Surcharge d'informations : qu'est-ce que c'est et 5 astuces pour y remédier
Publié: 2022-06-22Nous vivons dans une économie du savoir où l'information est monnaie courante, et les informations facilement accessibles ne manquent pas aujourd'hui.
Cela semble être une bonne chose, non ?
Bien sûr, jusqu'à ce que vous considériez ceci : le travailleur du savoir moyen doit traiter quotidiennement l'équivalent de 174 journaux d'informations, selon Sheena Iyengar, professeur à la Columbia Business School.
C'est beaucoup . Il n'est donc pas surprenant que tant de personnes souffrent de surcharge d'informations et que plus de 65 % des employés disent que cela a un impact négatif sur leur travail.
Bien que l'accès à toutes ces informations présente certainement des avantages, les employés d'aujourd'hui ont besoin d'aide pour surmonter la surcharge d'informations afin qu'ils puissent faire de leur mieux. Lisez la suite pour obtenir des conseils et astuces pour vous aider, vous et vos collaborateurs, à y parvenir.
Qu'est-ce que la surcharge d'informations ?
La surcharge d'informations est l'état d'être submergé par la quantité et/ou la fréquence des données disponibles. Une quantité excessive d'informations, ainsi que l'inondation constante de données que nous rencontrons dans la vie quotidienne, entravent notre capacité à fonctionner efficacement.
La surcharge d'informations rend difficile l'accomplissement des tâches et la prise de décisions éclairées. En fait, cela peut nous empêcher de prendre une décision et finalement conduire à l'épuisement professionnel.
De plus, ses effets négatifs sur le lieu de travail peuvent être exacerbés par une stratégie de communication obsolète, un manque d'alignement entre les équipes et des contraintes de temps qui ne laissent pas suffisamment de temps aux travailleurs pour traiter toutes ces informations.
Pourquoi la surcharge d'informations est-elle un problème ?
Cependant, la surcharge d'informations entraîne bien plus que de simples difficultés de prise de décision. Il contribue également aux éléments suivants :
Problèmes de santé liés au stress
Être submergé par trop d'informations à traiter - combiné au stress des tâches, des délais et à l'attente que vous répondiez à chaque e-mail qui vous parvient en temps opportun - a des conséquences néfastes.
Jetez un œil aux statistiques :
- Un quart des travailleurs signalent un stress important et une mauvaise santé en raison d'une surcharge d'informations.
- 36 % des managers subissent des effets négatifs sur la santé en raison de la quantité de données qu'ils doivent traiter.
- Le courrier électronique est source de stress pour 40 % des travailleurs du savoir.
En fait, des études ont montré que nous subissions ce que l'on appelle «l'apnée des e-mails» - retenir inconsciemment notre souffle ou ne pas respirer de manière normale - simplement à cause du stress des e-mails.
Créativité réduite
La surcharge d'informations et les interruptions fréquentes réduisent l'activité créative, selon une étude de la Harvard Business School.
Même les jeunes travailleurs, plus habitués au bombardement constant de données et au passage d'un appareil à l'autre, sont concernés.
Tension sur les relations de travail
Faire face à tout ce stress affecte également négativement les relations des employés avec leurs collègues.
En effet, 68% des managers déclarent que la surcharge d'informations nuit à la fois à leurs relations professionnelles et personnelles.
Chute de QI
Selon une étude commandée par Hewlett-Packard, la surcharge d'informations et les perturbations du flux de travail peuvent en fait réduire l'intelligence.
La recherche a conclu que les employés distraits par l'afflux d'informations provenant des e-mails et des appels téléphoniques souffraient d'une baisse moyenne de 10 points de QI.
Perte de productivité
Le tri et le traitement d'immenses quantités de données - dont la plupart sont sans intérêt, selon une enquête d'Intel qui a révélé qu'un tiers des messages professionnels sont inutiles - affecte la productivité.
Ce ne sont pas seulement les informations elles-mêmes, mais aussi les interruptions qui se produisent lorsque de nouveaux messages arrivent dans nos boîtes de réception ou ping dans Slack.
Ces interruptions sont quasi constantes, les travailleurs du savoir étant interrompus toutes les 3 à 11 minutes. Et, en moyenne, il faut 23 minutes et 15 secondes pour se recentrer sur une tâche après cette interruption… la probabilité de rester concentré sur le travail est donc pour le moins difficile.
Ajoutez à cela le fait que les employés passent environ 30 % de la journée de travail à rechercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail, et il n'est guère choquant que la surcharge d'informations coûte à l'économie américaine au moins 900 milliards de dollars par an en perte de productivité.
Marque employeur impactée
Le stress et les autres effets négatifs de la surcharge d'informations ont également un impact sur le moral, l'engagement et la satisfaction des employés.
Cela contribue à créer une atmosphère générale de frustration et de mécontentement qui peut nuire à la culture d'entreprise et nuire à la marque employeur.
5 façons de vaincre la surcharge d'informations
De toute évidence, la surcharge d'informations est difficile pour les personnes et les organisations dans leur ensemble. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour le surmonter.
1. Reconnaissez les signes et agissez.
La première étape pour surmonter la surcharge d'informations est de savoir quand cela se produit.
Reconnaissez ce que vous ressentez. Remarquez-vous une différence dans la respiration, un mal de tête qui s'installe, une frustration qui s'installe, un resserrement des épaules, etc. ?
Apprenez à remarquer ces signes, reconnaissez-les et nommez-les. Il s'agit d'une pratique connue sous le nom d'étiquetage émotionnel que les psychologues recommandent pour vous aider à vous éloigner de ce que vous ressentez.
Lorsque vous reconnaissez ces sentiments et que vous les abordez de front, vous êtes moins susceptible de ressentir les symptômes liés au stress associés à la surcharge d'informations.
Aussi, faites des pauses régulières – n'attendez pas que ces intenses sensations d'accablement se manifestent. Éloignez-vous de votre bureau, promenez-vous, méditez ou toute autre activité qui vide votre esprit et vous calme.
Enfin, alimentez votre corps et votre esprit en restant hydraté et en mangeant régulièrement des repas nutritifs. Votre cerveau a besoin d'eau et de glucose pour fonctionner correctement, alors donnez à votre esprit ce dont il a besoin pour lutter contre la surcharge d'informations.
2. Soyez sélectif avec les informations et votre temps.
Votre cerveau travaille constamment pour stocker les bonnes informations dont vous aurez besoin immédiatement dans la mémoire à court terme, tandis qu'il enregistre d'autres données dans la mémoire à long terme. Alors aidez-le.
Par exemple, si votre responsable s'arrête à votre bureau et vous donne des instructions, prend des notes et pose des questions, vous disposez ainsi de ces informations auxquelles vous référer.
Si, d'un autre côté, votre manager décrit ce qu'il veut dans un message Slack ou via une présentation à laquelle vous pouvez vous référer, reconnaissez que vous n'avez pas à tout mémoriser en ce moment.
Adoptez une approche similaire à la façon dont vous investissez votre temps.
Vous ne manquez pas de projets à terminer, de messages à renvoyer et de réunions Zoom auxquelles assister, et cela peut devenir rapidement écrasant. Prenez donc l'habitude de vérifier avec vous-même, de réévaluer régulièrement vos priorités et de vous demander si quelque chose vaut vraiment votre temps.
Ce n'est peut-être pas une priorité pour le moment, mais ce le sera à l'avenir. C'est peut-être une tâche que vous pouvez déléguer ou une tâche pour laquelle vous devez demander une prolongation pour vous donner le temps de faire de votre mieux.
3. Fixez une limite de temps pour la collecte d'informations.
Avec toutes les données dont nous disposons aujourd'hui, il est facile de tomber dans une surcharge d'informations, alors définissez l'étendue de votre collecte d'informations avant de commencer.
Iyengar, qui est un expert du choix, dit être stratégique à ce sujet.
"Pour certains d'entre nous, vous pourriez décider qu'il est plus important que vous passiez une ou deux heures à explorer beaucoup de choses différentes - c'est votre temps pour vraiment ajouter de manière créative à votre base de connaissances", a-t-elle déclaré. "Pour d'autres, cela peut être le moment de se concentrer et de ne rechercher que sur ce sujet pendant le temps imparti."
4. Investissez dans les bons outils.
Bien que trop d'outils puissent entraîner leur propre forme de submersion, la sélection des meilleurs pour votre organisation peut aider énormément à lutter contre la surcharge d'informations.
Les employés passent environ 2,5 heures par jour à rechercher les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Une façon d'atténuer ce problème consiste à s'appuyer sur un logiciel de gestion des connaissances qui vous permet de créer un wiki d'entreprise et d'organiser des informations telles que des processus, des documents, etc.
Il existe de nombreuses solutions de gestion des connaissances disponibles, notamment Tettra, Confluence et Slab, pour n'en nommer que quelques-unes.
Bien sûr, je ne peux pas m'empêcher de mentionner également EveryoneSocial. Organisez tout le contenu que vous souhaitez que les employés partagent en un seul endroit, ce qui facilite la recherche, l'interaction et la publication sur les réseaux sociaux.
Ce qui est génial avec cette méthode, c'est que lorsque les employés ouvrent EveryoneSocial, ils voient immédiatement les nouvelles et les mises à jour les plus importantes. Tout le monde, quel que soit son poste, y compris les travailleurs à distance et de première ligne, aura accès à tout ce dont il a besoin, et rien de plus.
Certaines informations sont-elles réservées à la suite C ? Juste pour le succès client ou le marketing ? Aucun problème. Créez simplement un groupe.
Certaines mises à jour sont-elles uniquement internes et non destinées au partage social ? Basculez un bouton pour le garder interne. C'est aussi simple que ça.
De plus, vous pouvez compter sur les administrateurs et les modérateurs pour vous assurer que les bonnes informations sont partagées, et vous pouvez même configurer des alertes et mettre en évidence les annonces les plus importantes et encourager vos collaborateurs à s'y engager.
Ou, comme le dit le consultant en technologie Jerry Michalski, "faites confiance à votre communauté pour filtrer et vous transmettre les bonnes choses quand vous en avez besoin."
5. Soyez stratégique en matière de communication.
Il y a une raison pour laquelle 2 employés sur 3 ignorent les e-mails de l'entreprise : il y en a trop. En fait, le travailleur intellectuel moyen reçoit 121 e-mails chaque jour .
L'un des meilleurs moyens de surmonter la surcharge d'informations est d'être plus stratégique non seulement sur les informations à diffuser, mais également sur la manière dont elles sont partagées et à quelle fréquence.
Donc, avant d'envoyer un message, réfléchissez à qui a vraiment besoin de l'information et évitez les CC et BCC inutiles.
Essayez également de segmenter le contenu en fonction du sujet, de la priorité, des rôles des employés, etc. En outre, développez une stratégie sur la manière dont ces informations seront communiquées, et si vous pouvez tout mettre en un seul endroit central, c'est encore mieux.
EveryoneSocial est une excellente solution pour cela, car il vous permet de conserver du contenu dans un emplacement central qui peut être adapté au rôle et aux autorisations de chaque employé. Ils peuvent accéder au flux EveryoneSocial via un ordinateur ou une application.
De plus, les administrateurs peuvent configurer une newsletter de contenu dans EveryoneSocial en quelques minutes et programmer son envoi à intervalles réguliers. Chaque newsletter sera personnalisée pour chaque employé, en livrant le contenu de EveryoneSocial avec lequel il n'a pas encore interagi directement dans sa boîte de réception.
Laissez EveryoneSocial vous aider à surmonter la surcharge d'informations
Nous venons tout juste de commencer avec toutes les façons dont EveryoneSocial aide les organisations à lutter contre la surcharge d'informations - et il fait bien plus que cela.
Il y a une raison pour laquelle des entreprises de Qualtrics et Vidyard à Adobe et Dell comptent sur notre plate-forme pour tenir leurs employés informés, accroître la portée et l'engagement, améliorer la marque employeur, et bien plus encore.