Cum să gestionați echipele virtuale: Team Building, sfaturi și instrumente

Pentru mulți manageri de proiect, singurul obstacol în calea îmbrățișării unei echipe virtuale este dificultatea percepută de a gestiona una. Nu ești în același birou cu echipa ta și ești îngrijorat că toată lumea se va simți deconectată. Într-un astfel de mediu, crezi că nu există nicio modalitate de a menține productivitatea.

Temerile nu sunt complet nefondate, dar acele temeri devin adevărate doar dacă nu folosiți instrumentele de management de proiect de care aveți nevoie pentru a le atenua. Există multe moduri de a gestiona un proiect într-un mod centralizat și chiar mai multe moduri de a vă conecta echipa digital. Se numește management virtual de echipă și este în creștere în popularitate.

Pe măsură ce timpul trece și pe măsură ce circumstanțele le impun, echipele virtuale au devenit mai comune. Dacă sunteți pe punctul de a vă gestiona echipa virtuală, atunci acordați-vă un moment pentru a afla ce este managementul echipei virtuale și cum vă poate extinde capacitățile în gestionarea proiectelor.

Managementul echipei virtuale

Pe măsură ce mai multe echipe virtuale devin comune în organizații, managerii vor trebui să facă față provocărilor care sunt inerente în conducerea lor. Construirea unei culturi corporative care să susțină echipele virtuale este un lucru, dar un manager trebuie să consolideze în mod constant această cultură în timp ce echipele lucrează de la distanță.

Pentru început, fiți clar în definirea muncii. Echipele virtuale sunt ca orice altă echipă, prin aceea că, dacă nu sunt setate la un standard, munca lor va varia considerabil. De asemenea, fiți clar și detaliați cu privire la rezultatele pentru care fiecare este responsabil. Standardizați-vă sistemul de lucru, dar mențineți suficientă flexibilitate pentru a oferi membrilor echipei dreptul de proprietate.

Comunicarea regulată menține coeziunea echipei

Lucrătorii au nevoie de comunicare, care este firul care leagă atât de mult din ceea ce face ca o echipă virtuală să aibă succes. Dar nu te baza pe un singur canal. Ar trebui să existe mai multe moduri de a contacta echipa și de a-i face să contacteze managerul lor. În unele cazuri, e-mailul poate fi bine, dar chestiunile mai urgente pot necesita un mesaj text, chat sau chiar un apel telefonic.

Un alt mijloc de comunicare care ar trebui urmat sunt întâlnirile. Programați întâlniri virtuale regulate, de la scrum-uri zilnice pentru a vă face o idee despre la ce lucrează toată lumea și dacă au nevoie de ceva, de la manager până la teleconferințe pentru a discuta mișcări strategice mai mari. Acest lucru nu numai că îi menține pe toți pe aceeași pagină și sunt informați, dar dezvoltă legăturile care țin echipele împreună.

Comunicarea este importantă, dar poate deveni o problemă dacă oamenii vorbesc în mod constant. Prin urmare, este important să gestionați echipele și informațiile de la distanță prin canalele adecvate. Când informațiile importante sunt diseminate printr-un canal greșit, acestea pot cădea prin fisuri sau pot fi interpretate greșit. Informațiile importante trebuie să călătorească prin canalul potrivit.

Program flexibil sau program rigid?

În funcție de organizația dvs., echipele virtuale își pot lucra propriile ore sau pot rămâne fix la orele de birou. În orice caz, este util dacă există o suprapunere atunci când atât echipele virtuale, cât și cele de la fața locului sunt ambele la ceas, astfel încât să poată rămâne în comunicare în timp real între ele.

Conduita în echipe virtuale

A rămâne profesional este esențial, dar, desigur, diferite organizații definesc profesionalismul în moduri unice. Unele companii sunt bine cu ținuta casual, în timp ce altele se așteaptă la un anumit cod vestimentar. Echipele virtuale vor fi direcționate asupra acestor detalii, dar este important ca fiecare membru al echipei să aibă un spațiu dedicat în care lucrează, pe care îl mențin organizat și fără distrageri.

Un manager bun își va recompensa echipa pentru munca bine făcută, iar acest lucru ar trebui să se aplice și echipelor virtuale. Vă ajută să vă stimulați echipa și să o faceți să lucreze mai productiv.

Crearea echipei virtuale

Un aspect important al gestionării unei echipe virtuale este dezvoltarea legăturilor care țin o echipă împreună, astfel încât să poată lucra mai productiv. Poate fi greu să faci asta atunci când interacționezi online, dar se poate face. Următoarele sugestii sunt modalități de a determina echipele virtuale să se conecteze.

1. O modalitate excelentă de a cultiva conexiunea este să cunoști o persoană dincolo de ceea ce face ea în echipă. O modalitate de a face acest lucru este prin a avea o întâlnire virtuală, în care fiecare membru al echipei împărtășește o listă cu 10 lucruri interesante despre sine. Poate fi muzica pe care o iubesc, o poveste amuzantă, de unde provin – sau orice altceva, cu adevărat. Acest mozaic de trivia se va dezvolta într-un portret nuanțat al persoanei.
2. Faceți o pauză de cafea virtuală. Fă-ți timp, în mod regulat, în timpul orelor de lucru pentru ca echipa să se reunească în niciun alt scop decât să scapi de aburi și să bei ceva. Acest lucru este important la începutul unui proiect pentru a ajuta toată lumea să se cunoască, dar poate și ar trebui să devină un check-in de rutină. Pentru ca echipele să devină cu adevărat coezive, trebuie să se cunoască la nivel personal. Munca nu este un subiect pentru aceste întâlniri. Este doar un moment pentru relaxare și împărtășire.
3. Jucați jocuri online împreună. Există multe jocuri online – unele competitive, altele cooperative. Nu contează pe ce alegi, atâta timp cât participă întreaga echipă. Ai putea avea un membru al echipei pe săptămână să aleagă jocul, pentru a te asigura că fiecare are șansa de a juca ceea ce îi place. Jocurile sunt ca niște proiecte distractive și vor ajuta echipele să lucreze mai bine împreună.

Instrumente virtuale de management al echipei

Instrumente de comunicare

Există multe aplicații de chat, cum ar fi Slack și Skype, care oferă atât canale individuale, cât și de grup, unde echipele pot colabora și chiar participa la apeluri video. Sunt un instrument virtual important de management al echipei care ține echipa unită.

Managementul documentelor

Microsoft 365 sau G Suite de la Google sunt instrumente de colaborare decente care oferă documente, foi de calcul și instrumente de prezentare care pot fi partajate și lucrate împreună. Dar aceste instrumente nu sunt neapărat instrumente de management. Pentru asta, va trebui să investești într-un software de management de proiect.

Cum ajută ProjectManager echipele virtuale

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care menține echipele organizate, indiferent dacă lucrează în același birou sau de la distanță. Deoarece este bazat pe cloud, poate fi folosit oriunde și în orice moment, astfel încât echipele virtuale să își poată îndeplini întotdeauna munca.

Planificați inteligent cu o diagramă Gantt

Planificarea poate fi grea și poate fi și mai mult atunci când echipele tale sunt distribuite. Nu vă temeți – diagrama noastră Gantt online vă ajută să gestionați toate sarcinile diferite pentru echipa dvs., adunându-le într-o cronologie. Din această vizualizare a proiectului, managerii pot atribui sarcini membrilor echipei odată ce sunt invitați la proiect. Avem stocare nelimitată de fișiere, așa că adăugați câte documente este necesar pentru a direcționa execuția acelei sarcini.

Diagrama Gantt oferă managerilor instrumentele de care au nevoie pentru a urmări progresul echipei lor virtuale. Ei pot vedea cât de aproape este de finalizarea unei sarcini pe bara de durată. Există, de asemenea, un tablou de bord în timp real care oferă o vedere la nivel înalt a valorilor proiectului și rapoarte ușor de utilizat pentru mai multe detalii.

Un recurs la planificarea resurselor

Membrii echipei au suprasolicitat? Sau poate sublucrat? Un proiect se poate bloca rapid dacă nu poți cunoaște rapid volumul de muncă al echipei. De aceea avem o funcție de gestionare a resurselor pentru a ține evidența programelor membrilor echipei și o pagină de volum de lucru care arată cine face ce. Dacă un membru al echipei are prea multe sarcini, iar altul nu are suficiente, munca poate fi echilibrată rapid chiar din pagina respectivă a volumului de lucru.

Multe puncte de vedere pentru a te ajuta

Managerii și membrii echipei au nevoi diferite când vine vorba de software de management al muncii. Înțelegem asta, motiv pentru care software-ul nostru oferă mai multe vizualizări ale proiectului. Utilizatorii își pot vedea munca pe o listă de activități, un calendar sau un panou kanban. Aceștia înțeleg cum își desfășoară munca, ceea ce face echipele mai productive.

A avea echipe virtuale care lucrează în colaborare poate fi dificil, dar le oferim instrumentele de care au nevoie pentru a se conecta și a lucra mai bine împreună. Sarcinile pot fi comentate și atașamente adăugate, iar alții din organizație pot fi etichetați pentru a le aduce în conversație. Pe măsură ce se adaugă comentarii, echipele sunt notificate prin e-mail.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă ajută să controlați mai bine proiectele și echipele. Avem instrumentele de care managerii de proiect au nevoie pentru a-și gestiona echipele, indiferent unde se află sau când lucrează. Obțineți un tablou de bord în timp real pentru a monitoriza progresul, raportare cu un singur clic pentru o scufundare mai profundă în acele date și instrumente de colaborare care fac echipele să lucreze mai bine împreună. Vedeți cum vă putem ajuta să vă gestionați echipa virtuală astăzi, luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.