wir hier wirklich anstreben).

• Aufgabenmanagement zur Entwicklung strategischer Aktionspläne, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
• Zeitplanplanung , die das Festlegen angemessener Fristen umfasst, die unerwartete Verzögerungen ermöglichen, und das Verwalten der Erwartungen der Interessengruppen. Bei jedem Projekt werden Sie wahrscheinlich mehrere Personen haben, die an verschiedenen Teilen des größeren Ganzen arbeiten.
• Vertrautheit mit Marketing-Projektmanagement-Tools wie CoSchedule. Sie haben ein Dashboard zum Speichern von Projektinformationen und Aufgaben. Das Ergebnis? Reibungslose Teamarbeit und Kampagnendurchführung.
• Ressourcenmanagement , einschließlich Zeit, Geld und Personal, um die Arbeit planmäßig zu erledigen.

Lassen Sie uns mit diesem Verständnis dessen, was effektives Marketing-Projektmanagement beinhaltet, zu den praktischen Schritten zur Leitung eines Projekts übergehen.

Schritt 1: Verstehen Sie das Projekt

Schlechtes Projektmanagement zeichnet sich laut Thomas Mirmotahari von PerkUp durch „Mangel an Einsicht, Voraussicht und Wissen darüber aus, was es bedeutet, sein Team zu exzellenten Ergebnissen zu führen“. „Eine intelligente Projektplanung beinhaltet ein gründliches Verständnis der Projektziele im Vergleich zu einem Ausführungssystem, das die Einhaltung dieser Fristen und Ziele in messbaren Intervallen unterstützt.“ Berücksichtigen Sie Folgendes, um dieses Verständnis für Ihre nächste Kampagne zu gewinnen:

1. Woran arbeitet das Marketing-Team? Wenn Sie keine Beschreibung des Projekts aus der Vogelperspektive erstellen können, ist dies ein verräterisches Zeichen dafür, dass Sie mehr Klarheit benötigen, bevor Sie fortfahren.
2. Wer arbeitet an dem Projekt? Berücksichtigen Sie das Fachwissen, das jedes Mitglied Ihres Marketingteams (oder anderer Teams) zu bieten hat. Ganz zu schweigen davon, welche Ressourcen sie benötigen und welcher Führungsstil für sie am besten geeignet ist.
3. Wann muss das Projekt abgeschlossen sein? Idealerweise sollten Sie sowohl Aufgaben- als auch Gesamtprojekttermine auffüllen, um Ihnen und Ihrem Team einen Puffer zu geben, falls ein Teil des Projekts länger als erwartet dauert.

Sobald Sie sich über diese drei Aspekte des von Ihnen geleiteten Projekts im Klaren sind, können Sie sicher zur nächsten Phase übergehen.

Schritt 2: Was sind die Ziele des Teams?

Als Nächstes ist es an der Zeit, sich eingehender damit zu befassen, was Ihr Team tun wird – und, was noch wichtiger ist, den Zweck dahinter. Stellen Sie sich diese Fragen:

1. Was sind die Projektleistungen? Dies können beispielsweise Inhalte für eine bevorstehende E-Mail-Marketingkampagne oder die Erstellung von Assets zur Unterstützung einer neuen Produkteinführung sein.
2. Was ist das Hauptziel des Projekts? Definieren Sie nicht nur den Output des Teams, sondern auch die beabsichtigte Wirkung. Markenbekanntheit und Leadgenerierung sind gemeinsame Ziele.
3. Welche Key Performance Indicators (KPIs) werden gemessen? Es ist schwierig, den Erfolg im Marketing genau zu beurteilen, ohne die richtigen Metriken zu verfolgen und Benchmarks zu setzen, an denen man sich messen kann. Bestimmen Sie also, welche KPIs mit den Projektzielen übereinstimmen, notieren Sie die aktuelle Leistung und setzen Sie sich ein SMARTes Ziel zur Verbesserung dieser Kennzahlen.

„Eine gut durchdachte Strategie kann Ihnen helfen, viele potenzielle Fehler zu vermeiden. Eine frühzeitige Planung kann Ihnen helfen, Zeit- und Arbeitsverschwendung zu vermeiden. Sie kann Ihnen auch ermöglichen, einen soliden Rahmen für Ihr Projekt aufzubauen, was es einfacher macht Bleiben Sie auf Kurs und machen Sie mit Ihrer Arbeit weiter.“ —David Rowland, Head of Digital Marketing bei EcoOnline Der Aufbau einer starken Grundlage für Ihr Projekt ist die halbe Miete. Überstürzen Sie nichts. Nehmen Sie sich Zeit für diesen Schritt und die nachfolgenden Planungsphasen.

Schritt 3: Zeichnen Sie eine Projektzeitachse auf

Ein weiterer wichtiger Teil der Marketingprojektplanung ist die Erstellung eines angemessenen Projektzeitplans. Tatsächlich bezeichnet Jonas van de Poel, Head of Content Marketing bei Unmuted, dies als die am meisten übersehene Fähigkeit des Projektmanagements: „Marketing ist ein kreativer, komplexer Prozess. Wenn Sie diesen Prozess mit unnötig engen Fristen beenden, wird sich dies irgendwann zeigen "Jeder kluge Marketing-Projektmanager wird Puffer hinzufügen, um Raum für diese magischen Feinschliff-Änderungen zu schaffen. Es ist dieser Raum zum Atmen, der erfolgreiches und erfolgloses Marketing-Projektmanagement trennt." Wie können Sie also sicherstellen, dass die von Ihnen gesetzten Fristen eingehalten werden und zum Erfolg des Projekts beitragen?Befolgen Sie diesen Prozess und erstellen Sie eine Marketingprojekt-Roadmap:

1. Identifizieren Sie die erforderlichen Aufgaben für jedes Teammitglied. Hier sind Fachkenntnisse, die Kenntnis Ihres Teams und die Definition von Ergebnissen von Nutzen. Sie können den richtigen Personen nicht die richtigen Aufgaben zuweisen, wenn Sie über einige oder alle dieser Dinge im Dunkeln tappen.
2. Schätzen Sie, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Füllen Sie Projektzeitpläne leicht auf, um unerwartete Verzögerungen zu berücksichtigen. Eine gute Faustregel: Planen Sie zwei bis drei Tage für die Bearbeitungszeit der Aufgaben und ein bis zwei Wochen bis zum endgültigen Abgabetermin ein.
3. Identifizieren Sie Abhängigkeiten für jede Aufgabe. Welche Arbeiten müssen zuerst erledigt werden, damit andere Aufgaben erfolgreich abgeschlossen werden können? Wenn Sie dies herausfinden, können Verzögerungen durch übersprungene Schritte, das Wiederholen von Arbeiten, die ohne die erforderlichen Eingaben durchgeführt wurden, oder durch Teammitglieder, die gezwungen sind, auf Ressourcen zu warten, verhindert werden.
4. Aufgaben chronologisch ordnen. Wenn alle Aufgaben skizziert und die Bearbeitungszeiten zuerst festgelegt werden, ist es viel einfacher, Schritte zu überspringen oder Aufgaben in der falschen Reihenfolge zuzuweisen.

Sie können auch Meilensteine ​​– Schlüsselpunkte im Projekt – definieren, die Sie im weiteren Verlauf des Projekts orientieren können. Sobald der Zeitplan festgelegt ist, können Sie in jedem Fall damit beginnen, die Details für Ihr Team zur Überprüfung zu organisieren.

Schritt 4: Erklären Sie das Projekt mit einem Creative Brief

Kreativ-Briefings bringen relevante Projektinformationen – wie z. B. wer was und wann tun muss – an einem Ort zusammen. Es ist ein einfacher Überblick über alles, was das Projekt mit sich bringen wird, einschließlich:

• Projektbeschreibung
• Leistungen
• Projektziele
• Teammitglieder und Ansprechpartner
• Projektablauf und Zeitplan

Je nach Projekt möchten Sie möglicherweise auch Details hinzufügen wie:

• Beschreibung der Zielgruppe
• Messaging und Tone-of-Voice-Anleitung
• Projektbudget, wenn Sie sich auf eine bezahlte Kampagne vorbereiten

Verwenden Sie eine kreative Briefing-Vorlage, die Sie einfach für jedes neue Projekt ausfüllen können, damit Sie nicht jedes Mal bei Null anfangen. Dadurch sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern das einheitliche Format verhindert, dass wichtige Details verloren gehen. Die guten Nachrichten? Ein Inhaltsverzeichnis muss nicht übermäßig komplex sein. Im Allgemeinen ist ein Word-Dokument oder ein PowerPoint-Slidedeck alles, was Sie brauchen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Eins aussehen könnte (basierend auf der tatsächlichen Vorlage, die CoSchedule intern verwendet):

Schritt 5: Organisieren Sie sich mit einer Marketing-Projektmanagement-Software

Wenn alle Projektdetails skizziert sind, können Sie sie dann zu Ihrer Projektmanagement-Plattform Ihrer Wahl hinzufügen. Verwenden Sie derzeit keine? Chaenara O'Brien, Head of Strategy bei Thought Bakery, hat diesen Rat für Sie: „Wenn Sie derzeit kein Projektmanagement-Tool zur Optimierung Ihrer Marketingaktivitäten verwenden, sollten Sie prüfen, ob Ihre zukünftigen Marketingziele das Risiko bewältigen können Dinge, die ohne ein zuverlässiges System im Chaos versinken.“ In Bezug auf die Bedeutung des effizienten Einsatzes von Tools wie CoSchedule fuhr Chaenara fort: „Sie sind von unschätzbarem Wert, da sie helfen, die Lücke zwischen einer langen Liste von Aufgaben und Ihrem Arbeitsaufwand zu schließen innerhalb Ihrer Ressourcenzuordnung noch verfügbar sind.“ Untersuchungen belegen dies: 83 % der erfolgreichen Marketingteams verwenden Collaboration-Tools (im Vergleich zu nur der Hälfte der am wenigsten erfolgreichen). zu Demonstrationszwecken wird dieser Beitrag CoSchedule verwenden) und mit der Erstellung von Einträgen für jede Phase beginnen und Fristen markieren. Sobald alles platziert ist, können Sie zwischen der Anzeige Ihres Pro wechseln Projekte und Aktionen im CoSchedule-Marketingkalender: Haben Sie Ihre Aufgaben woanders geplant, z. B. in einem Google Sheet oder einem anderen Projektmanagement-Tool? Die Massenimportfunktion kann Ihnen Zeit sparen. Die Aufgabenvorlagenfunktion wurde entwickelt, um die Erstellung von Aufgabenlisten zu beschleunigen, und Teamzusammenarbeitsfunktionen zum Teilen des Fortschritts in Echtzeit. Wählen Sie außerdem aus Hunderten von CoSchedule-Integrationen, um Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Teameffizienz zu verbessern. Mit Zapier können Sie beliebte Apps wie Mailchimp, Google Sheets, Shopify und mehr schnell und einfach verbinden. Das Ziel ist es, so viele Aufgaben wie möglich in einem Marketingkalender zu haben. Auf diese Weise muss das Projektteam nicht unnötig zwischen Apps wechseln – was sowohl zeitaufwändig als auch riskant ist. Sprechen Sie über die Vereinfachung des Marketing-Projektmanagements.

Schritt 6: Planen Sie Besprechungen, um den Projektfortschritt zu verfolgen

Apropos Fortschritt: Nachzuverfolgen, wie gut Ihr Plan läuft, ist entscheidend für das erfolgreiche Management von Marketingprojekten. (Das gilt insbesondere, wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet.) Wie Sie vorgehen sollten, hängt von Ihrem Unternehmen und Ihrem Team ab. Wenn Ihr Unternehmen agiles Marketing einsetzt, können tägliche Standups ausreichen, um den Fortschritt in Richtung wichtiger Meilensteine ​​zu verfolgen. Andernfalls kann es sinnvoll sein, strukturiertere wiederkehrende Meetings zu planen – zum Beispiel wöchentliche Meetings – um Status-Updates von verschiedenen Teams zu erhalten. Egal für welche Art von Meetings Sie sich entscheiden, das Wichtigste ist, dass Sie das Beste daraus machen. (Seien wir ehrlich: Die meisten Meetings hätten eine E-Mail sein können.) Erstellen Sie eine Tagesordnung, und anstatt sich nur auf den bisherigen Fortschritt zu konzentrieren, nutzen Sie Meetings, um potenzielle Hindernisse zu antizipieren und sich darauf vorzubereiten. Wenn Sie dies tun, ist es einfacher, den Teammitgliedern das zu geben, was sie brauchen, um ihre Arbeit erfolgreich und pünktlich abzuschließen.

Schritt 7: Überprüfen Sie am Ende, was Sie gelernt haben

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, gehen Sie nicht ängstlich zum nächsten über. Nehmen Sie sich Zeit, um – sowohl als Team als auch als Marketingprojektmanager – über diese Fragen nachzudenken:

• Was ging gut? Und denken Sie nicht nur an die von Ihnen verfolgten KPIs; Berücksichtigen Sie auch unerwartete Gewinne und die Faktoren, die dazu beigetragen haben. Schreiben Sie auf, was in Bezug auf die Zusammenarbeit im Team, die Kommunikation mit Stakeholdern, den Projektablauf usw. gut gelaufen ist.
• Was lief nicht so gut? Denken Sie an die Ziele, die Sie nicht erreicht haben, an Bereiche, in denen Ihre Teamarbeit hätte besser sein können, und an die Sie als PM gescheitert sind.
• Was könnte in Zukunft verbessert werden? Das Nachdenken über vergangene Projekte nützt wenig, wenn man das Gelernte nicht in die Praxis umsetzt. Verwandeln Sie Ihre Beobachtungen also in praktische Schritte, die bei zukünftigen Projekten zu besseren Ergebnissen führen.

Indem Sie offene Diskussionen über diese Fragen führen und Ihre Leistung als Projektmanager ehrlich bewerten, können Sie Ihren (und den Ihres Teams!) Erfolg bei zukünftigen Kampagnen exponentiell steigern.

Verbessern Sie Ihre Marketing-Projektmanagement-Fähigkeiten

Unabhängig von Ihrer Rolle in der Marketingabteilung kann es Ihnen und Ihrem Unternehmen gut tun, wenn Sie lernen, Projekte besser zu verwalten. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um die Fähigkeiten, Prozesse und Tools zu üben, die wir besprochen haben (CoSchedule eingeschlossen). Planen Sie Zeitpläne und wichtige Daten; klare Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied des Marketingteams festlegen; Überprüfen Sie Projekte, die Sie geschafft haben, um zu sehen, wo Sie sich beim nächsten Mal verbessern können. Schließlich hängt der Erfolg einer Kampagne maßgeblich von der Organisation ihres Leiters ab. Es liegt an Ihnen, den nächsten zum Gewinner zu machen.