Marketing Project Management: Jak organizować projekty w 7 krokach

Zarządzanie projektami marketingowymi może być trudne, zwłaszcza jeśli nie masz z tym dużego doświadczenia. Jednak być może będziesz musiał przejąć obowiązki przywódcze, niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu marketingowego z formalnego stanowiska, czy nie. W ciągu ostatniego roku zespoły marketingowe zgłaszały, że poproszono ich o zrobienie więcej przy użyciu tych samych zasobów. Ważne jest, aby wiedzieć, czego potrzeba, aby być skutecznym: gdzie iść na skróty, jak zmotywować swój zespół i jak opanować zarządzanie czasem, aby prowadzić kampanie na bieżąco. Nie wiesz, od czego zacząć? W tym poście omówimy umiejętności i procesy, których potrzebujesz, aby wysiąść na właściwej stopie. Ale najpierw...

Zgłoś swój pakiet szablonów zarządzania projektami marketingowymi

Ten bezpłatny pakiet zawiera arkusze kalkulacyjne, które pomogą Ci zarządzać całym procesem marketingowym i jak najlepiej wykorzystać zespół.

Czym jest zarządzanie projektami marketingowymi (… i nie jest)

Zarządzanie projektami marketingowymi to planowanie, organizacja, realizacja, śledzenie i optymalizacja strategii marketingowej. Innymi słowy: kierownicy projektów (PM) nadzorują projekty od początku do końca, upewniając się, że ich zespoły po drodze dotrzymują wszystkich terminów. O ile powyższe są oczywiście obowiązkiem wyznaczonego PM, o tyle inni członkowie zespołu marketingowego również mogą być za nie odpowiedzialni. To dlatego, że zarządzanie projektami marketingowymi to nie tylko tytuł zawodowy; to zestaw obowiązków. Ale niezależnie od tego, czy posiadasz stanowisko, czy obowiązki, pamiętaj, że nie gwarantuje to mikrozarządzania ani całkowitej kontroli. Dobry kierownik projektów marketingowych:

• Ułatwia produktywność, ale nie próbuje opiekować się innymi profesjonalistami.
• Nie próbuje samodzielnie podejmować decyzji, ale zamiast tego deleguje i szuka stałego wkładu od swojego zespołu.

Zaangażowanie w proces zarządzania projektami, o którym wkrótce porozmawiamy, może pomóc Ci w realizacji obu tych zadań i poprowadzić Twój zespół do sukcesu.

Czym zajmuje się kierownik projektu marketingowego?

PM są odpowiedzialni za nadzorowanie realizacji planów marketingowych od początku do końca i obejmują wiele obowiązków. Kierownik projektu marketingowego musi spełnić kilka podstawowych rzeczy:

• Precyzyjne ustalanie zakresu projektów, tworzenie podstaw dla przepływu pracy projektowej i ustalanie rozsądnych terminów.
• Delegowanie zadań do właściwych osób i zespołów we właściwej kolejności.
• Upewnienie się, że każdy ma to, czego potrzebuje, aby dobrze wykonywać swoją pracę i zgodnie z harmonogramem.
• Ułatwienie jasnej komunikacji między zainteresowanymi stronami, aby utrzymać projekty na bieżąco i zapewnić spójną, skuteczną kampanię.

Przy tak wielu ruchomych częściach, szczególnie w przypadku złożonych projektów, efektywne zarządzanie projektami wymaga umiejętności.

Jakich umiejętności potrzebuje kierownik projektu marketingowego?

Aby odnieść sukces jako kierownik projektu kampanii marketingowej, potrzebujesz połączenia umiejętności miękkich i technicznych. Niezbędne umiejętności miękkie to silne:

• Komunikacja pisemna i ustna , aby wszyscy mieli jasność co do szczegółów projektu.
• Rozwiązywanie konfliktów w celu szybkiego rozwiązywania sporów lub nieporozumień, które mogą zagrozić postępowi lub sukcesowi projektu.
• Silne przywództwo , które zapewnia strukturę, usprawnia wykonanie i motywuje członków zespołu do jak najlepszego wykonywania pracy.
• Zarządzanie czasem, aby utrzymać siebie i wszystkich innych w ruchu. (Uwaga, spoiler: Największą uwagę należy poświęcić zadaniom o dużym wpływie.)
• Wiedza merytoryczna dla realistycznego wyobrażenia zakresu projektu, dogłębne zrozumienie kroków prowadzących do celu końcowego i lepsza komunikacja z interesariuszami.

„A co z umiejętnościami technicznymi?” słyszę, jak pytasz. Niekoniecznie jest to pełna lista, ale obejmuje ona główne kompetencje, które warto rozwijać. Rozważ tę krótką listę tego, przez co musisz przejść (do czego tak naprawdę chodzi).

• Zarządzanie zadaniami w celu opracowania strategicznych planów działania w celu uzyskania pożądanych rezultatów.
• Planowanie harmonogramu , które obejmuje ustalanie rozsądnych terminów, które pozwalają na nieoczekiwane opóźnienia i zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy. W każdym projekcie prawdopodobnie będziesz miał wiele osób pracujących nad różnymi częściami większej całości.
• Znajomość narzędzi do zarządzania projektami marketingowymi, takich jak CoSchedule. Będziesz mieć jeden pulpit nawigacyjny do przechowywania informacji o projekcie i zadaniach. Wynik? Bezproblemowa praca zespołowa i realizacja kampanii.
• Zarządzanie zasobami , w tym czas, pieniądze i ludzie, aby praca została wykonana zgodnie z planem.

Mając takie zrozumienie tego, co oznacza efektywne zarządzanie projektami marketingowymi, przejdźmy do praktycznych kroków prowadzących do prowadzenia projektu.

Krok 1: Zrozum projekt

Oznaką złego zarządzania projektami jest „brak wglądu, przewidywania i wiedzy na temat tego, co pociąga za sobą kierowanie zespołem do osiągania doskonałych wyników”, według Thomasa Mirmotahari z PerkUp. „Inteligentne planowanie projektu obejmuje dogłębne zrozumienie celów projektu w porównaniu z systemem realizacji, który wspiera dotrzymywanie tych terminów i celów w mierzalnych odstępach czasu”. Aby uzyskać to zrozumienie dla następnej kampanii, rozważ następujące kwestie:

1. Nad czym pracuje zespół marketingowy? Jeśli nie możesz wymyślić opisu projektu z lotu ptaka, jest to znak rozpoznawczy, że potrzebujesz większej jasności, zanim przejdziesz dalej.
2. Kto pracuje nad projektem? Zastanów się, jaką wiedzę ma do zaoferowania każdy członek Twojego zespołu marketingowego (lub innych zespołów). Nie wspominając o potrzebnych im zasobach i najlepszym dla nich stylu przywództwa.
3. Kiedy projekt musi zostać ukończony? Idealnie byłoby, gdybyś uzupełnił zarówno zadania, jak i ogólne terminy projektu, aby zapewnić sobie i zespołowi bufor, jeśli część projektu trwa dłużej niż oczekiwano.

Gdy masz jasność co do tych trzech aspektów projektu, którym kierujesz, możesz bezpiecznie przejść do następnego etapu.

Krok 2: Jakie są cele zespołu?

Następnie nadszedł czas, aby głębiej zagłębić się w to, co zrobi Twój zespół, a co ważniejsze, w jakim celu. Zadaj sobie te pytania:

1. Jakie są rezultaty projektu? Mogą to być na przykład treści do nadchodzącej kampanii e-mail marketingowej lub tworzenie zasobów wspierających wprowadzenie na rynek nowego produktu.
2. Jaki jest główny cel projektu? Oprócz nakreślenia wyników zespołu, określ zamierzony wpływ. Świadomość marki i generowanie leadów to wspólne cele.
3. Jakie kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) będą mierzone? Trudno jest dokładnie ocenić sukces w marketingu bez śledzenia odpowiednich wskaźników i ustalania punktów odniesienia, z którymi można się zmierzyć. Określ więc, które KPI są zgodne z celami projektu, zanotuj bieżącą wydajność i wyznacz cel SMART, aby poprawić te wskaźniki.

„Dobrze przemyślana strategia może pomóc w uniknięciu wielu potencjalnych błędów. Planowanie z dużym wyprzedzeniem pozwala uniknąć marnowania czasu lub wysiłku. pozostań na dobrej drodze i idź naprzód w swojej pracy”. —David Rowland, dyrektor ds. marketingu cyfrowego w EcoOnline Budowanie mocnych fundamentów dla Twojego projektu to połowa sukcesu. Nie spiesz się. Nie spiesz się, wykonując ten krok i kolejne etapy planowania.

Krok 3: Wyznacz harmonogram projektu

Inną kluczową częścią planowania projektów marketingowych jest opracowanie rozsądnego harmonogramu projektu. Jonas van de Poel, szef marketingu treści w Unmuted, określił to jako najbardziej pomijaną umiejętność zarządzania projektami: „Marketing to kreatywny, złożony proces. w twoich wynikach. "Każdy inteligentny kierownik projektu marketingowego doda bufory, aby zapewnić miejsce na te magiczne zmiany końcowe. To ta przestrzeń, w której można oddychać, oddziela udane i nieudane zarządzanie projektami marketingowymi". Jak więc upewnić się, że wyznaczone terminy są osiągalne i przyczynić się do sukcesu projektu? Prześledź ten proces i stwórz mapę drogową projektu marketingowego:

1. Określ wymagane zadania dla każdego członka zespołu. Tutaj przydaje się wiedza merytoryczna, znajomość zespołu i definiowanie rezultatów. Nie możesz przydzielić właściwych zadań właściwym osobom, jeśli nie masz pewności co do którejkolwiek lub wszystkich tych rzeczy.
2. Oszacuj, ile czasu zajmie każde zadanie. Nieznacznie dostosowuj harmonogramy projektów, aby uwzględnić nieoczekiwane opóźnienia. Dobra praktyczna zasada: od dwóch do trzech dni do terminów realizacji zadań i od jednego do dwóch tygodni do ostatecznego terminu.
3. Zidentyfikuj zależności dla każdego zadania. Jaką pracę należy wykonać najpierw, aby inne zadania mogły zostać zakończone pomyślnie? Ustalenie tego może zapobiec opóźnieniom spowodowanym pominiętymi krokami, koniecznością ponownego wykonywania pracy, która została wykonana bez niezbędnych danych wejściowych lub koniecznością oczekiwania przez członków zespołu na zasoby.
4. Ułóż zadania w porządku chronologicznym. Mając wszystkie zadania nakreślone i czasy realizacji ustawione jako pierwsze, znacznie łatwiej jest uniknąć pomijania kroków lub przypisywania zadań w niewłaściwej kolejności.

Możesz także zdefiniować kamienie milowe — kluczowe punkty w projekcie — które pozwolą Ci się zorientować w miarę postępu projektu. W każdym razie, po ustaleniu harmonogramu, możesz rozpocząć organizowanie szczegółów do przejrzenia przez zespół.

Krok 4: Wyjaśnij projekt za pomocą kreatywnego briefu

Kreatywne briefy zbierają w jednym miejscu istotne informacje o projekcie — na przykład kto ma co robić i kiedy. Jest to prosty zarys wszystkiego, co będzie wiązać się z projektem, w tym:

• Opis Projektu
• Artykuły
• Cele projektu
• Członkowie zespołu i osoby kontaktowe
• Przepływ pracy i harmonogram projektu

W zależności od projektu możesz również dodać szczegóły, takie jak:

• Opis grupy docelowej
• Wiadomości i ton wskazówek głosowych
• Budżet projektu, jeśli przygotowujesz się do płatnej kampanii

Użyj kreatywnego szablonu briefu, który możesz łatwo wypełnić dla każdego nowego projektu, aby nie zaczynać za każdym razem od zera. To nie tylko zaoszczędzi Ci cenny czas, ale także spójny format sprawi, że wszelkie ważne szczegóły nie będą się gubić. Dobre wieści? Krótki opis treści nie musi być nadmiernie skomplikowany. Ogólnie rzecz biorąc, wystarczy dokument Word lub prezentacja PowerPoint. Oto przykład tego, jak może wyglądać (na podstawie rzeczywistego szablonu używanego wewnętrznie przez CoSchedule):

Krok 5: Zorganizuj się dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami marketingowymi

Po zapoznaniu się ze wszystkimi szczegółami projektu możesz dodać je do wybranej platformy zarządzania projektami. Nie używasz obecnie jednego? Chaenara O'Brien, dyrektor ds. strategii w Thought Bakery, ma dla Ciebie taką radę: „Jeśli obecnie nie używasz narzędzia do zarządzania projektami do optymalizacji działań marketingowych, powinieneś ocenić, czy Twoje przyszłe cele marketingowe mogą poradzić sobie z ryzykiem rzeczy popadających w chaos bez niezawodnego systemu”. Mówiąc o znaczeniu wiedzy o tym, jak efektywnie korzystać z narzędzi takich jak CoSchedule, Chaenara kontynuowała: „Są bezcenne, ponieważ pomagają wypełnić lukę między długą listą zadań a nadal dostępne w ramach alokacji zasobów”. Badania potwierdzają to: 83% odnoszących sukcesy zespołów marketingowych korzysta z narzędzi do współpracy (w porównaniu do zaledwie połowy najmniej skutecznych). Przejdź do platformy zarządzania projektami (niezależnie od tego, z której korzystasz, jest w porządku, ale w celach demonstracyjnych ten post będzie korzystał z CoSchedule) i zacznij tworzyć wpisy dla każdej fazy i zaznaczaj terminy. Gdy wszystko ułożysz, będziesz mógł przełączać się między wyświetlaniem swojego profesjonalisty projekty i kampanie w kalendarzu marketingowym CoSchedule: Zaplanowałeś swoje zadania w innym miejscu, na przykład w Arkuszu Google lub innym narzędziu do zarządzania projektami? Funkcja importu zbiorczego pozwala zaoszczędzić czas. Funkcjonalność szablonów zadań została stworzona w celu przyspieszenia tworzenia listy zadań oraz funkcji współpracy zespołowej w celu udostępniania postępów w czasie rzeczywistym. Ponadto możesz wybierać spośród setek integracji CoSchedule, aby usprawnić przepływy pracy i poprawić wydajność zespołu. Dzięki Zapier możesz szybko i łatwo łączyć popularne aplikacje, takie jak Mailchimp, Arkusze Google, Shopify i inne. Celem jest posiadanie jak największej liczby zadań w jednym kalendarzu marketingowym. W ten sposób zespół projektowy nie musi niepotrzebnie przełączać się między aplikacjami — co jest zarówno czasochłonne, jak i ryzykowne. Porozmawiaj o ułatwieniu zarządzania projektami marketingowymi.

Krok 6: Zaplanuj spotkania, aby śledzić postępy w projekcie

Mówiąc o postępach, śledzenie, jak dobrze działa Twój plan, ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektami marketingowymi. (Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój zespół pracuje zdalnie). Sposób, w jaki powinieneś to zrobić, zależy od Twojej firmy i zespołu. Jeśli Twoja firma stosuje zwinny marketing, codzienne standupy mogą wystarczyć do śledzenia postępów w osiąganiu kluczowych kamieni milowych. W przeciwnym razie sensowne może być zaplanowanie bardziej ustrukturyzowanych spotkań cyklicznych — na przykład cotygodniowych — w celu uzyskania aktualizacji statusu od różnych zespołów. Jednak bez względu na rodzaj spotkań, na które się zdecydujesz, ważne jest, abyś jak najlepiej je wykorzystał. (Spójrzmy prawdzie w oczy: większość spotkań mogła być wiadomością e-mail.) Utwórz program i zamiast skupiać się wyłącznie na dotychczasowych postępach, wykorzystaj spotkania do przewidywania potencjalnych przeszkód i przygotowania się na nie. Jeśli to zrobisz, łatwiej będzie zapewnić członkom zespołu to, czego potrzebują, aby pomyślnie i na czas zakończyć pracę.

Krok 7: Na koniec przejrzyj to, czego się nauczyłeś

Po zakończeniu projektu nie przechodź z niepokojem do następnego. Poświęć czas na zastanowienie się – zarówno w zespole, jak i jako kierownik projektu marketingowego – nad następującymi pytaniami:

• Co poszło dobrze? I nie myśl tylko o śledzonych wskaźnikach KPI; rozważ także nieoczekiwane wygrane i czynniki, które się do nich przyczyniły. Zapisz, co poszło dobrze, jeśli chodzi o współpracę zespołową, komunikację z interesariuszami, przepływ pracy w projekcie i tak dalej.
• Co nie poszło tak dobrze? Pomyśl o celach, których nie osiągnąłeś, obszarach, w których Twoja praca zespołowa mogłaby być lepsza i gdzie nie udało Ci się jako PM.
• Co można poprawić w przyszłości? Rozmyślanie nad przeszłymi projektami na niewiele się zda, jeśli nie zastosujesz w praktyce zdobytych lekcji. Przekształć swoje obserwacje w praktyczne kroki, które przyniosą lepsze wyniki w przyszłych projektach.

Prowadząc otwarte dyskusje na te pytania i uczciwie oceniając swoje wyniki jako kierownika projektu, możesz wykładniczo zwiększyć sukces swój (i swojego zespołu!) w przyszłych kampaniach.

Popraw swoje umiejętności zarządzania projektami marketingowymi

Bez względu na to, jaką rolę pełnisz w dziale marketingu, nauka zarządzania projektami może dobrze służyć Tobie i Twojej firmie. Wykorzystaj każdą okazję, aby przećwiczyć umiejętności, procesy i narzędzia, które omówiliśmy (w tym CoSchedule). Zaplanuj harmonogramy i kluczowe daty; ustalić jasne obowiązki dla każdego członka zespołu marketingowego; przejrzyj projekty, które udało Ci się zobaczyć, aby zobaczyć, co możesz poprawić następnym razem. W końcu sukces kampanii w dużej mierze zależy od organizacji jej lidera. Od Ciebie zależy, czy następny będzie zwycięzcą.