Informationsüberflutung: Was es ist und 5 Tipps, um es zu besiegen
Veröffentlicht: 2022-06-22Wir leben in einer Wissensökonomie, in der Informationen Währung sind, und es gibt keinen Mangel an Informationen, die uns heute leicht zugänglich sind.
Klingt nach einer guten Sache, oder?
Scheint so, bis Sie Folgendes bedenken: Laut Sheena Iyengar, Professorin an der Columbia Business School, muss der durchschnittliche Wissensarbeiter täglich Informationen im Wert von 174 Zeitungen verarbeiten.
Das ist viel . Es ist daher keine Überraschung, dass so viele Menschen unter Informationsüberlastung leiden und dass mehr als 65 % der Mitarbeiter sagen, dass sich dies negativ auf ihre Arbeit auswirkt.
Während der Zugriff auf all diese Informationen sicherlich seine Vorteile hat, brauchen die Mitarbeiter von heute Hilfe bei der Bewältigung der Informationsflut, damit sie ihr Bestes geben können. Lesen Sie weiter, um Tipps und Tricks zu erhalten, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei helfen.
Was ist Informationsüberflutung?
Informationsüberlastung ist der Zustand der Überforderung durch die Menge und/oder Häufigkeit der verfügbaren Daten. Eine übermäßige Menge an Informationen sowie die ständige Datenflut, die wir im täglichen Leben erleben, beeinträchtigen unsere Fähigkeit, effektiv zu funktionieren.
Informationsüberflutung erschwert es, Aufgaben zu erledigen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Tatsächlich kann es dazu führen, dass wir überhaupt keine Entscheidung mehr treffen und letztendlich zum Burnout führen.
Außerdem können die negativen Auswirkungen am Arbeitsplatz durch eine veraltete Kommunikationsstrategie, mangelnde Abstimmung zwischen den Teams und Zeitdruck, der den Mitarbeitern nicht genug Zeit lässt, um all diese Informationen zu verarbeiten, noch verstärkt werden.
Warum ist Informationsüberflutung ein Problem?
Die Informationsflut führt jedoch zu weit mehr als nur zu Entscheidungsschwierigkeiten. Es trägt auch zu Folgendem bei:
Stressbedingte Gesundheitsprobleme
Von zu vielen zu verarbeitenden Informationen überwältigt zu sein – kombiniert mit dem Stress von Aufgaben, Fristen und der Erwartung, dass Sie jede E-Mail, die Ihnen in den Weg kommt, rechtzeitig beantworten – fordert seinen Tribut.
Werfen Sie einfach einen Blick auf die Statistik:
- Ein Viertel der Arbeitnehmer berichtet von erheblichem Stress und schlechter Gesundheit aufgrund von Informationsüberflutung.
- 36 % der Manager erleben aufgrund der Menge der Daten, die sie verarbeiten müssen, negative gesundheitliche Auswirkungen.
- E-Mail verursacht Stress für 40 % der Wissensarbeiter.
Tatsächlich haben Studien herausgefunden, dass wir tatsächlich eine sogenannte „E-Mail-Apnoe“ erleben – unbewusst den Atem anhalten oder nicht normal atmen – nur aufgrund des E-Mail-Stresses.
Reduzierte Kreativität
Laut einer Studie der Harvard Business School reduzieren Informationsüberlastung und häufige Unterbrechungen die kreative Aktivität.
Auch junge Arbeitnehmer, die eher an das ständige Bombardement von Daten und das Umsteigen von einem Gerät zum anderen gewöhnt sind, sind betroffen.
Belastung der Arbeitsbeziehungen
Der Umgang mit all diesem Stress wirkt sich auch negativ auf die Beziehungen der Mitarbeiter zu ihren Kollegen aus.
Tatsächlich geben 68 % der Manager an, dass die Informationsüberflutung sowohl ihren beruflichen als auch ihren persönlichen Beziehungen schadet.
IQ sinken
Laut einer von Hewlett-Packard in Auftrag gegebenen Studie können Informationsüberflutung und Unterbrechungen des Arbeitsablaufs die Intelligenz beeinträchtigen.
Die Studie kam zu dem Schluss, dass Mitarbeiter, die durch den Informationsfluss von E-Mails und Telefonanrufen abgelenkt waren, unter einem durchschnittlichen Rückgang des IQ um 10 Punkte litten.
Verlust der Produktivität
Das Sortieren und Verarbeiten riesiger Datenmengen – viele davon irrelevant, laut einer Intel-Umfrage, die ergab, dass ein Drittel der geschäftlichen Nachrichten unnötig sind – wirkt sich auf die Produktivität aus.
Es sind nicht nur die Informationen selbst, sondern auch die Unterbrechungen, die auftreten, wenn neue Nachrichten in unseren Posteingängen eintreffen oder in Slack pingen.
Diese Unterbrechungen sind nahezu konstant, wobei Wissensarbeiter alle 3 bis 11 Minuten unterbrochen werden. Und im Durchschnitt dauert es 23 Minuten und 15 Sekunden, um sich nach dieser Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe zu konzentrieren … also ist die Wahrscheinlichkeit, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, gelinde gesagt eine Herausforderung.
Fügen Sie hinzu, dass Mitarbeiter etwa 30 % des Arbeitstages damit verbringen, nach Informationen zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen, und es ist kaum schockierend, dass die Informationsüberflutung die US-Wirtschaft jährlich mindestens 900 Milliarden US-Dollar an Produktivitätsverlusten kostet.
Beeinflusste Arbeitgebermarke
Der Stress und andere negative Auswirkungen der Informationsüberlastung wirken sich auch auf die Moral, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus.
Dies trägt zu einer allgemeinen Atmosphäre der Frustration und Unzufriedenheit bei, die der Unternehmenskultur schaden und die Arbeitgebermarke schwächen kann.
5 Möglichkeiten, die Informationsüberflutung zu überwinden
Offensichtlich ist die Informationsüberlastung für Menschen und Organisationen als Ganzes hart. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um es zu überwinden.
1. Erkennen Sie die Anzeichen und handeln Sie.
Der erste Schritt zur Überwindung der Informationsflut besteht darin, zu erkennen, wann sie auftritt.
Erkenne, wie es sich für dich anfühlt. Merken Sie einen Unterschied in der Atmung, Kopfschmerzen, sich einschleichende Frustration, ein Anziehen in Ihren Schultern usw.?
Lernen Sie, diese Zeichen zu bemerken, sie anzuerkennen und sie zu benennen. Dies ist eine als emotionales Etikettieren bekannte Praxis, die Psychologen empfehlen, um Ihnen zu helfen, sich von Ihren Gefühlen zu distanzieren.
Wenn Sie diese Gefühle erkennen und direkt ansprechen, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie die stressbedingten Symptome erleben, die mit einer Informationsüberflutung verbunden sind.
Machen Sie außerdem regelmäßig Pausen – warten Sie nicht, bis diese intensiven Gefühle der Überwältigung eintreten. Treten Sie von Ihrem Schreibtisch weg, machen Sie einen Spaziergang, meditieren Sie oder welche Aktivität auch immer Ihren Geist frei macht und Sie beruhigt.
Schließlich stärken Sie Ihren Körper und Ihren Geist, indem Sie hydratisiert bleiben und regelmäßig nahrhafte Mahlzeiten zu sich nehmen. Ihr Gehirn braucht Wasser und Glukose, um richtig zu funktionieren, also geben Sie Ihrem Verstand, was er braucht, um die Informationsüberflutung zu bekämpfen.
2. Seien Sie wählerisch mit Informationen und Ihrer Zeit.
Ihr Gehirn arbeitet ständig daran, die richtigen Informationen, die Sie sofort benötigen, im Kurzzeitgedächtnis zu speichern, während es andere Daten im Langzeitgedächtnis ablegt. Also hilf ihm.
Wenn beispielsweise Ihr Vorgesetzter an Ihrem Schreibtisch vorbeischaut und Ihnen Anweisungen gibt, machen Sie sich Notizen und stellen Sie Fragen, damit Sie auf diese Informationen zurückgreifen können.
Wenn Ihr Vorgesetzter andererseits in einer Slack-Nachricht oder über eine Präsentation, auf die Sie zurückgreifen können, umreißt, was sie möchte, müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie sich in diesem Moment nicht alles merken müssen.
Gehen Sie ähnlich vor, wie Sie Ihre Zeit investieren.
Sie haben keinen Mangel an Projekten, die abgeschlossen werden müssen, Nachrichten, die zurückgegeben werden müssen, und Zoom-Meetings, an denen Sie teilnehmen können, und das kann schnell überwältigend werden. Machen Sie es sich also zur Gewohnheit, bei sich selbst nachzufragen, Ihre Prioritäten regelmäßig neu zu bewerten und zu fragen, ob etwas Ihre Zeit wirklich wert ist.
Vielleicht ist es im Moment keine Priorität, aber es wird in der Zukunft sein. Vielleicht ist es eine Aufgabe, die Sie delegieren können, oder eine, für die Sie eine Verlängerung beantragen müssen, damit Sie Zeit haben, Ihre beste Arbeit zu leisten.
3. Befristen Sie das Sammeln von Informationen.
Bei all den Daten, die uns heute zur Verfügung stehen, gerät man leicht in eine Informationsüberlastung, also legen Sie den Umfang Ihrer Informationsbeschaffung fest, bevor Sie beginnen.
Iyengar, ein Experte für Entscheidungen, sagt, dass man strategisch vorgehen sollte.
„Für einige von uns ist es vielleicht wichtiger, dass Sie ein oder zwei Stunden damit verbringen, viele verschiedene Dinge zu erforschen – das ist Ihre Zeit, um Ihre Wissensbasis wirklich kreativ zu erweitern“, sagte sie. „Für andere ist es möglicherweise an der Zeit, sich zu konzentrieren und nur während der zugewiesenen Zeit nach diesem Thema zu suchen.“
4. Investieren Sie in die richtigen Tools.
Während zu viele Tools zu einer eigenen Form der Überforderung führen können, kann die Auswahl der besten Tools für Ihr Unternehmen immens helfen, die Informationsüberflutung zu bekämpfen.
Mitarbeiter verbringen täglich etwa 2,5 Stunden mit der Suche nach Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Eine Möglichkeit, dies zu verringern, besteht darin, sich auf eine Wissensmanagement-Software zu verlassen, mit der Sie ein Unternehmenswiki erstellen und Informationen wie Prozesse, Dokumente und mehr organisieren können.
Es sind zahlreiche Wissensmanagement-Lösungen verfügbar, darunter Tettra, Confluence und Slab, um nur einige zu nennen.
Natürlich komme ich nicht umhin, auch EveryoneSocial zu erwähnen. Kuratieren Sie alle Inhalte, die Ihre Mitarbeiter an einem Ort teilen sollen, damit Sie sie leicht finden, mit ihnen interagieren und in sozialen Netzwerken posten können.
Das Tolle an dieser Methode ist, dass die Mitarbeiter beim Öffnen von EveryoneSocial sofort die wichtigsten Neuigkeiten und Updates sehen. Jeder, unabhängig von seiner Position – einschließlich Remote- und Frontline-Mitarbeitern – hat Zugriff auf alles, was er braucht – und nicht mehr.
Sind bestimmte Informationen nur für die C-Suite bestimmt? Nur für Kundenerfolg oder Marketing? Kein Problem. Erstellen Sie einfach eine Gruppe.
Sind einige Updates nur intern und nicht für das Teilen in sozialen Netzwerken? Schalten Sie eine Schaltfläche um, um sie intern zu halten. So einfach ist das.
Außerdem können Sie sich auf Administratoren und Moderatoren verlassen, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen weitergegeben werden, und Sie können sogar Benachrichtigungen einrichten und die wichtigsten Ankündigungen hervorheben und Ihre Mitarbeiter ermutigen, sich mit ihnen zu beschäftigen.
Oder wie es der Technologieberater Jerry Michalski ausdrückt: „Vertrauen Sie Ihrer Community, dass sie die richtigen Dinge filtert und an Sie weiterleitet, wenn Sie sie brauchen.“
5. Gehen Sie bei der Kommunikation strategisch vor.
Es gibt einen Grund, warum 2 von 3 Mitarbeitern Firmen-E-Mails ignorieren: Es gibt zu viele. Tatsächlich erhält der durchschnittliche Wissensarbeiter jeden Tag 121 E-Mails .
Eine der besten Möglichkeiten, die Informationsflut zu überwinden, besteht darin, nicht nur strategischer vorzugehen, welche Informationen verteilt werden müssen, sondern auch, wie und wie oft sie geteilt werden.
Denken Sie also vor dem Senden einer Nachricht darüber nach, wer die Informationen wirklich benötigt, und vermeiden Sie unnötiges CC- und BCC-Versand.
Versuchen Sie auch, Inhalte nach Thema, Priorität, Rollen der Mitarbeiter und mehr zu segmentieren. Entwickeln Sie auch eine Strategie, wie diese Informationen kommuniziert werden, und wenn Sie alles an einem zentralen Ort zusammenfassen können, noch besser.
EverySocial ist dafür eine großartige Lösung, da Sie damit Inhalte an einem zentralen Ort kuratieren können, die auf die Rolle und Berechtigungen der einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten werden können. Sie können über Desktop oder App auf den EveryoneSocial-Feed zugreifen.
Außerdem können Administratoren innerhalb weniger Minuten einen Content-Newsletter in EveryoneSocial einrichten und planen, dass er in regelmäßigen Abständen versendet wird. Jeder Newsletter wird an den einzelnen Mitarbeiter angepasst und liefert Inhalte von EveryoneSocial, mit denen sie sich noch nicht beschäftigt haben, direkt in ihren Posteingang.
Lassen Sie sich von EveryoneSocial helfen, die Informationsflut zu überwinden
Wir haben gerade erst damit begonnen, wie EveryoneSocial Organisationen dabei hilft, die Informationsflut zu bekämpfen – und es tut so viel mehr als das.
Es gibt einen Grund, warum sich Unternehmen von Qualtrics und Vidyard bis hin zu Adobe und Dell auf unsere Plattform verlassen, um Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten, Reichweite und Engagement zu erhöhen, die Arbeitgebermarke zu verbessern und vieles mehr.