Gestion de projet marketing : comment organiser des projets en 7 étapes

La gestion de projet marketing peut être intimidante, surtout si ce n'est pas quelque chose avec lequel vous avez beaucoup d'expérience. Pourtant, vous devrez peut-être assumer des responsabilités de leadership, que vous soyez ou non un chef de projet marketing par titre officiel. Au cours de l'année écoulée, les équipes marketing ont déclaré avoir été invitées à faire plus en utilisant les mêmes ressources. Il est important de savoir ce qu'il faut pour être efficace : où couper les coins ronds, comment motiver votre équipe et comment maîtriser la gestion du temps pour maintenir les campagnes sur la bonne voie. Vous ne savez pas par où commencer ? Cet article couvrira les compétences et les processus dont vous avez besoin pour partir du bon pied. Mais d'abord...

Réclamez votre ensemble de modèles de gestion de projet marketing

Cet ensemble gratuit est fourni avec des feuilles de calcul pour vous aider à gérer l'ensemble de votre processus marketing et à tirer le meilleur parti de votre équipe.

Qu'est-ce que la gestion de projet marketing est (... et n'est pas)

La gestion de projet marketing est la planification, l'organisation, l'exécution, le suivi et l'optimisation de la stratégie marketing. En d'autres termes : les chefs de projet (PM) supervisent les projets du début à la fin, s'assurant que leurs équipes respectent toutes les échéances en cours de route. Bien que ce qui précède soit, bien sûr, les tâches d'un PM désigné, d'autres membres de l'équipe marketing peuvent également en être responsables. C'est parce que la gestion de projet marketing n'est pas seulement un titre de poste ; c'est un ensemble de responsabilités. Mais que vous déteniez le titre du poste ou les responsabilités, rappelez-vous que cela ne justifie ni la microgestion ni le contrôle total. Un bon chef de projet marketing :

• Facilite la productivité, mais n'essaie pas de surveiller d'autres professionnels.
• N'essaie pas de s'attaquer seul à la prise de décision, mais délègue et recherche en permanence la contribution de son équipe.

Adopter le processus de gestion de projet dont nous parlerons bientôt peut vous aider à faire les deux et à mener votre équipe vers le succès.

Que fait un chef de projet marketing ?

Les PM sont chargés de superviser l'exécution des plans de marketing de bout en bout et englobent de nombreuses tâches. Un chef de projet marketing doit remplir quelques éléments de base :

• Délimiter les projets avec précision, développer les bases des flux de travail des projets et fixer des délais raisonnables.
• Déléguer des tâches aux bonnes personnes et équipes, dans le bon ordre.
• Veiller à ce que chacun ait ce dont il a besoin pour faire son travail correctement et dans les délais.
• Faciliter une communication claire entre les parties prenantes pour maintenir les projets sur la bonne voie et livrer une campagne cohérente et efficace.

Avec autant de pièces mobiles, en particulier pour les projets complexes, une gestion de projet efficace nécessite des compétences.

De quelles compétences un chef de projet marketing a-t-il besoin ?

Pour réussir en tant que chef de projet d'une campagne marketing, vous avez besoin d'un mélange de compétences générales et techniques. Les compétences non techniques nécessaires incluent de solides :

• Communication écrite et orale afin que tout le monde soit clair sur les détails du projet.
• Résolution de conflits pour résoudre rapidement les désaccords ou les malentendus qui pourraient menacer l'avancement ou la réussite d'un projet.
• Un leadership fort pour fournir une structure, rationaliser l'exécution et motiver les membres de l'équipe à faire de leur mieux.
• Gestion du temps pour vous permettre, à vous et à tous les autres, d'avancer. (Alerte spoiler : les tâches à fort impact doivent recevoir le plus d'attention.)
• Expertise en la matière pour une idée réaliste de la portée du projet, une compréhension complète des étapes menant à l'objectif final et une meilleure communication avec les parties prenantes.

"Qu'en est-il des compétences techniques?" Je vous entends demander. Cette liste n'est pas nécessairement exhaustive, mais elle couvre les principales compétences que vous feriez bien de développer. Considérez ceci comme une courte liste de ce dont vous avez besoin pour vous débrouiller (ce qui est vraiment ce que nous recherchons ici).

• Gestion des tâches pour développer des plans d'action stratégiques pour obtenir les résultats souhaités.
• Planification du calendrier , qui comprend la fixation de délais raisonnables qui permettent des retards imprévus et la gestion des attentes des parties prenantes. Sur un projet donné, vous aurez probablement plusieurs personnes travaillant sur différents éléments du plus grand ensemble.
• Familiarité avec les outils de gestion de projets marketing tels que CoSchedule. Vous aurez un tableau de bord pour stocker les informations sur le projet et les tâches. Le résultat? Travail d'équipe et exécution de campagne sans friction.
• Gestion des ressources , y compris le temps, l'argent et les personnes nécessaires pour que le travail soit effectué conformément au plan.

Avec cette compréhension de ce qu'implique une gestion de projet marketing efficace, passons aux étapes pratiques de la conduite d'un projet.

Étape 1 : Comprendre le projet

La marque d'une mauvaise gestion de projet est "le manque de perspicacité, de prévoyance et de connaissance de ce que cela implique de conduire votre équipe à produire d'excellents résultats", selon Thomas Mirmotahari de PerkUp. "La planification intelligente du projet comprend une compréhension approfondie des objectifs du projet par rapport à un système d'exécution qui prend en charge le respect de ces délais et objectifs à des intervalles mesurables." Pour acquérir cette compréhension pour votre prochaine campagne, considérez ce qui suit :

1. Sur quoi travaille l'équipe marketing ? Si vous ne pouvez pas proposer une description à vol d'oiseau du projet, c'est un signe révélateur que vous avez besoin de plus de clarté avant d'aller de l'avant.
2. Qui travaille sur le projet ? Tenez compte de l'expertise que chaque membre de votre équipe marketing (ou d'autres équipes) a à offrir. Sans parler des ressources dont ils ont besoin et du meilleur style de leadership pour eux.
3. Quand le projet doit-il être terminé? Idéalement, vous devriez remplir les délais des tâches et du projet global pour vous donner, à vous et à votre équipe, un tampon si une partie du projet prend plus de temps que prévu.

Une fois que vous êtes clair sur ces trois aspects du projet que vous dirigez, vous pouvez passer à l'étape suivante en toute sécurité.

Étape 2 : Quels sont les objectifs de l'équipe ?

Ensuite, il est temps d'approfondir ce que votre équipe va faire et, plus important encore, le but qui la sous-tend. Posez-vous ces questions :

1. Quels sont les livrables du projet ? Par exemple, ceux-ci peuvent inclure du contenu pour une prochaine campagne de marketing par e-mail ou la création d'actifs pour soutenir le lancement d'un nouveau produit.
2. Quel est l'objectif principal du projet ? En plus de décrire ce que sera le résultat de l'équipe, définissez l'impact escompté. La notoriété de la marque et la génération de leads sont des objectifs communs.
3. Quels indicateurs de performance clés (KPI) seront mesurés ? Il est difficile d'évaluer avec précision le succès d'un marketing sans suivre les bons indicateurs et établir des points de référence pour se mesurer. Alors, déterminez quels KPI correspondent aux objectifs du projet, notez les performances actuelles et définissez un objectif SMART pour améliorer ces métriques.

"Une stratégie bien pensée peut vous aider à éviter de nombreuses erreurs potentielles. Une planification bien à l'avance peut vous permettre d'éviter une perte de temps ou d'efforts. Elle peut également vous permettre de construire un cadre solide pour votre projet, ce qui facilite la restez sur la bonne voie et avancez dans votre travail. —David Rowland, responsable du marketing numérique chez EcoOnline Construire une base solide pour votre projet représente la moitié de la bataille. Ne vous précipitez pas. Prenez votre temps pour cette étape et les étapes de planification suivantes.

Étape 3 : Élaborez un calendrier de projet

Un autre élément clé de la planification d'un projet marketing consiste à établir un calendrier de projet raisonnable. En fait, Jonas van de Poel, responsable du marketing de contenu chez Unmuted, l'a identifié comme la compétence de gestion de projet la plus négligée : "Le marketing est un processus créatif et complexe. Lorsque vous tuez ce processus avec des délais inutilement serrés, cela finira par montrer dans vos résultats. "Tout chef de projet marketing intelligent ajoutera des tampons pour laisser de la place à ces modifications finales magiques. C'est cette marge de manœuvre qui sépare la gestion de projet marketing réussie et non réussie." Alors, comment s'assurer que les délais fixés sont atteignables et contribuent à la réussite du projet, suivez ce processus et créez une feuille de route de projet marketing :

1. Identifiez les tâches requises pour chaque membre de l'équipe. C'est là que l'expertise en la matière, la connaissance de votre équipe et la définition des livrables sont utiles. Vous ne pouvez pas assigner les bonnes tâches aux bonnes personnes si vous êtes dans l'ignorance de tout ou partie de ces choses.
2. Estimez le temps que prendra chaque tâche. Prolongez légèrement les calendriers du projet pour tenir compte des retards imprévus. Une bonne règle de base : ajoutez deux à trois jours aux délais d'exécution des tâches et une à deux semaines à la date limite finale.
3. Identifiez les dépendances pour chaque tâche. Quel travail doit être fait en premier pour que les autres tâches puissent être accomplies avec succès ? Comprendre cela peut éviter les retards dus à des étapes sautées, avoir à refaire le travail qui a été fait sans les intrants nécessaires ou obliger les membres de l'équipe à attendre des ressources.
4. Mettez les tâches dans l'ordre chronologique. Avec toutes les tâches décrites et les délais d'exécution définis en premier, il est beaucoup plus facile d'éviter de sauter des étapes ou d'attribuer des tâches dans le mauvais ordre.

Vous pouvez également définir des jalons (points clés du projet) qui peuvent vous aider à vous orienter au fur et à mesure de l'avancement du projet. Dans tous les cas, une fois le calendrier défini, vous pouvez commencer à organiser les détails pour que votre équipe les examine.

Étape 4 : Expliquez le projet avec un briefing créatif

Les briefs créatifs rassemblent les informations pertinentes sur le projet, comme qui doit faire quoi et quand, en un seul endroit. Il s'agit d'un simple aperçu de tout ce que le projet impliquera, y compris :

• Description du projet
• Livrables
• Objectifs du projet
• Membres de l'équipe et points de contact
• Flux de travail et chronologie du projet

Selon le projet, vous pouvez également ajouter des détails tels que :

• Description du public cible
• Messagerie et ton du guidage vocal
• Budget du projet si vous préparez une campagne payante

Utilisez un modèle de brief créatif que vous pouvez facilement remplir pour chaque nouveau projet afin de ne pas recommencer à zéro à chaque fois. Non seulement cela vous fera gagner un temps précieux, mais le format cohérent empêchera tous les détails importants de disparaître. La bonne nouvelle? Un brief de contenu n'a pas besoin d'être trop complexe. Généralement, un document Word ou un diaporama PowerPoint est tout ce dont vous avez besoin. Voici un exemple de ce à quoi un modèle pourrait ressembler (basé sur le modèle réel que CoSchedule utilise en interne) :

Étape 5 : Organisez-vous avec un logiciel de gestion de projet marketing

Avec tous les détails du projet décrits, vous pouvez ensuite les ajouter à la plateforme de gestion de projet de votre choix. Vous n'en utilisez pas actuellement ? Chaenara O'Brien, responsable de la stratégie chez Thought Bakery, a ce conseil pour vous : "Si vous n'utilisez pas d'outil de gestion de projet pour optimiser vos activités marketing pour le moment, vous devez évaluer si vos futurs objectifs marketing peuvent gérer le risque des choses tombent dans le chaos sans un système fiable." Parlant de l'importance de savoir comment utiliser efficacement des outils comme CoSchedule, Chaenara a poursuivi : "Ils sont inestimables car ils aident à combler le fossé entre une longue liste de tâches et le pipeline d'efforts que vous avez encore de la disponibilité dans votre allocation de ressources. » Les recherches le confirment : 83 % des équipes marketing performantes utilisent des outils de collaboration (contre seulement la moitié des moins performantes). Accédez à votre plate-forme de gestion de projet (celle que vous utilisez convient, mais à des fins de démonstration, ce message va utiliser CoSchedule) et commencer à créer des entrées pour chaque phase et marquer les délais. Une fois que tout est placé, vous pourrez basculer entre l'affichage de votre pro projets et campagnes sur le calendrier marketing CoSchedule : Vous avez planifié vos tâches ailleurs, comme dans une feuille de calcul Google ou un autre outil de gestion de projet ? La fonctionnalité d'importation en masse peut vous faire gagner du temps. La fonctionnalité de modèle de tâche est conçue pour accélérer la création de la liste des tâches et les fonctionnalités de collaboration d'équipe pour partager les progrès en temps réel. De plus, choisissez parmi des centaines d'intégrations CoSchedule pour rationaliser les flux de travail et améliorer l'efficacité de l'équipe. Avec Zapier, vous pouvez connecter rapidement et facilement des applications populaires telles que Mailchimp, Google Sheets, Shopify, etc. L'objectif est d'avoir autant de tâches que possible dans un calendrier marketing. De cette façon, l'équipe de projet ne passe pas inutilement d'une application à l'autre, ce qui est à la fois chronophage et risqué. Parlez de faciliter la gestion de projets marketing.

Étape 6 : Planifier des réunions pour suivre l'avancement du projet

En parlant de progrès, le suivi du déroulement de votre plan est crucial pour la gestion réussie des projets marketing. (C'est particulièrement vrai si votre équipe travaille à distance.) La façon dont vous devez vous y prendre dépend de votre entreprise et de votre équipe. Si votre entreprise utilise un marketing agile, des standups quotidiens peuvent suffire pour suivre l'avancement vers les étapes clés. Sinon, il peut être judicieux de planifier des réunions récurrentes plus structurées, par exemple des réunions hebdomadaires, pour obtenir des mises à jour de statut de différentes équipes. Peu importe le type de réunions que vous organisez, l'important est que vous en tiriez le meilleur parti. (Avouons-le : la plupart des réunions auraient pu être un e-mail.) Créez un ordre du jour et, au lieu de vous concentrer uniquement sur les progrès réalisés à ce jour, utilisez les réunions pour anticiper et vous préparer aux éventuels obstacles. Si vous le faites, il sera plus facile de donner aux membres de l'équipe ce dont ils ont besoin pour terminer leur travail avec succès et à temps.

Étape 7 : À la fin, révisez ce que vous avez appris

Une fois le projet terminé, ne passez pas anxieusement au suivant. Prenez le temps de réfléchir, tant en équipe qu'en tant que chef de projet marketing, à ces questions :

• Qu'est-ce qui s'est bien passé? Et ne pensez pas seulement aux KPI que vous avez suivis ; tenez également compte des gains inattendus et des facteurs qui y ont contribué. Notez ce qui s'est bien passé en ce qui concerne la collaboration d'équipe, la communication avec les parties prenantes, le flux de travail du projet, etc.
• Qu'est-ce qui ne s'est pas si bien passé ? Pensez aux objectifs que vous n'avez pas atteints, aux domaines dans lesquels votre travail d'équipe aurait pu être meilleur et où vous avez échoué en tant que PM.
• Qu'est-ce qui pourrait être amélioré à l'avenir ? Réfléchir sur des projets passés ne sert à rien si vous ne mettez pas en pratique les leçons apprises. Alors, transformez vos observations en étapes pratiques qui permettront d'obtenir de meilleurs résultats sur les projets futurs.

En ayant des discussions ouvertes sur ces questions et en faisant une évaluation honnête de votre performance en tant que chef de projet, vous pouvez augmenter de façon exponentielle votre succès (et celui de votre équipe !) sur les campagnes futures.

Améliorez vos compétences en gestion de projet marketing

Quel que soit votre rôle au sein du service marketing, apprendre à mieux gérer des projets peut vous être utile, à vous et à votre entreprise. Profitez de chaque occasion pour pratiquer les compétences, les processus et les outils dont nous avons discuté (CoSchedule inclus). Tracez les échéanciers et les dates clés ; définir des responsabilités claires pour chaque membre de l'équipe marketing ; passez en revue les projets que vous avez réussis pour voir où vous pouvez vous améliorer la prochaine fois. Après tout, le succès d'une campagne dépend largement de l'organisation de son leader. C'est à vous de faire du prochain un gagnant.