Comment gérer des équipes virtuelles : Team Building, conseils et outils

Pour de nombreux chefs de projet, le seul obstacle à l'adoption d'une équipe virtuelle est la difficulté perçue d'en gérer une. Vous n'êtes pas dans le même bureau que votre équipe et vous craignez que tout le monde se sente déconnecté. Dans un tel environnement, vous pensez qu'il n'y a aucun moyen de maintenir la productivité.

Les craintes ne sont pas totalement infondées, mais elles ne deviennent réalité que si vous n'utilisez pas les outils de gestion de projet dont vous avez besoin pour les atténuer. Il existe de nombreuses façons de gérer un projet de manière centralisée et encore plus de façons de connecter votre équipe numériquement. C'est ce qu'on appelle la gestion d'équipe virtuelle, et sa popularité ne cesse de croître.

Au fur et à mesure que le temps passe et que les circonstances l'exigent, les équipes virtuelles sont devenues plus courantes. Si vous hésitez à gérer votre équipe virtuelle, prenez un moment pour découvrir ce qu'est la gestion d'équipe virtuelle et comment elle peut étendre vos capacités de gestion de projets.

Gestion d'équipe virtuelle

À mesure que de plus en plus d'équipes virtuelles deviennent courantes dans les organisations, les gestionnaires vont devoir relever les défis inhérents à leur direction. Construire une culture d'entreprise qui prend en charge les équipes virtuelles est une chose, mais un responsable doit constamment renforcer cette culture lorsque les équipes travaillent à distance.

Pour commencer, soyez clair dans la définition du travail. Les équipes virtuelles sont comme n'importe quelle autre équipe, en ce sens que si elles ne sont pas définies sur une norme, leur travail va varier considérablement. Soyez également clair et détaillé sur les livrables dont chacun est responsable. Standardisez votre système de travail, mais conservez suffisamment de flexibilité pour donner la propriété aux membres de l'équipe.

Une communication régulière maintient la cohésion de l'équipe

Les travailleurs ont besoin de communication, qui est le fil qui relie une grande partie de ce qui fait le succès d'une équipe virtuelle. Mais ne comptez pas sur un seul canal. Il devrait y avoir plusieurs façons de contacter l'équipe et de les faire contacter leur manager. Dans certains cas, le courrier électronique peut convenir, mais les questions plus urgentes peuvent nécessiter un SMS, un chat ou même un appel téléphonique.

Les réunions sont un autre moyen de communication à suivre. Planifiez des réunions virtuelles régulières, des mêlées quotidiennes pour avoir une idée de ce sur quoi tout le monde travaille et s'ils ont besoin de quoi que ce soit, du responsable aux conférences téléphoniques pour discuter de mouvements stratégiques plus importants. Cela permet non seulement de garder tout le monde sur la même longueur d'onde et d'être informé, mais aussi de développer les liens qui unissent les équipes.

La communication est importante, mais elle peut devenir un problème si les gens discutent constamment. Par conséquent, il est important de gérer les équipes et les informations distantes via les canaux appropriés. Lorsque des informations importantes sont diffusées par le mauvais canal, elles peuvent passer entre les mailles du filet ou être mal interprétées. Les informations importantes doivent transiter par le bon canal.

Horaires flexibles ou horaire rigide ?

Selon votre organisation, les équipes virtuelles peuvent travailler leurs propres heures ou rester fixées aux heures de bureau. Quoi qu'il en soit, il est utile s'il y a un certain chevauchement lorsque les équipes virtuelles et sur site sont toutes les deux à l'heure afin qu'elles puissent rester en communication en temps réel les unes avec les autres.

Conduite en équipes virtuelles

Rester professionnel est essentiel, mais bien sûr, différentes organisations définissent le professionnalisme de manière unique. Certaines entreprises acceptent une tenue décontractée, tandis que d'autres s'attendent à un certain code vestimentaire. Les équipes virtuelles seront dirigées sur ces détails, mais il est important que chaque membre de l'équipe dispose d'un espace dédié où il travaille, qu'il garde organisé et exempt de distractions.

Un bon manager récompensera son équipe pour un travail bien fait, et cela devrait également s'appliquer aux équipes virtuelles. Cela aide à stimuler votre équipe et à les amener à travailler de manière plus productive.

Consolidation d'équipe virtuelle

Un aspect important de la gestion d'une équipe virtuelle est de développer les liens qui unissent une équipe, afin qu'elle puisse travailler de manière plus productive. Cela peut être difficile à faire lorsque vous interagissez simplement en ligne, mais cela peut être fait. Les suggestions suivantes sont des moyens de connecter des équipes virtuelles.

1. Une excellente façon de cultiver la connexion est d'apprendre à connaître une personne au-delà de ce qu'elle fait dans l'équipe. Une façon d'y parvenir est d'organiser une réunion virtuelle, au cours de laquelle chaque membre de l'équipe partage une liste de 10 choses intéressantes sur lui-même. Cela peut être la musique qu'ils aiment, une histoire amusante, d'où ils viennent ou n'importe quoi, vraiment. Cette mosaïque d'anecdotes se développera en un portrait nuancé de la personne.
2. Faites une pause-café virtuelle. Prenez le temps, régulièrement, pendant les heures de travail, de réunir l'équipe dans le seul but de se défouler et de prendre un verre. Ceci est important au début d'un projet pour aider tout le monde à se connaître, mais cela peut et doit devenir une vérification de routine. Pour que les équipes deviennent vraiment cohérentes, elles doivent se connaître personnellement. Le travail n'est pas un sujet pour ces meetups. C'est juste un moment de détente et de partage.
3. Jouez à des jeux en ligne ensemble. Il existe de nombreux jeux en ligne, certains compétitifs, d'autres coopératifs. Peu importe ce que vous choisissez, tant que toute l'équipe participe. Vous pourriez avoir un membre de l'équipe par semaine pour choisir le jeu, pour vous assurer que chacun a la chance de jouer à ce qu'il aime. Les jeux sont comme des projets amusants et ils aideront les équipes à mieux travailler ensemble.

Outils de gestion d'équipe virtuelle

Outils de communication

Il existe de nombreuses applications de chat, telles que Slack et Skype, qui fournissent à la fois des canaux individuels et de groupe où les équipes peuvent collaborer et même participer à des appels vidéo. Ils constituent un important outil de gestion d'équipe virtuelle qui maintient l'équipe ensemble.

Gestion de documents

Microsoft 365 ou G Suite de Google sont des outils collaboratifs décents qui fournissent des documents, des feuilles de calcul et des outils de présentation qui peuvent tous être partagés et travaillés ensemble. Mais ces outils ne sont pas nécessairement des outils de gestion. Pour cela, vous devrez investir dans un logiciel de gestion de projet.

Comment ProjectManager aide les équipes virtuelles

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet primé qui maintient les équipes organisées, qu'elles travaillent dans le même bureau ou à distance. Comme il est basé sur le cloud, il peut être utilisé n'importe où, à tout moment, de sorte que les équipes virtuelles sont toujours en mesure de faire leur travail.

Planifiez intelligemment avec un diagramme de Gantt

La planification peut être difficile et peut l'être encore plus lorsque vos équipes sont réparties. N'ayez crainte, notre diagramme de Gantt en ligne vous aide à gérer toutes les différentes tâches de votre équipe, en les rassemblant sur une chronologie. À partir de cette vue de projet, les responsables peuvent attribuer des tâches aux membres de l'équipe une fois qu'ils sont invités au projet. Nous avons un stockage de fichiers illimité, alors ajoutez autant de documents que nécessaire pour diriger l'exécution de cette tâche.

Le diagramme de Gantt donne également aux managers les outils dont ils ont besoin pour suivre les progrès de leur équipe virtuelle. Ils peuvent voir à quel point une tâche est proche de l'achèvement d'une tâche sur sa barre de durée. Il existe également un tableau de bord en temps réel qui donne une vue de haut niveau des métriques du projet et des rapports faciles à utiliser pour plus de détails.

Un recours aux ressources du plan

Les membres de l'équipe sont-ils surmenés ? Ou peut-être sous-travaillé? Un projet peut s'enliser rapidement si vous ne pouvez pas connaître rapidement la charge de travail de l'équipe. C'est pourquoi nous avons une fonction de gestion des ressources pour suivre les horaires des membres de l'équipe et une page de charge de travail qui montre qui fait quoi. Si un membre de l'équipe a trop de tâches et qu'un autre n'en a pas assez, le travail peut être rapidement équilibré directement à partir de cette page de charge de travail.

De nombreuses vues pour vous guider

Les gestionnaires et les membres de l'équipe ont des besoins différents en matière de logiciel de gestion du travail. Nous comprenons cela, c'est pourquoi notre logiciel propose plusieurs vues de projet. Les utilisateurs peuvent voir leur travail sur une liste de tâches, un calendrier ou un tableau kanban. Ils s'approprient la façon dont ils font leur travail, ce qui rend les équipes plus productives.

Faire travailler des équipes virtuelles en collaboration peut être difficile, mais nous leur donnons les outils dont elles ont besoin pour se connecter et mieux travailler ensemble. Les tâches peuvent être commentées et des pièces jointes ajoutées, et d'autres membres de l'organisation peuvent être marqués pour les intégrer à la conversation. Au fur et à mesure que des commentaires sont ajoutés, les équipes sont averties par e-mail.

ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à mieux contrôler les projets et les équipes. Nous avons les outils dont les chefs de projet ont besoin pour gérer leurs équipes, peu importe où ils se trouvent et quand ils travaillent. Vous obtenez un tableau de bord en temps réel pour surveiller les progrès, des rapports en un clic pour une plongée plus approfondie dans ces données et des outils collaboratifs qui permettent aux équipes de mieux travailler ensemble. Découvrez comment nous pouvons vous aider à gérer votre équipe virtuelle dès aujourd'hui en prenant cet essai gratuit de 30 jours.