Gerenciamento de projetos de marketing: como organizar projetos em 7 etapas

O gerenciamento de projetos de marketing pode ser assustador, especialmente se não for algo com o qual você tenha muita experiência. No entanto, você pode precisar assumir responsabilidades de liderança, seja você um gerente de projeto de marketing por cargo formal ou não. Ao longo do ano passado, as equipes de marketing relataram ter sido solicitadas a fazer mais usando os mesmos recursos. É importante saber o que é preciso para ser eficaz: onde cortar custos, como motivar sua equipe e como dominar o gerenciamento de tempo para manter as campanhas nos trilhos. Não sabe por onde começar? Este post abordará as habilidades e processos que você precisa para começar com o pé direito. Mas primeiro...

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O que é gerenciamento de projetos de marketing (... e não é)

O gerenciamento de projetos de marketing é o planejamento, organização, execução, acompanhamento e otimização da estratégia de marketing. Em outras palavras: os gerentes de projeto (PMs) supervisionam os projetos do início ao fim, garantindo que suas equipes cumpram todos os prazos ao longo do caminho. Embora os itens acima sejam, obviamente, os deveres de um PM designado, outros membros da equipe de marketing também podem ser responsáveis ​​por eles. Isso porque o gerenciamento de projetos de marketing não é apenas um cargo; é um conjunto de responsabilidades. Mas, independentemente de você ter o cargo ou as responsabilidades, lembre-se de que nem microgerenciamento nem controle total garantem. Um bom gerente de projetos de marketing:

• Facilita a produtividade, mas não tenta tomar conta de outros profissionais.
• Não tenta tomar decisões sozinho, mas sim delega e busca contribuições contínuas de sua equipe.

Abraçar o processo de gerenciamento de projetos sobre o qual falaremos em breve pode ajudá-lo a fazer as duas coisas e levar sua equipe ao sucesso.

O que faz um gerente de projetos de marketing?

Os PMs são responsáveis ​​por supervisionar a execução dos planos de marketing de ponta a ponta e engloba muitas funções. Um gerente de projeto de marketing precisa cumprir algumas coisas básicas:

• Escopo de projetos com precisão, desenvolvendo a base para fluxos de trabalho de projeto e definindo prazos razoáveis.
• Delegar tarefas para as pessoas e equipes certas, na ordem certa.
• Garantir que todos tenham o que precisam para realizar seu trabalho bem e dentro do cronograma.
• Facilitar a comunicação clara entre as partes interessadas para manter os projetos no caminho certo e entregar uma campanha coesa e eficaz.

Com tantas partes móveis, especialmente para projetos complexos, o gerenciamento eficiente de projetos exige habilidade.

Quais habilidades um gerente de projeto de marketing precisa?

Para ser bem-sucedido como gerente de projeto de uma campanha de marketing, você precisa de uma combinação de habilidades sociais e técnicas. As soft skills necessárias incluem fortes:

• Comunicação escrita e oral para que todos tenham clareza sobre os detalhes do projeto.
• Resolução de conflitos para resolver rapidamente desentendimentos ou mal-entendidos que possam ameaçar o progresso ou o sucesso de um projeto.
• Liderança forte para fornecer estrutura, manter a execução simplificada e motivar os membros da equipe a fazer o melhor trabalho.
• Gerenciamento do tempo para manter você e todos os outros avançando. (Alerta de spoiler: tarefas de alto impacto devem receber mais atenção.)
• Conhecimento no assunto para uma ideia realista do escopo do projeto, uma compreensão completa das etapas que levam ao objetivo final e melhor comunicação com as partes interessadas.

“E quanto às habilidades técnicas?” Eu ouço você perguntar. Esta não é necessariamente uma lista completa, mas abrange as principais competências que você faria bem em desenvolver. Considere isso uma pequena lista do que você precisa para sobreviver (que é realmente o que queremos aqui).

• Gerenciamento de tarefas para desenvolver planos estratégicos de ação para obter os resultados desejados.
• Planejamento de cronograma , que inclui a definição de prazos razoáveis ​​que permitem atrasos inesperados e o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Em qualquer projeto, você provavelmente terá várias pessoas trabalhando em diferentes partes do todo maior.
• Familiaridade com ferramentas de gerenciamento de projetos de marketing como CoSchedule. Você terá um painel para armazenar informações e tarefas do projeto. O resultado? Trabalho em equipe e execução de campanha sem atrito.
• Gerenciamento de recursos , incluindo tempo, dinheiro e pessoas para realizar o trabalho de acordo com o planejado.

Com essa compreensão do que o gerenciamento eficaz de projetos de marketing implica, vamos entrar nas etapas práticas para liderar um projeto.

Etapa 1: entender o projeto

A marca do mau gerenciamento de projetos é a “falta de percepção, previsão e conhecimento do que isso implica para levar sua equipe a produzir excelentes resultados”, de acordo com Thomas Mirmotahari, da PerkUp. “O planejamento de projeto inteligente inclui uma compreensão completa dos objetivos do projeto em relação a um sistema de execução que suporta o cumprimento desses prazos e metas em intervalos mensuráveis.” Para obter esse entendimento para sua próxima campanha, considere o seguinte:

1. No que a equipe de marketing está trabalhando? Se você não conseguir chegar a uma descrição geral do projeto, é um sinal revelador de que você precisa de mais clareza antes de seguir em frente.
2. Quem está trabalhando no projeto? Considere a experiência que cada membro de sua equipe de marketing (ou outras equipes) tem a oferecer. Sem falar de quais recursos eles precisam e qual o melhor estilo de liderança para eles.
3. Quando o projeto deve ser concluído? Idealmente, você deve preencher os prazos da tarefa e do projeto geral para dar a você e sua equipe um buffer se uma parte do projeto demorar mais do que o esperado.

Uma vez que você esteja claro sobre esses três aspectos do projeto que está liderando, você pode passar com segurança para o próximo estágio.

Etapa 2: Quais são os objetivos da equipe?

Em seguida, é hora de se aprofundar no que sua equipe fará e, mais importante, no propósito por trás disso. Faça a si mesmo estas perguntas:

1. Quais são as entregas do projeto? Por exemplo, isso pode incluir conteúdo para uma próxima campanha de marketing por e-mail ou a criação de ativos para dar suporte ao lançamento de um novo produto.
2. Qual é o objetivo principal do projeto? Além de delinear qual será o resultado da equipe, defina o impacto pretendido. O reconhecimento da marca e a geração de leads são objetivos comuns.
3. Quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) serão medidos? É difícil julgar com precisão o sucesso no marketing sem acompanhar as métricas corretas e definir benchmarks para medir. Portanto, determine quais KPIs se alinham às metas do projeto, observe o desempenho atual e defina uma meta SMART para melhorar essas métricas.

"Uma estratégia bem pensada pode ajudá-lo a evitar muitos erros em potencial. Planejar com antecedência pode evitar desperdício de tempo ou esforço. Também pode permitir que você construa uma estrutura sólida para seu projeto, o que facilita a fique no caminho certo e avance com seu trabalho.” —David Rowland, chefe de marketing digital da EcoOnline Construir uma base sólida para o seu projeto é metade da batalha. Não se apresse. Leve o seu tempo com esta etapa e as etapas de planejamento subsequentes.

Etapa 3: mapear uma linha do tempo do projeto

Outra parte fundamental do planejamento do projeto de marketing é mapear um cronograma de projeto razoável. Na verdade, Jonas van de Poel, chefe de marketing de conteúdo da Unmuted, classificou-a como a habilidade de gerenciamento de projetos mais negligenciada: "O marketing é um processo criativo e complexo. em seus resultados. "Qualquer gerente de projeto de marketing inteligente adicionará buffers para permitir espaço para essas edições mágicas de toque final. É esse espaço para respirar que separa o gerenciamento de projetos de marketing bem-sucedido e malsucedido." Então, como você pode garantir que os prazos definidos sejam atingíveis e contribuam para o sucesso do projeto? Siga este processo e crie um roteiro de projeto de marketing:

1. Identifique as tarefas necessárias para cada membro da equipe. É aqui que a experiência no assunto, conhecer sua equipe e definir as entregas são úteis. Você não pode atribuir as tarefas certas às pessoas certas se estiver no escuro sobre alguma ou todas essas coisas.
2. Estime quanto tempo cada tarefa levará. Preencher ligeiramente os cronogramas do projeto para permitir atrasos inesperados. Uma boa regra prática: acrescente dois a três dias para os prazos de entrega das tarefas e uma a duas semanas para o prazo final.
3. Identifique as dependências para cada tarefa. Que trabalho deve ser feito primeiro para que outras tarefas possam ser concluídas com sucesso? Descobrir isso pode evitar atrasos de etapas ignoradas, ter que refazer o trabalho que foi feito sem as entradas necessárias ou que os membros da equipe sejam forçados a esperar por recursos.
4. Coloque as tarefas em ordem cronológica. Com todas as tarefas descritas e os tempos de resposta definidos primeiro, é muito mais fácil evitar pular etapas ou atribuir tarefas na ordem errada.

Você também pode definir marcos – pontos-chave no projeto – que podem mantê-lo orientado à medida que o projeto avança. De qualquer forma, uma vez que o cronograma esteja definido, você pode começar a organizar os detalhes para sua equipe revisar.

Etapa 4: explique o projeto com um resumo criativo

Os briefs criativos reúnem informações pertinentes do projeto – como quem precisa fazer o quê e quando – em um só lugar. É um esboço simples de tudo o que o projeto implicará, incluindo:

• Descrição do Projeto
• Entregáveis
• Objetivos do projeto
• Membros da equipe e pontos de contato
• Fluxo de trabalho e cronograma do projeto

Dependendo do projeto, você também pode adicionar detalhes como:

• Descrição do público-alvo
• Orientação de mensagens e tom de voz
• Orçamento do projeto se você estiver se preparando para uma campanha paga

Use um modelo de resumo criativo que você possa preencher facilmente para cada novo projeto, para não começar do zero todas as vezes. Isso não apenas economizará um tempo precioso, mas o formato consistente impedirá que detalhes importantes desapareçam. As boas notícias? Um resumo de conteúdo não precisa ser excessivamente complexo. Geralmente, um documento do Word ou um slidedeck do PowerPoint é tudo o que você precisa. Aqui está um exemplo de como um pode parecer (com base no modelo real que o CoSchedule usa internamente):

Etapa 5: organize-se com o software de gerenciamento de projetos de marketing

Com todos os detalhes do projeto descritos, você pode adicioná-los à plataforma de gerenciamento de projetos de sua escolha. Não está usando um atualmente? Chaenara O'Brien, chefe de estratégia da Thought Bakery, tem este conselho para você: “Se você não estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos para otimizar suas atividades de marketing no momento, você deve avaliar se suas futuras metas de marketing podem lidar com o risco das coisas que caem no caos sem um sistema confiável." Falando sobre a importância de saber como usar ferramentas como o CoSchedule de forma eficiente, Chaenara continuou: "Elas são inestimáveis, pois ajudam a preencher a lacuna entre uma longa lista de tarefas e o pipeline de esforço que você ainda tem disponíveis em sua alocação de recursos." Pesquisas confirmam isso: 83% das equipes de marketing bem-sucedidas usam ferramentas de colaboração (em comparação com apenas metade das menos bem-sucedidas). para fins de demonstração, este post vai usar o CoSchedule) e começar a criar entradas para cada fase e marcar os prazos. Depois de ter tudo colocado, você poderá alternar entre visualizar seu pro projetos e campanhas no calendário de marketing CoSchedule: Planejou suas tarefas em outro lugar, como em uma Planilha Google ou em outra ferramenta de gerenciamento de projetos? A funcionalidade de importação em massa pode economizar seu tempo. A funcionalidade do modelo de tarefa foi criada para acelerar a criação da lista de tarefas e os recursos de colaboração em equipe para compartilhar o progresso em tempo real. Além disso, escolha entre centenas de integrações do CoSchedule para otimizar fluxos de trabalho e melhorar a eficiência da equipe. Com o Zapier, você pode conectar aplicativos populares de maneira rápida e fácil, como Mailchimp, Planilhas Google, Shopify e muito mais. O objetivo é ter o maior número possível de tarefas em um calendário de marketing. Dessa forma, a equipe do projeto não está alternando desnecessariamente entre aplicativos, o que é demorado e arriscado. Fale sobre como tornar o gerenciamento de projetos de marketing mais fácil.

Etapa 6: Agende reuniões para acompanhar o progresso do projeto

Por falar em progresso, acompanhar o andamento do seu plano é crucial para o gerenciamento bem-sucedido dos projetos de marketing. (Isso é especialmente verdade se sua equipe trabalha remotamente.) Como você deve fazer isso depende de sua empresa e equipe. Se sua empresa usa marketing ágil, as reuniões diárias podem ser suficientes para acompanhar o avanço em direção aos principais marcos. Caso contrário, pode fazer sentido agendar reuniões recorrentes mais estruturadas – por exemplo, reuniões semanais – para obter atualizações de status de várias equipes. Não importa que tipo de reuniões você escolha, o importante é que você aproveite ao máximo. (Vamos ser sinceros: a maioria das reuniões poderia ter sido por e-mail.) Crie uma agenda e, em vez de se concentrar apenas no progresso até o momento, use as reuniões para antecipar e se preparar para possíveis obstáculos. Se você fizer isso, será mais fácil dar aos membros da equipe o que eles precisam para terminar seu trabalho com sucesso e dentro do prazo.

Etapa 7: no final, revise o que você aprendeu

Uma vez que o projeto é feito, não passe ansiosamente para o próximo. Reserve um tempo para refletir – tanto como equipe quanto como gerente de projeto de marketing – sobre estas questões:

• O que foi bem? E não pense apenas nos KPIs que você rastreou; considere também vitórias inesperadas e os fatores que contribuíram para elas. Anote o que deu certo em termos de colaboração em equipe, comunicação com as partes interessadas, fluxo de trabalho do projeto e assim por diante.
• O que não correu tão bem? Pense nos objetivos que você não atingiu, nas áreas em que seu trabalho em equipe poderia ter sido melhor e onde você falhou como PM.
• O que pode ser melhorado no futuro? Refletir sobre projetos passados ​​não é muito útil se você não colocar em prática as lições aprendidas. Portanto, transforme suas observações em etapas práticas que obterão melhores resultados em projetos futuros.

Ao ter discussões abertas sobre essas questões e fazer uma avaliação honesta de seu desempenho como gerente de projeto, você pode aumentar exponencialmente seu sucesso (e de sua equipe!) em campanhas futuras.

Melhore suas habilidades de gerenciamento de projetos de marketing

Não importa sua função no departamento de marketing, aprender a gerenciar mais projetos pode servir bem a você e sua empresa. Aproveite todas as oportunidades para praticar as habilidades, processos e ferramentas que discutimos (CoSchedule incluído). Mapear cronogramas e datas-chave; definir responsabilidades claras para cada membro da equipe de marketing; revise os projetos que você conseguiu para ver onde você pode melhorar na próxima vez. Afinal, o sucesso de uma campanha depende muito da organização de seu líder. Cabe a você fazer do próximo um vencedor.