Sovraccarico di informazioni: cos'è e 5 consigli per batterlo

Pubblicato: 2022-06-22

Viviamo in un'economia della conoscenza in cui le informazioni sono valuta e oggigiorno non mancano le informazioni facilmente disponibili.

Sembra una buona cosa, vero?

Sicuramente sembra di sì finché non consideri questo: il lavoratore medio della conoscenza deve elaborare l'equivalente di 174 giornali di informazioni su base giornaliera, secondo la professoressa Sheena Iyengar della Columbia Business School.

È molto . Non sorprende quindi che così tante persone soffrano di sovraccarico di informazioni e che oltre il 65% dei dipendenti afferma che ha un impatto negativo sul proprio lavoro.

Sebbene l'accesso a tutte queste informazioni abbia sicuramente i suoi vantaggi, i dipendenti di oggi hanno bisogno di aiuto per superare il sovraccarico di informazioni in modo da poter svolgere al meglio il proprio lavoro. Continua a leggere per suggerimenti e trucchi per aiutare te e la tua gente a fare proprio questo.

Che cos'è il sovraccarico di informazioni?

Il sovraccarico di informazioni è lo stato in cui si è sopraffatti dalla quantità e/o dalla frequenza dei dati disponibili. Una quantità eccessiva di informazioni, così come la costante inondazione di dati che sperimentiamo nella vita quotidiana, impedisce la nostra capacità di funzionare in modo efficace.

Il sovraccarico di informazioni rende difficile completare le attività e prendere decisioni informate. In effetti, potrebbe paralizzarci dal prendere una decisione e alla fine portare al burnout.

Inoltre, gli effetti negativi che ne derivano sul posto di lavoro possono essere esacerbati da una strategia di comunicazione obsoleta, dalla mancanza di allineamento tra i team e da vincoli di tempo che non consentono ai lavoratori di elaborare tutte queste informazioni.

Perché il sovraccarico di informazioni è un problema?

Tuttavia, il sovraccarico di informazioni si traduce in molto più che semplici difficoltà decisionali. Contribuisce inoltre a:

Problemi di salute legati allo stress

Essere sopraffatto da troppe informazioni da elaborare, combinato con lo stress delle attività, delle scadenze e dell'aspettativa di rispondere a ogni e-mail che ti arriva in modo tempestivo, ha il suo pedaggio.

Basta dare un'occhiata alle statistiche:

Un quarto dei lavoratori segnala uno stress significativo e una cattiva salute a causa del sovraccarico di informazioni.
Il 36% dei manager subisce effetti negativi sulla salute a causa della quantità di dati che devono elaborare.
L'e-mail provoca stress per il 40% dei knowledge worker.

In effetti, gli studi hanno scoperto che sperimentiamo effettivamente quella che è nota come "apnea e-mail" - trattenere inconsciamente il respiro o non respirare in modo normale - solo a causa dello stress delle e-mail.

Creatività ridotta

Il sovraccarico di informazioni e le frequenti interruzioni riducono l'attività creativa, secondo una ricerca della Harvard Business School.

Anche i giovani lavoratori, più abituati al costante bombardamento di dati e al passaggio da un dispositivo all'altro, ne risentono.

Sforzo sui rapporti di lavoro

Affrontare tutto quello stress influisce negativamente anche sulle relazioni dei dipendenti con i loro colleghi.

Infatti, il 68% dei manager dichiara che il sovraccarico di informazioni è dannoso sia per le proprie relazioni professionali che personali.

Abbassa il QI

Il sovraccarico di informazioni e le interruzioni del flusso di lavoro possono effettivamente ridurre l'intelligenza, secondo uno studio commissionato da Hewlett-Packard.

La ricerca ha concluso che i dipendenti distratti dall'afflusso di informazioni provenienti da e-mail e telefonate hanno subito un calo medio del QI di 10 punti.

Perdita di produttività

L'ordinamento e l'elaborazione di enormi quantità di dati, in gran parte irrilevanti, secondo un sondaggio Intel che ha rilevato che un terzo dei messaggi di lavoro non è necessario, influisce sulla produttività.

Non sono solo le informazioni stesse, ma anche le interruzioni che si verificano quando nuovi messaggi arrivano nelle nostre caselle di posta o ping in Slack.

Tali interruzioni sono quasi costanti, con i knowledge worker interrotti ogni 3-11 minuti. E, in media, ci vogliono 23 minuti e 15 secondi per concentrarsi nuovamente su un'attività dopo quell'interruzione... quindi la probabilità di rimanere concentrati sul lavoro è, per non dire altro, impegnativa.

Se si aggiunge il fatto che i dipendenti trascorrono circa il 30% della giornata lavorativa alla ricerca delle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, non sorprende che il sovraccarico di informazioni costi all'economia statunitense almeno 900 miliardi di dollari all'anno in termini di perdita di produttività.

Marchio del datore di lavoro influenzato

Lo stress e altri effetti negativi del sovraccarico di informazioni influiscono anche sul morale, sul coinvolgimento e sulla soddisfazione dei dipendenti.

Ciò contribuisce a creare un'atmosfera generale di frustrazione e infelicità che può danneggiare la cultura aziendale, oltre a sminuire il marchio del datore di lavoro.

5 modi per superare il sovraccarico di informazioni

Chiaramente, il sovraccarico di informazioni è difficile per le persone e le organizzazioni nel loro insieme. Ecco alcuni passaggi che puoi fare per superarlo.

1. Riconosci i segni e agisci.

Il primo passo per superare il sovraccarico di informazioni è rendersi conto di quando sta accadendo.

Riconosci come ti senti. Noti una differenza nella respirazione, un mal di testa in arrivo, una frustrazione che si insinua, una tensione nelle spalle, ecc.?

Impara a notare questi segni, riconoscerli e nominarli. Questa è una pratica nota come etichettatura emotiva che gli psicologi raccomandano per aiutarti a prendere le distanze da ciò che provi.

Quando riconosci questi sentimenti e li affronti frontalmente, è meno probabile che tu sperimenti i sintomi legati allo stress associati al sovraccarico di informazioni.

Inoltre, fai delle pause regolari: non aspettare che si manifestino quelle intense sensazioni di sopraffazione. Allontanati dalla scrivania, fai una passeggiata, medita o qualunque attività schiarisca la mente e ti calmi.

Infine, alimenta il tuo corpo e la tua mente rimanendo idratato e mangiando regolarmente pasti nutrienti. Il tuo cervello ha bisogno di acqua e glucosio per funzionare correttamente, quindi dai alla tua mente ciò di cui ha bisogno per combattere il sovraccarico di informazioni.

2. Sii selettivo con le informazioni e il tuo tempo.

Il tuo cervello lavora costantemente per memorizzare le giuste informazioni di cui avrai bisogno immediatamente nella memoria a breve termine, mentre archivia altri dati nella memoria a lungo termine. Quindi aiutalo.

Ad esempio, se il tuo manager si ferma alla tua scrivania e ti dà istruzioni, prende appunti e fa domande, quindi hai quelle informazioni a cui fare riferimento.

Se, d'altra parte, il tuo manager delinea ciò che vuole in un messaggio Slack o tramite una presentazione a cui puoi fare riferimento, riconosci che non devi impegnare tutto a memoria in questo momento.

Adotta un approccio simile a come investi il tuo tempo.

Non ti mancano i progetti da completare, i messaggi da restituire e le riunioni Zoom a cui partecipare, e questo può diventare travolgente velocemente. Quindi prendi l'abitudine di verificare con te stesso, rivalutare regolarmente le tue priorità e chiedere se qualcosa vale davvero il tuo tempo.

Forse non è una priorità in questo momento, ma lo sarà in futuro. Forse è un compito che puoi delegare o uno di cui devi richiedere un'estensione per concederti il tempo di svolgere al meglio il tuo lavoro.

3. Fissare un limite di tempo per la raccolta di informazioni.

Con tutti i dati a nostra disposizione oggi, è facile scivolare nel sovraccarico di informazioni, quindi imposta l'ambito della tua raccolta di informazioni prima di iniziare.

Iyengar, che è un esperto di scelte, dice di essere strategico su questo.

"Per alcuni di noi, potresti decidere che è più importante trascorrere una o due ore esplorando molte cose diverse: è il tuo momento per aggiungere davvero in modo creativo la tua base di conoscenze", ha detto. "Per altri, potrebbe essere il momento di concentrarsi e cercare solo su quell'argomento durante il tempo assegnato".

4. Investi negli strumenti giusti.

Mentre troppi strumenti possono causare una propria forma di sopraffazione, selezionare i migliori per la tua organizzazione può aiutare immensamente a combattere il sovraccarico di informazioni.

I dipendenti trascorrono circa 2,5 ore al giorno alla ricerca di informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Un modo per alleviare questo problema è affidarsi a un software di gestione della conoscenza che consente di creare un wiki aziendale e organizzare informazioni come processi, documenti e altro.

Sono disponibili numerose soluzioni di gestione della conoscenza, tra cui Tettra, Confluence e Slab, solo per citarne alcune.

Naturalmente, non posso fare a meno di menzionare anche EveryoneSocial. Cura tutti i contenuti che desideri che i dipendenti condividano in un unico posto, facilitando la ricerca, l'interazione e la pubblicazione sui social.

La cosa fantastica di questo metodo è che quando i dipendenti aprono EveryoneSocial vedranno immediatamente le notizie e gli aggiornamenti più importanti. Tutti, indipendentemente dalla posizione, compresi i lavoratori remoti e in prima linea, avranno accesso a tutto ciò di cui hanno bisogno e nient'altro.

Alcune informazioni sono solo per la C-suite? Solo per il successo dei clienti o per il marketing? Nessun problema. Crea semplicemente un gruppo.

Alcuni aggiornamenti sono solo interni e non per la condivisione sui social? Attiva o disattiva un pulsante per mantenerlo interno. È così facile.

Inoltre, puoi fare affidamento su amministratori e moderatori per assicurarti che le informazioni corrette siano condivise e puoi persino impostare avvisi ed evidenziare gli annunci più importanti e incoraggiare le tue persone a interagire con loro.

O come dice il consulente tecnologico Jerry Michalski, "Fidati che la tua comunità filtri e ti trasmetta le cose giuste quando ne hai bisogno".

5. Sii strategico riguardo alle comunicazioni.

C'è un motivo per cui 2 dipendenti su 3 ignorano le email aziendali: ce ne sono troppe. In effetti, il knowledge worker medio riceve 121 e-mail ogni singolo giorno .

Uno dei modi migliori per superare il sovraccarico di informazioni è essere più strategici non solo su quali informazioni devono essere distribuite, ma anche su come vengono condivise e con quale frequenza.

Quindi, prima di inviare un messaggio, pensa a chi ha veramente bisogno delle informazioni ed evita inutili CC e BCC.

Inoltre, prova a segmentare i contenuti in base ad argomento, priorità, ruoli dei dipendenti e altro ancora. Inoltre, sviluppa una strategia per come verranno comunicate tali informazioni e, se riesci a metterle tutte in un unico posto centrale, ancora meglio.

EveryoneSocial è un'ottima soluzione per questo perché ti consente di curare i contenuti in un'unica posizione centrale che può essere adattata al ruolo e alle autorizzazioni dei singoli dipendenti. Possono accedere al feed EveryoneSocial tramite desktop o app.

Inoltre, gli amministratori possono impostare una newsletter di contenuti in EveryoneSocial in pochi minuti e programmarne l'invio a intervalli regolari. Ogni newsletter sarà personalizzata per il singolo dipendente, fornendo a EveryoneSocial i contenuti con cui non si sono ancora impegnati direttamente nelle loro caselle di posta.

Lascia che EveryoneSocial ti aiuti a superare il sovraccarico di informazioni

Abbiamo appena iniziato con tutti i modi in cui EveryoneSocial aiuta le organizzazioni a combattere il sovraccarico di informazioni e fa molto di più.

C'è un motivo per cui le aziende, da Qualtrics e Vidyard ad Adobe e Dell, si affidano alla nostra piattaforma per tenere informati i dipendenti, aumentare la copertura e il coinvolgimento, migliorare il marchio del datore di lavoro e molto altro ancora.