Como gerenciar equipes virtuais: Team Building, dicas e ferramentas

Para muitos gerentes de projeto, o único obstáculo para abraçar uma equipe virtual é a dificuldade percebida de gerenciar uma. Você não está no mesmo escritório que sua equipe e está preocupado que todos se sintam desconectados. Em tal ambiente, você pensa que não há como manter a produtividade.

Os medos não são totalmente infundados, mas esses medos só se tornam realidade se você não usar as ferramentas de gerenciamento de projetos necessárias para mitigá-los. Há muitas maneiras de gerenciar um projeto de forma centralizada e ainda mais maneiras de conectar sua equipe digitalmente. É chamado de gerenciamento de equipe virtual e está crescendo em popularidade.

À medida que o tempo passa e as circunstâncias exigem, as equipes virtuais se tornaram mais comuns. Se você está em dúvida sobre como gerenciar sua equipe virtual, reserve um momento para aprender o que é gerenciamento de equipe virtual e como ele pode expandir seus recursos no gerenciamento de projetos.

Gerenciamento de equipe virtual

À medida que mais equipes virtuais se tornam comuns nas organizações, os gerentes terão que enfrentar os desafios inerentes à sua liderança. Construir uma cultura corporativa que suporte equipes virtuais é uma coisa, mas um gerente deve reforçar consistentemente essa cultura enquanto as equipes trabalham remotamente.

Para começar, seja claro na definição do trabalho. As equipes virtuais são como qualquer outra equipe, pois, se não forem definidas de acordo com um padrão, seu trabalho variará consideravelmente. Além disso, seja claro e detalhado sobre quais entregas todos são responsáveis. Padronize seu sistema de trabalho, mas mantenha flexibilidade suficiente para dar propriedade aos membros da equipe.

A comunicação regular mantém a coesão da equipe

Os trabalhadores exigem comunicação, que é o fio que une muito do que torna uma equipe virtual bem-sucedida. Mas não confie em um único canal. Deve haver várias maneiras de entrar em contato com a equipe e fazer com que eles entrem em contato com seu gerente. Em alguns casos, o e-mail pode ser bom, mas assuntos mais urgentes podem exigir uma mensagem de texto, bate-papo ou até mesmo um telefonema.

Outro meio de comunicação que deve ser seguido são as reuniões. Agende reuniões virtuais regulares, desde reuniões diárias para ter uma ideia do que todos estão trabalhando e se precisam de algo, desde o gerente até teleconferências para discutir movimentos estratégicos maiores. Isso não apenas mantém todos na mesma página e informados, mas desenvolve os laços que mantêm as equipes unidas.

A comunicação é importante, mas pode se tornar um problema se as pessoas estiverem conversando constantemente. Por isso, é importante gerenciar equipes e informações remotas pelos canais adequados. Quando informações importantes são disseminadas pelo canal errado, elas podem cair no esquecimento ou ser mal interpretadas. Informações importantes precisam viajar pelo canal certo.

Horários flexíveis ou horários rígidos?

Dependendo da sua organização, as equipes virtuais podem trabalhar em seu próprio horário ou permanecer fixas no horário comercial. De qualquer forma, é útil se houver alguma sobreposição quando as equipes virtual e local estiverem no relógio para que possam permanecer em comunicação em tempo real umas com as outras.

Conduta em Equipes Virtuais

Manter-se profissional é essencial, mas é claro que diferentes organizações definem o profissionalismo de maneiras únicas. Algumas empresas estão bem com trajes casuais, enquanto outras esperam um certo código de vestimenta. As equipes virtuais serão direcionadas sobre essas particularidades, mas é importante que cada membro da equipe tenha um espaço dedicado onde trabalha, que mantenha organizado e livre de distrações.

Um bom gerente recompensará sua equipe por um trabalho bem feito, e isso também deve se aplicar a equipes virtuais. Isso ajuda a estimular sua equipe e levá-los a trabalhar de forma mais produtiva.

Formação de equipe virtual

Um aspecto importante do gerenciamento de uma equipe virtual é desenvolver os laços que mantêm uma equipe unida, para que possam trabalhar de forma mais produtiva. Pode ser difícil fazer isso quando você está apenas interagindo online, mas pode ser feito. As sugestões a seguir são maneiras de conectar equipes virtuais.

1. Uma ótima maneira de cultivar a conexão é conhecer uma pessoa além do que ela faz na equipe. Uma maneira de fazer isso é fazer uma reunião virtual, na qual cada membro da equipe compartilha uma lista de 10 coisas interessantes sobre si mesmo. Pode ser a música que eles amam, uma história engraçada, de onde eles são – ou qualquer coisa, na verdade. Este mosaico de curiosidades se desenvolverá em um retrato matizado da pessoa.
2. Faça um coffee break virtual. Reserve um tempo, regularmente, durante o horário de trabalho, para que a equipe se reúna com nenhum outro propósito além de desabafar e tomar uma bebida. Isso é importante no início de um projeto para ajudar todos a se conhecerem, mas pode e deve se tornar um check-in rotineiro. Para que as equipes se tornem verdadeiramente coesas, elas precisam se conhecer em um nível pessoal. Trabalho não é assunto para esses encontros. É apenas um momento para relaxar e compartilhar.
3. Jogue jogos online juntos. Existem muitos jogos online – alguns competitivos, outros cooperativos. Não importa qual você escolha, desde que toda a equipe participe. Você pode ter um membro da equipe por semana para escolher o jogo, para garantir que todos tenham a chance de jogar o que quiserem. Os jogos são como projetos divertidos e ajudam as equipes a trabalhar melhor em conjunto.

Ferramentas de gerenciamento de equipe virtual

Ferramentas de comunicação

Existem muitos aplicativos de bate-papo, como Slack e Skype, que fornecem canais individuais e em grupo onde as equipes podem colaborar e até participar de videochamadas. Eles são uma importante ferramenta de gerenciamento de equipe virtual que mantém a equipe unida.

Gerenciamento de documento

O Microsoft 365 ou o G Suite do Google são ferramentas colaborativas decentes que fornecem documentos, planilhas e ferramentas de apresentação que podem ser compartilhadas e trabalhadas em conjunto. Mas essas ferramentas não são necessariamente ferramentas de gestão. Para isso, você precisará investir em um software de gerenciamento de projetos.

Como o ProjectManager ajuda as equipes virtuais

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que mantém as equipes organizadas, estejam elas trabalhando no mesmo escritório ou remotamente. Como é baseado em nuvem, pode ser usado em qualquer lugar, a qualquer momento, para que as equipes virtuais sempre possam realizar seu trabalho.

Planeje de forma inteligente com um gráfico de Gantt

O planejamento pode ser difícil e pode ser ainda mais quando suas equipes são distribuídas. Não tenha medo — nosso gráfico de Gantt online ajuda você a gerenciar todas as várias tarefas de sua equipe, reunindo-as em uma linha do tempo. A partir dessa visão do projeto, os gerentes podem atribuir tarefas aos membros da equipe assim que forem convidados para o projeto. Temos armazenamento ilimitado de arquivos, então adicione quantos documentos forem necessários para direcionar a execução dessa tarefa.

O gráfico de Gantt também oferece aos gerentes as ferramentas necessárias para acompanhar o progresso de sua equipe virtual. Eles podem ver o quão perto de concluir uma tarefa está em sua barra de duração. Há também um painel em tempo real que fornece uma visão de alto nível das métricas do projeto e relatórios fáceis de usar para maiores detalhes.

Um recurso para planejar recursos

Os membros da equipe trabalharam demais? Ou talvez underworked? Um projeto pode atolar rapidamente se você não puder conhecer rapidamente a carga de trabalho da equipe. É por isso que temos um recurso de gerenciamento de recursos para acompanhar as agendas dos membros da equipe e uma página de carga de trabalho que mostra quem está fazendo o quê. Se um membro da equipe tiver muitas tarefas e outro não tiver o suficiente, o trabalho pode ser rapidamente balanceado diretamente dessa página de carga de trabalho.

Muitas visualizações para você passar

Gerentes e membros da equipe têm necessidades diferentes quando se trata de software de gerenciamento de trabalho. Entendemos isso, e é por isso que nosso software apresenta várias visualizações de projeto. Os usuários podem ver seu trabalho em uma lista de tarefas, um calendário ou quadro kanban. Eles são donos de como realizam seu trabalho, o que torna as equipes mais produtivas.

Ter equipes virtuais trabalhando de forma colaborativa pode ser difícil, mas damos a elas as ferramentas de que precisam para se conectar e trabalhar melhor em conjunto. As tarefas podem ser comentadas e anexos adicionados, e outras pessoas na organização podem ser marcadas para trazê-las para a conversa. À medida que os comentários são adicionados, as equipes são notificadas por e-mail.

ProjectManager é um software baseado em nuvem que ajuda você a controlar melhor projetos e equipes. Temos as ferramentas que os gerentes de projeto precisam para gerenciar suas equipes, não importa onde estejam ou quando trabalhem. Você obtém um painel em tempo real para monitorar o progresso, relatórios com um clique para um mergulho mais profundo nesses dados e ferramentas colaborativas que fazem as equipes trabalharem melhor juntas. Veja como podemos ajudá-lo a gerenciar sua equipe virtual hoje mesmo, fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.