Przeciążenie informacjami: co to jest i 5 wskazówek, jak to pokonać
Opublikowany: 2022-06-22Żyjemy w gospodarce opartej na wiedzy, w której informacja jest walutą i nie brakuje nam dziś łatwo dostępnych informacji.
Brzmi jak dobra rzecz, prawda?
Wydaje się, że tak, dopóki nie rozważysz tego: przeciętny pracownik wiedzy musi codziennie przetwarzać informacje o wartości 174 gazet, według profesora Columbia Business School Sheeny Iyengara.
To dużo . Nic więc dziwnego, że tak wiele osób cierpi z powodu przeciążenia informacjami i że ponad 65% pracowników twierdzi, że ma to negatywny wpływ na ich pracę.
Chociaż dostęp do wszystkich tych informacji z pewnością ma swoje zalety, dzisiejsi pracownicy potrzebują pomocy w przezwyciężeniu nadmiaru informacji, aby mogli jak najlepiej wykonywać swoją pracę. Czytaj dalej, aby uzyskać wskazówki i porady, które pomogą Tobie i Twoim ludziom właśnie to zrobić.
Co to jest przeciążenie informacjami?
Przeciążenie informacyjne to stan przytłoczenia ilością i/lub częstotliwością dostępnych danych. Nadmiar informacji, a także ciągłe zasypywanie danych, których doświadczamy w codziennym życiu, utrudnia nam sprawne funkcjonowanie.
Przeciążenie informacjami utrudnia wykonywanie zadań i podejmowanie świadomych decyzji. W rzeczywistości może skutkować sparaliżowaniem nas przed podjęciem decyzji i ostatecznie doprowadzić do wypalenia.
Ponadto negatywne skutki w miejscu pracy mogą być spotęgowane przez przestarzałą strategię komunikacji, brak wyrównania między zespołami i ograniczenia czasowe, które nie dają pracownikom wystarczająco dużo czasu na przetworzenie wszystkich tych informacji.
Dlaczego nadmiar informacji stanowi problem?
Przeciążenie informacjami powoduje jednak znacznie więcej niż tylko trudności w podejmowaniu decyzji. Przyczynia się również do:
Problemy zdrowotne związane ze stresem
Przytłoczenie zbyt dużą ilością informacji do przetworzenia — w połączeniu ze stresem związanym z zadaniami, terminami i oczekiwaniem, że odpowiesz na każdy e-mail, który nadejdzie w odpowiednim czasie — zbiera swoje żniwo.
Wystarczy spojrzeć na statystyki:
- Jedna czwarta pracowników zgłasza znaczny stres i zły stan zdrowia z powodu nadmiaru informacji.
- 36% menedżerów doświadcza negatywnych skutków zdrowotnych z powodu ilości samych danych, które muszą przetworzyć.
- E-mail powoduje stres dla 40% pracowników wiedzy.
W rzeczywistości badania wykazały, że faktycznie doświadczamy tak zwanego „bezdechu e-mailowego” – nieświadomie wstrzymując oddech lub nie oddychając w normalny sposób – tylko z powodu stresu związanego z e-mailami.
Zmniejszona kreatywność
Według badań Harvard Business School przeciążenie informacjami i częste przerwy ograniczają aktywność twórczą.
Nawet młodzi pracownicy, którzy są bardziej przyzwyczajeni do ciągłego bombardowania danych i przełączania się z jednego urządzenia na drugie, są dotknięci.
Nadwyrężenie relacji zawodowych
Radzenie sobie ze stresem negatywnie wpływa również na relacje pracowników ze współpracownikami.
W rzeczywistości 68% menedżerów twierdzi, że przeciążenie informacjami jest szkodliwe zarówno dla ich relacji zawodowych, jak i osobistych.
Upuść IQ
Przeciążenie informacjami i zakłócenia przepływu pracy mogą w rzeczywistości obniżyć inteligencję, zgodnie z badaniem zleconym przez Hewlett-Packard.
Badanie wykazało, że pracownicy rozpraszani napływem informacji z poczty elektronicznej i rozmów telefonicznych cierpieli z powodu średniego 10-punktowego spadku IQ.
Utrata produktywności
Sortowanie i przetwarzanie ogromnych ilości danych — w większości nieistotnych, zgodnie z ankietą firmy Intel, w której stwierdzono, że jedna trzecia wiadomości roboczych jest niepotrzebna — wpływa na wydajność.
Nie chodzi tylko o same informacje, ale także o przerwy, które pojawiają się, gdy nowe wiadomości trafiają do naszych skrzynek odbiorczych lub pingują w Slacku.
Przerwy te są prawie stałe, a pracownicy wiedzy są przerywani co 3 do 11 minut. A po tej przerwie ponowne skupienie się na zadaniu zajmuje średnio 23 minuty i 15 sekund… więc prawdopodobieństwo pozostania skoncentrowanym na pracy jest co najmniej trudne.
Dodajmy do tego fakt, że pracownicy spędzają około 30% dnia pracy na poszukiwaniu informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy, i nie jest to szokujące, że przeciążenie informacjami kosztuje amerykańską gospodarkę co najmniej 900 miliardów dolarów rocznie w postaci utraconej produktywności.
Wpływ marki pracodawcy
Stres i inne negatywne skutki przeciążenia informacjami również wpływają na morale pracowników, zaangażowanie i satysfakcję.
Przyczynia się to do ogólnej atmosfery frustracji i nieszczęścia, które mogą zaszkodzić kulturze firmy, a także osłabić markę pracodawcy.
5 sposobów na pokonanie przeciążenia informacjami
Oczywiście przeciążenie informacjami jest trudne dla ludzi i organizacji jako całości. Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby to przezwyciężyć.
1. Rozpoznaj znaki i podejmij działanie.
Pierwszym krokiem w przezwyciężeniu przeciążenia informacjami jest uświadomienie sobie, kiedy to się dzieje.
Rozpoznaj, jakie to uczucie. Czy zauważasz różnicę w oddychaniu, nadchodzący ból głowy, wkradającą się frustrację, ucisk w ramionach itp.?
Naucz się zauważać te znaki, uznawać je i nazywać je. Jest to praktyka znana jako emocjonalne etykietowanie, którą psychologowie zalecają, aby pomóc ci zdystansować się od tego, co czujesz.
Kiedy rozpoznasz te uczucia i zajmiesz się nimi, jest mniej prawdopodobne, że doświadczysz objawów związanych ze stresem związanych z przeładowaniem informacjami.
Rób też regularne przerwy — nie czekaj, aż zaczną się intensywne uczucia przytłaczania. Odsuń się od biurka, idź na spacer, medytuj lub jakakolwiek czynność oczyści twój umysł i uspokoi cię.
Wreszcie, naładuj swoje ciało i umysł, utrzymując nawodnienie i jedząc regularne pożywne posiłki. Twój mózg potrzebuje wody i glukozy do prawidłowego funkcjonowania, więc daj swojemu umysłowi to, czego potrzebuje, aby zwalczyć nadmiar informacji.
2. Bądź wybredny jeśli chodzi o informacje i swój czas.
Twój mózg nieustannie pracuje, aby przechowywać właściwe informacje, których potrzebujesz natychmiast, w pamięci krótkotrwałej, podczas gdy inne dane są zapisywane w pamięci długoterminowej. Więc pomóż.
Na przykład, jeśli twój przełożony zatrzymuje się przy twoim biurku i udziela instrukcji, robi notatki i zadaje pytania, aby mieć te informacje, do których możesz się odwołać.
Jeśli, z drugiej strony, twój menedżer nakreśli, czego chce w wiadomości Slack lub w prezentacji, do której możesz wrócić, zrozum, że nie musisz w tej chwili zapisywać wszystkiego w pamięci.
Podejmij podobne podejście do tego, jak inwestujesz swój czas.
Nie brakuje projektów do ukończenia, wiadomości do zwrócenia i spotkań Zoom, w których należy wziąć udział, a to może szybko stać się przytłaczające. Wyrób więc nawyk sprawdzania samego siebie, regularnego oceniania swoich priorytetów i pytania, czy coś naprawdę jest warte twojego czasu.
Może nie jest to priorytetem w tej chwili, ale będzie w przyszłości. Może jest to zadanie, które możesz delegować, lub takie, na które musisz poprosić o przedłużenie, aby dać sobie czas na najlepszą pracę.
3. Ustal limit czasowy na zbieranie informacji.
Mając do dyspozycji wszystkie dane, które są nam dzisiaj dostępne, łatwo jest popaść w przeciążenie informacjami, więc przed rozpoczęciem ustal zakres gromadzenia informacji.
Iyengar, który jest ekspertem od wyboru, mówi, że jest w tym strategiczny.
„Dla niektórych z nas możesz zdecydować, że ważniejsze jest poświęcenie jednej lub dwóch godzin na odkrywanie wielu różnych rzeczy — to twój czas, aby naprawdę twórczo wzbogacić swoją bazę wiedzy” – powiedziała. „Dla innych może to być czas na skupienie się i wyszukiwanie tego tematu tylko w wyznaczonym czasie”.
4. Zainwestuj w odpowiednie narzędzia.
Chociaż zbyt wiele narzędzi może powodować przeciążenie, wybór najlepszych dla Twojej organizacji może ogromnie pomóc w walce z przeciążeniem informacjami.
Pracownicy spędzają około 2,5 godziny dziennie na poszukiwaniu informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. Jednym ze sposobów na złagodzenie tego jest poleganie na oprogramowaniu do zarządzania wiedzą, które umożliwia tworzenie firmowej wiki i organizowanie informacji, takich jak procesy, dokumenty i inne.
Dostępnych jest wiele rozwiązań do zarządzania wiedzą, w tym Tettra, Confluence i Slab, żeby wymienić tylko kilka.
Oczywiście nie mogę nie wspomnieć też o EverySocial. Zarządzaj wszystkimi treściami, które pracownicy mają udostępniać w jednym miejscu, ułatwiając znajdowanie, angażowanie się i publikowanie w serwisach społecznościowych.
Wspaniałe w tej metodzie jest to, że gdy pracownicy otworzysz EverySocial, natychmiast zobaczą najważniejsze wiadomości i aktualizacje. Wszyscy, niezależnie od stanowiska — w tym pracownicy zdalni i pracownicy pierwszej linii — będą mieli dostęp do wszystkiego, czego potrzebują — i nic więcej.
Czy pewne informacje dotyczą tylko członków zarządu? Tylko dla sukcesu klienta lub marketingu? Nie ma problemu. Po prostu utwórz grupę.
Czy niektóre aktualizacje są tylko wewnętrzne, a nie do udostępniania społecznościowego? Przełącz przycisk, aby zachować go wewnętrznie. To takie proste.
Ponadto możesz polegać na administratorach i moderatorach, którzy zapewnią udostępnianie właściwych informacji, a nawet możesz skonfigurować alerty i wyróżnić najważniejsze ogłoszenia oraz zachęcić swoich ludzi do interakcji z nimi.
Lub, jak ujął to konsultant ds. technologii Jerry Michalski: „Zaufaj swojej społeczności, że filtruje i przekazuje właściwe rzeczy, gdy ich potrzebujesz”.
5. Podejdź strategicznie do komunikacji.
Jest powód, dla którego 2 na 3 pracowników ignoruje firmowe wiadomości e-mail: jest ich zbyt wiele. W rzeczywistości przeciętny pracownik wiedzy otrzymuje 121 e-maili każdego dnia .
Jednym z najlepszych sposobów przezwyciężenia przeciążenia informacjami jest bardziej strategiczne podejście nie tylko do tego, jakie informacje należy rozpowszechniać, ale także do tego, jak są udostępniane i jak często.
Dlatego przed wysłaniem wiadomości zastanów się, kto naprawdę potrzebuje tych informacji i unikaj niepotrzebnego CC i BCC.
Spróbuj też posegmentować treści na podstawie tematu, priorytetu, ról pracowników i nie tylko. Opracuj także strategię, w jaki sposób te informacje będą przekazywane, a jeśli możesz to wszystko umieścić w jednym centralnym miejscu, jeszcze lepiej.
EverythingSocial to świetne rozwiązanie, ponieważ pozwala na zarządzanie treścią w jednej centralnej lokalizacji, która może być dostosowana do roli i uprawnień poszczególnych pracowników. Mogą uzyskać dostęp do kanału Wszyscy społecznościowe za pośrednictwem komputera lub aplikacji.
Ponadto administratorzy mogą w ciągu kilku minut skonfigurować biuletyn z treścią w EverySocial i zaplanować jego wysyłanie w regularnych odstępach czasu. Każdy biuletyn zostanie dostosowany do indywidualnego pracownika, dostarczając zawartość EverySocial, z którą jeszcze nie korzystali, bezpośrednio do ich skrzynek odbiorczych.
Niech każdySocialPomoc Ci przezwyciężyć nadmiar informacji
Dopiero zaczęliśmy wszystkie sposoby, w jakie EverySocial pomaga organizacjom zwalczać przeciążenie informacjami — i robi o wiele więcej.
Jest powód, dla którego firmy od Qualtrics i Vidyard po Adobe i Dell polegają na naszej platformie, aby informować pracowników, zwiększać zasięg i zaangażowanie, poprawiać markę pracodawcy i wiele więcej.