Cómo gestionar equipos virtuales: formación de equipos, consejos y herramientas

Para muchos gerentes de proyectos, el único obstáculo para adoptar un equipo virtual es la dificultad percibida de administrar uno. No está en la misma oficina que su equipo y le preocupa que todos se sientan desconectados. En un entorno así, piensa que no hay forma de mantener la productividad.

Los temores no son del todo infundados, pero esos temores solo se vuelven realidad si no utiliza las herramientas de gestión de proyectos que necesita para mitigarlos. Hay muchas formas de administrar un proyecto de manera centralizada y aún más formas de conectar a su equipo digitalmente. Se llama gestión de equipos virtuales y está ganando popularidad.

A medida que pasa el tiempo y las circunstancias lo requieren, los equipos virtuales se han vuelto más comunes. Si no está seguro de administrar su equipo virtual, tómese un momento para aprender qué es la administración de equipos virtuales y cómo puede expandir sus capacidades en la administración de proyectos.

Gestión de equipos virtuales

A medida que más equipos virtuales se vuelven comunes en las organizaciones, los gerentes tendrán que enfrentarse a los desafíos inherentes a liderarlos. Construir una cultura corporativa que apoye a los equipos virtuales es una cosa, pero un gerente debe reforzar constantemente esa cultura mientras los equipos trabajan de forma remota.

Para empezar, sé claro al definir el trabajo. Los equipos virtuales son como cualquier otro equipo, en el sentido de que si no se les establece un estándar, su trabajo variará considerablemente. Además, sea claro y detallado sobre los entregables de los que cada uno es responsable. Estandarice su sistema de trabajo, pero mantenga la flexibilidad suficiente para que los miembros del equipo se apropien.

La comunicación regular mantiene la cohesión del equipo

Los trabajadores requieren comunicación, que es el hilo que une gran parte de lo que hace que un equipo virtual sea exitoso. Pero no confíes en un solo canal. Debe haber varias formas de comunicarse con el equipo y hacer que se comuniquen con su gerente. En algunos casos, el correo electrónico puede estar bien, pero los asuntos más urgentes pueden requerir un mensaje de texto, un chat o incluso una llamada telefónica.

Otro medio de comunicación que se debe seguir son las reuniones. Programe reuniones virtuales periódicas, desde scrums diarios para tener una idea de en qué están trabajando todos y si necesitan algo, desde el gerente hasta llamadas en conferencia para discutir movimientos estratégicos más importantes. Esto no solo mantiene a todos en sintonía e informados, sino que desarrolla los lazos que mantienen unidos a los equipos.

La comunicación es importante, pero puede convertirse en un problema si las personas chatean constantemente. Por lo tanto, es importante gestionar los equipos remotos y la información a través de los canales adecuados. Cuando la información importante se difunde a través del canal equivocado, puede pasar desapercibida o malinterpretarse. La información importante debe viajar por el canal correcto.

¿Horario flexible o horario rígido?

Según su organización, los equipos virtuales pueden trabajar en su propio horario o permanecer fijos en el horario de oficina. De cualquier manera, es útil si hay alguna superposición cuando tanto el equipo virtual como el in situ están trabajando para que puedan mantenerse en comunicación en tiempo real entre sí.

Conducta en equipos virtuales

Mantenerse profesional es esencial, pero por supuesto, diferentes organizaciones definen el profesionalismo de formas únicas. Algunas empresas están de acuerdo con la vestimenta informal, mientras que otras esperan un cierto código de vestimenta. Los equipos virtuales serán dirigidos a estos detalles, pero es importante que cada miembro del equipo tenga un espacio dedicado donde trabajar, que mantenga organizado y libre de distracciones.

Un buen gerente recompensará a su equipo por un trabajo bien hecho, y esto también debería aplicarse a los equipos virtuales. Ayuda a estimular a su equipo y hacer que trabajen de manera más productiva.

Formación de equipos virtuales

Un aspecto importante de la gestión de un equipo virtual es desarrollar los lazos que mantienen unido a un equipo, para que puedan trabajar de manera más productiva. Puede ser difícil hacer eso cuando solo estás interactuando en línea, pero se puede hacer. Las siguientes sugerencias son formas de lograr que los equipos virtuales se conecten.

1. Una excelente manera de cultivar la conexión es conocer a una persona más allá de lo que hace en el equipo. Una forma de hacerlo es tener una reunión virtual, en la que cada miembro del equipo comparte una lista de 10 cosas interesantes sobre sí mismo. Puede ser la música que aman, una historia divertida, de dónde son, o cualquier cosa, en realidad. Este mosaico de trivialidades se convertirá en un retrato matizado de la persona.
2. Toma un café virtual. Haga tiempo, regularmente, durante las horas de trabajo para que el equipo se reúna con el único propósito de desahogarse y tomar una copa. Esto es importante al comienzo de un proyecto para ayudar a que todos se conozcan, pero puede y debe convertirse en un control de rutina. Para que los equipos se vuelvan verdaderamente cohesivos, necesitan conocerse a nivel personal. El trabajo no es un tema para estas reuniones. Es sólo un momento para relajarse y compartir.
3. Jueguen juegos en línea juntos. Hay muchos juegos en línea, algunos competitivos, otros cooperativos. No importa cuál elijas, siempre y cuando participe todo el equipo. Puede hacer que un miembro del equipo elija el juego por semana, para asegurarse de que todos tengan la oportunidad de jugar lo que les gusta. Los juegos son como proyectos divertidos y ayudarán a los equipos a trabajar mejor juntos.

Herramientas de gestión de equipos virtuales

Herramientas de comunicación

Hay muchas aplicaciones de chat, como Slack y Skype, que ofrecen canales individuales y grupales donde los equipos pueden colaborar e incluso participar en videollamadas. Son una importante herramienta de gestión de equipos virtuales que mantiene unido al equipo.

Gestión de documentos

Microsoft 365 o G Suite de Google son herramientas de colaboración decentes que proporcionan documentos, hojas de cálculo y herramientas de presentación que se pueden compartir y trabajar en conjunto. Pero estas herramientas no son necesariamente herramientas de gestión. Para eso, deberá invertir en un software de gestión de proyectos.

Cómo ProjectManager ayuda a los equipos virtuales

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que mantiene a los equipos organizados, ya sea que trabajen en la misma oficina o de forma remota. Dado que está basado en la nube, se puede usar en cualquier lugar y en cualquier momento, por lo que los equipos virtuales siempre pueden hacer su trabajo.

Planifique de manera inteligente con un diagrama de Gantt

La planificación puede ser difícil y puede serlo aún más cuando sus equipos están distribuidos. No tema: nuestro diagrama de Gantt en línea lo ayuda a administrar todas las tareas de su equipo, recopilándolas en una línea de tiempo. Desde esta vista del proyecto, los gerentes pueden asignar tareas a los miembros del equipo una vez que se les invite al proyecto. Tenemos almacenamiento de archivos ilimitado, así que agregue tantos documentos como sea necesario para dirigir la ejecución de esa tarea.

El diagrama de Gantt también brinda a los gerentes las herramientas que necesitan para realizar un seguimiento del progreso de su equipo virtual. Pueden ver qué tan cerca está de completar una tarea en su barra de duración. También hay un tablero en tiempo real que brinda una vista de alto nivel de las métricas del proyecto e informes fáciles de usar para obtener más detalles.

Un recurso a los recursos del plan

¿Los miembros del equipo están sobrecargados de trabajo? ¿O tal vez poco trabajado? Un proyecto puede atascarse rápidamente si no puede conocer rápidamente la carga de trabajo del equipo. Es por eso que tenemos una función de administración de recursos para realizar un seguimiento de los horarios de los miembros del equipo y una página de carga de trabajo que muestra quién está haciendo qué. Si un miembro del equipo tiene demasiadas tareas y otro no tiene suficientes, el trabajo se puede equilibrar rápidamente desde esa página de carga de trabajo.

Muchas vistas para ayudarlo

Los gerentes y los miembros del equipo tienen diferentes necesidades cuando se trata de software de gestión del trabajo. Entendemos eso, por lo que nuestro software presenta múltiples vistas de proyectos. Los usuarios pueden ver su trabajo en una lista de tareas, un calendario o un tablero kanban. Llegan a ser dueños de cómo hacen su trabajo, lo que hace que los equipos sean más productivos.

Hacer que los equipos virtuales trabajen en colaboración puede ser difícil, pero les brindamos las herramientas que necesitan para conectarse y trabajar mejor juntos. Las tareas se pueden comentar y agregar archivos adjuntos, y otras personas en la organización se pueden etiquetar para incluirlas en la conversación. A medida que se agregan comentarios, los equipos reciben una notificación por correo electrónico.

ProjectManager es un software basado en la nube que lo ayuda a controlar mejor los proyectos y equipos. Tenemos las herramientas que los gerentes de proyectos necesitan para administrar sus equipos sin importar dónde se encuentren o cuándo trabajen. Obtiene un tablero en tiempo real para monitorear el progreso, informes con un solo clic para una inmersión más profunda en esos datos y herramientas colaborativas que hacen que los equipos trabajen mejor juntos. Vea cómo podemos ayudarlo a administrar su equipo virtual hoy tomando esta prueba gratuita de 30 días.