情報過多: それとは何か、それを克服するための 5 つのヒント

公開: 2022-06-22

私たちは情報が通貨である知識経済に生きており、今日では簡単に入手できる情報に事欠きません。

いいことですね。

コロンビアビジネススクールの Sheena Iyengar 教授によると、平均的なナレッジワーカーは、新聞 174 部相当の情報を毎日処理しなければなりません。

それはたくさんあります。非常に多くの人が情報の過多に悩まされており、従業員の 65% 以上が情報過多が仕事に悪影響を及ぼしていると述べていることは当然のことです。

これらすべての情報へのアクセスには確かに利点がありますが、今日の従業員は、最高の仕事をするために、情報の過負荷を克服するための支援を必要としています。あなたとあなたの人々がそれを行うのに役立つヒントとコツを読んでください.

情報過多とは？

情報過多とは、利用可能なデータの量や頻度に圧倒されている状態です。過剰な量の情報と、日常生活で経験する絶え間ないデータの氾濫は、私たちが効果的に機能する能力を妨げます.

情報過多は、タスクの完了と十分な情報に基づいた意思決定を困難にします。実際、意思決定をまったく行うことができなくなり、最終的には燃え尽き症候群につながる可能性があります。

さらに、時代遅れのコミュニケーション戦略、チーム間の調整の欠如、従業員がすべての情報を処理するのに十分な時間を与えない時間的制約によって、職場での悪影響が悪化する可能性があります。

情報過多が問題になるのはなぜですか?

情報過多は、意思決定を困難にするだけではありません。また、次のことにも貢献します。

ストレス関連の健康問題

処理しなければならない情報が多すぎて圧倒され、タスク、締め切り、タイムリーに届くすべての電子メールに返信するという期待と相まって、犠牲になります。

統計を見てください：

従業員の 4 分の 1 が、情報過多による重大なストレスと健康状態の悪化を報告しています。
管理者の 36% は、処理しなければならない膨大な量のデータが原因で、健康への悪影響を経験しています。
電子メールは、ナレッジワーカーの 40% にストレスを与えます。

実際、調査によると、電子メールのストレスだけが原因で、無意識のうちに息を止めたり、通常の呼吸ができなくなったりする「電子メール無呼吸」として知られる現象を実際に経験していることがわかっています。

創造性の低下

ハーバードビジネススクールの調査によると、情報の過負荷と頻繁な中断は創造的な活動を低下させます。

絶え間ないデータの攻撃や、あるデバイスから別のデバイスへの切り替えに慣れている若い労働者でさえ、影響を受けます。

仕事上の人間関係への負担

こうしたストレスに対処することは、従業員と同僚との関係にも悪影響を及ぼします。

実際、マネージャーの 68% は、情報過多は仕事上および個人的な関係の両方に有害であると報告しています。

IQの低下

Hewlett-Packard が委託した調査によると、情報の過負荷とワークフローの混乱は、実際には知能を低下させる可能性があります。

この調査では、メールや電話からの情報の流入に気を取られた従業員は、IQ が平均 10 ポイント低下したと結論付けられました。

生産性の損失

Intel の調査によると、膨大な量のデータ (仕事のメッセージの 3 分の 1 は不要であることがわかった) によると、そのほとんどは無関係であり、それらを整理して処理することは、生産性に影響を与えます。

情報自体だけでなく、新しいメッセージが受信トレイに届いたり、Slack で ping を実行したりするときに発生する中断も含まれます。

これらの中断はほぼ一定であり、ナレッジワーカーは 3 ～ 11 分ごとに中断されます。そして、平均して、中断されたタスクに再び集中するのに 23 分 15 秒かかります。

加えて、従業員は勤務時間の約 30% を仕事に必要な情報の検索に費やしており、情報過多により米国経済が年間少なくとも 9,000 億ドルの生産性の損失を被っていることは驚くことではありません。

影響を受ける雇用主のブランド

情報過多によるストレスやその他の悪影響も、従業員の士気、エンゲージメント、満足度に影響を与えます。

これは、フラストレーションと不幸の全体的な雰囲気の一因となり、企業文化を損なうだけでなく、雇用主のブランドを損なう可能性があります.

情報過多を克服する 5 つの方法

明らかに、情報の過負荷は、人や組織全体にとって厳しいものです。それを克服するために実行できるいくつかの手順を次に示します。

1. 兆候を認識して行動する。

情報過多を克服するための最初のステップは、それがいつ起こっているかを認識することです。

それがあなたにとってどのように感じられるかを認識してください。呼吸の違い、頭痛の種、欲求不満、肩のこわばりなどに気づきましたか?

これらの兆候に気づき、認め、名前を付けることを学びましょう。これは、自分が感じていることから自分を遠ざけるのに役立つと心理学者が推奨する、感情のラベル付けとして知られる方法です。

これらの感情を認識して正面から取り組むと、情報過多に関連するストレス関連の症状を経験する可能性が低くなります.

また、定期的に休憩を取ってください。激しい圧倒感が始まるまで待ってはいけません。机から離れ、散歩をしたり、瞑想したり、心をクリアにして落ち着かせる活動をしてください。

最後に、水分を補給し、栄養価の高い食事を定期的に食べることで、体と心に燃料を供給してください。脳が適切に機能するには水とブドウ糖が必要なので、情報過多と戦うために必要なものを心に与えてください。

2. 情報と時間を厳選する。

脳は、すぐに必要な正しい情報を短期記憶に保存し、他のデータを長期記憶に保存するために常に働いています。だからそれを手伝ってください。

たとえば、マネージャーがデスクに立ち寄って指示を与えた場合、メモを取り、質問をして、その情報を参照できるようにします。

一方、上司が Slack のメッセージや参照できるプレゼンテーションで自分の欲しいものの概要を説明している場合は、現時点ですべてを記憶に留める必要はないことを認識してください。

時間を投資する方法と同様のアプローチをとってください。

完了するプロジェクト、返信するメッセージ、参加する Zoom ミーティングに事欠きません。ですから、自分自身をチェックインし、優先順位を定期的に再評価し、本当に時間をかける価値があるかどうかを尋ねることを習慣にしてください。

現時点では優先事項ではないかもしれませんが、将来的にはそうなるでしょう。たぶん、それはあなたが委任できるタスクか、最高の仕事をする時間を確保するために延長を要求する必要があるタスクです.

3. 情報収集に時間制限を設ける。

今日、すべてのデータを利用できるようになったため、情報過多になりがちです。開始する前に、情報収集の範囲を設定してください。

選択の専門家であるアイアンガーは、これについては戦略的であると言います。

「私たちの中には、さまざまなことを探求するために 1 時間か 2 時間費やす方が重要だと判断する人もいるかもしれません。それは、自分の知識ベースに創造的に追加するための時間です」と彼女は言いました。「他の人にとっては、焦点を合わせて、割り当てられた時間内にそのトピックだけを検索する時かもしれません。」

4. 適切なツールに投資する。

ツールが多すぎると、それ自体が圧倒される可能性がありますが、組織に最適なツールを選択すると、情報過多と戦うのに非常に役立ちます.

従業員は、仕事に必要な情報の検索に毎日約 2.5 時間を費やしています。これを軽減する 1 つの方法は、会社の Wiki を作成し、プロセス、ドキュメントなどの情報を整理できるナレッジマネジメントソフトウェアを利用することです。

Tettra、Confluence、Slab など、数多くのナレッジマネジメントソリューションが利用可能です。

もちろん、EveryoneSocial についても言及せずにはいられません。従業員に共有してもらいたいすべてのコンテンツを 1 か所に集めて、検索、エンゲージメント、ソーシャルへの投稿を簡単にします。

この方法の優れている点は、従業員が EveryoneSocial を開くと、最も重要なニュースや更新情報がすぐに表示されることです。立場に関係なく、リモートワーカーやフロントラインワーカーを含め、誰もが必要なものすべてにアクセスでき、それ以上のものはありません。

経営幹部のみに特定の情報はありますか? 顧客の成功やマーケティングのためだけですか? 問題ない。グループを作成するだけです。

一部の更新は内部のみで、ソーシャル共有用ではありませんか? ボタンを切り替えて内部に保持します。それはそれと同じくらい簡単です。

さらに、適切な情報が共有されるように管理者やモデレーターに頼ることができます。また、アラートを設定して最も重要なお知らせを強調表示し、人々がそれらに関与するように促すこともできます。

または、テクノロジーコンサルタントの Jerry Michalski が言うように、「コミュニティを信頼して、必要なときに適切なものをフィルタリングして送ってください。」

5. コミュニケーションについて戦略的になる。

従業員の 3 人に 2 人が会社のメールを無視するのには理由があります。実際、平均的なナレッジワーカーは毎日121 通の電子メールを受け取ります。

情報過多を克服する最善の方法の 1 つは、どの情報を配布する必要があるかだけでなく、その情報を共有する方法と頻度についても戦略を立てることです。

したがって、メッセージを送信する前に、誰が本当にその情報を必要としているかを考え、不必要な CC や BCC は避けてください。

また、トピック、優先度、従業員の役割などに基づいてコンテンツをセグメント化してみてください。また、その情報をどのように伝達するかについての戦略を策定し、すべてを 1 か所にまとめることができればさらに効果的です。

EveryoneSocial は、個々の従業員の役割と権限に合わせて調整できる 1 つの中央の場所でコンテンツをキュレーションできるため、このための優れたソリューションです。デスクトップまたはアプリから EveryoneSocial フィードにアクセスできます。

さらに、管理者は、EveryoneSocial でコンテンツニュースレターを数分で設定し、定期的に送信するようにスケジュールできます。各ニュースレターは個々の従業員に合わせてカスタマイズされ、まだ関与していない EveryoneSocial コンテンツを受信トレイに直接配信します。

EveryoneSocial が情報過多を克服するお手伝いをします

組織が情報過多に対処するのに EveryoneSocial が役立つすべての方法はまだ始まったばかりですが、それだけではありません。

Qualtrics や Vidyard から Adobe や Dell に至るまで、企業が当社のプラットフォームを利用して従業員に情報を提供し、リーチとエンゲージメントを高め、雇用主のブランドを向上させるなどの理由があります。