Gestione dei progetti di marketing: come organizzare i progetti in 7 passaggi

La gestione dei progetti di marketing può essere scoraggiante, soprattutto se non è qualcosa con cui hai molta esperienza. Tuttavia, potresti dover assumere responsabilità di leadership indipendentemente dal fatto che tu sia un project manager di marketing con un titolo di lavoro formale o meno. Nell'ultimo anno, ai team di marketing è stato chiesto di fare di più utilizzando le stesse risorse. È importante sapere cosa serve per essere efficaci: dove tagliare gli angoli, come motivare il tuo team e come padroneggiare la gestione del tempo per mantenere le campagne in carreggiata. Non sai da dove cominciare? Questo post tratterà le competenze e i processi necessari per partire con il piede giusto. Ma prima...

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Che cos'è la gestione dei progetti di marketing (... e non è)

La gestione dei progetti di marketing è la pianificazione, l'organizzazione, l'esecuzione, il monitoraggio e l'ottimizzazione della strategia di marketing. In altre parole: i project manager (PM) supervisionano i progetti dall'inizio alla fine, assicurandosi che i loro team rispettino tutte le scadenze lungo il percorso. Sebbene quanto sopra siano, ovviamente, compiti di un PM designato, anche altri membri del team di marketing possono esserne responsabili. Questo perché la gestione dei progetti di marketing non è solo un titolo di lavoro; è un insieme di responsabilità. Ma che tu abbia il titolo di lavoro o le responsabilità, ricorda che non garantisce né la microgestione né il controllo totale. Un buon project manager di marketing:

• Facilita la produttività, ma non cerca di fare da babysitter ad altri professionisti.
• Non cerca di affrontare il processo decisionale da solo, ma delega e cerca un input continuo dal proprio team.

Abbracciare il processo di gestione del progetto di cui parleremo a breve può aiutarti a fare entrambe le cose e portare il tuo team al successo.

Cosa fa un Project Manager di marketing?

I PM sono responsabili della supervisione dell'esecuzione dei piani di marketing da un capo all'altro e comprendono molti compiti. Un project manager di marketing deve soddisfare alcune cose di base:

• Individuazione accurata dei progetti, sviluppo delle basi per i flussi di lavoro del progetto e definizione di scadenze ragionevoli.
• Delegare compiti alle persone e ai team giusti, nell'ordine giusto.
• Assicurarsi che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro bene e nei tempi previsti.
• Facilitare una comunicazione chiara tra le parti interessate per mantenere i progetti in carreggiata e fornire una campagna coesa ed efficace.

Con così tante parti mobili, soprattutto per progetti complessi, una gestione efficiente dei progetti richiede abilità.

Di quali competenze ha bisogno un project manager di marketing?

Per avere successo come project manager di una campagna di marketing, è necessario un mix di competenze trasversali e tecniche. Le competenze trasversali necessarie includono:

• Comunicazione scritta e orale in modo che tutti siano chiari sui dettagli del progetto.
• Risoluzione dei conflitti per risolvere rapidamente disaccordi o incomprensioni che potrebbero minacciare il progresso o il successo di un progetto.
• Una forte leadership per fornire struttura, mantenere l'esecuzione snella e motivare i membri del team a fare del proprio meglio.
• Gestione del tempo per far andare avanti te stesso e tutti gli altri. (Avviso spoiler: le attività ad alto impatto dovrebbero ricevere la massima attenzione.)
• Competenza in materia per un'idea realistica dell'ambito del progetto, una comprensione a tutto tondo dei passaggi che portano all'obiettivo finale e una migliore comunicazione con le parti interessate.

"E le capacità tecniche?" Ti sento chiedere. Questo non è necessariamente un elenco completo, ma copre le principali competenze che faresti bene a sviluppare. Considera questo un breve elenco di ciò di cui hai bisogno per cavartela (che è davvero quello che stiamo cercando qui).

• Gestione delle attività per sviluppare piani d'azione strategici per ottenere i risultati desiderati.
• Pianificazione della sequenza temporale , che include la definizione di scadenze ragionevoli che consentano ritardi imprevisti e la gestione delle aspettative degli stakeholder. In un dato progetto, probabilmente avrai più persone che lavoreranno su diversi pezzi dell'insieme più ampio.
• Familiarità con gli strumenti di gestione dei progetti di marketing come CoSchedule. Avrai una dashboard per memorizzare le informazioni sul progetto e le cose da fare. Il risultato? Lavoro di squadra senza attriti ed esecuzione della campagna.
• Gestione delle risorse , inclusi tempo, denaro e persone per svolgere il lavoro secondo i piani.

Con questa comprensione di ciò che comporta un'efficace gestione dei progetti di marketing, entriamo nei passaggi pratici per guidare un progetto.

Passaggio 1: comprendere il progetto

Secondo Thomas Mirmotahari di PerkUp, il segno di una cattiva gestione del progetto è "mancanza di intuizione, lungimiranza e conoscenza di ciò che significa guidare il tuo team a produrre risultati eccellenti". "La pianificazione intelligente del progetto include una comprensione approfondita degli obiettivi del progetto rispetto a un sistema di esecuzione che supporta il rispetto di tali scadenze e obiettivi a intervalli misurabili". Per ottenere tale comprensione per la tua prossima campagna, considera quanto segue:

1. Su cosa sta lavorando il team di marketing? Se non riesci a trovare una descrizione a volo d'uccello del progetto, è un segno rivelatore che hai bisogno di maggiore chiarezza prima di andare avanti.
2. Chi sta lavorando al progetto? Considera l'esperienza che ogni membro del tuo team di marketing (o di altri team) ha da offrire. Per non parlare delle risorse di cui hanno bisogno e del miglior stile di leadership per loro.
3. Quando deve essere completato il progetto? Idealmente, dovresti riempire sia le attività che le scadenze complessive del progetto per dare a te e al tuo team un buffer se una parte del progetto richiede più tempo del previsto.

Una volta che hai chiarito questi tre aspetti del progetto che stai conducendo, puoi passare in sicurezza alla fase successiva.

Passaggio 2: quali sono gli obiettivi della squadra?

Successivamente, è il momento di approfondire ciò che farà il tuo team e, cosa più importante, lo scopo dietro di esso. Fatti queste domande:

1. Quali sono i risultati del progetto? Ad esempio, potrebbero includere contenuti per un'imminente campagna di email marketing o la creazione di risorse per supportare il lancio di un nuovo prodotto.
2. Qual è l'obiettivo principale del progetto? Oltre a definire quale sarà l'output del team, definire l'impatto previsto. La consapevolezza del marchio e la generazione di lead sono obiettivi comuni.
3. Quali indicatori chiave di prestazione (KPI) verranno misurati? È difficile giudicare con precisione il successo nel marketing senza tenere traccia delle metriche giuste e impostare parametri di riferimento su cui misurare. Quindi, determina quali KPI si allineano con gli obiettivi del progetto, annota le prestazioni attuali e imposta un obiettivo SMART per migliorare tali metriche.

"Una strategia ben congegnata può aiutarti a evitare molti potenziali errori. Pianificare con largo anticipo può permetterti di evitare sprechi di tempo o fatica. Può anche permetterti di costruire una solida struttura per il tuo progetto, che lo rende più facile rimani in carreggiata e vai avanti con il tuo lavoro”. —David Rowland, Head of Digital Marketing presso EcoOnline Costruire una solida base per il tuo progetto è metà della battaglia. Non avere fretta. Prenditi il ​​tuo tempo con questo passaggio e le successive fasi di pianificazione.

Passaggio 3: traccia una sequenza temporale del progetto

Un'altra parte fondamentale della pianificazione del progetto di marketing è la mappatura di un programma di progetto ragionevole. In effetti, Jonas van de Poel, Head of Content Marketing di Unmuted, l'ha definita l'abilità di gestione del progetto più trascurata: "Il marketing è un processo creativo e complesso. Quando interrompi questo processo con scadenze inutilmente strette, questo alla fine mostrerà nei tuoi risultati. "Qualsiasi responsabile di progetto di marketing intelligente aggiungerà buffer per lasciare spazio a quelle magiche modifiche al tocco finale. È questa stanza da respirare che separa la gestione dei progetti di marketing di successo e quelli senza successo". Quindi, come puoi assicurarti che le scadenze che hai impostato siano raggiungibili e contribuiscano al successo del progetto?Segui questo processo e crea una roadmap del progetto di marketing:

1. Identificare le attività richieste per ogni membro del team. È qui che torna utile l'esperienza in materia, la conoscenza del tuo team e la definizione dei risultati finali. Non puoi assegnare i compiti giusti alle persone giuste se sei all'oscuro di una o tutte queste cose.
2. Stima quanto tempo impiegherà ogni attività. Pianifica leggermente il progetto per consentire ritardi imprevisti. Una buona regola pratica: dedicare due o tre giorni ai tempi di consegna delle attività e una o due settimane alla scadenza finale.
3. Identifica le dipendenze per ogni attività. Quale lavoro deve essere svolto prima in modo che altre attività possano essere completate con successo? Capire questo può prevenire i ritardi dovuti ai passaggi saltati, dovendo rifare il lavoro svolto senza gli input necessari o dal fatto che i membri del team siano costretti ad aspettare le risorse.
4. Metti i compiti in ordine cronologico. Con tutte le attività delineate e i tempi di consegna impostati per primi, è molto più facile evitare di saltare passaggi o assegnare attività nell'ordine sbagliato.

Potresti anche voler definire delle pietre miliari, i punti chiave del progetto, che possono mantenerti orientato mentre il progetto avanza. In ogni caso, una volta impostata la sequenza temporale, puoi iniziare a organizzare i dettagli che il tuo team dovrà rivedere.

Passaggio 4: spiega il progetto con un brief creativo

I brief creativi raccolgono informazioni pertinenti sul progetto, ad esempio chi deve fare cosa e quando, in un unico posto. È un semplice schema di tutto ciò che il progetto comporterà, tra cui:

• Descrizione del progetto
• Prodotti finali
• Obiettivi del progetto
• Membri del team e punti di contatto
• Flusso di lavoro e sequenza temporale del progetto

A seconda del progetto, potresti anche voler aggiungere dettagli come:

• Descrizione del pubblico di destinazione
• Messaggistica e tono di guida vocale
• Budget del progetto se ti stai preparando per una campagna a pagamento

Usa un modello di riassunto creativo che puoi facilmente compilare per ogni nuovo progetto in modo da non ricominciare da zero ogni volta. Non solo questo ti farà risparmiare tempo prezioso, ma il formato coerente impedirà che tutti i dettagli importanti vadano male. Le buone notizie? Un riassunto del contenuto non deve essere eccessivamente complesso. In genere, un documento Word o una presentazione PowerPoint è tutto ciò di cui hai bisogno. Ecco un esempio di come potrebbe essere uno (basato sul modello effettivo che CoSchedule utilizza internamente):

Passaggio 5: organizzarsi con il software di gestione dei progetti di marketing

Con tutti i dettagli del progetto delineati, puoi quindi aggiungerli alla tua piattaforma di gestione dei progetti preferita. Al momento non ne usi uno? Chaenara O'Brien, Head of Strategy presso Thought Bakery, ha questo consiglio per te: "Se al momento non stai utilizzando uno strumento di project management per ottimizzare le tue attività di marketing, dovresti valutare se i tuoi obiettivi di marketing futuri possono gestire il rischio di cose che cadono nel caos senza un sistema affidabile." Parlando dell'importanza di sapere come utilizzare strumenti come CoSchedule in modo efficiente, Chaenara ha continuato: "Non hanno prezzo in quanto aiutano a colmare il divario tra un lungo elenco di attività e la pipeline di sforzi che tu sono ancora disponibili all'interno della tua allocazione delle risorse." La ricerca lo conferma: l'83% dei team di marketing di successo utilizza strumenti di collaborazione (rispetto a solo la metà dei meno riusciti). Entra nella tua piattaforma di gestione dei progetti (qualunque tu stia utilizzando va bene, ma a scopo dimostrativo, questo post utilizzerà CoSchedule) e inizierà a creare voci per ogni fase e segnare le scadenze. Una volta posizionato tutto, sarai in grado di passare dalla visualizzazione del tuo pro progetti e campagne del calendario marketing di CoSchedule: Hai pianificato le tue attività da qualche altra parte, ad esempio in un foglio Google o in un altro strumento di gestione dei progetti? La funzionalità di importazione in blocco può farti risparmiare tempo. La funzionalità del modello di attività è progettata per accelerare la creazione dell'elenco delle attività e le funzionalità di collaborazione del team per condividere i progressi in tempo reale. Inoltre, scegli tra centinaia di integrazioni CoSchedule per ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare l'efficienza del team. Con Zapier, puoi connettere rapidamente e facilmente app popolari come Mailchimp, Fogli Google, Shopify e altro. L'obiettivo è di avere quante più attività possibili in un calendario di marketing. In questo modo, il team di progetto non passa inutilmente da un'app all'altra, il che richiede tempo e rischio. Parla di come semplificare la gestione dei progetti di marketing.

Passaggio 6: pianificare riunioni per tenere traccia dell'avanzamento del progetto

A proposito di progressi, monitorare l'andamento del tuo piano è fondamentale per la gestione di successo dei progetti di marketing. (Questo è particolarmente vero se il tuo team lavora in remoto.) Il modo in cui dovresti farlo dipende dalla tua azienda e dal tuo team. Se la tua azienda utilizza il marketing agile, le attività quotidiane possono essere sufficienti per tenere traccia dei progressi verso le pietre miliari chiave. In caso contrario, potrebbe avere senso pianificare riunioni ricorrenti più strutturate, ad esempio riunioni settimanali, per ottenere aggiornamenti sullo stato da vari team. Indipendentemente dal tipo di riunioni in cui ti stabilisci, tuttavia, l'importante è sfruttarle al meglio. (Ammettiamolo: la maggior parte delle riunioni avrebbe potuto essere un'e-mail.) Crea un'agenda e invece di concentrarti esclusivamente sui progressi fino ad oggi, usa le riunioni per anticipare e prepararti a potenziali blocchi stradali. Se lo fai, sarà più facile dare ai membri del team ciò di cui hanno bisogno per finire il loro lavoro con successo e in tempo.

Passaggio 7: alla fine, rivedi ciò che hai imparato

Una volta che il progetto è finito, non passare con ansia a quello successivo. Prenditi del tempo per riflettere, sia come team che come project manager di marketing, su queste domande:

• Cosa è andato bene? E non pensare solo ai KPI che hai monitorato; considerare anche le vincite inaspettate e i fattori che hanno contribuito ad esse. Scrivi cosa è andato bene per quanto riguarda la collaborazione in team, la comunicazione con le parti interessate, il flusso di lavoro del progetto e così via.
• Cosa non è andato così bene? Pensa agli obiettivi che non hai raggiunto, alle aree in cui il tuo lavoro di squadra avrebbe potuto essere migliore e in cui non sei stato all'altezza come PM.
• Cosa si potrebbe migliorare in futuro? Riflettere sui progetti passati non è di grande utilità se non metti in pratica le lezioni apprese. Quindi, trasforma le tue osservazioni in passaggi pratici che otterranno risultati migliori sui progetti futuri.

Avendo discussioni aperte su queste domande ed effettuando una valutazione onesta delle tue prestazioni come project manager, puoi aumentare esponenzialmente il tuo (e il tuo team!) successo nelle campagne future.

Migliora le tue capacità di gestione dei progetti di marketing

Indipendentemente dal tuo ruolo nel reparto marketing, imparare a gestire di più i progetti può essere utile a te e alla tua azienda. Cogli ogni opportunità per mettere in pratica le abilità, i processi e gli strumenti di cui abbiamo discusso (incluso CoSchedule). Mappa le scadenze e le date chiave; stabilire responsabilità chiare per ciascun membro del team di marketing; rivedere i progetti che sei riuscito a vedere dove puoi migliorare la prossima volta. Dopotutto, il successo di una campagna dipende in gran parte dall'organizzazione del suo leader. Sta a te rendere vincente il prossimo.