如何管理虛擬團隊：團隊建設、提示和工具

對於許多項目經理來說，接受虛擬團隊的唯一障礙是管理一個虛擬團隊的感知困難。 你和你的團隊不在同一個辦公室，你擔心每個人都會感到脫節。 在這樣的環境下，你認為沒有辦法保持生產力。

這些擔憂並非完全沒有根據，但只有當您不使用緩解它們所需的項目管理工具時，這些擔憂才會成為現實。 有很多方法可以集中管理項目，甚至還有更多方法可以以數字方式連接您的團隊。 它被稱為虛擬團隊管理，並且越來越受歡迎。

隨著時間的推移，隨著環境的需要，虛擬團隊變得越來越普遍。 如果您在管理虛擬團隊方面猶豫不決，那麼請花點時間了解虛擬團隊管理是什麼，以及它如何擴展您管理項目的能力。

虛擬團隊管理

隨著越來越多的虛擬團隊在組織中變得普遍，管理者將不得不迎接領導他們所固有的挑戰。 建立支持虛擬團隊的企業文化是一回事，但經理必須在團隊遠程工作時不斷強化這種文化。

首先，明確定義工作。 虛擬團隊與任何其他團隊一樣，如果他們沒有設定標準，他們的工作將會有很大的不同。 此外，要清楚詳細地說明每個人負責的可交付成果。 標準化您的工作系統，但保持足夠的靈活性以賦予團隊成員所有權。

定期溝通保持團隊凝聚力

工作人員需要溝通，這是連接虛擬團隊成功的重要因素。 但不要依賴單一渠道。 應該有幾種方法可以聯繫團隊並讓他們聯繫他們的經理。 在某些情況下，電子郵件可能沒問題，但更緊急的事情可能需要短信、聊天甚至電話。

應遵循的另一種溝通方式是會議。 安排定期的虛擬會議，從每日例會到了解每個人的工作內容，以及他們是否需要從經理到電話會議以討論更大的戰略舉措。 這不僅使每個人都在同一頁面上並了解情況，而且還發展了將團隊團結在一起的紐帶。

溝通很重要，但如果人們經常聊天，它可能會成為一個問題。 因此，通過適當的渠道管理遠程團隊和信息非常重要。 當重要信息通過錯誤的渠道傳播時，它可能會落入裂縫或被誤解。 重要信息需要通過正確的渠道傳播。

靈活的工作時間，還是嚴格的時間表？

根據您的組織，虛擬團隊可以按照自己的時間工作，也可以固定在辦公時間。 無論哪種方式，如果在虛擬團隊和現場團隊都在時鐘上時存在一些重疊，這將很有幫助，這樣他們就可以彼此保持實時通信。

虛擬團隊中的行為

保持專業是必不可少的，但當然，不同的組織以獨特的方式定義專業。 有些公司適合休閒裝，而另一些公司則要求一定的著裝要求。 虛擬團隊將在這些細節上得到指導，但重要的是每個團隊成員都有一個專門的工作空間，他們保持井井有條，不受干擾。

一個好的經理會獎勵他們的團隊，因為他們做得很好，這也應該適用於虛擬團隊。 它有助於激發您的團隊並讓他們更有效率地工作。

虛擬團隊建設

管理虛擬團隊的一個重要方面是發展將團隊凝聚在一起的紐帶，這樣他們就可以更有效率地工作。 當您只是在線互動時，這可能很難做到，但可以做到。 以下建議是讓虛擬團隊建立聯繫的方法。

1. 建立聯繫的一個好方法是了解一個人，而不是他們在團隊中所做的事情。 一種方法是召開一次虛擬會議，其中每個團隊成員分享一份關於他們自己的 10 件有趣事情的清單。 可以是他們喜歡的音樂，一個有趣的故事，他們來自哪裡——或者任何東西，真的。 這種瑣事的馬賽克將發展成一個人的細緻入微的肖像。
2. 有一個虛擬的咖啡休息時間。 定期在工作時間抽出時間讓團隊聚在一起，除了發洩和喝一杯之外別無其他目的。 這在項目開始時很重要，可以幫助每個人相互了解，但它可以而且應該成為例行的簽到。 為了使團隊真正具有凝聚力，他們需要在個人層面上相互了解。 工作不是這些聚會的主題。 這只是一個放鬆和分享的時間。
3. 一起玩網絡遊戲。 有許多在線遊戲——一些競爭性的，一些合作性的。 只要整個團隊都參與，您選擇哪個並不重要。 您可以每週讓一名團隊成員選擇遊戲，以確保每個人都有機會玩他們喜歡的遊戲。 遊戲就像有趣的項目，它們將幫助團隊更好地合作。

虛擬團隊管理工具

通訊工具

有許多聊天應用程序，例如 Slack 和 Skype，提供一對一和群組渠道，團隊可以在其中協作，甚至參與視頻通話。 它們是將團隊凝聚在一起的重要虛擬團隊管理工具。

文檔管理

來自 Google 的 Microsoft 365 或 G Suite 是不錯的協作工具，它們提供文檔、電子表格和演示工具，所有這些都可以共享和協同工作。 但這些工具不一定是管理工具。 為此，您需要投資項目管理軟件。

ProjectManager 如何幫助虛擬團隊

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，可讓團隊保持井井有條，無論他們是在同一個辦公室還是在遠程工作。 由於它是基於雲的，因此可以隨時隨地使用，因此虛擬團隊始終能夠完成他們的工作。

使用甘特圖進行智能計劃

計劃可能很困難，當您的團隊分散時更是如此。 不要害怕——我們的在線甘特圖可幫助您管理團隊的所有各種任務，並在時間線上收集它們。 從這個項目視圖中，一旦團隊成員被邀請加入項目，經理就可以將任務分配給他們。 我們有無限的文件存儲空間，因此可以根據需要添加盡可能多的文檔來指導該任務的執行。

甘特圖還為管理人員提供了跟踪虛擬團隊進度所需的工具。 他們可以在其持續時間欄上看到距離完成任務有多近。 還有一個實時儀表板，可提供項目指標的高級視圖，以及易於使用的報告以獲取更多詳細信息。

計劃資源的一種手段

團隊成員過度勞累？ 或者也許工作不足？ 如果您不能快速了解團隊的工作量，項目可能會很快陷入困境。 這就是為什麼我們有一個資源管理功能來跟踪團隊成員的日程安排，以及一個顯示誰在做什麼的工作負載頁面。 如果一個團隊成員有太多任務，而另一個人沒有足夠的任務，則可以直接從該工作負載頁面快速平衡工作。

許多觀點讓您度過難關

在工作管理軟件方面，經理和團隊成員有不同的需求。 我們理解這一點，這就是為什麼我們的軟件具有多個項目視圖的原因。 用戶可以在任務列表、日曆或看板上查看他們的工作。 他們可以掌握如何完成工作，從而提高團隊的工作效率。

讓虛擬團隊協同工作可能很困難，但我們為他們提供了他們需要的工具，以便他們更好地聯繫和工作。 可以評論任務並添加附件，並且可以標記組織中的其他人以將他們帶入對話。 添加評論後，團隊會收到電子郵件通知。

ProjectManager 是基於雲的軟件，可幫助您更好地控制項目和團隊。 我們擁有項目經理管理團隊所需的工具，無論他們身在何處或何時工作。 您將獲得一個實時儀表板來監控進度、一鍵式報告以更深入地了解該數據以及使團隊更好地合作的協作工具。 了解我們如何通過免費試用 30 天來幫助您管理您的虛擬團隊。