Supraîncărcare de informații: ce este și 5 sfaturi pentru a o învinge
Publicat: 2022-06-22Trăim într-o economie bazată pe cunoaștere, în care informația este o monedă de schimb și nu există lipsă de informații care ne sunt ușor disponibile astăzi.
Sună ca un lucru bun, nu?
Cu siguranță așa pare, până când luați în considerare acest lucru: lucrătorul mediu în cunoștințe trebuie să proceseze zilnic echivalentul a 174 de ziare de informații, potrivit profesorului de la Columbia Business School, Sheena Iyengar.
Asta e mult . Nu este o surpriză atunci că atât de mulți oameni suferă de supraîncărcare de informații și că mai mult de 65% dintre angajați spun că aceasta le afectează negativ munca.
În timp ce accesul la toate aceste informații are cu siguranță beneficiile sale, angajații din ziua de azi au nevoie de ajutor pentru a depăși supraîncărcarea de informații, astfel încât să își poată face cel mai bun lucru. Citiți mai departe pentru sfaturi și trucuri care vă vor ajuta pe dvs. și pe oamenii dvs. să faceți exact asta.
Ce este supraîncărcarea de informații?
Supraîncărcarea informațională este starea de a fi copleșit de cantitatea și/sau frecvența datelor disponibile. O cantitate excesivă de informații, precum și inundația constantă de date pe care le experimentăm în viața de zi cu zi, împiedică capacitatea noastră de a funcționa eficient.
Supraîncărcarea de informații face dificilă finalizarea sarcinilor și luarea deciziilor în cunoștință de cauză. De fapt, poate duce la paralizarea noastră de a lua o decizie și, în cele din urmă, poate duce la epuizare.
În plus, efectele negative ale acesteia la locul de muncă pot fi exacerbate de o strategie de comunicare învechită, o lipsă de aliniere între echipe și constrângeri de timp care nu le oferă lucrătorilor suficient timp pentru a procesa toate aceste informații.
De ce este supraîncărcarea informațiilor o problemă?
Cu toate acestea, supraîncărcarea de informații duce la mult mai mult decât dificultăți de luare a deciziilor. De asemenea, contribuie la următoarele:
Probleme de sănătate legate de stres
A fi copleșit de prea multe informații de procesat - combinat cu stresul sarcinilor, termenelor limită și așteptarea de a răspunde la fiecare e-mail care îți vine în timp util - își asumă o taxă.
Aruncă o privire la statistici:
- Un sfert dintre lucrători raportează stres semnificativ și sănătate precară din cauza supraîncărcării de informații.
- 36% dintre manageri se confruntă cu efecte negative asupra sănătății din cauza cantității de date absolute pe care trebuie să le proceseze.
- E-mailul provoacă stres pentru 40% dintre lucrătorii cunoscuți.
De fapt, studiile au descoperit că experimentăm de fapt ceea ce se numește „apneea e-mailului” – ținându-ne inconștient respirația sau eșuând să respirăm într-un mod normal – doar din cauza stresului e-mailului.
Creativitate redusă
Supraîncărcarea de informații și întreruperile frecvente reduc activitatea creativă, potrivit cercetărilor de la Harvard Business School.
Chiar și tinerii lucrători, care sunt mai obișnuiți cu bombardarea constantă a datelor și trecerea de la un dispozitiv la altul — sunt afectați.
Tensiune asupra relațiilor de muncă
A face față acestui stres afectează negativ și relațiile angajaților cu colegii lor.
De fapt, 68% dintre manageri raportează că supraîncărcarea de informații este dăunătoare atât pentru relațiile lor profesionale, cât și pentru cele personale.
Scăderea IQ-ului
Supraîncărcarea de informații și întreruperile fluxului de lucru pot reduce de fapt inteligența, potrivit unui studiu comandat de Hewlett-Packard.
Cercetarea a concluzionat că angajații distrași de afluxul de informații din e-mail și apeluri telefonice au suferit de o scădere medie de 10 puncte a IQ-ului.
Pierderea productivității
Sortarea și procesarea unor cantități imense de date - multe dintre ele irelevante, conform unui sondaj Intel care a constatat că o treime din mesajele de lucru sunt inutile - afectează productivitatea.
Nu este vorba doar de informațiile în sine, ci și de întreruperile care apar atunci când mesajele noi ajung în căsuțele noastre de e-mail sau ping în Slack.
Aceste întreruperi sunt aproape constante, lucrătorii cunoștințe fiind întrerupți la fiecare 3 până la 11 minute. Și, în medie, durează 23 de minute și 15 secunde pentru a te reorienta asupra unei sarcini după acea întrerupere... așa că probabilitatea de a rămâne concentrat pe job este cel puțin provocatoare.
Adăugați și faptul că angajații petrec aproximativ 30% din ziua de lucru căutând informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba și nu este deloc șocant că supraîncărcarea de informații costă economia SUA cu cel puțin 900 de miliarde de dolari anual în pierderi de productivitate.
Marca angajatorului afectată
Stresul și alte efecte negative ale supraîncărcării informaționale afectează, de asemenea, moralul, implicarea și satisfacția angajaților.
Acest lucru contribuie la o atmosferă generală de frustrare și nefericire care poate afecta cultura companiei, precum și poate diminua marca angajatorului.
5 moduri de a învinge supraîncărcarea de informații
În mod clar, supraîncărcarea de informații este grea pentru oameni și organizații în ansamblu. Iată câțiva pași pe care îi puteți face pentru a o depăși.
1. Recunoașteți semnele și luați măsuri.
Primul pas în depășirea supraîncărcării informaționale este să vă dați seama când se întâmplă.
Recunoașteți cum vă simțiți. Observați o diferență de respirație, o durere de cap care apare, frustrare care se strecoară, o strângere a umerilor etc.?
Învață să observi aceste semne, să le recunoști și să le numești. Aceasta este o practică cunoscută sub numele de etichetare emoțională pe care o recomandă psihologii pentru a vă ajuta să vă distanțați de ceea ce simțiți.
Când recunoașteți aceste sentimente și le abordați direct, este mai puțin probabil să experimentați simptomele legate de stres asociate cu supraîncărcarea de informații.
De asemenea, faceți pauze regulate - nu așteptați până când acele sentimente intense de copleșire apar. Îndepărtați-vă de birou, faceți o plimbare, meditați sau orice activitate vă limpezește mintea și vă calmează.
În cele din urmă, alimentează-ți corpul și mintea rămânând hidratat și mâncând mese regulate hrănitoare. Creierul tău are nevoie de apă și glucoză pentru a funcționa corect, așa că dă-ți minții ceea ce are nevoie pentru a combate supraîncărcarea de informații.
2. Fii selectiv cu informațiile și timpul tău.
Creierul tău lucrează în mod constant pentru a stoca informațiile corecte de care vei avea nevoie imediat în memoria pe termen scurt, în timp ce înregistrează alte date în memoria pe termen lung. Așa că ajută-l.
De exemplu, dacă managerul tău se oprește la birou și îți dă instrucțiuni, ia notițe și pune întrebări, astfel încât să ai acele informații la care să te referi.
Dacă, pe de altă parte, managerul tău subliniază ceea ce își dorește într-un mesaj Slack sau printr-o prezentare la care te poți referi, recunoașteți că nu trebuie să memorați totul în acest moment.
Luați o abordare similară cu privire la modul în care vă investiți timpul.
Nu aveți lipsă de proiecte de finalizat, de mesaje de returnat și de întâlniri Zoom la care să participați, iar asta poate deveni copleșitor rapid. Așa că fă-ți o obișnuință să verifici cu tine însuți, să-ți reevaluezi în mod regulat prioritățile și să întrebi dacă ceva merită cu adevărat timpul tău.
Poate că nu este o prioritate acum, dar va fi în viitor. Poate că este o sarcină pe care o puteți delega sau una pentru care trebuie să solicitați o prelungire pentru a vă lăsa timp să vă faceți cel mai bun lucru.
3. Stabiliți o limită de timp pentru culegerea de informații.
Cu toate datele disponibile astăzi, este ușor să scapi de supraîncărcare de informații, așa că setați domeniul de aplicare al colectării de informații înainte de a începe.
Iyengar, care este un expert în alegeri, spune că trebuie să fie strategic în acest sens.
„Pentru unii dintre noi, ați putea decide că este mai important să petreceți una sau două ore explorând o mulțime de lucruri diferite – acesta este timpul pentru a adăuga cu adevărat creativ la baza de cunoștințe”, a spus ea. „Pentru alții, poate fi un moment pentru a vă concentra și a căuta doar pe acel subiect în timpul alocat.”
4. Investește în instrumentele potrivite.
În timp ce prea multe instrumente pot duce la propria sa formă de copleșire, selectarea celor mai bune pentru organizația dvs. poate ajuta enorm la combaterea supraîncărcării de informații.
Angajații petrec aproximativ 2,5 ore în fiecare zi căutând informațiile de care au nevoie pentru a-și face treaba. O modalitate de a atenua acest lucru este să vă bazați pe un software de gestionare a cunoștințelor care vă permite să creați un wiki al companiei și să organizați informații precum procese, documente și multe altele.
Există numeroase soluții de gestionare a cunoștințelor disponibile, inclusiv Tettra, Confluence și Slab, pentru a numi doar câteva.
Desigur, nu pot să nu menționez și EveryoneSocial. Organizează tot conținutul pe care vrei să-l partajeze angajații într-un singur loc, făcându-l ușor de găsit, de interacționat și de postat pe rețelele sociale.
Ceea ce este grozav la această metodă este că, atunci când angajații deschid EveryoneSocial, vor vedea imediat cele mai importante știri și actualizări. Toată lumea, indiferent de poziție, inclusiv lucrătorii de la distanță și din prima linie, va avea acces la tot ceea ce are nevoie - și nimic mai mult.
Sunt anumite informații doar pentru C-suite? Doar pentru succesul clienților sau pentru marketing? Nici o problemă. Pur și simplu creați un grup.
Unele actualizări sunt doar interne și nu pentru partajare socială? Comutați un buton pentru a-l păstra intern. E la fel de ușor.
În plus, vă puteți baza pe administratori și moderatori pentru a vă asigura că informațiile corecte sunt partajate și puteți chiar să configurați alerte și să evidențiați cele mai importante anunțuri și să vă încurajați oamenii să interacționeze cu ele.
Sau, după cum spune consultantul în tehnologie Jerry Michalski, „Aveți încredere în comunitatea dvs. pentru a filtra și a vă transmite lucrurile potrivite atunci când aveți nevoie de ele.”
5. Fii strategic în ceea ce privește comunicarea.
Există un motiv pentru care 2 din 3 angajați ignoră e-mailurile companiei: sunt prea multe. De fapt, lucrătorul mediu în cunoștințe primește 121 de e-mailuri în fiecare zi .
Una dintre cele mai bune modalități de a depăși supraîncărcarea de informații este să fii mai strategic nu numai în ceea ce privește informațiile care trebuie distribuite, ci și modul în care sunt partajate și cât de des.
Deci, înainte de a trimite un mesaj, gândiți-vă cine are cu adevărat nevoie de informații și evitați CC și BCC inutile.
De asemenea, încercați să segmentați conținutul în funcție de subiect, prioritate, rolurile angajaților și multe altele. De asemenea, dezvoltați o strategie pentru modul în care vor fi comunicate acele informații și, dacă le puteți pune pe toate într-un singur loc central, chiar mai bine.
EveryoneSocial este o soluție excelentă pentru aceasta, deoarece vă permite să organizați conținut într-o locație centrală care poate fi adaptată la rolul și permisiunile individuale ale angajaților. Ei pot accesa feedul EveryoneSocial prin desktop sau aplicație.
În plus, administratorii pot configura un buletin informativ de conținut în EveryoneSocial în câteva minute și îl pot programa să fie trimis la intervale regulate. Fiecare buletin informativ va fi personalizat pentru angajatul individual, oferind tuturor conținut social cu care nu s-au interacționat încă direct în căsuța de e-mail.
Lăsați EveryoneSocial să vă ajute să depășiți supraîncărcarea de informații
Abia am început cu toate modurile în care EveryoneSocial ajută organizațiile să combată supraîncărcarea de informații – și face mult mai mult decât atât.
Există un motiv pentru care companiile de la Qualtrics și Vidyard până la Adobe și Dell se bazează pe platforma noastră pentru a menține angajații informați, pentru a crește acoperirea și implicarea, pentru a îmbunătăți marca angajatorului și multe altele.