Информационная перегрузка: что это такое и 5 советов, как с ней справиться
Опубликовано: 2022-06-22Мы живем в экономике знаний, где информация является валютой, и сегодня у нас нет недостатка в легкодоступной информации.
Звучит неплохо, верно?
Конечно, так оно и есть, пока вы не подумаете об этом: по словам профессора бизнес-школы Колумбийского университета Шины Айенгар, средний работник умственного труда должен ежедневно обрабатывать информацию, эквивалентную 174 газетам.
Это много . Поэтому неудивительно, что так много людей страдают от информационной перегрузки и что более 65% сотрудников говорят, что это негативно влияет на их работу.
Хотя доступ ко всей этой информации, безусловно, имеет свои преимущества, сегодняшним сотрудникам нужна помощь в преодолении информационной перегрузки, чтобы они могли выполнять свою работу наилучшим образом. Читайте советы и приемы, которые помогут вам и вашим людям сделать именно это.
Что такое информационная перегрузка?
Информационная перегрузка — это состояние перегруженности количеством и/или частотой доступных данных. Чрезмерное количество информации, а также постоянный поток данных, с которыми мы сталкиваемся в повседневной жизни, препятствуют нашей способности эффективно функционировать.
Информационная перегрузка затрудняет выполнение задач и принятие обоснованных решений. На самом деле, это может парализовать нас в принятии решения и в конечном итоге привести к выгоранию.
Кроме того, негативные последствия этого на рабочем месте могут усугубляться устаревшей коммуникационной стратегией, отсутствием согласованности между командами и нехваткой времени, из-за которой работникам не хватает времени для обработки всей этой информации.
Почему информационная перегрузка является проблемой?
Однако информационная перегрузка приводит к гораздо большему, чем просто трудности с принятием решений. Это также способствует следующему:
Проблемы со здоровьем, связанные со стрессом
Слишком большое количество информации, которую необходимо обработать, в сочетании со стрессом из-за задач, сроков и ожиданием своевременного ответа на каждое электронное письмо, приходящее к вам, берет свое.
Просто взгляните на статистику:
- Четверть работников сообщают о значительном стрессе и плохом самочувствии из-за информационной перегрузки.
- 36% менеджеров испытывают негативные последствия для здоровья из-за большого количества данных, которые им приходится обрабатывать.
- Электронная почта вызывает стресс у 40% работников умственного труда.
Фактически, исследования показали, что мы на самом деле испытываем то, что известно как «апноэ электронной почты» — бессознательно задерживаем дыхание или не можем нормально дышать — только из-за стресса от электронной почты.
Снижение креативности
Согласно исследованию Гарвардской школы бизнеса, информационная перегрузка и частые перерывы снижают творческую активность.
Страдают даже молодые работники, которые больше привыкли к постоянной бомбардировке данными и переключению с одного устройства на другое.
Напряжение в рабочих отношениях
Работа со всем этим стрессом также негативно влияет на отношения сотрудников с коллегами.
На самом деле, 68% менеджеров сообщают, что информационная перегрузка вредит как их профессиональным, так и личным отношениям.
Падение IQ
Согласно исследованию, проведенному по заказу Hewlett-Packard, информационная перегрузка и сбои в рабочем процессе на самом деле могут снизить интеллект.
Исследование пришло к выводу, что сотрудники, отвлекаемые потоком информации из электронной почты и телефонных звонков, в среднем страдали от падения IQ на 10 пунктов.
Потеря производительности
Сортировка и обработка огромных объемов данных — большая часть которых не имеет значения, согласно опросу Intel, который показал, что треть рабочих сообщений не нужны, — влияет на производительность.
Это не только сама информация, но и прерывания, которые происходят, когда новые сообщения поступают в наши почтовые ящики или пингуются в Slack.
Эти перерывы почти постоянны, интеллектуальные работники прерываются каждые 3–11 минут. И в среднем требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы перефокусироваться на задаче после этого перерыва… так что вероятность оставаться сосредоточенным на работе, мягко говоря, непростая.
Добавьте к этому тот факт, что сотрудники тратят около 30% рабочего дня на поиск информации, необходимой им для выполнения своей работы, и вряд ли вас удивит тот факт, что информационная перегрузка обходится экономике США не менее чем в 900 миллиардов долларов в год в виде потери производительности.
Поврежденный бренд работодателя
Стресс и другие негативные последствия информационной перегрузки также влияют на моральный дух, вовлеченность и удовлетворенность сотрудников.
Это способствует общей атмосфере разочарования и недовольства, которые могут повредить корпоративной культуре, а также ослабить репутацию работодателя.
5 способов победить информационную перегрузку
Очевидно, что информационная перегрузка тяжело сказывается на людях и организациях в целом. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы преодолеть это.
1. Распознавайте признаки и действуйте.
Первый шаг в преодолении информационной перегрузки — понять, когда это происходит.
Осознайте, что вы чувствуете. Вы замечаете разницу в дыхании, появление головной боли, закрадывающееся разочарование, напряжение в плечах и т. д.?
Научитесь замечать эти знаки, узнавать их и называть. Это практика, известная как эмоциональное обозначение, которую психологи рекомендуют, чтобы помочь вам дистанцироваться от того, что вы чувствуете.
Когда вы признаете эти чувства и обращаетесь к ним напрямую, у вас меньше шансов испытать симптомы, связанные со стрессом, связанные с информационной перегрузкой.
Кроме того, делайте регулярные перерывы — не ждите, пока начнётся сильное чувство подавленности. Отойдите от рабочего стола, прогуляйтесь, помедитируйте или займитесь чем-нибудь другим, что прояснит ваш разум и успокоит вас.
Наконец, питайте свое тело и разум, избегая обезвоживания и регулярно питаясь питательной пищей. Вашему мозгу нужны вода и глюкоза, чтобы нормально функционировать, поэтому дайте своему разуму то, что ему нужно для борьбы с информационной перегрузкой.
2. Будьте избирательны в отношении информации и своего времени.
Ваш мозг постоянно работает над тем, чтобы хранить нужную информацию, которая вам понадобится немедленно, в кратковременной памяти, в то время как другие данные он записывает в долговременную память. Так что помогите.
Например, если ваш менеджер останавливается у вашего стола и дает вам инструкции, делайте заметки и задавайте вопросы, чтобы у вас была эта информация, к которой можно вернуться.
Если, с другой стороны, ваш менеджер излагает, что он хочет, в сообщении Slack или в презентации, к которой вы можете обратиться, знайте, что вам не нужно запоминать все в данный момент.
Используйте аналогичный подход к тому, как вы инвестируете свое время.
У вас нет недостатка в проектах, которые нужно завершить, в ответных сообщениях и собраниях Zoom, которые нужно посетить, и это может быстро стать ошеломляющим. Поэтому сделайте привычкой проверять себя, регулярно пересматривайте свои приоритеты и спрашивайте, действительно ли что-то стоит вашего времени.
Возможно, сейчас это не является приоритетом, но будет в будущем. Может быть, это задача, которую вы можете делегировать, или вам нужно запросить продление, чтобы дать себе время сделать свою лучшую работу.
3. Ограничьте время сбора информации.
Со всеми данными, доступными нам сегодня, легко впасть в информационную перегрузку, поэтому заранее определите объем сбора информации.
Айенгар, специалист по выбору, советует подходить к этому стратегически.
«Для некоторых из нас вы можете решить, что более важно потратить один или два часа на изучение множества разных вещей — это ваше время, чтобы действительно творчески пополнить свою базу знаний», — сказала она. «Для других это может быть время, чтобы сосредоточиться и искать только эту тему в течение отведенного времени».
4. Инвестируйте в правильные инструменты.
В то время как слишком много инструментов может привести к перегрузке, выбор лучших для вашей организации может очень помочь в борьбе с информационной перегрузкой.
Сотрудники тратят около 2,5 часов каждый день на поиск информации, необходимой им для работы. Один из способов облегчить это — положиться на программное обеспечение для управления знаниями, которое позволяет вам создать корпоративную вики и упорядочить информацию, такую как процессы, документы и многое другое.
Существует множество доступных решений для управления знаниями, включая Tettra, Confluence и Slab, и это лишь некоторые из них.
Конечно, я не могу не упомянуть и EveryoneSocial. Соберите весь контент, которым должны делиться сотрудники, в одном месте, упрощая поиск, взаимодействие и публикацию в социальных сетях.
Что хорошо в этом методе, так это то, что когда сотрудники открывают EveryoneSocial, они сразу же видят самые важные новости и обновления. Все, независимо от должности, включая удаленных и передовых сотрудников, будут иметь доступ ко всему, что им нужно, и ничего больше.
Определенная информация предназначена только для высшего руководства? Просто для успеха клиентов или маркетинга? Без проблем. Просто создайте группу.
Являются ли некоторые обновления только внутренними, а не для публикации в социальных сетях? Переключите кнопку, чтобы она оставалась внутренней. Это так просто.
Кроме того, вы можете положиться на администраторов и модераторов, чтобы обеспечить обмен нужной информацией, и вы даже можете настроить оповещения и выделить наиболее важные объявления и поощрять своих людей к их взаимодействию.
Или, как выразился консультант по технологиям Джерри Михальски: «Доверьте свое сообщество фильтровать и доставлять вам нужные вещи, когда они вам нужны».
5. Подойдите к коммуникациям стратегически.
Есть причина, по которой 2 из 3 сотрудников игнорируют электронные письма компании: их слишком много. Фактически, средний работник умственного труда получает 121 электронное письмо каждый день .
Один из лучших способов преодолеть информационную перегрузку — более стратегически подходить не только к тому, какую информацию необходимо распространять, но и к тому, как и как часто она предоставляется.
Поэтому перед отправкой сообщения подумайте, кому действительно нужна информация, и избегайте ненужных копий и скрытых копий.
Кроме того, попробуйте сегментировать контент на основе темы, приоритета, ролей сотрудников и т. д. Кроме того, разработайте стратегию того, как эта информация будет передаваться, и если вы сможете собрать ее в одном месте, это даже лучше.
EveryoneSocial — отличное решение для этого, потому что оно позволяет вам курировать контент в одном центральном месте, которое можно адаптировать к роли и разрешениям отдельных сотрудников. Они могут получить доступ к каналу EveryoneSocial через рабочий стол или приложение.
Кроме того, администраторы могут настроить информационный бюллетень контента в EveryoneSocial за считанные минуты и запланировать его отправку через регулярные промежутки времени. Каждый информационный бюллетень будет настраиваться для отдельного сотрудника, доставляя контент EveryoneSocial, с которым они еще не взаимодействовали, непосредственно в их почтовые ящики.
Пусть EveryoneSocial поможет вам преодолеть информационную перегрузку
Мы только начали использовать все способы, с помощью которых EveryoneSocial помогает организациям бороться с информационной перегрузкой, и это гораздо больше.
Есть причина, по которой компании от Qualtrics и Vidyard до Adobe и Dell полагаются на нашу платформу, чтобы информировать сотрудников, расширять охват и вовлеченность, улучшать бренд работодателя и многое другое.