Sobrecarga de información: qué es y 5 consejos para combatirla
Publicado: 2022-06-22Vivimos en una economía del conocimiento donde la información es moneda de cambio, y hoy en día no hay escasez de información fácilmente disponible para nosotros.
Suena como algo bueno, ¿verdad?
Seguro que sí, hasta que considera esto: el trabajador del conocimiento promedio debe procesar el equivalente a 174 periódicos de información diariamente, según la profesora de la Escuela de Negocios de Columbia, Sheena Iyengar.
Eso es mucho Entonces, no sorprende que tantas personas sufran de sobrecarga de información y que más del 65% de los empleados digan que afecta negativamente su trabajo.
Si bien el acceso a toda esta información ciertamente tiene sus beneficios, los empleados de hoy necesitan ayuda para superar la sobrecarga de información para que puedan hacer su mejor trabajo. Siga leyendo para obtener consejos y trucos que lo ayudarán a usted y a su gente a hacer precisamente eso.
¿Qué es la sobrecarga de información?
La sobrecarga de información es el estado de estar abrumado por la cantidad y/o frecuencia de los datos disponibles. Una cantidad excesiva de información, así como la inundación constante de datos que experimentamos en la vida diaria, impide nuestra capacidad de funcionar de manera efectiva.
La sobrecarga de información dificulta completar tareas y tomar decisiones informadas. De hecho, puede resultar en que nos paralicemos de tomar una decisión y, en última instancia, nos lleve al agotamiento.
Además, los efectos negativos en el lugar de trabajo pueden verse exacerbados por una estrategia de comunicación obsoleta, la falta de alineación entre los equipos y las limitaciones de tiempo que no les dan a los trabajadores suficiente tiempo para procesar toda esa información.
¿Por qué la sobrecarga de información es un problema?
Sin embargo, la sobrecarga de información genera mucho más que dificultades para tomar decisiones. También contribuye a lo siguiente:
Problemas de salud relacionados con el estrés
Estar abrumado por demasiada información para procesar, combinado con el estrés de las tareas, los plazos y la expectativa de que responda a cada correo electrónico que se le presente de manera oportuna, pasa factura.
Solo echa un vistazo a las estadísticas:
- Una cuarta parte de los trabajadores reportan estrés significativo y mala salud debido a la sobrecarga de información.
- El 36% de los gerentes experimentan efectos negativos para la salud debido a la gran cantidad de datos que deben procesar.
- El correo electrónico causa estrés al 40% de los trabajadores del conocimiento.
De hecho, los estudios han encontrado que en realidad experimentamos lo que se conoce como "apnea del correo electrónico" (inconscientemente aguantar la respiración o dejar de respirar de manera normal) simplemente debido al estrés del correo electrónico.
Creatividad reducida
La sobrecarga de información y las interrupciones frecuentes reducen la actividad creativa, según una investigación de la Escuela de Negocios de Harvard.
Incluso los trabajadores jóvenes, que están más acostumbrados al bombardeo constante de datos y al cambio de un dispositivo a otro, se ven afectados.
Tensión en las relaciones laborales.
Lidiar con todo ese estrés también afecta negativamente las relaciones de los empleados con sus compañeros de trabajo.
De hecho, el 68% de los directivos afirma que la sobrecarga de información es perjudicial tanto para sus relaciones profesionales como personales.
Caída en el coeficiente intelectual
La sobrecarga de información y las interrupciones del flujo de trabajo pueden reducir la inteligencia, según un estudio encargado por Hewlett-Packard.
La investigación concluyó que los empleados distraídos por la afluencia de información del correo electrónico y las llamadas telefónicas sufrieron una caída promedio de 10 puntos en el coeficiente intelectual.
Pérdida de productividad
Clasificar y procesar inmensas cantidades de datos, muchos de ellos irrelevantes, según una encuesta de Intel que encontró que un tercio de los mensajes de trabajo son innecesarios, afecta la productividad.
No se trata solo de la información en sí, sino también de las interrupciones que se producen cuando llegan nuevos mensajes a nuestras bandejas de entrada o hacen ping en Slack.
Esas interrupciones son casi constantes, con trabajadores del conocimiento interrumpidos cada 3 a 11 minutos. Y, en promedio, toma 23 minutos y 15 segundos volver a concentrarse en una tarea después de esa interrupción... por lo que la probabilidad de mantenerse concentrado en el trabajo es un desafío, por decir lo menos.
Agregue el hecho de que los empleados dedican alrededor del 30% de la jornada laboral a buscar la información que necesitan para hacer su trabajo, y no sorprende que la sobrecarga de información le cueste a la economía estadounidense al menos $ 900 mil millones anuales en pérdida de productividad.
Marca empleadora impactada
El estrés y otros efectos negativos de la sobrecarga de información también afectan la moral, el compromiso y la satisfacción de los empleados.
Esto contribuye a una atmósfera general de frustración e infelicidad que puede dañar la cultura de la empresa, así como disminuir la marca del empleador.
5 formas de vencer la sobrecarga de información
Claramente, la sobrecarga de información es dura para las personas y las organizaciones en su conjunto. Aquí hay algunos pasos que puede seguir para superarlo.
1. Reconocer las señales y actuar.
El primer paso para superar la sobrecarga de información es darse cuenta de cuándo está sucediendo.
Reconoce cómo se siente para ti. ¿Notas una diferencia en la respiración, un dolor de cabeza, frustración, una tensión en los hombros, etc.?
Aprenda a notar estas señales, reconózcalas y nómbrelas. Esta es una práctica conocida como etiquetado emocional que los psicólogos recomiendan para ayudarte a distanciarte de lo que sientes.
Cuando reconoce estos sentimientos y los aborda de frente, es menos probable que experimente los síntomas relacionados con el estrés asociados con la sobrecarga de información.
Además, tome descansos regulares: no espere hasta que surjan esos intensos sentimientos de agobio. Aléjese de su escritorio, camine, medite o cualquier actividad que despeje su mente y lo calme.
Finalmente, alimente su cuerpo y su mente manteniéndose hidratado y comiendo comidas nutritivas regulares. Tu cerebro necesita agua y glucosa para funcionar correctamente, así que dale a tu mente lo que necesita para combatir la sobrecarga de información.
2. Sea selectivo con la información y su tiempo.
Su cerebro trabaja constantemente para almacenar la información correcta que necesitará de inmediato en la memoria a corto plazo, mientras archiva otros datos en la memoria a largo plazo. Así que ayúdalo.
Por ejemplo, si su gerente se detiene en su escritorio y le da instrucciones, tome notas y haga preguntas, de modo que tenga esa información para consultar.
Si, por otro lado, su gerente describe lo que quiere en un mensaje de Slack o a través de una presentación a la que puede consultar, reconozca que no tiene que memorizar todo en este momento.
Tome un enfoque similar a la forma en que invierte su tiempo.
No le faltan proyectos para completar, mensajes para devolver y reuniones de Zoom para asistir, y eso puede volverse abrumador rápidamente. Por lo tanto, acostúmbrese a consultar con usted mismo, reevaluar regularmente sus prioridades y preguntarse si algo realmente vale la pena.
Tal vez no sea una prioridad en este momento, pero lo será en el futuro. Tal vez sea una tarea que pueda delegar o una en la que necesite solicitar una extensión para tener tiempo para hacer su mejor trabajo.
3. Establezca un límite de tiempo para la recopilación de información.
Con todos los datos disponibles hoy en día, es fácil caer en una sobrecarga de información, así que establezca el alcance de su recopilación de información antes de comenzar.
Iyengar, que es un experto en elección, dice que hay que ser estratégico al respecto.
“Para algunos de nosotros, puede decidir que es más importante pasar una o dos horas explorando muchas cosas diferentes; ese es su tiempo para agregar creatividad a su base de conocimientos”, dijo. “Para otros, puede ser un momento para crear enfoque y solo buscar en ese tema durante el tiempo asignado”.
4. Invierta en las herramientas adecuadas.
Si bien demasiadas herramientas pueden resultar abrumadoras, seleccionar las mejores para su organización puede ayudar enormemente a combatir la sobrecarga de información.
Los empleados dedican alrededor de 2,5 horas todos los días a buscar la información que necesitan para hacer su trabajo. Una forma de aliviar esto es confiar en un software de gestión del conocimiento que le permita crear un wiki de la empresa y organizar información como procesos, documentos y más.
Existen numerosas soluciones de gestión del conocimiento disponibles, incluidas Tettra, Confluence y Slab, solo por nombrar algunas.
Por supuesto, no puedo evitar mencionar a EveryoneSocial también. Seleccione todo el contenido que desea que los empleados compartan en un solo lugar, lo que facilita encontrarlo, interactuar con él y publicarlo en las redes sociales.
Lo bueno de este método es que cuando los empleados abren EveryoneSocial, ven inmediatamente las noticias y actualizaciones más importantes. Todos, independientemente de su puesto, incluidos los trabajadores remotos y de primera línea, tendrán acceso a todo lo que necesitan, y nada más.
¿Cierta información es solo para el C-suite? ¿Solo para el éxito del cliente o marketing? No hay problema. Simplemente crea un grupo.
¿Algunas actualizaciones son solo internas y no para compartir en redes sociales? Alterne un botón para mantenerlo interno. Es tan fácil como eso.
Además, puede confiar en los administradores y moderadores para garantizar que se comparta la información correcta, e incluso puede configurar alertas y resaltar los anuncios más importantes y alentar a su gente a interactuar con ellos.
O como dice el consultor de tecnología Jerry Michalski: “Confíe en su comunidad para filtrar y enviar las cosas correctas cuando las necesite”.
5. Sea estratégico acerca de las comunicaciones.
Hay una razón por la que 2 de cada 3 empleados ignoran los correos electrónicos de la empresa: hay demasiados. De hecho, el trabajador del conocimiento promedio recibe 121 correos electrónicos todos los días .
Una de las mejores maneras de superar la sobrecarga de información es ser más estratégico no solo sobre qué información se debe distribuir, sino también sobre cómo se comparte y con qué frecuencia.
Por lo tanto, antes de enviar un mensaje, piense en quién realmente necesita la información y evite los mensajes CC y CCO innecesarios.
Además, intente segmentar el contenido según el tema, la prioridad, las funciones de los empleados y más. Además, desarrolle una estrategia sobre cómo se comunicará esa información, y si puede poner todo en un lugar central, aún mejor.
EveryoneSocial es una excelente solución para esto porque le permite seleccionar contenido en una ubicación central que se puede adaptar a la función y los permisos de los empleados individuales. Pueden acceder a la fuente de EveryoneSocial a través del escritorio o la aplicación.
Además, los administradores pueden configurar un boletín informativo de contenido en EveryoneSocial en cuestión de minutos y programarlo para que se envíe a intervalos regulares. Cada boletín se personalizará para el empleado individual, entregando el contenido de EveryoneSocial con el que aún no han interactuado directamente en sus bandejas de entrada.
Deje que EveryoneSocial lo ayude a superar la sobrecarga de información
Recién comenzamos con todas las formas en que EveryoneSocial ayuda a las organizaciones a combatir la sobrecarga de información, y hace mucho más que eso.
Hay una razón por la que las empresas, desde Qualtrics y Vidyard hasta Adobe y Dell, confían en nuestra plataforma para mantener a los empleados informados, aumentar el alcance y la participación, mejorar la marca del empleador y mucho más.