المعلومات الزائدة: ما هي و 5 نصائح للتغلب عليها

نحن نعيش في اقتصاد المعرفة حيث تكون المعلومات عملة ، ولا يوجد نقص في المعلومات المتاحة لنا بسهولة اليوم.

يبدو وكأنه شيء جيد ، أليس كذلك؟

من المؤكد أن الأمر كذلك حتى تفكر في هذا: يجب على عامل المعرفة العادي معالجة ما يعادل 174 صحيفة من المعلومات على أساس يومي ، وفقًا للأستاذة بكلية كولومبيا للأعمال شينا ينجار.

هذا كثير . ليس من المستغرب إذن أن يعاني الكثير من الناس من كثرة المعلومات وأن أكثر من 65٪ من الموظفين يقولون إن ذلك يؤثر سلبًا على عملهم.

في حين أن الوصول إلى كل هذه المعلومات له فوائده بالتأكيد ، يحتاج موظفو اليوم إلى المساعدة في التغلب على الحمل الزائد للمعلومات حتى يتمكنوا من القيام بأفضل أعمالهم. تابع القراءة للحصول على النصائح والحيل لمساعدتك أنت وأفرادك على فعل ذلك.

ما هو الحمل الزائد للمعلومات؟

فائض المعلومات هو حالة طغت عليها كمية و / أو تكرار البيانات المتاحة. إن الكم الهائل من المعلومات ، وكذلك الغمر المستمر للبيانات التي نختبرها في الحياة اليومية ، يعيق قدرتنا على العمل بفعالية.

يؤدي الحمل الزائد للمعلومات إلى صعوبة إكمال المهام واتخاذ قرارات مستنيرة. في الواقع ، قد يؤدي ذلك إلى شلنا عن اتخاذ قرار على الإطلاق ويؤدي في النهاية إلى الإرهاق.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تتفاقم الآثار السلبية له في مكان العمل بسبب إستراتيجية اتصالات قديمة ، ونقص التنسيق بين الفرق ، والقيود الزمنية التي لا تسمح للعمال بالوقت الكافي لمعالجة كل تلك المعلومات.

لماذا يعتبر الحمل الزائد للمعلومات مشكلة؟

ينتج عن الحمل الزائد للمعلومات أكثر بكثير من مجرد صعوبات في اتخاذ القرار. كما أنه يساهم في ما يلي:

القضايا الصحية المتعلقة بالإجهاد

كونك غارق في الكثير من المعلومات التي لا يمكن معالجتها - إلى جانب ضغوط المهام والمواعيد النهائية وتوقع الرد على كل بريد إلكتروني يأتي في طريقك في الوقت المناسب - يكون له أثره.

ما عليك سوى إلقاء نظرة على الإحصائيات:

• أبلغ ربع العمال عن ضغوط كبيرة وسوء الحالة الصحية بسبب زيادة المعلومات.
• 36٪ من المديرين يعانون من آثار صحية سلبية بسبب كمية البيانات الهائلة التي يجب عليهم معالجتها.
• يتسبب البريد الإلكتروني في إجهاد 40٪ من العاملين في مجال المعرفة.

في الواقع ، وجدت الدراسات أننا في الواقع نختبر ما يُعرف باسم "انقطاع النفس عبر البريد الإلكتروني" - حبس أنفاسنا دون وعي أو فشل في التنفس بطريقة طبيعية - فقط بسبب ضغوط البريد الإلكتروني.

انخفاض الإبداع

فائض المعلومات والانقطاعات المتكررة تقلل من النشاط الإبداعي ، وفقًا لأبحاث كلية هارفارد للأعمال.

حتى العمال الشباب ، الذين اعتادوا القصف المستمر للبيانات والتبديل من جهاز إلى آخر ، يتأثرون.

إجهاد علاقات العمل

إن التعامل مع كل هذا الضغط يؤثر سلبًا على علاقات الموظفين مع زملائهم في العمل أيضًا.

في الواقع ، أفاد 68 ٪ من المديرين أن الحمل الزائد للمعلومات يضر بعلاقاتهم المهنية والشخصية.

انخفاض في معدل الذكاء

وفقًا لدراسة أجرتها شركة Hewlett-Packard ، يمكن أن يؤدي الحمل الزائد للمعلومات واضطرابات سير العمل إلى خفض مستوى الذكاء.

وخلص البحث إلى أن الموظفين المشتتين بسبب تدفق المعلومات من البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية يعانون من انخفاض متوسط ​​قدره 10 نقاط في معدل الذكاء.

فقدان الإنتاجية

الفرز من خلال ومعالجة كميات هائلة من البيانات - الكثير منها غير ذي صلة ، وفقًا لاستطلاع أجرته إنتل وجد أن ثلث رسائل العمل غير ضرورية - يؤثر على الإنتاجية.

لا يتعلق الأمر بالمعلومات نفسها فحسب ، بل أيضًا المقاطعات التي تحدث عند وصول رسائل جديدة إلى علب الوارد لدينا أو اختبار الاتصال في Slack.

هذه الانقطاعات شبه ثابتة ، مع مقاطعة العاملين في مجال المعرفة كل 3 إلى 11 دقيقة. وفي المتوسط ​​، يستغرق الأمر 23 دقيقة و 15 ثانية لإعادة التركيز على مهمة ما بعد هذا الانقطاع ... لذا فإن احتمالية الاستمرار في التركيز على الوظيفة أمر صعب ، على أقل تقدير.

أضف إلى حقيقة أن الموظفين يقضون حوالي 30٪ من يوم العمل في البحث عن المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم ، ومن الصعب أن يتسبب الحمل الزائد للمعلومات على الاقتصاد الأمريكي في خسارة 900 مليار دولار سنويًا على الأقل في الإنتاجية المفقودة.

العلامة التجارية لصاحب العمل المتأثر

يؤثر الإجهاد والآثار السلبية الأخرى للحمل الزائد على المعلومات أيضًا على معنويات الموظفين ومشاركتهم ورضاهم أيضًا.

يساهم هذا في خلق جو عام من الإحباط والتعاسة الذي يمكن أن يضر بثقافة الشركة ، وكذلك يقلل من العلامة التجارية لصاحب العمل.

5 طرق للتغلب على الحمل الزائد للمعلومات

من الواضح أن فائض المعلومات صعب على الأفراد والمؤسسات ككل. فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتغلب عليها.

1. التعرف على العلامات واتخاذ الإجراءات اللازمة.

الخطوة الأولى في التغلب على الحمل الزائد للمعلومات هي إدراك وقت حدوث ذلك.

تعرف على ما تشعر به تجاهك. هل تلاحظ اختلافًا في التنفس ، أو ظهور صداع ، أو زحف الإحباط ، أو ضيق في الكتفين ، وما إلى ذلك؟

تعلم كيفية ملاحظة هذه العلامات والتعرف عليها وتسميتها. هذه ممارسة تُعرف باسم التصنيف العاطفي الذي يوصي به علماء النفس لمساعدتك على إبعاد نفسك عما تشعر به.

عندما تتعرف على هذه المشاعر وتتعامل معها بشكل مباشر ، فمن غير المرجح أن تعاني من الأعراض المرتبطة بالتوتر المرتبطة بالحمل الزائد للمعلومات.

أيضًا ، خذ فترات راحة منتظمة - لا تنتظر حتى تبدأ هذه المشاعر الشديدة من الإرهاق. ابتعد عن مكتبك ، أو تمشي ، أو تأمل ، أو أي نشاط يصفي ذهنك ويهدئك.

أخيرًا ، قم بتغذية جسمك وعقلك بالبقاء رطبًا وتناول وجبات مغذية منتظمة. يحتاج عقلك إلى الماء والجلوكوز ليعمل بشكل صحيح ، لذا امنح عقلك ما يحتاجه لمكافحة الحمل الزائد للمعلومات.

2. كن انتقائيًا بالمعلومات ووقتك.

يعمل دماغك باستمرار لتخزين المعلومات الصحيحة التي ستحتاجها على الفور في الذاكرة قصيرة المدى ، بينما يقوم بحفظ البيانات الأخرى بعيدًا في الذاكرة طويلة المدى. لذا ساعدها.

على سبيل المثال ، إذا توقف مديرك بجوار مكتبك وأعطاك التعليمات ، فقم بتدوين الملاحظات وطرح الأسئلة ، بحيث يكون لديك تلك المعلومات للرجوع إليها.

من ناحية أخرى ، إذا حدد مديرك ما يريده في رسالة Slack أو عبر عرض تقديمي يمكنك الرجوع إليه ، فعليك أن تدرك أنه لا يتعين عليك حفظ كل شيء في الذاكرة في هذه اللحظة.

اتبع نهجًا مشابهًا لكيفية استثمار وقتك.

ليس لديك نقص في المشاريع التي يجب إكمالها ، والرسائل التي يجب عليك العودة إليها ، واجتماعات Zoom للحضور ، ويمكن أن يكون ذلك سريعًا للغاية. لذا اجعل من المعتاد أن تسجل الأمر مع نفسك ، وأعد تقييم أولوياتك بانتظام ، واسأل عما إذا كان هناك شيء يستحق وقتك حقًا.

ربما ليست أولوية الآن ، لكنها ستكون كذلك في المستقبل. ربما تكون مهمة يمكنك تفويضها أو مهمة تحتاج إلى طلب تمديد لها للسماح لنفسك بالوقت للقيام بأفضل أعمالك.

3. وضع حد زمني لجمع المعلومات.

مع كل البيانات المتاحة لنا اليوم ، من السهل الانزلاق في فائض المعلومات ، لذا حدد نطاق جمع المعلومات قبل أن تبدأ.

Iyengar ، وهو خبير في الاختيار ، يقول أن تكون استراتيجيًا في هذا الشأن.

قالت: "بالنسبة للبعض منا ، قد تقرر أنه من المهم أكثر أن تقضي ساعة أو ساعتين في استكشاف الكثير من الأشياء المختلفة - هذا هو الوقت المناسب لك لإضافة خلاق إلى قاعدة معارفك". "بالنسبة للآخرين ، قد يكون الوقت قد حان لخلق التركيز والبحث فقط عن هذا الموضوع خلال الوقت المخصص."

4. استثمر في الأدوات الصحيحة.

في حين أن العديد من الأدوات يمكن أن تؤدي إلى شكلها الخاص من الإرهاق ، فإن اختيار أفضل الأدوات لمؤسستك يمكن أن يساعد بشكل كبير في مكافحة الحمل الزائد للمعلومات.

يقضي الموظفون حوالي 2.5 ساعة كل يوم في البحث عن المعلومات التي يحتاجونها لأداء وظائفهم. تتمثل إحدى طرق التخفيف من ذلك في الاعتماد على برنامج إدارة المعرفة الذي يسمح لك بإنشاء موقع wiki الخاص بالشركة وتنظيم المعلومات مثل العمليات والمستندات والمزيد.

هناك العديد من حلول إدارة المعرفة المتاحة ، بما في ذلك Tettra و Confluence و Slab ، على سبيل المثال لا الحصر.

بالطبع ، لا يسعني إلا أن أذكر EveryoneSocial أيضًا. نظّم كل المحتوى الذي تريد أن يشاركه الموظفون في مكان واحد ، مما يسهل العثور عليه والتفاعل معه ونشره على الشبكات الاجتماعية.

ما يميز هذه الطريقة هو أنه عندما يفتح الموظفون موقع EveryoneSocial ، سيرون على الفور أهم الأخبار والتحديثات. سيتمكن الجميع ، بغض النظر عن المنصب - بما في ذلك العاملين عن بعد وفي الخطوط الأمامية - من الوصول إلى كل ما يحتاجون إليه - ولا شيء أكثر من ذلك.

هل معلومات معينة تخص C-suite فقط؟ فقط من أجل نجاح العميل أو التسويق؟ لا مشكلة. ببساطة قم بإنشاء مجموعة.

هل بعض التحديثات داخلية فقط وليست للمشاركة الاجتماعية؟ تبديل زر لإبقائه داخليًا. الأمر بهذه السهولة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاعتماد على المسؤولين والمنسقين لضمان مشاركة المعلومات الصحيحة ، ويمكنك أيضًا إعداد التنبيهات وإبراز أهم الإعلانات وتشجيع الأشخاص لديك على التفاعل معها.

أو كما قال المستشار التكنولوجي جيري ميشالسكي ، "ثق في مجتمعك لتصفية وتدفق الأشياء المناسبة إليك عندما تحتاجها."

5. كن استراتيجيا بشأن الاتصالات.

هناك سبب لتجاهل 2 من كل 3 موظفين رسائل البريد الإلكتروني للشركة: هناك عدد كبير جدًا. في الواقع ، يتلقى عامل المعرفة العادي 121 بريدًا إلكترونيًا كل يوم .

تتمثل إحدى أفضل الطرق للتغلب على الحمل الزائد للمعلومات في أن تكون أكثر إستراتيجية ليس فقط فيما يتعلق بالمعلومات التي يجب توزيعها ، ولكن أيضًا حول كيفية مشاركتها وعدد المرات.

لذا قبل إرسال رسالة ، فكر في من يحتاج حقًا إلى المعلومات وتجنب CC'ing و BCC'ing غير الضروريين.

حاول أيضًا تقسيم المحتوى بناءً على الموضوع والأولوية وأدوار الموظفين والمزيد. أيضًا ، ضع استراتيجية لكيفية توصيل هذه المعلومات ، وإذا كان بإمكانك وضعها جميعًا في مكان مركزي واحد ، فهذا أفضل.

يعد EveryoneSocial حلاً رائعًا لهذا لأنه يتيح لك تنظيم المحتوى في موقع مركزي واحد يمكن تخصيصه وفقًا لأدوار الموظفين الفردية وأذوناتهم. يمكنهم الوصول إلى موجز EveryoneSocial عبر سطح المكتب أو التطبيق.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمسؤولين إعداد رسالة إخبارية للمحتوى في EveryoneSocial في غضون دقائق وجدولتها لإرسالها على فترات منتظمة. سيتم تخصيص كل رسالة إخبارية للموظفين الفرديين ، وتقديم محتوى اجتماعي للجميع لم يتفاعلوا معه بعد مباشرة إلى صناديق البريد الوارد الخاصة بهم.

دع EveryoneSocial يساعدك على التغلب على الحمل الزائد للمعلومات

لقد بدأنا للتو بكل الطرق التي تساعد بها EveryoneSocial المنظمات على مكافحة الحمل الزائد للمعلومات - وهي تفعل أكثر من ذلك بكثير.

هناك سبب يجعل الشركات من Qualtrics و Vidyard إلى Adobe و Dell تعتمد على نظامنا الأساسي لإبقاء الموظفين على اطلاع ، وزيادة الوصول والمشاركة ، وتحسين العلامة التجارية لصاحب العمل ، وغير ذلك الكثير.

ابدأ في استخدام EveryoneSocial اليوم مجانًا ، أو جدولة عرضًا توضيحيًا لترى كل الطرق التي يمكن أن تحدث ثورة في مكان عملك.