仮想チームの管理方法: チーム ビルディング、ヒントとツール

多くのプロジェクト マネージャーにとって、仮想チームを採用する唯一の障害は、仮想チームを管理することの難しさです。 あなたはチームと同じオフィスにいないため、全員が孤立していると感じるのではないかと心配しています。 そのような環境では、生産性を維持する方法はないと思います。

懸念は完全に根拠のないものではありませんが、懸念を軽減するために必要なプロジェクト管理ツールを使用しない場合にのみ、懸念が現実のものとなります。 プロジェクトを一元的に管理する方法は多数あり、チームをデジタルでつなぐ方法はさらに多くあります。 これは仮想チーム管理と呼ばれ、人気が高まっています。

時が経ち、状況に応じて仮想チームがより一般的になってきました。 仮想チームの管理について迷っている場合は、仮想チーム管理とは何か、プロジェクト管理の能力をどのように拡張できるかを少し時間を取って学んでください。

仮想チーム管理

組織内でより多くの仮想チームが一般的になるにつれて、マネージャーはチームを率いることに固有の課題にステップアップする必要があります。 仮想チームをサポートする企業文化を構築することは 1 つのことですが、マネージャーは、チームがリモートで作業している間、その文化を一貫して強化する必要があります。

まず、仕事を明確に定義します。 バーチャル チームは、他のチームと同じように、標準に設定されていない場合、作業が大幅に変化します。 また、全員が責任を負う成果物について明確かつ詳細に説明してください。 作業システムを標準化しますが、チーム メンバーに所有権を与えるのに十分な柔軟性を維持してください。

定期的なコミュニケーションがチームの結束を維持する

従業員はコミュニケーションを必要とします。コミュニケーションは、仮想チームを成功に導く要素の多くを結びつける糸です。 ただし、単一のチャネルに依存しないでください。 チームに連絡し、マネージャーに連絡してもらう方法はいくつかあるはずです。 場合によっては、電子メールで問題ないこともありますが、より緊急の事項では、テキスト、チャット、さらには電話が必要になる場合があります。

従うべきもう 1 つのコミュニケーション手段は会議です。 毎日のスクラムから定期的な仮想会議をスケジュールして、全員が何に取り組んでいるかを把握し、マネージャーから電話会議まで、より大きな戦略的動きについて話し合う必要があるかどうかを把握します。 これにより、全員が同じページにいて情報を共有できるようになるだけでなく、チームを結び付ける絆が生まれます。

コミュニケーションは重要ですが、人々が常にチャットしていると問題になる可能性があります。 したがって、適切なチャネルを通じてリモート チームと情報を管理することが重要です。 重要な情報が間違った経路で流布されると、見過ごされたり、誤解されたりする可能性があります。 重要な情報は、適切なチャネルを通過する必要があります。

柔軟な時間、または厳格なスケジュール?

組織に応じて、仮想チームは独自の時間で作業することも、オフィスアワーに固定することもできます。 いずれにせよ、仮想チームとオンサイト チームの両方が時間通りに活動している場合に、ある程度の重複があれば、お互いにリアルタイムのコミュニケーションを維持できると便利です。

仮想チームでの行動

プロであり続けることは不可欠ですが、もちろん、さまざまな組織が独自の方法でプロフェッショナリズムを定義しています。 カジュアルな服装で問題ない企業もあれば、特定のドレスコードを期待する企業もあります. 仮想チームはこれらの詳細について指示されますが、各チーム メンバーが仕事をするための専用スペースを持ち、整理整頓し、気が散らないようにすることが重要です。

優れたマネージャーは、よくやった仕事に対してチームに報酬を与えます。これは仮想チームにも当てはまります。 チームを刺激し、より生産的に働かせるのに役立ちます。

バーチャル チーム ビルディング

仮想チームを管理する上で重要な側面は、チームを結び付ける絆を築くことです。これにより、チームはより生産的に作業できるようになります。 オンラインでやり取りしているだけでは難しいかもしれませんが、それは可能です。 次の提案は、仮想チームを接続する方法です。

1. つながりを育む優れた方法は、チームでの仕事以外でその人を知ることです。 これを行う 1 つの方法は、各チーム メンバーが自分自身に関する 10 の興味深い点のリストを共有するバーチャル ミーティングを行うことです。 好きな音楽、面白い話、出身地など、何でも構いません。 このトリビアの寄せ集めは、その人物のニュアンスのあるポートレートへと発展していきます。
2. バーチャル コーヒー ブレークをお楽しみください。 定期的に、勤務時間中に時間を作って、蒸気を発散させて飲み物を飲むこと以外の目的でチームが集まるようにします。 これは、プロジェクトの開始時に全員がお互いを知るために重要ですが、定期的なチェックインになる可能性があり、そうあるべきです。 チームが真に団結するには、個人レベルでお互いを知る必要があります。 これらのミートアップの対象は仕事ではありません。 リラックスして共有する時間です。
3. 一緒にオンライン ゲームをプレイします。 多くのオンライン ゲームがあり、競争的なものもあれば、協力的なものもあります。 チーム全員が参加する限り、どちらを選択してもかまいません。 週に 1 人のチーム メンバーにゲームを選んでもらい、全員が好きなゲームをプレイできるようにすることができます。 ゲームは楽しいプロジェクトのようなものであり、チームの連携を向上させるのに役立ちます。

仮想チーム管理ツール

コミュニケーションツール

Slack や Skype など、チームが共同作業したり、ビデオ通話に参加したりできる 1 対 1 のチャネルとグループ チャネルの両方を提供するチャット アプリが多数あります。 これらは、チームをまとめるための重要な仮想チーム管理ツールです。

文書管理

Microsoft 365 または Google の G Suite は、ドキュメント、スプレッドシート、およびプレゼンテーション ツールをすべて共有して一緒に作業できる優れたコラボレーション ツールです。 しかし、これらのツールは必ずしも管理ツールではありません。 そのためには、プロジェクト管理ソフトウェアに投資する必要があります。

ProjectManager が仮想チームにどのように役立つか

ProjectManager は、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアで、チームが同じオフィスで作業していようとリモートで作業していようと、チームを整理します。 クラウドベースなので、いつでもどこでも使用できるため、仮想チームは常に作業を完了できます。

ガント チャートを使用してスマートに計画する

計画は困難な場合があり、チームが分散している場合はさらに困難になる可能性があります。 恐れる必要はありません。当社のオンライン ガント チャートは、チームのさまざまなタスクをすべて管理し、タイムラインにまとめて管理するのに役立ちます。 このプロジェクト ビューから、マネージャは、プロジェクトに招待されたチーム メンバーにタスクを割り当てることができます。 無制限のファイル ストレージがあるため、そのタスクの実行を指示するために必要な数のドキュメントを追加します。

ガント チャートは、管理者が仮想チームの進捗状況を追跡するために必要なツールも提供します。 期間バーで、タスクの完了にどれだけ近づいているかを確認できます。 プロジェクトの指標の概要を表示するリアルタイム ダッシュボードと、より詳細な使いやすいレポートもあります。

リソースを計画するための手段

チームメンバーは過労？ それとも過労？ チームの仕事量をすぐに把握できない場合、プロジェクトはすぐに行き詰まる可能性があります。 そのため、チーム メンバーのスケジュールを追跡するリソース管理機能と、誰が何をしているかを示すワークロード ページがあります。 あるチーム メンバーのタスクが多すぎて、別のチーム メンバーのタスクが不足している場合、そのワークロード ページからすぐに作業のバランスを取ることができます。

あなたを通過させる多くのビュー

マネージャーとチーム メンバーは、作業管理ソフトウェアに関して異なるニーズを持っています。 それが、当社のソフトウェアが複数のプロジェクト ビューを備えている理由です。 ユーザーは、タスク リスト、カレンダー、かんばんボードで自分の作業を確認できます。 自分の仕事のやり方を自分で決めることができるため、チームの生産性が向上します。

仮想チームが協力して作業するのは難しい場合がありますが、私たちは彼らがつながり、より良い共同作業を行うために必要なツールを提供します。 タスクにコメントを付けたり、添付ファイルを追加したり、組織内の他のユーザーにタグを付けて会話に参加させることができます。 コメントが追加されると、チームにメールで通知されます。

ProjectManager は、プロジェクトとチームをより適切に管理するのに役立つクラウドベースのソフトウェアです。 私たちは、プロジェクト マネージャーがどこにいても、いつ作業していても、チームを管理するために必要なツールを用意しています。 進行状況を監視するためのリアルタイムのダッシュボード、そのデータをより深く掘り下げるためのワンクリック レポート、およびチームの共同作業を改善するコラボレーション ツールを利用できます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、仮想チームの管理を今日どのように支援できるかをご覧ください。