Gestión de proyectos de marketing: cómo organizar proyectos en 7 pasos

La gestión de proyectos de marketing puede ser desalentadora, especialmente si no es algo en lo que tenga mucha experiencia. Sin embargo, es posible que deba asumir responsabilidades de liderazgo, ya sea que sea un gerente de proyectos de marketing por título de trabajo formal o no. Durante el año pasado, los equipos de marketing informaron que se les pidió que hicieran más con los mismos recursos. Es importante saber qué se necesita para ser eficaz: dónde tomar atajos, cómo motivar a su equipo y cómo dominar la gestión del tiempo para mantener las campañas encaminadas. ¿No estás seguro de por dónde empezar? Esta publicación cubrirá las habilidades y los procesos que necesita para comenzar con el pie derecho. Pero primero...

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Qué es la gestión de proyectos de marketing (... y qué no es)

La gestión de proyectos de marketing es la planificación, organización, ejecución, seguimiento y optimización de la estrategia de marketing. En otras palabras: los gerentes de proyecto (PM) supervisan los proyectos de principio a fin, asegurándose de que sus equipos cumplan con todos los plazos en el camino. Si bien los anteriores son, por supuesto, los deberes de un PM designado, otros miembros del equipo de marketing también pueden ser responsables de ellos. Eso es porque la gestión de proyectos de marketing no es solo un título de trabajo; es un conjunto de responsabilidades. Pero ya sea que tenga el título del trabajo o las responsabilidades, recuerde que eso no garantiza la microgestión ni el control total. Un buen director de proyectos de marketing:

• Facilita la productividad, pero no trata de cuidar a otros profesionales.
• No trata de abordar la toma de decisiones solo, sino que delega y busca aportes continuos de su equipo.

Adoptar el proceso de gestión de proyectos del que hablaremos en breve puede ayudarlo a hacer ambas cosas y llevar a su equipo al éxito.

¿Qué hace un gerente de proyectos de marketing?

Los PM son responsables de supervisar la ejecución de los planes de marketing de principio a fin y abarcan muchas funciones. Un gerente de proyectos de marketing debe cumplir con algunas cosas básicas:

• Determinar el alcance de los proyectos con precisión, desarrollar la base para los flujos de trabajo de los proyectos y establecer plazos razonables.
• Delegar tareas a las personas y equipos adecuados, en el orden correcto.
• Asegurarse de que todos tengan lo que necesitan para hacer su trabajo bien y a tiempo.
• Facilitar una comunicación clara entre las partes interesadas para mantener los proyectos en marcha y ofrecer una campaña cohesiva y eficaz.

Con tantas partes móviles, especialmente para proyectos complejos, la gestión eficiente de proyectos requiere habilidad.

¿Qué habilidades necesita un gerente de proyectos de marketing?

Para tener éxito como gerente de proyecto de una campaña de marketing, necesita una combinación de habilidades blandas y técnicas. Las habilidades blandas necesarias incluyen fuertes:

• Comunicación escrita y oral para que todos tengan claro los detalles del proyecto.
• Resolución de conflictos para resolver rápidamente desacuerdos o malentendidos que puedan amenazar el progreso o el éxito de un proyecto.
• Fuerte liderazgo para proporcionar estructura, mantener la ejecución optimizada y motivar a los miembros del equipo a hacer su mejor trabajo.
• Gestión del tiempo para que usted y todos los demás sigan avanzando. (Alerta de spoiler: las tareas de alto impacto deben recibir la mayor atención).
• Experiencia en la materia para una idea realista del alcance del proyecto, una comprensión completa de los pasos que conducen al objetivo final y una mejor comunicación con las partes interesadas.

"¿Qué pasa con las habilidades técnicas?" Te escucho preguntar. Esta no es necesariamente una lista completa, pero cubre las principales competencias que haría bien en desarrollar. Considere esto como una breve lista de lo que necesita para sobrevivir (que es realmente lo que buscamos aquí).

• Gestión de tareas para desarrollar planes estratégicos de acción para obtener los resultados deseados.
• Planificación de la línea de tiempo, que incluye establecer plazos razonables que permitan retrasos inesperados y gestionar las expectativas de las partes interesadas. En cualquier proyecto dado, es probable que varias personas trabajen en diferentes partes del todo mayor.
• Familiaridad con herramientas de gestión de proyectos de marketing como CoSchedule. Tendrá un tablero para almacenar información del proyecto y tareas pendientes. ¿El resultado? Trabajo en equipo sin fricciones y ejecución de campañas.
• Gestión de recursos, incluido el tiempo, el dinero y las personas para realizar el trabajo de acuerdo con el plan.

Con esta comprensión de lo que implica la gestión eficaz de proyectos de marketing, entremos en los pasos prácticos para liderar un proyecto.

Paso 1: Entender el Proyecto

La marca de una mala gestión de proyectos es "la falta de perspicacia, previsión y conocimiento de lo que implica impulsar a su equipo a producir excelentes resultados", según Thomas Mirmotahari de PerkUp. “La planificación inteligente de proyectos incluye una comprensión profunda de los objetivos del proyecto frente a un sistema de ejecución que respalda el cumplimiento de esos plazos y objetivos en intervalos medibles”. Para obtener esa comprensión para su próxima campaña, considere lo siguiente:

1. ¿En qué está trabajando el equipo de marketing? Si no puede encontrar una descripción a vista de pájaro del proyecto, es una señal reveladora de que necesita más claridad antes de seguir adelante.
2. ¿Quién está trabajando en el proyecto? Considere la experiencia que cada miembro de su equipo de marketing (u otros equipos) tiene para ofrecer. Sin mencionar qué recursos necesitan y cuál es el mejor estilo de liderazgo para ellos.
3. ¿Cuándo debe estar terminado el proyecto? Idealmente, debe rellenar los plazos de las tareas y del proyecto en general para darle a usted y a su equipo un margen de seguridad si una parte del proyecto lleva más tiempo de lo esperado.

Una vez que tenga claro estos tres aspectos del proyecto que está liderando, puede pasar con seguridad a la siguiente etapa.

Paso 2: ¿Cuáles son los objetivos del equipo?

A continuación, es hora de profundizar en lo que hará su equipo y, lo que es más importante, el propósito detrás de esto. Hazte estas preguntas:

1. ¿Cuáles son los entregables del proyecto? Por ejemplo, estos podrían incluir contenido para una próxima campaña de marketing por correo electrónico o la creación de activos para respaldar el lanzamiento de un nuevo producto.
2. ¿Cuál es el objetivo principal del proyecto? Además de delinear cuál será el resultado del equipo, defina el impacto previsto. El conocimiento de la marca y la generación de leads son objetivos comunes.
3. ¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) se medirán? Es difícil juzgar con precisión el éxito en marketing sin rastrear las métricas correctas y establecer puntos de referencia para medir. Por lo tanto, determine qué KPI se alinean con los objetivos del proyecto, tenga en cuenta el rendimiento actual y establezca un objetivo SMART para mejorar esas métricas.

"Una estrategia bien pensada puede ayudarlo a evitar muchos errores potenciales. Planificar con anticipación puede permitirle evitar la pérdida de tiempo o esfuerzo. También puede permitirle construir un marco sólido para su proyecto, lo que hace que sea más fácil Mantente en el camino y sigue adelante con tu trabajo”. —David Rowland, director de marketing digital de EcoOnline Construir una base sólida para su proyecto es la mitad de la batalla. No se apresure. Tómese su tiempo con este paso y las etapas de planificación posteriores.

Paso 3: trazar un cronograma del proyecto

Otra parte clave de la planificación de proyectos de marketing es trazar un cronograma de proyecto razonable. De hecho, Jonas van de Poel, director de marketing de contenido de Unmuted, lo clasificó como la habilidad de gestión de proyectos más ignorada: "El marketing es un proceso creativo y complejo. en sus resultados. "Cualquier gerente de proyecto de marketing inteligente agregará búferes para dejar espacio para esas ediciones mágicas del toque final. Es este espacio para respirar lo que separa la gestión de proyectos de marketing exitosa y no exitosa". Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que los plazos que establezcas sean alcanzables y contribuyan al éxito del proyecto? Sigue este proceso y crea una hoja de ruta del proyecto de marketing:

1. Identificar las tareas requeridas para cada miembro del equipo. Aquí es donde la experiencia en la materia, conocer a su equipo y definir los entregables son útiles. No puede asignar las tareas correctas a las personas correctas si no sabe nada sobre alguna o todas esas cosas.
2. Calcule cuánto tiempo tomará cada tarea. Rellene ligeramente los cronogramas de los proyectos para permitir retrasos inesperados. Una buena regla general: añade dos o tres días a los plazos de entrega de las tareas y una o dos semanas a la fecha límite final.
3. Identifique las dependencias para cada tarea. ¿Qué trabajo se debe hacer primero para que otras tareas se puedan completar con éxito? Resolver esto puede evitar retrasos por pasos salteados, tener que rehacer el trabajo que se hizo sin los aportes necesarios o que los miembros del equipo se vean obligados a esperar los recursos.
4. Poner las tareas en orden cronológico. Con todas las tareas descritas y los tiempos de entrega establecidos primero, es mucho más fácil evitar omitir pasos o asignar tareas en el orden incorrecto.

También es posible que desee definir hitos (puntos clave en el proyecto) que pueden mantenerlo orientado a medida que avanza el proyecto. En cualquier caso, una vez que se establece la línea de tiempo, puede comenzar a organizar los detalles para que su equipo los revise.

Paso 4: Explique el proyecto con un resumen creativo

Los resúmenes creativos reúnen la información pertinente del proyecto, como quién debe hacer qué y cuándo, en un solo lugar. Es un resumen simple de todo lo que implicará el proyecto, que incluye:

• Descripción del Proyecto
• Entregables
• Objetivos del proyecto
• Miembros del equipo y puntos de contacto
• Flujo de trabajo y cronograma del proyecto

Dependiendo del proyecto, es posible que también desee agregar detalles como:

• Descripción del público objetivo
• Mensajería y guía de tono de voz
• Presupuesto del proyecto si se está preparando para una campaña paga

Use una plantilla de resumen creativo que pueda completar fácilmente para cada nuevo proyecto para que no tenga que empezar desde cero cada vez. Esto no solo le ahorrará un tiempo precioso, sino que el formato consistente evitará que los detalles importantes se pierdan. ¿Las buenas noticias? Un resumen de contenido no necesita ser demasiado complejo. Por lo general, todo lo que necesita es un documento de Word o una presentación de diapositivas de PowerPoint. Aquí hay un ejemplo de cómo se vería uno (basado en la plantilla real que CoSchedule usa internamente):

Paso 5: Organícese con el software de gestión de proyectos de marketing

Con todos los detalles del proyecto descritos, puede agregarlos a la plataforma de gestión de proyectos que elija. ¿No estás usando uno actualmente? Chaenara O'Brien, directora de estrategia de Thought Bakery, tiene este consejo para usted: “Si no está utilizando una herramienta de gestión de proyectos para optimizar sus actividades de marketing en este momento, debe evaluar si sus objetivos de marketing futuros pueden manejar el riesgo. de cosas que caen en el caos sin un sistema confiable". Hablando de la importancia de saber cómo usar herramientas como CoSchedule de manera eficiente, Chaenara continuó: "Son invaluables, ya que ayudan a cerrar la brecha entre una larga lista de tareas y la canalización de esfuerzo que usted todavía tiene disponible dentro de su asignación de recursos". La investigación respalda esto: el 83% de los equipos de marketing exitosos usan herramientas de colaboración (en comparación con solo la mitad de los menos exitosos). Ingrese a su plataforma de gestión de proyectos (cualquiera que esté usando está bien, pero para fines de demostración, esta publicación utilizará CoSchedule) y comience a crear entradas para cada fase y marque los plazos. Una vez que haya colocado todo, podrá cambiar entre ver su pro Proyectos y campañas en el calendario de marketing de CoSchedule: ¿Planeó sus tareas en otro lugar, como en una Hoja de cálculo de Google u otra herramienta de gestión de proyectos? La funcionalidad de importación masiva puede ahorrarle tiempo. La funcionalidad de la plantilla de tareas está diseñada para acelerar la creación de listas de tareas y las funciones de colaboración en equipo para compartir el progreso en tiempo real. Además, elija entre cientos de integraciones de CoSchedule para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia del equipo. Con Zapier, puede conectar rápida y fácilmente aplicaciones populares como Mailchimp, Google Sheets, Shopify y más. El objetivo es tener tantas tareas como sea posible en un calendario de marketing. De esa forma, el equipo del proyecto no cambia innecesariamente entre aplicaciones, lo que lleva mucho tiempo y es arriesgado. Hable acerca de hacer que la gestión de proyectos de marketing sea más fácil.

Paso 6: programar reuniones para seguir el progreso del proyecto

Hablando de progreso, el seguimiento de qué tan bien va su plan es crucial para la gestión exitosa de los proyectos de marketing. (Eso es especialmente cierto si su equipo trabaja de forma remota). La forma en que debe hacerlo depende de su empresa y equipo. Si su empresa utiliza marketing ágil, las reuniones diarias pueden ser suficientes para realizar un seguimiento del avance hacia hitos clave. De lo contrario, puede tener sentido programar reuniones periódicas más estructuradas, por ejemplo, reuniones semanales, para obtener actualizaciones de estado de varios equipos. Sin embargo, no importa qué tipo de reuniones establezca, lo importante es que las aproveche al máximo. (Seamos realistas: la mayoría de las reuniones podrían haber sido un correo electrónico). Cree una agenda y, en lugar de centrarse únicamente en el progreso hasta la fecha, use las reuniones para anticipar y prepararse para posibles obstáculos. Si lo hace, será más fácil dar a los miembros del equipo lo que necesitan para terminar su trabajo con éxito ya tiempo.

Paso 7: al final, revisa lo que aprendiste

Una vez que el proyecto esté terminado, no pase ansiosamente al siguiente. Tómese el tiempo para reflexionar, tanto como equipo como gerente del proyecto de marketing, sobre estas preguntas:

• ¿Qué salió bien? Y no piense solo en los KPI que rastreó; también considere las victorias inesperadas y los factores que contribuyeron a ellas. Escriba lo que salió bien en cuanto a la colaboración en equipo, la comunicación con las partes interesadas, el flujo de trabajo del proyecto, etc.
• ¿Qué no salió tan bien? Piense en los objetivos que no cumplió, las áreas en las que su trabajo en equipo podría haber sido mejor y en las que se quedó corto como PM.
• ¿Qué se podría mejorar en el futuro? Reflexionar sobre proyectos pasados ​​no sirve de mucho si no pones en práctica las lecciones que aprendes. Entonces, convierta sus observaciones en pasos prácticos que obtendrán mejores resultados en proyectos futuros.

Al tener discusiones abiertas sobre estas preguntas y hacer una evaluación honesta de su desempeño como gerente de proyecto, puede aumentar exponencialmente su éxito (¡y el de su equipo!) en campañas futuras.

Mejore sus habilidades de gestión de proyectos de marketing

Independientemente de su función en el departamento de marketing, aprender a administrar más proyectos puede serle útil a usted y a su empresa. Aproveche cada oportunidad para practicar las habilidades, los procesos y las herramientas que hemos discutido (incluido CoSchedule). Trazar cronogramas y fechas clave; establecer responsabilidades claras para cada miembro del equipo de marketing; revise los proyectos que ha logrado para ver dónde puede mejorar la próxima vez. Después de todo, el éxito de una campaña depende en gran medida de la organización de su líder. Depende de usted hacer que el próximo sea un ganador.