إدارة مشروع التسويق: كيفية تنظيم المشاريع في 7 خطوات

قد تكون إدارة مشروع التسويق أمرًا شاقًا ، خاصةً إذا لم يكن لديك خبرة كبيرة به. ومع ذلك ، قد تحتاج إلى تحمل مسؤوليات القيادة سواء كنت مدير مشروع تسويقي من خلال المسمى الوظيفي الرسمي أم لا. على مدار العام الماضي ، أفادت فرق التسويق أنه طُلب منها فعل المزيد باستخدام نفس الموارد. من المهم أن تعرف ما الذي يتطلبه الأمر لكي تكون فعالًا: أين يمكنك قطع الزوايا ، وكيفية تحفيز فريقك ، وكيفية إتقان إدارة الوقت لإبقاء الحملات على المسار الصحيح. غير متأكد من أين تبدأ؟ سيغطي هذا المنشور المهارات والعمليات التي تحتاجها للانطلاق في القدم اليمنى. لكن اولا...

طالب بمجموعة قوالب إدارة مشروع التسويق الخاص بك

تأتي هذه الحزمة المجانية مع جداول بيانات لمساعدتك في إدارة عملية التسويق بأكملها وتحقيق أقصى استفادة من فريقك.

ما هي إدارة مشروع التسويق (... وليس كذلك)

إدارة مشروع التسويق هو التخطيط والتنظيم والتنفيذ والتتبع وتحسين استراتيجية التسويق. بمعنى آخر: يشرف مديرو المشاريع (PMs) على المشاريع من البداية إلى النهاية ، مع التأكد من التزام فرقهم بجميع المواعيد النهائية على طول الطريق. في حين أن ما ورد أعلاه ، بالطبع ، من واجبات رئيس الوزراء المعين ، يمكن أن يكون أعضاء فريق التسويق الآخرين مسؤولين عنها أيضًا. ذلك لأن إدارة مشروع التسويق ليست مجرد مسمى وظيفي ؛ إنها مجموعة من المسؤوليات. ولكن سواء كنت تحمل المسمى الوظيفي أو المسؤوليات ، تذكر أنه لا يتطلب منك إدارة جزئية ولا سيطرة كاملة. مدير مشروع تسويقي جيد:

• تسهل الإنتاجية ، لكن لا تحاول رعاية مهنيين آخرين.
• لا يحاول التعامل مع عملية صنع القرار بمفرده ، ولكن بدلاً من ذلك يقوم بالتفويض ويسعى للحصول على مساهمة مستمرة من فريقهم.

إن تبني عملية إدارة المشروع التي سنتحدث عنها قريبًا يمكن أن يساعدك على القيام بالأمرين وقيادة فريقك إلى النجاح.

ماذا يفعل مدير مشروع التسويق؟

رئيس الوزراء مسؤول عن الإشراف على تنفيذ خطط التسويق من البداية إلى النهاية ويشمل العديد من الواجبات. يحتاج مدير مشروع التسويق إلى تلبية بعض الأشياء الأساسية:

• تحديد نطاق المشاريع بدقة ، وتطوير الأساس لسير عمل المشروع ، وتحديد مواعيد نهائية معقولة.
• تفويض المهام إلى الأشخاص والفرق المناسبين ، بالترتيب الصحيح.
• التأكد من حصول الجميع على ما يحتاجون إليه لإنجاز عملهم بشكل جيد وفي الموعد المحدد.
• تسهيل الاتصال الواضح بين أصحاب المصلحة لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح وتقديم حملة متماسكة وفعالة.

مع وجود العديد من الأجزاء المتحركة ، خاصة للمشاريع المعقدة ، تتطلب إدارة المشاريع الفعالة مهارة.

ما هي المهارات التي يحتاجها مدير مشروع التسويق؟

لكي تكون ناجحًا كمدير مشروع لحملة تسويقية ، فأنت بحاجة إلى مزيج من المهارات الشخصية والتقنية. تشمل المهارات اللينة الضرورية ما يلي:

• التواصل الكتابي والشفوي حتى يكون الجميع واضحين بشأن تفاصيل المشروع.
• حل النزاعات لحل الخلافات أو سوء التفاهم الذي قد يهدد تقدم المشروع أو نجاحه بسرعة.
• قيادة قوية لتوفير الهيكل ، والحفاظ على تبسيط التنفيذ ، وتحفيز أعضاء الفريق للقيام بعملهم على أكمل وجه.
• إدارة الوقت لتحافظ على تقدمك أنت والآخرين. (تنبيه المفسد: يجب أن تحظى المهام عالية التأثير بأكبر قدر من الاهتمام.)
• خبرة في الموضوع للحصول على فكرة واقعية عن نطاق المشروع ، وفهم شامل للخطوات التي تؤدي إلى الهدف النهائي ، وتواصل أفضل مع أصحاب المصلحة.

"ماذا عن المهارات التقنية؟" أسمعك تسأل. هذه ليست بالضرورة قائمة كاملة ، لكنها تغطي الكفاءات الرئيسية التي من الأفضل تطويرها. ضع في اعتبارك هذه قائمة مختصرة لما تحتاجه للحصول عليه (وهو حقًا ما سنقوم به هنا).

• إدارة المهام لتطوير خطط عمل إستراتيجية للحصول على النتائج المرجوة.
• تخطيط الجدول الزمني ، والذي يتضمن تحديد مواعيد نهائية معقولة تسمح بالتأخيرات غير المتوقعة وإدارة توقعات أصحاب المصلحة. في أي مشروع معين ، من المحتمل أن يكون لديك عدة أشخاص يعملون في أجزاء مختلفة من الكل الأكبر.
• الإلمام بأدوات إدارة المشاريع التسويقية مثل CoSchedule. سيكون لديك لوحة تحكم واحدة لتخزين معلومات المشروع والمهام. النتائج؟ العمل الجماعي وتنفيذ الحملات بلا احتكاك.
• إدارة الموارد ، بما في ذلك الوقت والمال والأشخاص لإنجاز العمل وفقًا للخطة.

مع هذا الفهم لما تستلزمه إدارة المشاريع التسويقية الفعالة ، دعنا ندخل في الخطوات العملية لقيادة المشروع.

الخطوة الأولى: فهم المشروع

علامة سوء إدارة المشروع هي "الافتقار إلى البصيرة والبصيرة والمعرفة بما يستلزمه دفع فريقك لتحقيق نتائج ممتازة" ، وفقًا لتوماس ميرموتاهاري من PerkUp. "يتضمن التخطيط الذكي للمشروع فهمًا شاملاً لأهداف المشروع مقابل نظام تنفيذ يدعم الوفاء بتلك المواعيد النهائية والأهداف على فترات زمنية قابلة للقياس." للحصول على هذا الفهم لحملتك القادمة ، ضع في اعتبارك ما يلي:

1. ما هو فريق التسويق الذي يعمل؟ إذا لم تتمكن من التوصل إلى وصف للمشروع من منظور عين الطائر ، فهذه علامة منبهة أنك بحاجة إلى مزيد من الوضوح قبل المضي قدمًا.
2. من يعمل في المشروع؟ ضع في اعتبارك الخبرة التي يجب أن يقدمها كل عضو في فريق التسويق (أو الفرق الأخرى). ناهيك عن الموارد التي يحتاجونها وأفضل أسلوب قيادة لهم.
3. متى يجب ان يكتمل المشروع؟ من الناحية المثالية ، يجب عليك تدوين كل من المهام والمواعيد النهائية للمشروع بشكل عام لمنحك أنت وفريقك مخزنًا مؤقتًا إذا استغرق جزء من المشروع وقتًا أطول من المتوقع.

بمجرد توضيح هذه الجوانب الثلاثة للمشروع الذي تقوده ، يمكنك الانتقال بأمان إلى المرحلة التالية.

الخطوة الثانية: ما هي أهداف الفريق؟

بعد ذلك ، حان الوقت للتعمق في ما سيفعله فريقك - والأهم من ذلك ، الغرض من وراءه. اسأل نفسك هذه الأسئلة:

1. ما هي مخرجات المشروع؟ على سبيل المثال ، يمكن أن تتضمن محتوى لحملة تسويق عبر البريد الإلكتروني قادمة أو إنشاء أصول لدعم إطلاق منتج جديد.
2. ما هو هدف المشروع الرئيسي؟ إلى جانب تحديد مخرجات الفريق ، حدد التأثير المقصود. يعد الوعي بالعلامة التجارية وتوليد العملاء من الأهداف المشتركة.
3. ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي سيتم قياسها؟ من الصعب الحكم بدقة على النجاح في التسويق دون تتبع المقاييس الصحيحة ووضع معايير للقياس على أساسها. لذلك ، حدد مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتوافق مع أهداف المشروع ، ولاحظ الأداء الحالي ، وحدد هدف SMART لتحسين تلك المقاييس.

"يمكن أن تساعدك الإستراتيجية المدروسة جيدًا على تجنب العديد من الأخطاء المحتملة. يمكن أن يسمح لك التخطيط مسبقًا جيدًا بتجنب إهدار الوقت أو الجهد. كما يمكن أن تسمح لك ببناء إطار عمل متين لمشروعك ، مما يسهل ابق على المسار الصحيح وامضِ قدمًا في عملك ". —ديفيد رولاند ، رئيس التسويق الرقمي في EcoOnline إن بناء أساس قوي لمشروعك هو نصف المعركة. لا تتعجل. خذ وقتك في هذه الخطوة ومراحل التخطيط اللاحقة.

الخطوة 3: رسم مخطط زمني للمشروع

جزء رئيسي آخر من تخطيط مشروع التسويق هو رسم جدول زمني معقول للمشروع. في الواقع ، صنفها جوناس فان دي بول ، رئيس تسويق المحتوى في Unmuted ، على أنها مهارة إدارة المشروع الأكثر تجاهلًا: "التسويق عملية إبداعية ومعقدة. عندما تقضي على هذه العملية بمواعيد نهائية ضيقة بلا داع ، سيظهر هذا في النهاية في نتائجك. "سيضيف أي مدير مشروع تسويقي ذكي مخازن مؤقتة لإتاحة مساحة لتعديلات اللمسة النهائية السحرية. هذه الغرفة للتنفس هي التي تفصل بين إدارة مشروع التسويق الناجحة وغير الناجحة." إذن كيف يمكنك التأكد من أن المواعيد النهائية التي حددتها قابلة للتحقيق وتساهم في نجاح المشروع؟ اتبع هذه العملية وقم بإنشاء خارطة طريق لمشروع التسويق:

1. تحديد المهام المطلوبة لكل عضو في الفريق. هذا هو المكان الذي تصبح فيه الخبرة في الموضوع ، ومعرفة فريقك ، وتحديد النواتج في متناول اليد. لا يمكنك تعيين المهام الصحيحة للأشخاص المناسبين إذا كنت لا تعرف أيًا من هذه الأشياء أو كلها.
2. تقدير المدة التي ستستغرقها كل مهمة. ضع جداول المشروع قليلاً للسماح بالتأخيرات غير المتوقعة. قاعدة أساسية جيدة: خصص يومين إلى ثلاثة أيام لتحديد أوقات إنجاز المهام ومن أسبوع إلى أسبوعين حتى الموعد النهائي.
3. تحديد التبعيات لكل مهمة. ما العمل الذي يجب القيام به أولاً حتى يمكن إكمال المهام الأخرى بنجاح؟ يمكن أن يمنع اكتشاف هذا التأخير من تخطي الخطوات ، أو الاضطرار إلى إعادة العمل الذي تم دون المدخلات اللازمة أو اضطرار أعضاء الفريق إلى انتظار الموارد.
4. ضع المهام في ترتيب زمني. مع تحديد جميع المهام وتحديد أوقات الاستجابة أولاً ، يكون من الأسهل بكثير تجنب تخطي الخطوات أو تعيين المهام بترتيب خاطئ.

قد ترغب أيضًا في تحديد المعالم - النقاط الرئيسية في المشروع - التي يمكن أن تبقيك موجهًا أثناء تقدم المشروع. في أي حال ، بمجرد تعيين الجدول الزمني ، يمكنك البدء في تنظيم التفاصيل لفريقك لمراجعتها.

الخطوة 4: اشرح المشروع بموجز إبداعي

تسحب الملخصات الإبداعية معلومات المشروع ذات الصلة - مثل من يحتاج إلى فعل ماذا ومتى - في مكان واحد. إنه مخطط بسيط لكل ما سيترتب على المشروع ، بما في ذلك:

• وصف المشروع
• الإنجازات
• أهداف المشروع
• أعضاء الفريق ونقاط الاتصال
• سير عمل المشروع والجدول الزمني

اعتمادًا على المشروع ، قد ترغب أيضًا في إضافة تفاصيل مثل:

• وصف الجمهور المستهدف
• الرسائل ونبرة التوجيه الصوتي
• ميزانية المشروع إذا كنت تستعد لحملة مدفوعة

استخدم نموذجًا موجزًا ​​إبداعيًا يمكنك ملؤه بسهولة لكل مشروع جديد حتى لا تبدأ من نقطة الصفر في كل مرة. لن يوفر لك هذا وقتًا ثمينًا فحسب ، بل سيؤدي التنسيق المتسق إلى منع أي تفاصيل مهمة من التعثر. الاخبار الجيدة؟ لا يلزم أن يكون موجز المحتوى مفرط التعقيد. بشكل عام ، كل ما تحتاجه هو مستند Word أو شريحة PowerPoint. فيما يلي مثال على الشكل الذي قد يبدو عليه الشخص (بناءً على النموذج الفعلي الذي تستخدمه CoSchedule داخليًا):

الخطوة 5: احصل على التنظيم مع برنامج إدارة المشاريع التسويقية

مع توضيح جميع تفاصيل المشروع ، يمكنك بعد ذلك إضافتها إلى النظام الأساسي لإدارة المشروع الذي تختاره. لا تستخدم حاليا؟ تقدم لك تشينارا أوبراين ، رئيس الإستراتيجية في Thought Bakery ، هذه النصيحة لك: "إذا كنت لا تستخدم أداة إدارة مشروع لتحسين أنشطتك التسويقية في الوقت الحالي ، فيجب عليك تقييم ما إذا كانت أهدافك التسويقية المستقبلية يمكنها التعامل مع المخاطر عن الأشياء التي تقع في الفوضى بدون نظام موثوق. "بالحديث عن أهمية معرفة كيفية استخدام أدوات مثل CoSchedule بكفاءة ، تابع Chaenara:" إنها لا تقدر بثمن لأنها تساعد في سد الفجوة بين قائمة طويلة من المهام وخط أنابيب الجهد الذي تحتاجه لا يزال متاحًا ضمن تخصيص الموارد الخاص بك. "البحث يدعم هذا: 83٪ من فرق التسويق الناجحة تستخدم أدوات التعاون (مقارنةً بنصف فقط الأقل نجاحًا.) انتقل إلى النظام الأساسي لإدارة المشاريع (أيًا كان ما تستخدمه جيد ، ولكن لأغراض العرض التوضيحي ، ستستخدم هذه المشاركة CoSchedule) وابدأ في إنشاء إدخالات لكل مرحلة وتمييز المواعيد النهائية. بمجرد وضع كل شيء ، ستتمكن من التبديل بين مشاهدة المحترف الخاص بك النكات والحملات في تقويم التسويق CoSchedule: هل تخطط لمهامك في مكان آخر ، مثل ورقة Google أو أداة أخرى لإدارة المشروع؟ يمكن أن توفر لك وظيفة الاستيراد الجماعي الوقت. تم إنشاء وظيفة قالب المهام لتسريع إنشاء قائمة المهام وميزات تعاون الفريق لمشاركة التقدم في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، اختر من بين مئات عمليات تكامل CoSchedule لتبسيط سير العمل وتحسين كفاءة الفريق. باستخدام Zapier ، يمكنك توصيل التطبيقات الشائعة بسرعة وسهولة مثل Mailchimp و Google Sheets و Shopify والمزيد. الهدف هو الحصول على أكبر عدد ممكن من المهام في تقويم تسويق واحد. وبهذه الطريقة ، لا يقوم فريق المشروع بالتبديل بين التطبيقات دون داع - الأمر الذي يستغرق وقتًا طويلاً ومحفوفًا بالمخاطر. تحدث عن جعل إدارة مشروع التسويق أسهل.

الخطوة 6: جدولة الاجتماعات لتتبع تقدم المشروع

عند الحديث عن التقدم المحرز ، يعد تتبع مدى نجاح خطتك أمرًا بالغ الأهمية للإدارة الناجحة لمشاريع التسويق. (هذا صحيح بشكل خاص إذا كان فريقك يعمل عن بُعد). تعتمد الطريقة التي يجب أن تقوم بها على ذلك على شركتك وفريقك. إذا كانت شركتك تستخدم التسويق السريع ، فقد تكون الإجراءات الوقفية اليومية كافية لتتبع التقدم نحو المعالم الرئيسية. بخلاف ذلك ، قد يكون من المنطقي جدولة اجتماعات متكررة أكثر تنظيمًا - على سبيل المثال ، الاجتماعات الأسبوعية - للحصول على تحديثات الحالة من فرق مختلفة. بغض النظر عن نوع الاجتماعات التي تستقر عليها ، فالشيء المهم هو أن تحقق أقصى استفادة منها. (دعنا نواجه الأمر: ربما كانت معظم الاجتماعات عبارة عن بريد إلكتروني.) ضع جدول أعمال ، وبدلاً من التركيز فقط على التقدم المحرز حتى الآن ، استخدم الاجتماعات لتوقع العوائق المحتملة والاستعداد لها. إذا قمت بذلك ، فسيكون من الأسهل إعطاء أعضاء الفريق ما يحتاجون إليه لإنهاء عملهم بنجاح وفي الوقت المحدد.

الخطوة السابعة: في النهاية ، راجع ما تعلمته

بمجرد الانتهاء من المشروع ، لا تنتقل بقلق إلى التالي. خذ وقتك للتفكير - كفريق وكمدير مشروع تسويق - في هذه الأسئلة:

• ما الذى اصبح بحالة جيده؟ ولا تفكر فقط في مؤشرات الأداء الرئيسية التي تتبعها ؛ ضع في اعتبارك أيضًا المكاسب غير المتوقعة والعوامل التي ساهمت فيها. اكتب ما سار على ما يرام فيما يتعلق بالتعاون الجماعي والتواصل مع أصحاب المصلحة وسير عمل المشروع وما إلى ذلك.
• ما الذي لم يسير على ما يرام؟ فكر في الأهداف التي لم تحققها ، والمجالات التي كان من الممكن أن يكون العمل الجماعي لديك فيها أفضل ، وحيث قصرت في منصب رئيس الوزراء.
• ما الذي يمكن تحسينه في المستقبل؟ لا يفيد التفكير في المشاريع السابقة كثيرًا إذا لم تضع الدروس التي تتعلمها موضع التنفيذ. لذا ، حوّل ملاحظاتك إلى خطوات عملية ستحقق نتائج أفضل في المشاريع المستقبلية.

من خلال إجراء مناقشات مفتوحة حول هذه الأسئلة وإجراء تقييم صادق لأدائك كمدير للمشروع ، يمكنك زيادة نجاحك (وفريقك) بشكل كبير في الحملات المستقبلية.

تحسين مهاراتك في إدارة مشروع التسويق

بغض النظر عن دورك في قسم التسويق ، فإن تعلم إدارة المشاريع بشكل أكبر يمكن أن يخدمك أنت وشركتك بشكل جيد. اغتنم كل فرصة لممارسة المهارات والعمليات والأدوات التي ناقشناها (بما في ذلك CoSchedule). رسم الجداول الزمنية والتواريخ الرئيسية ؛ تحديد مسؤوليات واضحة لكل عضو في فريق التسويق ؛ مراجعة المشاريع التي تمكنت من معرفة أين يمكنك تحسينها في المرة القادمة. بعد كل شيء ، يعتمد نجاح الحملة إلى حد كبير على تنظيم قائدها. يعود الأمر إليك لجعل الشخص التالي فائزًا.