Как управлять виртуальными командами: тимбилдинг, советы и инструменты

Для многих менеджеров проектов единственным препятствием для создания виртуальной команды является кажущаяся трудность управления ею. Вы находитесь не в том же офисе, что и ваша команда, и вы беспокоитесь, что все будут чувствовать себя оторванными. В такой среде вы думаете, что нет никакого способа сохранить производительность.

Опасения не совсем беспочвенны, но они становятся правдой только в том случае, если вы не используете инструменты управления проектами, необходимые для их смягчения. Существует множество способов централизованного управления проектом и еще больше способов подключить вашу команду к цифровым технологиям. Это называется виртуальным управлением командой, и его популярность растет.

Со временем и по мере того, как того требуют обстоятельства, виртуальные команды становятся все более распространенным явлением. Если вы сомневаетесь в управлении своей виртуальной командой, найдите время, чтобы узнать, что такое управление виртуальной командой и как оно может расширить ваши возможности в управлении проектами.

Управление виртуальной командой

По мере того, как в организациях становится все больше виртуальных команд, менеджерам придется решать проблемы, связанные с их руководством. Создание корпоративной культуры, поддерживающей виртуальные команды, — это одно, но менеджер должен последовательно укреплять эту культуру, пока команды работают удаленно.

Для начала четко определите работу. Виртуальные команды похожи на любые другие команды в том смысле, что, если они не настроены на стандарт, их работа будет значительно отличаться. Кроме того, четко и подробно укажите, за какие результаты каждый несет ответственность. Стандартизируйте свою рабочую систему, но сохраняйте достаточную гибкость, чтобы предоставить членам команды право собственности.

Регулярное общение поддерживает сплоченность команды

Рабочим требуется общение, которое связывает большую часть того, что делает виртуальную команду успешной. Но не полагайтесь на один канал. Должно быть несколько способов связаться с командой и попросить их связаться со своим менеджером. В некоторых случаях электронная почта может подойти, но для более срочных дел может потребоваться текстовое сообщение, чат или даже телефонный звонок.

Еще одним средством коммуникации, которым следует пользоваться, являются встречи. Запланируйте регулярные виртуальные встречи, от ежедневных схваток, чтобы получить представление о том, над чем все работают, и если им что-то нужно, от менеджера до телефонных конференций для обсуждения более крупных стратегических шагов. Это не только держит всех на одной странице и в курсе, но и развивает связи, которые скрепляют команды.

Общение важно, но оно может стать проблемой, если люди постоянно болтают. Поэтому важно управлять удаленными командами и информацией через соответствующие каналы. Когда важная информация распространяется по неправильному каналу, она может не получиться или быть неверно истолкована. Важная информация должна проходить по правильному каналу.

Гибкий график или жесткий график?

В зависимости от вашей организации виртуальные команды могут работать по своему графику или оставаться в рабочем режиме. В любом случае полезно, если есть некоторое совпадение, когда и виртуальная, и локальная команды работают круглосуточно, чтобы они могли поддерживать связь друг с другом в режиме реального времени.

Поведение в виртуальных командах

Важно оставаться профессионалом, но, конечно, разные организации определяют профессионализм по-своему. Некоторым компаниям подходит повседневная одежда, в то время как другие ожидают определенного дресс-кода. Виртуальные команды будут ориентироваться на эти детали, но важно, чтобы у каждого члена команды было специальное пространство, где он работает, которое они поддерживают организованным и свободным от отвлекающих факторов.

Хороший менеджер вознаградит свою команду за хорошо выполненную работу, и это должно относиться и к виртуальным командам. Это помогает стимулировать вашу команду и заставить их работать более продуктивно.

Виртуальный тимбилдинг

Важным аспектом управления виртуальной командой является развитие связей, которые удерживают команду вместе, чтобы они могли работать более продуктивно. Это может быть трудно сделать, когда вы просто общаетесь в Интернете, но это можно сделать. Следующие предложения — это способы заставить виртуальные команды подключаться.

1. Отличный способ наладить контакт — узнать человека не только по тому, что он делает в команде. Один из способов сделать это — организовать виртуальную встречу, на которой каждый член команды делится списком из 10 интересных фактов о себе. Это может быть музыка, которую они любят, забавная история, откуда они родом — да что угодно. Эта мозаика мелочей перерастет в детальный портрет человека.
2. Устройте виртуальный кофе-брейк. Регулярно выделяйте время в рабочее время, чтобы команда собиралась только для того, чтобы выпустить пар и выпить. Это важно в начале проекта, чтобы помочь всем узнать друг друга, но это может и должно стать рутинной проверкой. Чтобы команды стали по-настоящему сплоченными, они должны знать друг друга на личном уровне. Работа не является предметом этих встреч. Это просто время, чтобы расслабиться и поделиться.
3. Играйте вместе в онлайн-игры. Есть много онлайн-игр — некоторые соревновательные, некоторые кооперативные. Неважно, что вы выберете, если участвует вся команда. Вы можете поручить одному члену команды выбирать игру в неделю, чтобы у каждого была возможность играть в то, что ему нравится. Игры похожи на веселые проекты, и они помогают командам лучше работать вместе.

Инструменты управления виртуальной командой

Средства связи

Существует множество приложений для чата, таких как Slack и Skype, которые предоставляют как личные, так и групповые каналы, где команды могут сотрудничать и даже участвовать в видеозвонках. Они являются важным инструментом управления виртуальной командой, который сплачивает команду.

Управление документами

Microsoft 365 или G Suite от Google — это достойные инструменты для совместной работы, которые предоставляют документы, электронные таблицы и инструменты для презентаций, которыми можно делиться и работать вместе. Но эти инструменты не обязательно являются инструментами управления. Для этого вам нужно инвестировать в программное обеспечение для управления проектами.

Как ProjectManager помогает виртуальным командам

ProjectManager — это отмеченное наградами программное обеспечение для управления проектами, которое поддерживает порядок в командах, независимо от того, работают ли они в одном офисе или удаленно. Поскольку он основан на облаке, его можно использовать в любом месте и в любое время, поэтому виртуальные команды всегда могут выполнять свою работу.

Планируйте разумно с помощью диаграммы Ганта

Планирование может быть трудным и даже более трудным, когда ваши команды распределены. Не бойтесь — наша онлайн-диаграмма Ганта поможет вам управлять всеми различными задачами вашей команды, собирая их на временной шкале. Из этого представления проекта менеджеры могут назначать задачи членам команды после их приглашения в проект. У нас неограниченное хранилище файлов, поэтому добавляйте столько документов, сколько необходимо, чтобы управлять выполнением этой задачи.

Диаграмма Ганта также предоставляет менеджерам инструменты, необходимые им для отслеживания прогресса их виртуальной команды. Они могут видеть, насколько близка задача к завершению, на полосе ее продолжительности. Существует также панель мониторинга в реальном времени, которая дает высокоуровневое представление показателей проекта и простые в использовании отчеты для более подробной информации.

Обращение к ресурсам планирования

Члены команды переутомились? Или, может быть, недоработал? Проект может быстро застопориться, если вы не можете быстро узнать объем работы команды. Вот почему у нас есть функция управления ресурсами для отслеживания расписаний членов команды и страница рабочей нагрузки, которая показывает, кто чем занимается. Если у одного члена команды слишком много задач, а у другого недостаточно, работу можно быстро сбалансировать прямо на этой странице рабочей нагрузки.

Много просмотров, которые помогут вам пройти

Менеджеры и члены команды имеют разные потребности, когда речь идет о программном обеспечении для управления работой. Мы это понимаем, поэтому наше программное обеспечение поддерживает несколько представлений проекта. Пользователи могут видеть свою работу в списке задач, календаре или доске канбан. Они владеют тем, как они выполняют свою работу, что делает команды более продуктивными.

Совместная работа виртуальных команд может быть сложной задачей, но мы даем им инструменты, необходимые для связи и совместной работы. Задачи можно комментировать и добавлять вложения, а других сотрудников организации можно помечать, чтобы включить их в беседу. По мере добавления комментариев команды получают уведомления по электронной почте.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение, которое помогает вам лучше контролировать проекты и команды. У нас есть инструменты, необходимые руководителям проектов для управления своими командами, независимо от того, где они находятся и когда работают. Вы получаете информационную панель в режиме реального времени для отслеживания прогресса, отчеты одним щелчком мыши для более глубокого изучения этих данных и инструменты для совместной работы, которые позволяют командам лучше работать вместе. Узнайте, как мы можем помочь вам управлять вашей виртуальной командой уже сегодня, воспользовавшись этой бесплатной 30-дневной пробной версией.