Kelebihan Informasi: Apa Artinya dan 5 Tips untuk Mengatasinya
Diterbitkan: 2022-06-22Kita hidup dalam ekonomi pengetahuan di mana informasi adalah mata uang, dan tidak ada kekurangan informasi yang tersedia dengan mudah bagi kita saat ini.
Kedengarannya seperti hal yang baik, bukan?
Tampaknya begitu sampai Anda mempertimbangkan hal ini: Rata-rata pekerja pengetahuan harus memproses informasi yang setara dengan 174 surat kabar setiap hari, menurut profesor Sekolah Bisnis Columbia Sheena Iyengar.
Itu banyak . Maka tidak mengherankan jika begitu banyak orang menderita kelebihan informasi dan lebih dari 65% karyawan mengatakan hal itu berdampak negatif pada pekerjaan mereka.
Sementara akses ke semua informasi ini tentu memiliki manfaat, karyawan saat ini membutuhkan bantuan untuk mengatasi informasi yang berlebihan sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka. Baca terus untuk tips dan trik untuk membantu Anda dan orang-orang Anda melakukan hal itu.
Apa Itu Kelebihan Informasi?
Informasi yang berlebihan adalah keadaan kewalahan oleh jumlah dan/atau frekuensi data yang tersedia. Jumlah informasi yang berlebihan, serta genangan data yang terus-menerus yang kita alami dalam kehidupan sehari-hari, menghambat kemampuan kita untuk berfungsi secara efektif.
Informasi yang berlebihan membuat sulit untuk menyelesaikan tugas dan membuat keputusan yang tepat. Bahkan, hal itu dapat membuat kita lumpuh dari membuat keputusan sama sekali dan pada akhirnya menyebabkan kelelahan.
Selain itu, efek negatifnya di tempat kerja dapat diperburuk oleh strategi komunikasi yang ketinggalan zaman, kurangnya keselarasan di antara tim, dan batasan waktu yang tidak memberikan cukup waktu bagi pekerja untuk memproses semua informasi itu.
Mengapa Kelebihan Informasi Menjadi Masalah?
Informasi yang berlebihan menghasilkan lebih dari sekadar kesulitan pengambilan keputusan. Ini juga berkontribusi sebagai berikut:
Masalah kesehatan terkait stres
Kewalahan oleh terlalu banyak informasi untuk diproses — dikombinasikan dengan tekanan tugas, tenggat waktu, dan harapan bahwa Anda membalas setiap email yang datang tepat waktu — memakan korban.
Lihat saja statistiknya:
- Seperempat pekerja melaporkan stres yang signifikan dan kesehatan yang buruk karena informasi yang berlebihan.
- 36% manajer mengalami efek kesehatan negatif karena banyaknya data yang harus mereka proses.
- Email menyebabkan stres bagi 40% pekerja pengetahuan.
Faktanya, penelitian telah menemukan bahwa kita benar-benar mengalami apa yang dikenal sebagai “email apnea” – secara tidak sadar menahan napas atau gagal bernapas secara normal – hanya karena stres akibat email.
Kreativitas berkurang
Informasi yang berlebihan dan interupsi yang sering mengurangi aktivitas kreatif, menurut penelitian Harvard Business School.
Bahkan pekerja muda, yang lebih terbiasa dengan data yang terus-menerus dibombardir dan berpindah dari satu perangkat ke perangkat lainnya — terpengaruh.
Ketegangan pada hubungan kerja
Berurusan dengan semua stres itu berdampak negatif pada hubungan karyawan dengan rekan kerja mereka juga.
Faktanya, 68% manajer melaporkan bahwa informasi yang berlebihan berbahaya bagi hubungan profesional dan pribadi mereka.
Penurunan IQ
Informasi yang berlebihan dan gangguan alur kerja sebenarnya dapat menurunkan kecerdasan, menurut sebuah penelitian yang dilakukan oleh Hewlett-Packard.
Penelitian menyimpulkan bahwa karyawan yang terganggu oleh masuknya informasi dari email dan panggilan telepon mengalami penurunan IQ rata-rata 10 poin.
Kehilangan produktivitas
Menyortir dan memproses data dalam jumlah besar — sebagian besar tidak relevan, menurut survei Intel yang menemukan sepertiga dari pesan kerja tidak diperlukan — memengaruhi produktivitas.
Bukan hanya informasi itu sendiri, tetapi juga gangguan yang terjadi ketika pesan baru tiba di kotak masuk kami atau melakukan ping di Slack.
Interupsi tersebut hampir konstan, dengan pekerja pengetahuan terputus setiap 3 hingga 11 menit. Dan, rata-rata, dibutuhkan 23 menit dan 15 detik untuk memfokuskan kembali pada tugas setelah gangguan itu… jadi kemungkinan untuk tetap fokus pada pekerjaan itu menantang, untuk sedikitnya.
Tambahkan fakta bahwa karyawan menghabiskan sekitar 30% dari hari kerja untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, dan tidak mengejutkan bahwa informasi yang berlebihan merugikan ekonomi AS setidaknya $900 miliar per tahun karena hilangnya produktivitas.
Merek perusahaan yang terpengaruh
Stres dan efek negatif lainnya dari informasi yang berlebihan juga berdampak pada moral, keterlibatan, dan kepuasan karyawan.
Ini berkontribusi pada keseluruhan suasana frustrasi dan ketidakbahagiaan yang dapat merusak budaya perusahaan, serta mengurangi citra perusahaan.
5 Cara Mengatasi Kelebihan Informasi
Jelas, informasi yang berlebihan sangat sulit bagi orang-orang dan organisasi secara keseluruhan. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mengatasinya.
1. Kenali tanda-tandanya dan lakukan tindakan.
Langkah pertama dalam mengatasi informasi yang berlebihan adalah menyadari ketika itu terjadi.
Kenali bagaimana rasanya bagi Anda. Apakah Anda melihat perbedaan dalam pernapasan, sakit kepala datang, frustrasi merayap masuk, pengetatan di bahu Anda, dll?
Belajarlah untuk memperhatikan tanda-tanda ini, kenali mereka, dan beri nama mereka. Ini adalah praktik yang dikenal sebagai pelabelan emosional yang direkomendasikan psikolog untuk membantu Anda menjauhkan diri dari apa yang Anda rasakan.
Ketika Anda mengenali perasaan ini dan mengatasinya secara langsung, Anda cenderung tidak mengalami gejala terkait stres yang terkait dengan informasi yang berlebihan.
Juga, istirahatlah secara teratur — jangan menunggu sampai perasaan kewalahan yang intens itu muncul. Menjauhlah dari meja Anda, berjalan-jalan, bermeditasi, atau aktivitas apa pun yang menjernihkan pikiran dan menenangkan Anda.
Akhirnya, bahan bakar tubuh dan pikiran Anda dengan tetap terhidrasi dan makan makanan bergizi secara teratur. Otak Anda membutuhkan air dan glukosa untuk berfungsi dengan baik, jadi berikan pikiran Anda apa yang dibutuhkan untuk memerangi informasi yang berlebihan.
2. Selektif dengan informasi dan waktu Anda.
Otak Anda bekerja terus-menerus untuk menyimpan informasi yang tepat yang Anda perlukan segera dalam memori jangka pendek, sementara itu menyimpan data lain dalam memori jangka panjang. Jadi bantulah.
Misalnya, jika manajer Anda mampir ke meja Anda dan memberi Anda instruksi, buat catatan dan ajukan pertanyaan, jadi Anda memiliki informasi itu untuk dirujuk kembali.
Jika, di sisi lain, manajer Anda menguraikan apa yang dia inginkan dalam pesan Slack atau melalui presentasi yang dapat Anda rujuk kembali, ketahuilah bahwa Anda tidak harus memasukkan semuanya ke memori saat ini.
Ambil pendekatan serupa dengan cara Anda menginvestasikan waktu Anda.
Anda tidak kekurangan proyek untuk diselesaikan, pesan untuk dikembalikan, dan rapat Zoom untuk dihadiri, dan itu bisa menjadi sangat cepat. Jadi biasakan untuk memeriksa diri sendiri, secara teratur menilai kembali prioritas Anda, dan tanyakan apakah ada sesuatu yang benar-benar sepadan dengan waktu Anda.
Mungkin itu bukan prioritas sekarang, tetapi akan menjadi prioritas di masa depan. Mungkin itu adalah tugas yang dapat Anda delegasikan atau tugas yang Anda perlukan untuk meminta perpanjangan agar Anda memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan terbaik Anda.
3. Beri batasan waktu untuk pengumpulan informasi.
Dengan semua data yang tersedia bagi kami hari ini, mudah untuk masuk ke dalam informasi yang berlebihan, jadi tetapkan cakupan pengumpulan informasi Anda sebelum Anda mulai.
Iyengar, yang ahli dalam memilih, mengatakan harus strategis dalam hal ini.
“Bagi sebagian dari kami, Anda mungkin memutuskan bahwa lebih penting menghabiskan satu atau dua jam menjelajahi banyak hal berbeda — itulah waktu Anda untuk benar-benar menambahkan secara kreatif ke basis pengetahuan Anda,” katanya. “Bagi yang lain, ini mungkin saatnya untuk membuat fokus dan hanya mencari topik itu selama waktu yang ditentukan.”
4. Berinvestasi pada alat yang tepat.
Meskipun terlalu banyak alat dapat mengakibatkan kewalahan, memilih yang terbaik untuk organisasi Anda dapat sangat membantu memerangi kelebihan informasi.
Karyawan menghabiskan sekitar 2,5 jam setiap hari untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah dengan mengandalkan perangkat lunak manajemen pengetahuan yang memungkinkan Anda membuat wiki perusahaan dan mengatur informasi seperti proses, dokumen, dan banyak lagi.
Ada banyak solusi manajemen pengetahuan yang tersedia, termasuk Tettra, Confluence, dan Slab, hanya untuk beberapa nama.
Tentu saja, saya tidak bisa tidak menyebutkan EveryoneSocial juga. Susun semua konten yang Anda ingin karyawan bagikan di satu tempat, sehingga mudah ditemukan, terlibat, dan memposting ke sosial.
Yang hebat dari metode ini adalah ketika karyawan membuka EveryoneSocial, mereka akan segera melihat berita dan pembaruan paling penting. Semua orang, terlepas dari posisinya — termasuk pekerja jarak jauh dan garis depan — akan memiliki akses ke semua yang mereka butuhkan — dan tidak lebih.
Apakah informasi tertentu hanya untuk C-suite? Hanya untuk kesuksesan pelanggan atau pemasaran? Tidak masalah. Cukup buat grup.
Apakah beberapa pembaruan hanya bersifat internal dan bukan untuk berbagi sosial? Alihkan tombol agar tetap internal. Ini semudah itu.
Selain itu, Anda dapat mengandalkan admin dan moderator untuk memastikan informasi yang benar dibagikan, dan Anda bahkan dapat mengatur peringatan dan menyoroti pengumuman paling penting dan mendorong orang-orang Anda untuk terlibat dengan mereka.
Atau seperti yang dikatakan oleh konsultan teknologi Jerry Michalski, “Percayai komunitas Anda untuk menyaring dan mengalirkan hal-hal yang tepat kepada Anda saat Anda membutuhkannya.”
5. Bersikaplah strategis tentang komunikasi.
Ada alasan mengapa 2 dari 3 karyawan mengabaikan email perusahaan: Terlalu banyak. Faktanya, rata-rata pekerja pengetahuan menerima 121 email setiap hari .
Salah satu cara terbaik untuk mengatasi kelebihan informasi adalah menjadi lebih strategis tentang tidak hanya informasi apa yang perlu didistribusikan, tetapi juga bagaimana informasi itu dibagikan dan seberapa sering.
Jadi sebelum mengirim pesan, pikirkan siapa yang benar-benar membutuhkan informasi tersebut dan hindari CC dan BCC yang tidak perlu.
Selain itu, cobalah mengelompokkan konten berdasarkan topik, prioritas, peran karyawan, dan lainnya. Juga, kembangkan strategi bagaimana informasi itu akan dikomunikasikan, dan jika Anda bisa meletakkan semuanya di satu tempat terpusat, itu lebih baik.
EveryoneSocial adalah solusi yang bagus untuk ini karena memungkinkan Anda untuk mengkurasi konten di satu lokasi terpusat yang dapat disesuaikan dengan peran dan izin masing-masing karyawan. Mereka dapat mengakses umpan EveryoneSocial melalui desktop atau aplikasi.
Selain itu, admin dapat menyiapkan buletin konten di EveryoneSocial dalam hitungan menit dan menjadwalkannya untuk dikirim secara berkala. Setiap buletin akan disesuaikan untuk masing-masing karyawan, mengirimkan konten EveryoneSocial yang belum mereka ajak berinteraksi langsung ke kotak masuk mereka.
Biarkan Semua OrangSosial Membantu Anda Mengatasi Kelebihan Informasi
Kami baru saja memulai dengan semua cara EveryoneSocial membantu organisasi memerangi informasi yang berlebihan — dan ia melakukan lebih dari itu.
Ada alasan mengapa perusahaan dari Qualtrics dan Vidyard hingga Adobe dan Dell mengandalkan platform kami untuk memberi tahu karyawan, meningkatkan jangkauan dan keterlibatan, meningkatkan merek perusahaan, dan banyak lagi.