Sobrecarga de informações: o que é e 5 dicas para vencê-la
Publicados: 2022-06-22Vivemos em uma economia do conhecimento onde a informação é moeda, e não há escassez de informação facilmente disponível para nós hoje.
Parece uma coisa boa, certo?
Com certeza parece que sim, até que você considere isso: o trabalhador do conhecimento médio deve processar o equivalente a 174 jornais de informações diariamente, de acordo com a professora da Columbia Business School, Sheena Iyengar.
Isso é muito . Não é surpresa, então, que tantas pessoas sofram de sobrecarga de informações e que mais de 65% dos funcionários digam que isso afeta negativamente seu trabalho.
Embora o acesso a todas essas informações certamente tenha seus benefícios, os funcionários de hoje precisam de ajuda para superar a sobrecarga de informações para que possam fazer o melhor trabalho possível. Continue lendo para obter dicas e truques para ajudar você e seu pessoal a fazer exatamente isso.
O que é sobrecarga de informação?
A sobrecarga de informação é o estado de estar sobrecarregado pela quantidade e/ou frequência de dados disponíveis. Uma quantidade excessiva de informações, bem como a constante inundação de dados que vivenciamos no dia a dia, impedem nossa capacidade de funcionar de forma eficaz.
A sobrecarga de informações dificulta a conclusão de tarefas e a tomada de decisões informadas. Na verdade, pode resultar em nos paralisar de tomar uma decisão e, finalmente, levar ao esgotamento.
Além disso, os efeitos negativos disso no local de trabalho podem ser exacerbados por uma estratégia de comunicação desatualizada, falta de alinhamento entre as equipes e restrições de tempo que não permitem que os trabalhadores tenham tempo suficiente para processar todas essas informações.
Por que a sobrecarga de informações é um problema?
A sobrecarga de informações resulta em muito mais do que apenas dificuldades de tomada de decisão. Também contribui para o seguinte:
Problemas de saúde relacionados ao estresse
Ficar sobrecarregado com muitas informações para processar – combinado com o estresse das tarefas, prazos e a expectativa de que você responda a todos os e-mails que chegar em tempo hábil – cobra seu preço.
Basta dar uma olhada nas estatísticas:
- Um quarto dos trabalhadores relata estresse significativo e problemas de saúde devido à sobrecarga de informações.
- 36% dos gerentes experimentam efeitos negativos à saúde devido à quantidade de dados simples que precisam processar.
- O e-mail causa estresse para 40% dos trabalhadores do conhecimento.
De fato, estudos descobriram que realmente experimentamos o que é conhecido como “apneia do e-mail” – inconscientemente prendendo a respiração ou não respirando de maneira normal – apenas devido ao estresse do e-mail.
Criatividade reduzida
A sobrecarga de informações e as interrupções frequentes reduzem a atividade criativa, de acordo com uma pesquisa da Harvard Business School.
Até mesmo trabalhadores jovens, mais acostumados ao bombardeio constante de dados e à mudança de um dispositivo para outro, são afetados.
Estresse nas relações de trabalho
Lidar com todo esse estresse também afeta negativamente as relações dos funcionários com seus colegas de trabalho.
De fato, 68% dos gestores relatam que a sobrecarga de informações é prejudicial tanto para seus relacionamentos profissionais quanto pessoais.
Queda de QI
A sobrecarga de informações e as interrupções no fluxo de trabalho podem realmente diminuir a inteligência, de acordo com um estudo encomendado pela Hewlett-Packard.
A pesquisa concluiu que os funcionários distraídos pelo influxo de informações de e-mail e telefonemas sofreram uma queda média de 10 pontos no QI.
Perda de produtividade
Classificar e processar imensas quantidades de dados – muitos deles irrelevantes, de acordo com uma pesquisa da Intel que descobriu que um terço das mensagens de trabalho são desnecessárias – afeta a produtividade.
Não são apenas as informações em si, mas também as interrupções que ocorrem quando novas mensagens chegam em nossas caixas de entrada ou ping no Slack.
Essas interrupções são quase constantes, com trabalhadores do conhecimento interrompidos a cada 3 a 11 minutos. E, em média, leva 23 minutos e 15 segundos para refocar em uma tarefa após essa interrupção... então a probabilidade de manter o foco no trabalho é um desafio, para dizer o mínimo.
Acrescente o fato de que os funcionários gastam cerca de 30% do dia de trabalho procurando as informações de que precisam para fazer seu trabalho, e não é chocante que a sobrecarga de informações custe à economia dos EUA pelo menos US$ 900 bilhões anualmente em perda de produtividade.
Marca empregadora impactada
O estresse e outros efeitos negativos da sobrecarga de informações também afetam o moral, o engajamento e a satisfação dos funcionários.
Isso contribui para uma atmosfera geral de frustração e infelicidade que pode prejudicar a cultura da empresa, bem como diminuir a marca do empregador.
5 maneiras de vencer a sobrecarga de informações
Claramente, a sobrecarga de informações é difícil para as pessoas e organizações como um todo. Aqui estão alguns passos que você pode tomar para superá-lo.
1. Reconheça os sinais e aja.
O primeiro passo para superar a sobrecarga de informações é perceber quando isso está acontecendo.
Reconheça como se sente para você. Você percebe uma diferença na respiração, uma dor de cabeça chegando, frustração chegando, um aperto nos ombros, etc.?
Aprenda a notar esses sinais, reconhecê-los e nomeá-los. Essa é uma prática conhecida como rotulagem emocional que os psicólogos recomendam para ajudá-lo a se distanciar do que está sentindo.
Quando você reconhece esses sentimentos e os aborda de frente, é menos provável que experimente os sintomas relacionados ao estresse associados à sobrecarga de informações.
Além disso, faça pausas regulares – não espere até que esses sentimentos intensos de opressão apareçam. Afaste-se de sua mesa, dê um passeio, medite ou qualquer atividade que limpe sua mente e acalme você.
Finalmente, alimente seu corpo e sua mente mantendo-se hidratado e comendo refeições nutritivas regulares. Seu cérebro precisa de água e glicose para funcionar corretamente, então dê à sua mente o que ela precisa para combater a sobrecarga de informações.
2. Seja seletivo com as informações e com o seu tempo.
Seu cérebro trabalha constantemente para armazenar as informações certas de que você precisa imediatamente na memória de curto prazo, enquanto arquiva outros dados na memória de longo prazo. Então ajude.
Por exemplo, se seu gerente passar em sua mesa e lhe der instruções, faça anotações e faça perguntas, para que você tenha essas informações para consultar.
Se, por outro lado, seu gerente descreve o que ele quer em uma mensagem do Slack ou por meio de uma apresentação que você pode consultar, reconheça que você não precisa memorizar tudo neste momento.
Adote uma abordagem semelhante à forma como você investe seu tempo.
Você não tem falta de projetos para concluir, mensagens para retornar e reuniões do Zoom para participar, e isso pode ser esmagador rapidamente. Portanto, crie o hábito de verificar consigo mesmo, reavaliar regularmente suas prioridades e perguntar se algo realmente vale o seu tempo.
Talvez não seja uma prioridade agora, mas será no futuro. Talvez seja uma tarefa que você pode delegar ou uma que você precise solicitar uma extensão para ter tempo para fazer seu melhor trabalho.
3. Coloque um limite de tempo na coleta de informações.
Com todos os dados disponíveis para nós hoje, é fácil cair na sobrecarga de informações, portanto, defina o escopo de sua coleta de informações antes de começar.
Iyengar, que é especialista em escolha, diz ser estratégico quanto a isso.
“Para alguns de nós, você pode decidir que é mais importante passar uma ou duas horas explorando muitas coisas diferentes – essa é a sua hora de realmente adicionar criatividade à sua base de conhecimento”, disse ela. “Para outros, pode ser um momento para criar foco e pesquisar apenas esse tópico durante o tempo previsto.”
4. Invista nas ferramentas certas.
Embora muitas ferramentas possam resultar em sua própria forma de sobrecarga, selecionar as melhores para sua organização pode ajudar imensamente no combate à sobrecarga de informações.
Os funcionários gastam cerca de 2,5 horas todos os dias procurando informações de que precisam para realizar seus trabalhos. Uma maneira de aliviar isso é contar com um software de gerenciamento de conhecimento que permite criar um wiki da empresa e organizar informações como processos, documentos e muito mais.
Existem inúmeras soluções de gerenciamento de conhecimento disponíveis, incluindo Tettra, Confluence e Slab, só para citar algumas.
Claro, não posso deixar de mencionar EveryoneSocial também. Organize todo o conteúdo que você deseja que os funcionários compartilhem em um só lugar, facilitando a localização, o envolvimento e a publicação nas redes sociais.
O que é ótimo nesse método é que, quando os funcionários abrem o EveryoneSocial, eles veem imediatamente as notícias e atualizações mais importantes. Todos, independentemente da posição – incluindo trabalhadores remotos e da linha de frente – terão acesso a tudo o que precisam – e nada mais.
Algumas informações são apenas para o C-suite? Apenas para o sucesso do cliente ou marketing? Sem problemas. Basta criar um grupo.
Algumas atualizações são apenas internas e não para compartilhamento social? Alterne um botão para mantê-lo interno. É tão fácil quanto isso.
Além disso, você pode contar com administradores e moderadores para garantir que as informações corretas sejam compartilhadas, e você pode até configurar alertas e destacar os anúncios mais importantes e incentivar seu pessoal a se envolver com eles.
Ou como o consultor de tecnologia Jerry Michalski coloca: “Confie em sua comunidade para filtrar e transmitir as coisas certas para você quando você precisar delas”.
5. Seja estratégico nas comunicações.
Há uma razão pela qual 2 em cada 3 funcionários ignoram os e-mails da empresa: são muitos. Na verdade, o trabalhador do conhecimento médio recebe 121 e-mails todos os dias .
Uma das melhores maneiras de superar a sobrecarga de informações é ser mais estratégico não apenas sobre quais informações precisam ser distribuídas, mas também como são compartilhadas e com que frequência.
Portanto, antes de enviar uma mensagem, pense em quem realmente precisa da informação e evite CC's e BCC's desnecessários.
Além disso, tente segmentar o conteúdo com base no tópico, prioridade, funções dos funcionários e muito mais. Além disso, desenvolva uma estratégia de como essas informações serão comunicadas e, se você puder colocar tudo em um lugar central, melhor ainda.
O EveryoneSocial é uma ótima solução para isso, pois permite selecionar conteúdo em um local central que pode ser adaptado à função e às permissões de cada funcionário. Eles podem acessar o feed EveryoneSocial via desktop ou aplicativo.
Além disso, os administradores podem configurar um boletim informativo de conteúdo no EveryoneSocial em questão de minutos e agendá-lo para enviar em intervalos regulares. Cada boletim informativo será personalizado para o funcionário individual, entregando o conteúdo do EveryoneSocial com o qual eles ainda não se envolveram diretamente em suas caixas de entrada.
Deixe todosSocial ajudá-lo a superar a sobrecarga de informações
Acabamos de começar com todas as maneiras pelas quais o EveryoneSocial ajuda as organizações a combater a sobrecarga de informações — e faz muito mais do que isso.
Há uma razão pela qual empresas como Qualtrics e Vidyard, Adobe e Dell confiam em nossa plataforma para manter os funcionários informados, aumentar o alcance e o engajamento, melhorar a marca do empregador e muito mais.