信息過載：它是什麼以及打敗它的 5 個技巧

已發表: 2022-06-22

我們生活在一個信息即貨幣的知識經濟中，今天我們不乏容易獲得的信息。

聽起來是件好事，對吧？

除非你考慮到這一點，否則似乎確實如此：根據哥倫比亞商學院教授希娜·艾揚格 (Sheena Iyengar) 的說法，普通知識工作者每天必須處理相當於 174 份報紙的信息。

那是很多。因此，如此多的人遭受信息過載的困擾，超過 65% 的員工表示這對他們的工作產生了負面影響，也就不足為奇了。

雖然訪問所有這些信息肯定有其好處，但今天的員工需要幫助克服信息過載，以便他們能夠做到最好。繼續閱讀以獲取幫助您和您的員工做到這一點的提示和技巧。

什麼是信息過載？

信息過載是被可用數據的數量和/或頻率所淹沒的狀態。過多的信息，以及我們在日常生活中經歷的不斷淹沒的數據，阻礙了我們有效運作的能力。

信息過載使完成任務和做出明智的決定變得困難。事實上，它可能會導致我們完全無法做出決定並最終導致倦怠。

此外，過時的溝通策略、團隊之間缺乏一致性以及時間限制使員工沒有足夠的時間處理所有這些信息，都會加劇工作場所的負面影響。

為什麼信息過載是個問題？

然而，信息過載導致的不僅僅是決策困難。它還有助於以下方面：

與壓力有關的健康問題

被太多需要處理的信息壓得喘不過氣來——再加上任務壓力、截止日期，以及對及時回复每封電子郵件的期望——都會造成損失。

看看統計數據：

由於信息過載，四分之一的工人報告稱壓力很大，健康狀況不佳。
36% 的管理人員因為必須處理的大量數據而遭受負面的健康影響。
電子郵件給 40% 的知識工作者帶來壓力。

事實上，研究發現，我們實際上經歷了所謂的“電子郵件呼吸暫停”——無意識地屏住呼吸或無法正常呼吸——僅僅是由於電子郵件的壓力。

減少創造力

根據哈佛商學院的研究，信息過載和頻繁中斷會減少創造性活動。

即使是更習慣於不斷轟炸數據並從一種設備切換到另一種設備的年輕工人也會受到影響。

工作關係緊張

處理所有這些壓力也會對員工與同事的關係產生負面影響。

事實上，68% 的經理表示信息過載對他們的職業和個人關係都有害。

智商下降

根據惠普委託進行的一項研究，信息過載和工作流程中斷實際上會降低智能。

研究得出的結論是，因電子郵件和電話中大量信息而分心的員工的智商平均下降了 10 個百分點。

生產力損失

根據英特爾的一項調查發現，三分之一的工作信息是不必要的，對大量數據進行分類和處理——其中大部分是無關緊要的——會影響生產力。

這不僅僅是信息本身，還有當新郵件到達我們的收件箱或在 Slack 中 ping 時發生的中斷。

這些中斷幾乎是恆定的，知識工作者每 3 到 11 分鐘就會中斷一次。而且，平均而言，在中斷之後重新專注於一項任務需要 23 分 15 秒……所以至少可以說，保持專注於工作的可能性是具有挑戰性的。

再加上員工花費大約 30% 的工作日來搜索完成工作所需的信息，而且信息過載使美國經濟每年損失至少 9000 億美元的生產力也就不足為奇了。

受影響的雇主品牌

信息過載的壓力和其他負面影響也會影響員工的士氣、敬業度和滿意度。

這助長了一種沮喪和不快樂的整體氛圍，可能會損害公司文化，並削弱雇主品牌。

克服信息過載的 5 種方法

顯然，信息超載對個人和整個組織來說都是艱難的。以下是您可以採取的一些步驟來克服它。

1. 識別跡象並採取行動。

克服信息過載的第一步是意識到它何時發生。

認識到它對你的感覺。你有沒有註意到呼吸的不同、頭痛、沮喪、肩膀收緊等？

學會注意這些標誌，承認它們，並命名它們。這是一種被稱為情感標籤的做法，心理學家推薦它來幫助你遠離你的感受。

當你認識到這些感受並直面它們時，你就不太可能經歷與信息過載相關的壓力相關症狀。

此外，定期休息——不要等到那些強烈的不知所措的感覺開始出現。離開你的辦公桌，散步，冥想，或者任何能讓你頭腦清醒、讓你平靜下來的活動。

最後，通過保持水分和定期吃營養餐來為您的身體和思想提供能量。您的大腦需要水和葡萄糖才能正常運作，因此請給您的大腦提供對抗信息過載所需的東西。

2. 對信息和時間有選擇性。

你的大腦不斷工作，將你需要的正確信息存儲在短期記憶中，同時將其他數據歸檔到長期記憶中。所以幫幫忙吧。

例如，如果您的經理在您的辦公桌旁停下來給您指示，做筆記並提出問題，那麼您就有了可以參考的信息。

另一方面，如果您的經理在 Slack 消息中或通過您可以參考的演示文稿中概述了她想要的內容，請認識到您此時不必將所有內容都記在心裡。

對如何投資時間採取類似的方法。

您不乏要完成的項目、要返回的消息和要參加的 Zoom 會議，這很快就會讓人不知所措。因此，養成檢查自己的習慣，定期重新評估您的優先事項，並詢問某件事是否真的值得您花時間。

也許現在不是優先事項，但將來會是。也許這是您可以委派的任務，或者您需要申請延期以讓自己有時間完成最佳工作。

3. 對信息收集設置時間限制。

憑藉我們今天可用的所有數據，很容易陷入信息超載，因此在開始之前設置信息收集的範圍。

艾揚格是選擇方面的專家，他說要對此保持戰略性。

“對於我們中的一些人來說，你可能會認為花一兩個小時探索許多不同的事物更為重要——那是你真正創造性地添加到你的知識庫中的時間，”她說。 “對於其他人來說，這可能是一個集中註意力的時候，只在規定的時間內搜索該主題。”

4. 投資正確的工具。

雖然太多的工具會導致其自身的不堪重負，但為您的組織選擇最好的工具可以極大地幫助您應對信息過載。

員工每天花費大約 2.5 小時來搜索完成工作所需的信息。緩解這種情況的一種方法是依靠知識管理軟件，該軟件允許您創建公司 wiki 並組織流程、文檔等信息。

有許多可用的知識管理解決方案，包括 Tettra、Confluence 和 Slab，僅舉幾例。

當然，我也忍不住要提到EveryoneSocial。將您希望員工分享的所有內容集中在一個地方，便於查找、參與和發佈到社交媒體。

這種方法的優點在於，當員工打開EveryoneSocial 時，他們會立即看到最重要的新聞和更新。每個人，無論職位如何——包括遠程和一線工作人員——都可以使用他們需要的一切——僅此而已。

某些信息是否僅適用於最高管理層？只是為了客戶成功或營銷？沒問題。只需創建一個組。

是否某些更新僅用於內部而不是用於社交共享？切換按鈕以將其保留在內部。就這麼簡單。

此外，您可以依靠管理員和版主來確保共享正確的信息，您甚至可以設置警報並突出顯示最重要的公告並鼓勵您的員工參與其中。

或者正如技術顧問 Jerry Michalski 所說，“相信您的社區會在您需要時過濾並為您提供正確的信息。”

5. 對溝通保持戰略性。

三分之二的員工忽略公司電子郵件是有原因的：太多了。事實上，知識工作者平均每天收到 121 封電子郵件。

克服信息過載的最佳方法之一是對需要分發的信息以及共享方式和頻率更具戰略性。

因此，在發送消息之前，請考慮誰真正需要該信息，並避免不必要的抄送和密送。

此外，嘗試根據主題、優先級、員工角色等對內容進行細分。此外，為如何傳達這些信息制定一項策略，如果你能將所有信息集中在一個中心位置，那就更好了。

EveryoneSocial 是一個很好的解決方案，因為它允許您在一個中心位置管理內容，這些內容可以根據個別員工的角色和權限進行定制。他們可以通過桌面或應用程序訪問 EveryoneSocial 提要。

此外，管理員可以在幾分鐘內在 EveryoneSocial 中設置內容通訊，並安排定期發送。每個時事通訊都將針對個別員工進行定制，將他們尚未參與的 EveryoneSocial 內容直接發送到他們的收件箱。

讓EveryoneSocial幫助您克服信息過載

我們才剛剛開始使用EveryoneSocial 幫助組織應對信息過載的所有方式——它所做的遠不止這些。

從 Qualtrics 和 Vidyard 到 Adobe 和 Dell 的公司都依賴我們的平台來讓員工了解最新情況、增加覆蓋面和參與度、改善雇主品牌等等，這是有原因的。