Managementul proiectelor de marketing: Cum să organizați proiectele în 7 pași

Managementul proiectelor de marketing poate fi descurajantă, mai ales dacă nu este ceva cu care aveți multă experiență. Cu toate acestea, poate fi necesar să vă asumați responsabilități de conducere, indiferent dacă sunteți manager de proiect de marketing prin titlul oficial al postului sau nu. În ultimul an, echipele de marketing raportează că au fost rugate să facă mai mult folosind aceleași resurse. Este important să știți ce este nevoie pentru a fi eficient: unde să tăiați colțurile, cum să vă motivați echipa și cum să stăpâniți gestionarea timpului pentru a menține campaniile pe drumul cel bun. Nu sunteți sigur de unde să începeți? Această postare va acoperi abilitățile și procesele de care aveți nevoie pentru a merge cu piciorul bun. Dar mai intai...

Revendicați pachetul de șabloane de management al proiectelor de marketing

Acest pachet gratuit vine cu foi de calcul pentru a vă ajuta să vă gestionați întregul proces de marketing și să profitați la maximum de echipa dvs.

Ce este managementul proiectelor de marketing (... și nu este)

Managementul proiectelor de marketing este planificarea, organizarea, execuția, urmărirea și optimizarea strategiei de marketing. Cu alte cuvinte: managerii de proiect (PM) supraveghează proiectele de la început până la sfârșit, asigurându-se că echipele lor respectă toate termenele limită pe parcurs. În timp ce cele de mai sus sunt, desigur, îndatoririle unui PM desemnat, alți membri ai echipei de marketing pot fi, de asemenea, responsabili pentru ele. Asta pentru că managementul proiectelor de marketing nu este doar un titlu de post; este un set de responsabilități. Dar indiferent dacă dețineți titlul postului sau responsabilitățile, amintiți-vă că nici micromanagement, nici control total nu garantează. Un bun manager de proiect de marketing:

• Facilitează productivitatea, dar nu încearcă să îngrijească alți profesioniști.
• Nu încearcă să abordeze singur procesul de luare a deciziilor, ci deleagă și caută contribuția continuă din partea echipei lor.

Îmbrățișarea procesului de management de proiect despre care vom vorbi în curând vă poate ajuta să faceți ambele și să vă conduceți echipa către succes.

Ce face un manager de proiect de marketing?

PM-urile sunt responsabile pentru supravegherea executării planurilor de marketing de la capăt la capăt și înglobează multe sarcini. Un manager de proiect de marketing trebuie să îndeplinească câteva lucruri de bază:

• Analizarea cu precizie a proiectelor, dezvoltarea bazei fluxurilor de lucru ale proiectelor și stabilirea unor termene rezonabile.
• Delegarea sarcinilor către oamenii și echipele potrivite, în ordinea corectă.
• Asigurându-vă că toată lumea are ceea ce le trebuie pentru a-și desfășura munca bine și în program.
• Facilitarea comunicării clare între părțile interesate pentru a menține proiectele pe drumul cel bun și pentru a oferi o campanie coerentă și eficientă.

Cu atât de multe piese în mișcare, în special pentru proiecte complexe, managementul eficient al proiectelor necesită abilități.

De ce abilități are nevoie un manager de proiect de marketing?

Pentru a avea succes în calitate de manager de proiect al unei campanii de marketing, aveți nevoie de un amestec de abilități soft și tehnice. Abilitățile soft necesare includ cele puternice:

• Comunicare scrisă și orală, astfel încât toată lumea să aibă clar detaliile proiectului.
• Rezolvarea conflictelor pentru a rezolva rapid dezacordurile sau neînțelegerile care ar putea amenința progresul sau succesul unui proiect.
• Conducere puternică pentru a oferi structură, pentru a menține execuția eficientă și pentru a motiva membrii echipei să facă cea mai bună muncă.
• Gestionarea timpului pentru a vă menține pe dumneavoastră și pe toți ceilalți să mergeți mai departe. (Alerta spoiler: sarcinile cu impact mare ar trebui să primească cea mai mare atenție.)
• Expertiză în materie pentru o idee realistă a domeniului proiectului, o înțelegere completă a pașilor care conduc la obiectivul final și o mai bună comunicare cu părțile interesate.

„Dar abilitățile tehnice?” Te aud întrebi. Aceasta nu este neapărat o listă completă, dar acoperă competențele majore pe care ați face bine să le dezvoltați. Luați în considerare aceasta o listă scurtă cu ceea ce trebuie să vă rezolvați (care este cu adevărat ceea ce ne propunem aici).

• Managementul sarcinilor pentru a dezvolta planuri strategice de acțiune pentru a obține rezultatele dorite.
• Planificarea cronologiei , care include stabilirea unor termene rezonabile care permit întârzieri neașteptate și gestionarea așteptărilor părților interesate. Pe orice proiect, probabil că veți avea mai mulți oameni care lucrează la diferite piese ale întregului ansamblu.
• Familiaritate cu instrumentele de management al proiectelor de marketing, cum ar fi CoSchedule. Veți avea un singur tablou de bord pentru a stoca informații despre proiect și activități de făcut. Rezultatul? Munca în echipă fără fricțiuni și execuția campaniei.
• Gestionarea resurselor , inclusiv timp, bani și oameni pentru a finaliza munca conform planului.

Cu această înțelegere a ceea ce presupune managementul eficient al unui proiect de marketing, să intrăm în pașii practici pentru conducerea unui proiect.

Pasul 1: Înțelegeți proiectul

Semnul managementului defectuos al proiectelor este „lipsa de perspectivă, previziune și cunoaștere a ceea ce presupune pentru a vă determina echipa să producă rezultate excelente”, potrivit Thomas Mirmotahari de la PerkUp. „Planificarea inteligentă a proiectului include o înțelegere aprofundată a obiectivelor proiectului în raport cu un sistem de execuție care sprijină îndeplinirea acelor termene și ținte la intervale măsurabile.” Pentru a obține această înțelegere pentru următoarea campanie, luați în considerare următoarele:

1. La ce lucrează echipa de marketing? Dacă nu reușiți să veniți cu o descriere a proiectului cu privire la ochi de pasăre, este un semn revelator că aveți nevoie de mai multă claritate înainte de a merge mai departe.
2. Cine lucrează la proiect? Luați în considerare expertiza pe care fiecare membru al echipei dvs. de marketing (sau alte echipe) o are de oferit. Ca să nu mai vorbim de ce resurse au nevoie și de cel mai bun stil de conducere pentru ei.
3. Când trebuie finalizat proiectul? În mod ideal, ar trebui să completați atât sarcinile, cât și termenele generale ale proiectului, pentru a vă oferi dvs. și echipei dvs. un tampon dacă o parte a proiectului durează mai mult decât se aștepta.

Odată ce sunteți clar cu privire la aceste trei aspecte ale proiectului pe care îl conduceți, puteți trece în siguranță la etapa următoare.

Pasul 2: Care sunt obiectivele echipei?

Apoi, este timpul să aprofundați ce va face echipa dvs. și, mai important, scopul din spatele acestuia. Pune-ți aceste întrebări:

1. Care sunt livrabilele proiectului? De exemplu, acestea ar putea include conținut pentru o viitoare campanie de marketing prin e-mail sau crearea de active pentru a sprijini lansarea unui nou produs.
2. Care este obiectivul principal al proiectului? În afară de a sublinia care va fi rezultatul echipei, definiți impactul dorit. Conștientizarea mărcii și generarea de clienți potențiali sunt obiective comune.
3. Ce indicatori cheie de performanță (KPI) vor fi măsurați? Este greu să judeci cu exactitate succesul în marketing fără a urmări valorile potrivite și fără a stabili valori de referință cu care să măsori. Deci, determinați care KPI se aliniază cu obiectivele proiectului, notați performanța actuală și setați un obiectiv SMART pentru îmbunătățirea acelor valori.

„O strategie bine gândită vă poate ajuta să evitați multe potențiale greșeli. Planificarea cu mult înainte de timp vă poate permite să evitați timpul sau efortul pierdut. De asemenea, vă poate permite să construiți un cadru solid pentru proiectul dvs., ceea ce facilitează rămâi pe drumul cel bun și mergi mai departe cu munca ta.” —David Rowland, șeful de marketing digital la EcoOnline Construirea unei baze solide pentru proiectul dvs. reprezintă jumătate din luptă. Nu vă grăbiți. Acordați-vă timp pentru acest pas și etapele de planificare ulterioare.

Pasul 3: Hartați o cronologie a proiectului

O altă parte cheie a planificării proiectelor de marketing este elaborarea unui program rezonabil al proiectului. De fapt, Jonas van de Poel, șeful de marketing de conținut la Unmuted, a considerat-o drept cea mai neglijată abilitate de management de proiect: „Marketingul este un proces creativ și complex. în rezultatele dvs. „Orice manager inteligent de proiect de marketing va adăuga zone tampon pentru a lăsa loc pentru acele editări magice ale atingerii finale. Această cameră de respirație este cea care separă managementul de succes al proiectelor de marketing de cel nereușit.” Deci, cum vă puteți asigura că termenele stabilite sunt atinse și contribuie la succesul proiectului? Urmați acest proces și creați o foaie de parcurs pentru proiectul de marketing:

1. Identificați sarcinile necesare pentru fiecare membru al echipei. Aici sunt utile expertiza în materie, cunoașterea echipei și definirea rezultatelor. Nu puteți atribui sarcinile potrivite persoanelor potrivite dacă nu sunteți în întuneric cu privire la unul sau la toate aceste lucruri.
2. Estimați cât timp va dura fiecare sarcină. Planificarea proiectului Pad pentru a permite întârzieri neașteptate. O regulă generală bună: acordați două până la trei zile timpilor de executare a sarcinilor și una până la două săptămâni până la termenul limită final.
3. Identificați dependențele pentru fiecare sarcină. Ce lucru trebuie făcut mai întâi pentru ca alte sarcini să poată fi îndeplinite cu succes? Înțelegerea acestui lucru poate preveni întârzierile de la pașii săriți, nevoia de a reface munca care a fost făcută fără intrările necesare sau din partea membrilor echipei care sunt forțați să aștepte resurse.
4. Pune sarcinile în ordine cronologică. Cu toate sarcinile subliniate și timpii de realizare setați mai întâi, este mult mai ușor să evitați săriți peste pași sau să atribuiți sarcini în ordine greșită.

De asemenea, este posibil să doriți să definiți reperele - puncte cheie ale proiectului - care vă pot menține orientat pe măsură ce proiectul progresează. În orice caz, odată ce cronologia este stabilită, puteți începe să organizați detaliile pentru ca echipa dvs. să le examineze.

Pasul 4: Explicați proiectul cu un brief creativ

Briefurile creative aduc informații relevante despre proiect, cum ar fi cine trebuie să facă ce și când, într-un singur loc. Este o schiță simplă a tot ceea ce va implica proiectul, inclusiv:

• Descrierea proiectului
• Produse livrate
• Obiectivele proiectului
• Membrii echipei și punctele de contact
• Fluxul de lucru și cronologia proiectului

În funcție de proiect, este posibil să doriți să adăugați și detalii precum:

• Descrierea publicului țintă
• Mesaje și îndrumări vocale
• Bugetul proiectului dacă vă pregătiți pentru o campanie plătită

Folosiți un șablon creativ pe care îl puteți completa cu ușurință pentru fiecare proiect nou, astfel încât să nu începeți de la zero de fiecare dată. Nu numai că vă va economisi timp prețios, dar formatul consecvent va împiedica orice detalii importante să se destrame. Veștile bune? Un brief de conținut nu trebuie să fie prea complex. În general, un document Word sau PowerPoint slidedeck este tot ce aveți nevoie. Iată un exemplu despre cum ar putea arăta unul (pe baza șablonului real pe care CoSchedule îl folosește intern):

Pasul 5: Organizați-vă cu software-ul de management al proiectelor de marketing

Cu toate detaliile proiectului subliniate, le puteți apoi adăuga la platforma de management de proiect dorită. Nu folosești unul în prezent? Chaenara O'Brien, șeful de strategie la Thought Bakery, vă oferă acest sfat: „Dacă nu utilizați un instrument de management de proiect pentru a vă optimiza activitățile de marketing în acest moment, ar trebui să evaluați dacă obiectivele dvs. viitoare de marketing pot face față riscului. ca lucrurile să cadă în haos fără un sistem de încredere.” Vorbind despre importanța de a ști să folosești eficient instrumente precum CoSchedule, Chaenara a continuat: „Sunt neprețuite, deoarece ajută la reducerea decalajului dintre o listă lungă de sarcini și efortul pe care îl depuneți. au încă disponibile în cadrul alocarii resurselor dvs.." Cercetările susțin acest lucru: 83% dintre echipele de marketing de succes folosesc instrumente de colaborare (comparativ cu doar jumătate dintre cele mai puțin reușite.) Accesați platforma dvs. de management de proiect (orice ați folosi este bine, dar în scopuri demonstrative, această postare va folosi CoSchedule) și începe să creeze intrări pentru fiecare fază și să marcheze termenele limită. Odată ce ați plasat totul, veți putea comuta între vizualizarea dvs. profesională proiecte și campanii din calendarul de marketing CoSchedule: Ți-ai planificat sarcinile în altă parte, cum ar fi într-o foaie de calcul Google sau într-un alt instrument de gestionare a proiectelor? Funcționalitatea de import în bloc vă poate economisi timp. Funcționalitatea șablonului de activități este creată pentru a accelera crearea listelor de activități și funcțiile de colaborare în echipă pentru a partaja progresul în timp real. În plus, alegeți dintre sutele de integrări CoSchedule pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a îmbunătăți eficiența echipei. Cu Zapier, puteți conecta rapid și ușor aplicații populare, cum ar fi Mailchimp, Google Sheets, Shopify și multe altele. Scopul este de a avea cât mai multe sarcini într-un calendar de marketing. În acest fel, echipa de proiect nu comută inutil între aplicații, ceea ce este atât consumator de timp, cât și riscant. Vorbiți despre simplificarea managementului proiectelor de marketing.

Pasul 6: Programați întâlniri pentru a urmări progresul proiectului

Vorbind despre progres, urmărirea cât de bine merge planul tău este crucială pentru gestionarea cu succes a proiectelor de marketing. (Acest lucru este valabil mai ales dacă echipa ta lucrează de la distanță.) Cum ar trebui să procedezi depinde de compania și echipa ta. Dacă compania dvs. folosește marketingul agil, atunci standup-urile zilnice pot fi suficiente pentru a urmări progresul către etapele cheie. În caz contrar, ar putea avea sens să programați întâlniri recurente mai structurate, de exemplu, întâlniri săptămânale, pentru a obține actualizări de stare de la diferite echipe. Oricum, indiferent de tipul de întâlniri pe care le stabiliți, important este să profitați la maximum de ele. (Hai să recunoaștem: majoritatea întâlnirilor ar fi putut fi un e-mail.) Creați o agendă și, în loc să vă concentrați doar pe progresul până în prezent, utilizați întâlnirile pentru a anticipa și a vă pregăti pentru potențiale blocaje. Dacă o faci, va fi mai ușor să oferi membrilor echipei ceea ce au nevoie pentru a-și termina munca cu succes și la timp.

Pasul 7: La sfârșit, revizuiți ceea ce ați învățat

Odată ce proiectul este finalizat, nu trece cu nerăbdare la următorul. Fă-ți timp pentru a reflecta, atât ca echipă, cât și ca manager de proiect de marketing, la aceste întrebări:

• Ce a mers bine? Și nu vă gândiți doar la KPI-urile pe care i-ați urmărit; luați în considerare, de asemenea, câștigurile neașteptate și factorii care au contribuit la acestea. Notați ce a mers bine în ceea ce privește colaborarea în echipă, comunicarea cu părțile interesate, fluxul de lucru al proiectului și așa mai departe.
• Ce nu a mers atât de bine? Gândește-te la obiectivele pe care nu le-ai îndeplinit, la domeniile în care munca ta în echipă ar fi putut fi mai bună și la care nu ai rămas în situația de prim-ministru.
• Ce ar putea fi îmbunătățit în viitor? Reflectarea la proiectele trecute nu este de mare folos dacă nu puneți în practică lecțiile pe care le învățați. Așadar, transformă-ți observațiile în pași practici care vor obține rezultate mai bune la proiectele viitoare.

Având discuții deschise despre aceste întrebări și făcând o evaluare sinceră a performanței dvs. ca manager de proiect, puteți crește exponențial succesul dvs. (și al echipei dvs.!) în campaniile viitoare.

Îmbunătățiți-vă abilitățile de management al proiectelor de marketing

Indiferent de rolul dvs. în departamentul de marketing, a învăța să gestionați mai mult proiectele vă poate servi bine dvs. și companiei dvs. Profitați de fiecare ocazie pentru a exersa abilitățile, procesele și instrumentele pe care le-am discutat (inclus CoSchedule). Harta cronologie și date cheie; stabiliți responsabilități clare pentru fiecare membru al echipei de marketing; revizuiți proiectele pe care le-ați reușit pentru a vedea unde vă puteți îmbunătăți data viitoare. La urma urmei, succesul unei campanii depinde în mare măsură de organizarea liderului acesteia. Depinde de tine să-l faci pe următorul câștigător.