การจัดการโครงการทางการตลาด: วิธีการจัดระเบียบโครงการใน 7 ขั้นตอน
เผยแพร่แล้ว: 2022-09-13
การจัดการโครงการทางการตลาดอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่ใช่สิ่งที่คุณมีประสบการณ์มาก อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องรับผิดชอบในการเป็นผู้นำ ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการโครงการการตลาดตามตำแหน่งงานที่เป็นทางการหรือไม่ก็ตาม ในปีที่ผ่านมา ทีมการตลาดรายงานว่ามีการขอให้ทำสิ่งต่างๆ มากขึ้นโดยใช้แหล่งข้อมูลเดิม สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าต้องทำอย่างไรจึงจะมีประสิทธิภาพ: การตัดมุม วิธีจูงใจทีมของคุณ และวิธีจัดการเวลาให้เชี่ยวชาญเพื่อให้แคมเปญเป็นไปตามเป้าหมาย ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? โพสต์นี้จะครอบคลุมทักษะและกระบวนการที่จำเป็นในการก้าวเท้าขวา แต่แรก...รับชุดแม่แบบการจัดการโครงการการตลาดของคุณ
ชุดรวมฟรีนี้มาพร้อมกับสเปรดชีตเพื่อช่วยคุณจัดการกระบวนการทางการตลาดทั้งหมดและใช้ประโยชน์สูงสุดจากทีมของคุณ สารบัญ
- การจัดการโครงการการตลาดคืออะไร (... และไม่ใช่)
- ผู้จัดการโครงการการตลาดทำอะไร?
- ผู้จัดการโครงการการตลาดต้องการทักษะอะไรบ้าง?
การจัดการโครงการการตลาดคืออะไร (... และไม่ใช่)
การจัดการโครงการทางการตลาดคือการวางแผน องค์กร การดำเนินการ การติดตาม และการเพิ่มประสิทธิภาพของกลยุทธ์ทางการตลาด กล่าวอีกนัยหนึ่ง: ผู้จัดการโครงการ (PMs) ดูแลโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของพวกเขาทำงานตามกำหนดเวลาทั้งหมดไปพร้อมกัน แม้ว่าข้างต้นจะเป็นหน้าที่ของ PM ที่ได้รับมอบหมาย แต่สมาชิกทีมการตลาดคนอื่นๆ ก็สามารถรับผิดชอบได้เช่นกัน นั่นเป็นเพราะว่าการจัดการโครงการการตลาดไม่ใช่แค่ตำแหน่งงานเท่านั้น มันเป็นชุดของความรับผิดชอบ แต่ไม่ว่าคุณจะถือตำแหน่งงานหรือความรับผิดชอบ อย่าลืมว่าไม่รับประกันการจัดการขนาดเล็กหรือการควบคุมทั้งหมด ผู้จัดการโครงการการตลาดที่ดี:- อำนวยความสะดวกในการผลิต แต่ไม่พยายามดูแลมืออาชีพอื่น ๆ
- ไม่พยายามจัดการกับการตัดสินใจเพียงลำพัง แต่ให้ตัวแทนและแสวงหาข้อมูลอย่างต่อเนื่องจากทีมของพวกเขา
กลับไปด้านบน
ผู้จัดการโครงการการตลาดทำอะไร?
นายกรัฐมนตรีมีหน้าที่กำกับดูแลการดำเนินการตามแผนการตลาดตั้งแต่ต้นจนจบและครอบคลุมหน้าที่ต่างๆ มากมาย ผู้จัดการโครงการการตลาดจำเป็นต้องปฏิบัติตามสิ่งพื้นฐานบางประการ:- กำหนดขอบเขตโครงการอย่างแม่นยำ พัฒนาพื้นฐานสำหรับเวิร์กโฟลว์ของโครงการ และกำหนดเส้นตายที่สมเหตุสมผล
- การมอบหมายงานให้กับบุคคลและทีมที่เหมาะสม ในลำดับที่ถูกต้อง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้ลุล่วงและตามกำหนดเวลา
- อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ชัดเจนระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้โครงการเป็นไปตามแผนและส่งมอบแคมเปญที่เหนียวแน่นและมีประสิทธิภาพ
ด้วยชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่ซับซ้อน การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพจึงต้องใช้ทักษะ กลับไปด้านบน
ผู้จัดการโครงการการตลาดต้องการทักษะอะไรบ้าง?
ในการประสบความสำเร็จในฐานะผู้จัดการโครงการของแคมเปญการตลาด คุณต้องมีทักษะด้านเทคนิคและซอฟท์แวร์ผสมผสานกัน ทักษะอ่อนนุ่มที่จำเป็น ได้แก่ ความแข็งแกร่ง:- การเขียนและการสื่อสารด้วยวาจา เพื่อให้ทุกคนชัดเจนในรายละเอียดของโครงการ
- การแก้ไขข้อ ขัดแย้ง เพื่อแก้ไขข้อขัดแย้งหรือความเข้าใจผิดที่อาจคุกคามความก้าวหน้าหรือความสำเร็จของโครงการได้อย่างรวดเร็ว
- ความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่ง ในการจัดโครงสร้าง รักษาความคล่องตัวในการดำเนินการ และกระตุ้นให้สมาชิกในทีมทำงานให้ดีที่สุด
- การบริหารเวลา เพื่อให้ตัวเองและทุกคนก้าวไปข้างหน้า (การแจ้งเตือนสปอยเลอร์: งานที่มีผลกระทบสูงควรได้รับความสนใจมากที่สุด)
- ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน สำหรับแนวคิดที่เป็นจริงของขอบเขตโครงการ ความเข้าใจอย่างรอบด้านของขั้นตอนที่นำไปสู่เป้าหมายสุดท้าย และการสื่อสารที่ดีขึ้นกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
“แล้วทักษะทางเทคนิคล่ะ?” ฉันได้ยินคุณถาม ไม่จำเป็นต้องเป็นรายการที่สมบูรณ์ แต่ครอบคลุมถึงความสามารถหลักที่คุณควรพัฒนาให้ดี พิจารณารายการสั้น ๆ ของสิ่งที่คุณต้องทำ (ซึ่งเป็นสิ่งที่เราจะทำที่นี่จริงๆ)- การจัดการงาน เพื่อพัฒนาแผนปฏิบัติการเชิงกลยุทธ์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
- การวางแผนไทม์ไลน์ ซึ่งรวมถึงการกำหนดเส้นตายที่สมเหตุสมผล ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าที่ไม่คาดคิดและจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในโครงการใดก็ตาม คุณอาจมีหลายคนที่ทำงานในส่วนต่างๆ ของส่วนรวมที่มากกว่า
- ทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือการจัดการโครงการทางการตลาด เช่น CoSchedule คุณจะมีแดชบอร์ดเดียวสำหรับเก็บข้อมูลโครงการและสิ่งที่ต้องทำ ผลลัพธ์? การทำงานเป็นทีมและการดำเนินการแคมเปญที่ราบรื่น
- การจัดการทรัพยากร ทั้งเวลา เงิน และคนเพื่อให้งานสำเร็จตามแผน
ขั้นตอนที่ 1: ทำความเข้าใจโครงการ
เครื่องหมายของการจัดการโครงการที่ไม่ดีคือ “การขาดความเข้าใจ การมองการณ์ไกล และความรู้ในสิ่งที่นำไปสู่การขับเคลื่อนทีมของคุณให้สร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม” Thomas Mirmotahari จาก PerkUp กล่าว "การวางแผนโครงการที่ชาญฉลาดประกอบด้วยความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับเป้าหมายของโครงการเทียบกับระบบการดำเนินการที่สนับสนุนการบรรลุกำหนดเวลาและเป้าหมายในช่วงเวลาที่สามารถวัดได้" เพื่อให้เข้าใจแคมเปญต่อไปของคุณ ให้พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:- ทีมการตลาดทำงานเกี่ยวกับอะไร? หากคุณไม่สามารถหาคำอธิบายจากมุมสูงของโครงการได้ นี่เป็นสัญญาณบ่งบอกว่าคุณต้องการความชัดเจนมากกว่านี้ก่อนที่จะดำเนินการต่อไป
- ใครทำงานในโครงการ? พิจารณาถึงความเชี่ยวชาญที่สมาชิกแต่ละคนในทีมการตลาดของคุณ (หรือทีมอื่นๆ) มีให้ ไม่ต้องพูดถึงทรัพยากรที่พวกเขาต้องการและรูปแบบความเป็นผู้นำที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา
- โครงการต้องแล้วเสร็จเมื่อไหร่? ตามหลักการแล้ว คุณควรเพิ่มทั้งงานและกำหนดเวลาของโครงการโดยรวม เพื่อให้คุณและทีมของคุณมีบัฟเฟอร์หากส่วนหนึ่งของโครงการใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้
ขั้นตอนที่ 2: เป้าหมายของทีมคืออะไร
ต่อไป ถึงเวลาเจาะลึกว่าทีมของคุณจะทำอะไร และที่สำคัญกว่านั้นคือจุดประสงค์เบื้องหลัง ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:- ผลงานของโครงการมีอะไรบ้าง? ตัวอย่างเช่น เนื้อหาเหล่านี้อาจรวมถึงเนื้อหาสำหรับแคมเปญการตลาดทางอีเมลที่กำลังจะมีขึ้น หรือการสร้างเนื้อหาเพื่อรองรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่
- วัตถุประสงค์หลักของโครงการคืออะไร? นอกจากการสรุปว่าผลงานของทีมจะเป็นอย่างไร ให้กำหนดผลกระทบที่ตั้งใจไว้ การรับรู้ถึงแบรนด์และการสร้างความสนใจในตัวสินค้าเป็นเป้าหมายร่วมกัน
- ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI) ใดบ้างที่จะถูกวัด? เป็นการยากที่จะตัดสินความสำเร็จในด้านการตลาดอย่างแม่นยำโดยไม่ต้องติดตามตัวชี้วัดที่ถูกต้องและกำหนดเกณฑ์มาตรฐานเพื่อวัด ดังนั้น ให้กำหนดว่า KPI ใดที่สอดคล้องกับเป้าหมายของโครงการ สังเกตประสิทธิภาพปัจจุบัน และตั้งเป้าหมาย SMART เพื่อปรับปรุงตัวชี้วัดเหล่านั้น
"กลยุทธ์ที่รอบคอบสามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นมากมาย การวางแผนล่วงหน้าล่วงหน้าสามารถช่วยให้คุณไม่ต้องเสียเวลาหรือความพยายามไปเปล่าๆ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถสร้างกรอบงานที่มั่นคงสำหรับโครงการของคุณ ซึ่งทำให้ง่ายขึ้น อยู่ในเส้นทางและก้าวไปข้างหน้ากับงานของคุณ” —David Rowland หัวหน้าฝ่ายการตลาดดิจิทัลที่ EcoOnline การสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับโครงการของคุณมีชัยไปกว่าครึ่ง อย่ารีบเร่ง ใช้เวลากับขั้นตอนนี้และขั้นตอนการวางแผนที่ตามมาขั้นตอนที่ 3: กำหนดเส้นเวลาของโครงการ
อีกส่วนสำคัญของการวางแผนโครงการทางการตลาดคือการทำแผนที่กำหนดการโครงการที่เหมาะสม อันที่จริง Jonas van de Poel หัวหน้าฝ่ายการตลาดเนื้อหาที่ Unmuted ระบุว่าเป็นทักษะการจัดการโครงการที่ถูกมองข้ามมากที่สุด: "การตลาดเป็นกระบวนการที่สร้างสรรค์และซับซ้อน เมื่อคุณฆ่ากระบวนการนี้ด้วยกำหนดเวลาที่คับแคบโดยไม่จำเป็น ในที่สุด สิ่งนี้ก็จะแสดงออกมา ในผลลัพธ์ของคุณ "ผู้จัดการโครงการการตลาดที่ชาญฉลาดคนใดจะเพิ่มบัฟเฟอร์เพื่อให้มีที่ว่างสำหรับการแก้ไขขั้นสุดท้ายที่มีมนต์ขลัง มันคือห้องนี้ที่จะหายใจซึ่งแยกการจัดการโครงการการตลาดที่ประสบความสำเร็จและไม่ประสบความสำเร็จ" ดังนั้นคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่ากำหนดเวลาที่คุณตั้งไว้นั้นสามารถบรรลุได้และมีส่วนสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ ทำตามขั้นตอนนี้ และสร้างแผนงานโครงการทางการตลาด:- ระบุงานที่จำเป็นสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน นี่คือจุดที่ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน การรู้จักทีมของคุณ และการกำหนดสิ่งที่ส่งมอบมีประโยชน์ คุณไม่สามารถมอบหมายงานที่ถูกต้องให้กับคนที่ใช่ได้ หากคุณยังไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิ่งเหล่านั้นหรือทั้งหมด
- ประมาณการว่าแต่ละงานจะใช้เวลานานเท่าใด โครงการ Pad มีกำหนดการเล็กน้อยเพื่อให้เกิดความล่าช้าที่ไม่คาดคิด หลักการทั่วไปที่ดี: ใช้เวลาสองถึงสามวันในการตอบสนองงาน และหนึ่งถึงสองสัปดาห์จนถึงเส้นตายสุดท้าย
- ระบุการพึ่งพาสำหรับแต่ละงาน งานอะไรต้องทำก่อนจึงจะเสร็จงานอื่นได้สำเร็จ? การค้นหาสิ่งนี้สามารถป้องกันความล่าช้าจากการข้ามขั้นตอน โดยต้องทำซ้ำงานที่ทำโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลที่จำเป็น หรือจากการถูกบังคับให้รอทรัพยากรจากสมาชิกในทีม
- จัดเรียงงานตามลำดับเวลา เมื่อกำหนดงานทั้งหมดและกำหนดเวลาตอบสนองไว้ก่อนแล้ว การหลีกเลี่ยงการข้ามขั้นตอนหรือมอบหมายงานในลำดับที่ไม่ถูกต้องจะง่ายกว่ามาก
ขั้นตอนที่ 4: อธิบายโครงการด้วยบทสรุปเชิงสร้างสรรค์
ครีเอทีฟบรีฟดึงข้อมูลโครงการที่เกี่ยวข้อง เช่น ใครต้องทำอะไรบ้างและเมื่อไหร่ มาไว้ในที่เดียว เป็นโครงร่างที่เรียบง่ายของทุกสิ่งที่โครงการจะนำมาซึ่ง ได้แก่ :- รายละเอียดโครงการ
- สินค้าพร้อมส่ง
- เป้าหมายของโครงการ
- สมาชิกในทีมและจุดติดต่อ
- เวิร์กโฟลว์และไทม์ไลน์ของโครงการ
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงการ คุณอาจต้องการเพิ่มรายละเอียดเช่น:- คำอธิบายกลุ่มเป้าหมาย
- ข้อความและเสียงแนะนำ
- งบประมาณโครงการ หากคุณกำลังเตรียมแคมเปญแบบชำระเงิน
ขั้นตอนที่ 5: จัดระเบียบด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการการตลาด
ด้วยรายละเอียดโครงการทั้งหมดที่ระบุไว้ คุณสามารถเพิ่มลงในแพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่คุณเลือกได้ ไม่ได้ใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง? Chaenara O'Brien หัวหน้าฝ่ายกลยุทธ์ของ Thought Bakery มีคำแนะนำสำหรับคุณ: “หากคุณไม่ได้ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมทางการตลาดของคุณในขณะนี้ คุณควรประเมินว่าเป้าหมายทางการตลาดในอนาคตของคุณสามารถรองรับความเสี่ยงได้หรือไม่ ของสิ่งต่าง ๆ ที่ตกอยู่ในความโกลาหลโดยไม่มีระบบที่เชื่อถือได้" เมื่อพูดถึงความสำคัญของการรู้วิธีใช้เครื่องมืออย่าง CoSchedule อย่างมีประสิทธิภาพ แชนรากล่าวต่อว่า: "สิ่งเหล่านี้ประเมินค่าไม่ได้เพราะช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างรายการงานที่ยาวเหยียดและท่อส่งความพยายามของคุณ ยังคงมีอยู่ในการจัดสรรทรัพยากรของคุณ" การวิจัยสนับสนุนสิ่งนี้: 83% ของทีมการตลาดที่ประสบความสำเร็จใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกัน (เทียบกับเพียงครึ่งหนึ่งของที่ประสบความสำเร็จน้อยที่สุด) เข้าสู่แพลตฟอร์มการจัดการโครงการของคุณ (ไม่ว่าคุณจะใช้อะไรก็ตาม แต่อย่างไรก็ตาม เพื่อจุดประสงค์ในการสาธิต โพสต์นี้จะใช้ CoSchedule) และเริ่มสร้างรายการสำหรับแต่ละเฟสและกำหนดเส้นตาย เมื่อวางทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว คุณจะสามารถสลับระหว่างการดูโปรของคุณ หัวข้อและแคมเปญในปฏิทินการตลาดของ CoSchedule:
วางแผนงานของคุณไว้ที่อื่นเช่นใน Google ชีตหรือเครื่องมือการจัดการโครงการอื่นหรือไม่ ฟังก์ชันการนำเข้าจำนวนมากสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ ฟังก์ชันเท็มเพลตงานถูกสร้างขึ้นเพื่อเพิ่มความเร็วในการสร้างรายการงาน และคุณลักษณะการทำงานร่วมกันในทีมสำหรับการแชร์ความคืบหน้าในแบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ เลือกจากการผสานรวม CoSchedule หลายร้อยรายการเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม ด้วย Zapier คุณสามารถเชื่อมต่อแอปยอดนิยมต่างๆ เช่น Mailchimp, Google ชีต, Shopify และอื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เป้าหมายคือการมีงานมากที่สุดในปฏิทินการตลาดเดียว ด้วยวิธีนี้ ทีมงานโครงการไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอปโดยไม่จำเป็น ซึ่งทั้งใช้เวลานานและมีความเสี่ยง 
พูดคุยเกี่ยวกับการทำให้การจัดการโครงการการตลาดง่ายขึ้นขั้นตอนที่ 6: กำหนดการประชุมเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ
เมื่อพูดถึงความคืบหน้า การติดตามว่าแผนของคุณดำเนินไปได้ดีเพียงใดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการโครงการการตลาดที่ประสบความสำเร็จ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าทีมของคุณทำงานจากระยะไกล) วิธีการที่คุณควรดำเนินการขึ้นอยู่กับบริษัทและทีมของคุณ หากบริษัทของคุณใช้การตลาดแบบคล่องตัว สแตนด์อัพรายวันอาจเพียงพอที่จะติดตามความก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายสำคัญ มิฉะนั้น อาจเป็นการเหมาะสมที่จะกำหนดเวลาการประชุมที่มีโครงสร้างมากขึ้น เช่น การประชุมรายสัปดาห์ เพื่อรับการอัปเดตสถานะจากทีมต่างๆ ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมประเภทใด สิ่งสำคัญคือคุณต้องใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมเหล่านั้น (เอาจริงเอาจัง การประชุมส่วนใหญ่อาจเป็นอีเมลก็ได้) สร้างวาระแทนที่จะมุ่งไปที่ความคืบหน้าเพียงอย่างเดียว ให้ใช้การประชุมเพื่อคาดการณ์และเตรียมพร้อมสำหรับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น หากคุณทำเช่นนั้น จะให้สิ่งที่สมาชิกในทีมต้องการเพื่อทำงานให้เสร็จลุล่วงและตรงเวลาได้ง่ายขึ้นขั้นตอนที่ 7: ในตอนท้าย ทบทวนสิ่งที่คุณได้เรียนรู้
เมื่อโปรเจ็กต์เสร็จแล้ว อย่ากังวลไปในตอนต่อไป ใช้เวลาไตร่ตรอง—ทั้งในฐานะทีมและในฐานะผู้จัดการโครงการการตลาด—กับคำถามเหล่านี้:- อะไรผ่านไปด้วยดี? และอย่าคิดเพียงเกี่ยวกับ KPI ที่คุณติดตาม พิจารณาชัยชนะที่ไม่คาดคิดและปัจจัยที่ส่งผลต่อพวกเขาด้วย จดสิ่งที่ทำได้ดีในการทำงานร่วมกันเป็นทีม การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เวิร์กโฟลว์ของโครงการ และอื่นๆ
- อะไรที่ไม่ดีนัก? ลองนึกถึงวัตถุประสงค์ที่คุณไม่ได้บรรลุ ประเด็นที่การทำงานเป็นทีมของคุณน่าจะดีกว่านี้ และจุดที่คุณขาดการเป็นนายกเทศมนตรี
- สิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ในอนาคต? การไตร่ตรองถึงโครงงานที่ผ่านมาจะไม่มีประโยชน์มากนักถ้าคุณไม่นำบทเรียนที่เรียนรู้ไปปฏิบัติ ดังนั้น เปลี่ยนการสังเกตของคุณเป็นขั้นตอนที่นำไปใช้ได้จริงซึ่งจะได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นสำหรับโครงการในอนาคต