信息过载：它是什么以及打败它的 5 个技巧

已发表: 2022-06-22

我们生活在一个信息即货币的知识经济中，今天我们不乏容易获得的信息。

听起来是件好事，对吧？

除非你考虑到这一点，否则似乎确实如此：根据哥伦比亚商学院教授希娜·艾扬格 (Sheena Iyengar) 的说法，普通知识工作者每天必须处理相当于 174 份报纸的信息。

那是很多。因此，如此多的人遭受信息过载的困扰，超过 65% 的员工表示这对他们的工作产生了负面影响，也就不足为奇了。

虽然访问所有这些信息肯定有其好处，但今天的员工需要帮助克服信息过载，以便他们能够做到最好。继续阅读以获取帮助您和您的员工做到这一点的提示和技巧。

什么是信息过载？

信息过载是被可用数据的数量和/或频率所淹没的状态。过多的信息，以及我们在日常生活中经历的不断淹没的数据，阻碍了我们有效运作的能力。

信息过载使完成任务和做出明智的决定变得困难。事实上，它可能会导致我们完全无法做出决定并最终导致倦怠。

此外，过时的沟通策略、团队之间缺乏一致性以及时间限制不允许员工有足够的时间处理所有这些信息，都会加剧工作场所的负面影响。

为什么信息过载是个问题？

然而，信息过载导致的不仅仅是决策困难。它还有助于以下方面：

与压力有关的健康问题

被太多需要处理的信息压得喘不过气来——再加上任务压力、截止日期以及对及时回复每封电子邮件的期望——都会造成损失。

看看统计数据：

由于信息过载，四分之一的工人报告称压力很大，健康状况不佳。
36% 的管理人员因为必须处理的大量数据而遭受负面的健康影响。
电子邮件给 40% 的知识工作者带来压力。

事实上，研究发现，我们实际上经历了所谓的“电子邮件呼吸暂停”——无意识地屏住呼吸或无法正常呼吸——仅仅是由于电子邮件的压力。

减少创造力

根据哈佛商学院的研究，信息过载和频繁中断会减少创造性活动。

即使是更习惯于不断轰炸数据并从一种设备切换到另一种设备的年轻工人也会受到影响。

工作关系紧张

处理所有这些压力也会对员工与同事的关系产生负面影响。

事实上，68% 的经理表示信息过载对他们的职业和个人关系都有害。

智商下降

根据惠普委托进行的一项研究，信息过载和工作流程中断实际上会降低智能。

研究得出的结论是，因电子邮件和电话中大量信息而分心的员工的智商平均下降了 10 个百分点。

生产力损失

根据英特尔的一项调查发现，三分之一的工作信息是不必要的，对大量数据进行分类和处理——其中大部分是无关紧要的——会影响生产力。

这不仅仅是信息本身，还有当新邮件到达我们的收件箱或在 Slack 中 ping 时发生的中断。

这些中断几乎是恒定的，知识工作者每 3 到 11 分钟就会中断一次。而且，平均而言，在中断后重新专注于一项任务需要 23 分 15 秒……因此，至少可以说，保持专注于工作的可能性是具有挑战性的。

再加上员工花费大约 30% 的工作日来搜索完成工作所需的信息，而且信息过载使美国经济每年损失至少 9000 亿美元的生产力也就不足为奇了。

受影响的雇主品牌

信息过载的压力和其他负面影响也会影响员工的士气、敬业度和满意度。

这助长了一种沮丧和不快乐的整体氛围，可能会损害公司文化，并削弱雇主品牌。

克服信息过载的 5 种方法

显然，信息超载对个人和整个组织来说都是艰难的。以下是您可以采取的一些步骤来克服它。

1. 识别迹象并采取行动。

克服信息过载的第一步是意识到它何时发生。

认识到它对你的感觉。你有没有注意到呼吸的不同、头痛、沮丧、肩膀收紧等？

学会注意这些标志，承认它们，并命名它们。这是一种被称为情感标签的做法，心理学家推荐它来帮助你远离你的感受。

当你认识到这些感受并直面它们时，你就不太可能经历与信息过载相关的压力相关症状。

此外，定期休息——不要等到那些强烈的不知所措的感觉开始出现。离开你的办公桌，散步，冥想，或者任何能让你头脑清醒、让你平静下来的活动。

最后，通过保持水分和定期吃营养餐来为您的身体和思想提供能量。您的大脑需要水和葡萄糖才能正常运作，因此请给您的大脑提供对抗信息过载所需的东西。

2. 对信息和时间有选择性。

你的大脑不断工作，将你需要的正确信息存储在短期记忆中，同时将其他数据归档到长期记忆中。所以帮帮忙吧。

例如，如果您的经理在您的办公桌旁停下来给您指示，做笔记并提出问题，那么您就有了可以参考的信息。

另一方面，如果您的经理在 Slack 消息中或通过您可以参考的演示文稿中概述了她想要的内容，请认识到您此时不必将所有内容都记在心里。

对如何投资时间采取类似的方法。

您不乏要完成的项目、要返回的消息和要参加的 Zoom 会议，这很快就会让人不知所措。因此，养成检查自己的习惯，定期重新评估您的优先事项，并询问某件事是否真的值得您花时间。

也许现在不是优先事项，但将来会是。也许这是您可以委派的任务，或者您需要申请延期以让自己有时间完成最佳工作。

3. 对信息收集设置时间限制。

凭借我们今天可用的所有数据，很容易陷入信息超载，因此在开始之前设置信息收集的范围。

艾扬格是选择方面的专家，他说要对此保持战略性。

“对于我们中的一些人来说，你可能会认为花一两个小时探索许多不同的事物更为重要——那是你真正创造性地添加到你的知识库中的时间，”她说。 “对于其他人来说，这可能是一个集中注意力的时候，只在规定的时间内搜索该主题。”

4. 投资正确的工具。

虽然太多的工具会导致其自身的不堪重负，但为您的组织选择最好的工具可以极大地帮助您应对信息过载。

员工每天花费大约 2.5 小时来搜索完成工作所需的信息。缓解这种情况的一种方法是依靠知识管理软件，该软件允许您创建公司 wiki 并组织流程、文档等信息。

有许多可用的知识管理解决方案，包括 Tettra、Confluence 和 Slab，仅举几例。

当然，我也忍不住要提到EveryoneSocial。将您希望员工分享的所有内容集中在一个地方，便于查找、参与和发布到社交媒体。

这种方法的优点在于，当员工打开EveryoneSocial 时，他们会立即看到最重要的新闻和更新。每个人，无论职位如何——包括远程和一线工作人员——都可以使用他们需要的一切——仅此而已。

某些信息是否仅适用于最高管理层？只是为了客户成功或营销？没问题。只需创建一个组。

是否某些更新仅用于内部而不是用于社交共享？切换按钮以将其保留在内部。就这么简单。

此外，您可以依靠管理员和版主来确保共享正确的信息，您甚至可以设置警报并突出显示最重要的公告并鼓励您的员工参与其中。

或者正如技术顾问 Jerry Michalski 所说，“相信您的社区会在您需要时过滤并为您提供正确的信息。”

5. 对沟通保持战略性。

三分之二的员工忽略公司电子邮件是有原因的：太多了。事实上，知识工作者平均每天收到 121 封电子邮件。

克服信息过载的最佳方法之一是对需要分发的信息以及共享方式和频率更具战略性。

因此，在发送消息之前，请考虑谁真正需要该信息，并避免不必要的抄送和密送。

此外，尝试根据主题、优先级、员工角色等对内容进行细分。此外，为如何传达这些信息制定一项策略，如果你能将所有信息集中在一个中心位置，那就更好了。

EveryoneSocial 是一个很好的解决方案，因为它允许您在一个中心位置管理内容，这些内容可以根据个别员工的角色和权限进行定制。他们可以通过桌面或应用程序访问 EveryoneSocial 提要。

此外，管理员可以在几分钟内在 EveryoneSocial 中设置内容通讯，并安排定期发送。每个时事通讯都将针对个别员工进行定制，将他们尚未参与的 EveryoneSocial 内容直接发送到他们的收件箱。

让EveryoneSocial帮助您克服信息过载

我们才刚刚开始使用EveryoneSocial 帮助组织应对信息过载的所有方式——它所做的远不止这些。

从 Qualtrics 和 Vidyard 到 Adobe 和 Dell 的公司都依赖我们的平台来让员工了解最新情况、增加覆盖面和参与度、改善雇主品牌等等，这是有原因的。