ข้อมูลล้นเกิน: มันคืออะไรและ 5 เคล็ดลับในการเอาชนะมัน

เราอาศัยอยู่ในเศรษฐกิจแห่งความรู้ที่ข้อมูลเป็นสกุลเงิน และเราไม่มีวันขาดแคลนข้อมูลอย่างง่ายดาย

ฟังดูเหมือนเป็นสิ่งที่ดีใช่มั้ย?

แน่นอนว่าดูเหมือนเป็นเช่นนั้นจนกว่าคุณจะพิจารณาสิ่งนี้: พนักงานที่มีความรู้โดยเฉลี่ยต้องประมวลผลข้อมูลที่เทียบเท่ากับหนังสือพิมพ์ 174 ฉบับในแต่ละวันตามที่ Sheena Iyengar ศาสตราจารย์ของ Columbia Business School

นั่น เป็นจำนวนมาก ไม่น่าแปลกใจเลยที่ผู้คนจำนวนมากต้องทนทุกข์กับข้อมูลที่ล้นเกิน และพนักงานมากกว่า 65% กล่าวว่าข้อมูลดังกล่าวส่งผลกระทบในทางลบต่องานของพวกเขา

แม้ว่าการเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดนี้จะมีประโยชน์อย่างแน่นอน แต่พนักงานในปัจจุบันต้องการความช่วยเหลือในการเอาชนะข้อมูลที่มากเกินไป เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานได้ดีที่สุด อ่านเคล็ดลับและกลเม็ดเพื่อช่วยให้คุณและคนของคุณทำอย่างนั้นต่อไป

ข้อมูลเกินพิกัดคืออะไร?

ข้อมูลล้นเกินคือสภาวะที่มีปริมาณและ/หรือความถี่ของข้อมูลล้นหลาม ข้อมูลจำนวนมากเกินไป รวมถึงข้อมูลที่เราพบในชีวิตประจำวันที่ท่วมท้นอย่างต่อเนื่อง ขัดขวางความสามารถของเราในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลล้นเกินทำให้ยากต่อการทำงานให้เสร็จและตัดสินใจอย่างมีข้อมูล อันที่จริง มันอาจส่งผลให้เราเป็นอัมพาตจากการตัดสินใจเลย และท้ายที่สุดก็นำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย

นอกจากนี้ ผลกระทบด้านลบในที่ทำงานอาจรุนแรงขึ้นได้ด้วยกลยุทธ์การสื่อสารที่ล้าสมัย การขาดความสอดคล้องระหว่างทีม และข้อจำกัดด้านเวลาที่ทำให้พนักงานไม่มีเวลาเพียงพอในการประมวลผลข้อมูลทั้งหมด

ทำไมข้อมูลโอเวอร์โหลดเป็นปัญหา?

ข้อมูลที่มากเกินไปส่งผลให้เกิดปัญหามากกว่าแค่ปัญหาในการตัดสินใจ นอกจากนี้ยังมีส่วนช่วยดังต่อไปนี้:

ปัญหาสุขภาพที่เกี่ยวกับความเครียด

การถูกครอบงำด้วยข้อมูลมากเกินไปในการประมวลผล รวมกับความเครียดจากงาน กำหนดเวลา และความคาดหวังที่คุณตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่เข้ามาในเวลาที่เหมาะสม

เพียงแค่ดูที่สถิติ:

• หนึ่งในสี่ของพนักงานรายงานว่ามีความเครียดและสุขภาพไม่ดีเนื่องจากข้อมูลมีมากเกินไป
• 36% ของผู้จัดการประสบผลกระทบด้านลบต่อสุขภาพเนื่องจากปริมาณข้อมูลที่แท้จริงที่พวกเขาต้องดำเนินการ
• อีเมลสร้างความเครียดให้กับพนักงานที่มีความรู้ 40%

อันที่จริง จากการศึกษาพบว่าเราประสบกับสิ่งที่เรียกว่า “ภาวะหยุดหายใจขณะอีเมล” โดยไม่รู้ตัว หรือหายใจไม่ออกในลักษณะปกติ — เพียงเพราะความเครียดของอีเมล

ความคิดสร้างสรรค์ลดลง

ข้อมูลล้นเกินและการหยุดชะงักบ่อยครั้งช่วยลดกิจกรรมสร้างสรรค์ตามการวิจัยของ Harvard Business School

แม้แต่คนงานอายุน้อยที่คุ้นเคยกับการทิ้งระเบิดข้อมูลอย่างต่อเนื่องและเปลี่ยนจากอุปกรณ์เครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่องหนึ่งก็ได้รับผลกระทบเช่นกัน

ความเครียดในการทำงานสัมพันธ์

การจัดการกับความเครียดทั้งหมดนั้นส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานกับเพื่อนร่วมงานเช่นกัน

อันที่จริง 68% ของผู้จัดการรายงานว่าข้อมูลที่มากเกินไปเป็นอันตรายต่อทั้งความสัมพันธ์ทางอาชีพและส่วนตัว

ลดลงใน IQ

ข้อมูลล้นเกินและการหยุดชะงักของเวิร์กโฟลว์สามารถลดความฉลาดได้จริงตามการศึกษาที่ได้รับมอบหมายจาก Hewlett-Packard

การวิจัยสรุปได้ว่าพนักงานฟุ้งซ่านจากการไหลเข้าของข้อมูลจากอีเมลและโทรศัพท์ ซึ่งได้รับความทุกข์ทรมานจาก IQ ที่ลดลงโดยเฉลี่ย 10 จุด

สูญเสียผลผลิต

การจัดเรียงและประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาล ซึ่งส่วนใหญ่ไม่เกี่ยวข้อง จากการสำรวจของ Intel พบว่าหนึ่งในสามของข้อความเกี่ยวกับงานไม่จำเป็น ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน

ไม่ใช่แค่ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการหยุดชะงักที่เกิดขึ้นเมื่อข้อความใหม่มาถึงกล่องจดหมายของเราหรือ ping ใน Slack

การหยุดชะงักนั้นใกล้จะคงที่ โดยผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้จะถูกขัดจังหวะทุก 3 ถึง 11 นาที และโดยเฉลี่ยแล้วจะใช้เวลา 23 นาที 15 วินาทีในการจดจ่อกับงานใหม่หลังจากการหยุดชะงักนั้น...ดังนั้นโอกาสที่จะมีสมาธิจดจ่ออยู่กับงานจึงเป็นเรื่องที่ท้าทาย

เพิ่มในข้อเท็จจริงที่ว่าพนักงานใช้จ่ายประมาณ 30% ของวันทำงานเพื่อค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในการทำงาน และไม่น่าแปลกใจเลยที่ข้อมูลล้นเกินจะทำให้เศรษฐกิจสหรัฐฯ ต้องสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานอย่างน้อย 9 แสนล้านดอลลาร์ต่อปี

แบรนด์นายจ้างที่ได้รับผลกระทบ

ความเครียดและผลกระทบด้านลบอื่น ๆ ของข้อมูลที่มากเกินไปยังส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจ การมีส่วนร่วม และความพึงพอใจของพนักงานอีกด้วย

สิ่งนี้ก่อให้เกิดบรรยากาศโดยรวมของความคับข้องใจและความทุกข์ที่อาจส่งผลเสียต่อวัฒนธรรมของบริษัท รวมทั้งลดทอนแบรนด์นายจ้าง

5 วิธีในการเอาชนะข้อมูลล้นเกิน

เห็นได้ชัดว่าข้อมูลล้นเกินเป็นเรื่องยากสำหรับผู้คนและองค์กรโดยรวม ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อเอาชนะมัน

1. รับรู้สัญญาณและดำเนินการ

ขั้นตอนแรกในการเอาชนะการโอเวอร์โหลดของข้อมูลคือการตระหนักถึงสิ่งที่เกิดขึ้น

รับรู้ความรู้สึกของคุณ. คุณสังเกตเห็นความแตกต่างในการหายใจ ปวดหัวกำลังมา ความหงุดหงิดที่คืบคลานเข้ามา ไหล่ของคุณตึง ฯลฯ หรือไม่?

เรียนรู้ที่จะสังเกตสัญญาณเหล่านี้ รับทราบ และตั้งชื่อพวกเขา นี่เป็นวิธีปฏิบัติที่เรียกว่าการติดฉลากทางอารมณ์ซึ่งนักจิตวิทยาแนะนำเพื่อช่วยให้คุณแยกตัวออกจากสิ่งที่คุณรู้สึก

เมื่อคุณรับรู้ความรู้สึกเหล่านี้และจัดการกับมันอย่างตรงไปตรงมา คุณจะไม่ค่อยมีอาการที่เกี่ยวข้องกับความเครียดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มากเกินไป

นอกจากนี้ ให้หยุดพักเป็นประจำ — อย่ารอจนกว่าความรู้สึกหนักอึ้งจะพุ่งเข้ามา ก้าวออกจากโต๊ะทำงาน ออกไปเดินเล่น ทำสมาธิ หรือกิจกรรมใดๆ ก็ตามที่ทำให้จิตใจปลอดโปร่งและทำให้คุณสงบลง

สุดท้าย เติมพลังให้ร่างกายและจิตใจด้วยการดื่มน้ำให้เพียงพอและรับประทานอาหารที่มีคุณค่าทางโภชนาการเป็นประจำ สมองของคุณต้องการน้ำและกลูโคสเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง ดังนั้นให้นึกถึงสิ่งที่จำเป็นเพื่อต่อสู้กับข้อมูลที่มากเกินไป

2. เลือกสรรข้อมูลและเวลาของคุณ

สมองของคุณทำงานอย่างต่อเนื่องเพื่อเก็บข้อมูลที่ถูกต้องที่คุณต้องการทันทีในหน่วยความจำระยะสั้น ในขณะที่มันเก็บข้อมูลอื่นๆ ไว้ในหน่วยความจำระยะยาว เลยช่วยออก

ตัวอย่างเช่น หากผู้จัดการของคุณหยุดที่โต๊ะทำงานของคุณและให้คำแนะนำ จดบันทึกและถามคำถาม เพื่อให้คุณมีข้อมูลที่จะอ้างอิงกลับไป

ในทางกลับกัน หากผู้จัดการของคุณสรุปสิ่งที่เธอต้องการในข้อความ Slack หรือผ่านการนำเสนอที่คุณสามารถอ้างอิงกลับไปได้ ให้รู้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องจำทุกอย่างไว้ในความทรงจำในขณะนี้

ใช้แนวทางที่คล้ายกันในการลงทุนเวลาของคุณ

คุณไม่มีปัญหาเรื่องโปรเจ็กต์ที่ต้องทำให้เสร็จ ข้อความที่ต้องส่งคืน และการประชุม Zoom ที่ต้องเข้าร่วม และอาจได้รับอย่างรวดเร็วอย่างล้นหลาม ดังนั้น คุณควรตรวจสอบตัวเองให้เป็นนิสัย ประเมินลำดับความสำคัญของคุณใหม่เป็นประจำ และถามว่ามีบางสิ่งที่คุ้มค่ากับเวลาของคุณหรือไม่

อาจจะไม่มีความสำคัญในขณะนี้ แต่มันจะเป็นในอนาคต บางทีอาจเป็นงานที่คุณสามารถมอบหมายได้หรืองานที่คุณต้องขอขยายเวลาเพื่อให้ตัวเองมีเวลาทำงานให้ดีที่สุด

3. กำหนดเวลาในการรวบรวมข้อมูล

ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่มีให้เราในปัจจุบัน ทำให้ข้อมูลล้นหลามได้ง่าย ดังนั้นให้กำหนดขอบเขตการรวบรวมข้อมูลของคุณก่อนที่จะเริ่ม

Iyengar ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญในการเลือกกล่าวว่าควรใช้กลยุทธ์ในเรื่องนี้

“สำหรับพวกเราบางคน คุณอาจตัดสินใจว่าการใช้เวลาหนึ่งหรือสองชั่วโมงในการสำรวจสิ่งต่าง ๆ มากมาย – นั่นคือเวลาของคุณที่จะเพิ่มความสร้างสรรค์ให้กับฐานความรู้ของคุณจริงๆ” เธอกล่าว “สำหรับคนอื่น อาจถึงเวลาที่จะสร้างโฟกัสและค้นหาเฉพาะหัวข้อนั้นในช่วงเวลาที่กำหนด”

4. ลงทุนในเครื่องมือที่เหมาะสม

แม้ว่าเครื่องมือจำนวนมากเกินไปอาจส่งผลให้เกิดการครอบงำได้ แต่การเลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณสามารถช่วยอย่างมากในการต่อสู้กับข้อมูลที่ล้นเกิน

พนักงานใช้เวลาประมาณ 2.5 ชั่วโมงทุกวันในการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงาน วิธีหนึ่งในการบรรเทาปัญหานี้คือการพึ่งพาซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ที่ช่วยให้คุณสร้างวิกิของบริษัทและจัดระเบียบข้อมูล เช่น กระบวนการ เอกสาร และอื่นๆ

มีโซลูชันการจัดการความรู้มากมาย รวมถึง Tettra, Confluence และ Slab เป็นต้น

แน่นอน ฉันอดไม่ได้ที่จะพูดถึง EveryoneSocial เช่นกัน จัดการเนื้อหาทั้งหมดที่คุณต้องการให้พนักงานแชร์ในที่เดียว ทำให้ง่ายต่อการค้นหา มีส่วนร่วม และโพสต์บนโซเชียล

ข้อดีของวิธีนี้คือเมื่อพนักงานเปิด EveryoneSocial พวกเขาจะเห็นข่าวสารและอัปเดตที่สำคัญที่สุดในทันที ทุกคนไม่ว่าจะอยู่ในตำแหน่งใด รวมถึงพนักงานจากระยะไกลและในแนวหน้า จะสามารถเข้าถึงทุกสิ่งที่ต้องการได้ และไม่มีอะไรมากไปกว่านี้

ข้อมูลบางอย่างสำหรับ C-suite เท่านั้นหรือไม่? เพียงเพื่อความสำเร็จของลูกค้าหรือการตลาด? ไม่มีปัญหา. เพียงแค่สร้างกลุ่ม

การอัปเดตบางอย่างเป็นการภายในเท่านั้นและไม่ใช่สำหรับการแบ่งปันทางสังคมหรือไม่ สลับปุ่มเพื่อเก็บไว้ภายใน มันง่ายอย่างนั้น

นอกจากนี้ คุณยังสามารถพึ่งพาผู้ดูแลระบบและผู้ดูแลเพื่อให้แน่ใจว่ามีการแบ่งปันข้อมูลที่ถูกต้อง และคุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนและเน้นข้อความประกาศที่สำคัญที่สุดและกระตุ้นให้คนของคุณมีส่วนร่วมกับพวกเขา

หรือตามที่ที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยี Jerry Michalski กล่าวไว้ว่า “ไว้วางใจให้ชุมชนของคุณกรองและส่งต่อสิ่งที่ถูกต้องให้กับคุณเมื่อคุณต้องการ”

5. เป็นกลยุทธ์เกี่ยวกับการสื่อสาร

มีเหตุผลว่าทำไมพนักงาน 2 ใน 3 คนไม่สนใจอีเมลของบริษัท: มีมากเกินไป อันที่จริง ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้โดยเฉลี่ยจะได้รับ 121 อีเมล ทุกวัน

วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการเอาชนะข้อมูลล้นมือคือ การวางกลยุทธ์ให้มากขึ้น ไม่เพียงแต่ข้อมูลใดที่จำเป็นต้องเผยแพร่ แต่ยังรวมถึงวิธีการแบ่งปันข้อมูลและความถี่ด้วย

ดังนั้นก่อนที่จะส่งข้อความ ให้คิดว่าใครต้องการข้อมูลจริงๆ และหลีกเลี่ยงการ CC'ing และ BCC'ing ที่ไม่จำเป็น

นอกจากนี้ ลองแบ่งกลุ่มเนื้อหาตามหัวข้อ ลำดับความสำคัญ บทบาทของพนักงาน และอื่นๆ นอกจากนี้ ให้พัฒนากลยุทธ์สำหรับวิธีการสื่อสารข้อมูลนั้น และหากคุณสามารถรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียวได้ ก็ยิ่งดียิ่งขึ้นไปอีก

EveryoneSocial เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับเรื่องนี้ เนื่องจากช่วยให้คุณสามารถดูแลจัดการเนื้อหาในที่เดียวที่สามารถปรับให้เข้ากับบทบาทและการอนุญาตของพนักงานแต่ละคนได้ พวกเขาสามารถเข้าถึงฟีด EveryoneSocial ผ่านเดสก์ท็อปหรือแอพได้

นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังสามารถตั้งค่าจดหมายข่าวเนื้อหาใน EveryoneSocial ได้ในเวลาไม่กี่นาที และตั้งเวลาให้ส่งเป็นประจำ จดหมายข่าวแต่ละฉบับจะถูกปรับแต่งให้เหมาะกับพนักงานแต่ละคน โดยส่งเนื้อหา EveryoneSocial ที่พวกเขายังไม่ได้มีส่วนร่วมโดยตรงไปยังกล่องจดหมายของพวกเขา

ให้ทุกคนโซเชียลช่วยคุณเอาชนะข้อมูลล้นเกิน

เราเพิ่งเริ่มต้นกับทุกวิถีทางที่ EveryoneSocial ช่วยเหลือองค์กรต่างๆ ในการต่อสู้กับข้อมูลที่ล้นเกิน — และมันยังทำมากกว่านั้นอีกมาก

มีเหตุผลว่าทำไมบริษัทต่างๆ ตั้งแต่ Qualtrics และ Vidyard ไปจนถึง Adobe และ Dell ต่างใช้แพลตฟอร์มของเราในการแจ้งให้พนักงานทราบ เพิ่มการเข้าถึงและการมีส่วนร่วม ปรับปรุงแบรนด์นายจ้าง และอื่นๆ อีกมากมาย

เริ่มใช้ EveryoneSocial วันนี้ฟรี หรือตั้งเวลาสาธิตเพื่อดูวิธีที่จะปฏิวัติสถานที่ทำงานของคุณ