Come gestire i team virtuali: Team Building, suggerimenti e strumenti

Per molti project manager, l'unico ostacolo all'adozione di un team virtuale è la difficoltà percepita di gestirne uno. Non sei nello stesso ufficio della tua squadra e sei preoccupato che tutti si sentano disconnessi. In un tale ambiente, pensi che non ci sia modo di mantenere la produttività.

Le paure non sono del tutto infondate, ma diventano realtà solo se non si utilizzano gli strumenti di project management necessari per mitigarle. Esistono molti modi per gestire un progetto in modo centralizzato e ancora più modi per connettere digitalmente il tuo team. Si chiama gestione del team virtuale e sta diventando sempre più popolare.

Col passare del tempo e poiché le circostanze lo richiedono, i team virtuali sono diventati più comuni. Se sei indeciso sulla gestione del tuo team virtuale, prenditi un momento per scoprire cos'è la gestione del team virtuale e come può espandere le tue capacità nella gestione dei progetti.

Gestione del team virtuale

Man mano che più team virtuali diventano comuni nelle organizzazioni, i manager dovranno affrontare le sfide inerenti alla loro guida. Costruire una cultura aziendale che supporti i team virtuali è una cosa, ma un manager deve rafforzare costantemente tale cultura mentre i team lavorano in remoto.

Per iniziare, sii chiaro nella definizione del lavoro. I team virtuali sono come qualsiasi altro team, in quanto se non sono impostati su uno standard, il loro lavoro varierà notevolmente. Inoltre, sii chiaro e dettagliato sui risultati di cui tutti sono responsabili. Standardizza il tuo sistema di lavoro, ma mantieni una flessibilità sufficiente per dare la proprietà ai membri del team.

La comunicazione regolare mantiene la coesione del team

I lavoratori richiedono la comunicazione, che è il filo che lega così tanto di ciò che rende un team virtuale di successo. Ma non fare affidamento su un singolo canale. Dovrebbero esserci diversi modi per contattare la squadra e farli contattare il loro manager. In alcuni casi, l'e-mail potrebbe andare bene, ma questioni più urgenti potrebbero richiedere un SMS, una chat o persino una telefonata.

Un altro mezzo di comunicazione che dovrebbe essere seguito sono le riunioni. Pianifica riunioni virtuali regolari, dalle mischie quotidiane per avere un'idea di ciò su cui tutti stanno lavorando e se hanno bisogno di qualcosa, dal manager alle chiamate in conferenza per discutere di mosse strategiche più ampie. Questo non solo mantiene tutti sulla stessa pagina e informati, ma sviluppa i legami che tengono insieme i team.

La comunicazione è importante, ma può diventare un problema se le persone chattano costantemente. Pertanto, è importante gestire i team remoti e le informazioni attraverso i canali appropriati. Quando informazioni importanti vengono diffuse attraverso il canale sbagliato, possono cadere nelle crepe o essere fraintese. Le informazioni importanti devono viaggiare attraverso il canale giusto.

Orari flessibili o orari rigidi?

A seconda dell'organizzazione, i team virtuali possono lavorare i propri orari o rimanere fissi sull'orario di ufficio. In ogni caso, è utile se c'è qualche sovrapposizione quando sia il team virtuale che quello in loco sono entrambi attivi in ​​modo che possano rimanere in comunicazione in tempo reale tra loro.

Condotta in team virtuali

Rimanere professionale è essenziale, ma ovviamente diverse organizzazioni definiscono la professionalità in modi unici. Alcune aziende stanno bene con un abbigliamento casual, mentre altre si aspettano un certo codice di abbigliamento. I team virtuali saranno indirizzati su questi dettagli, ma è importante che ogni membro del team abbia uno spazio dedicato in cui lavorare, che mantengano organizzato e privo di distrazioni.

Un buon manager ricompenserà il proprio team per un lavoro ben fatto, e questo dovrebbe valere anche per i team virtuali. Aiuta a stimolare la tua squadra e a farli lavorare in modo più produttivo.

Team Building virtuale

Un aspetto importante della gestione di un team virtuale è lo sviluppo dei legami che tengono unito un team, in modo che possano lavorare in modo più produttivo. Può essere difficile farlo quando stai solo interagendo online, ma può essere fatto. I seguenti suggerimenti sono modi per connettere i team virtuali.

1. Un ottimo modo per coltivare la connessione è conoscere una persona al di là di ciò che fa nella squadra. Un modo per farlo è organizzare una riunione virtuale, in cui ogni membro del team condivide un elenco di 10 cose interessanti su se stesso. Può essere la musica che amano, una storia divertente, da dove vengono, o qualsiasi altra cosa, davvero. Questo mosaico di curiosità si svilupperà in un ritratto sfumato della persona.
2. Fai una pausa caffè virtuale. Trova il tempo, regolarmente, durante l'orario di lavoro per fare in modo che la squadra si riunisca per nessun altro scopo se non per sfogarti e bere qualcosa. Questo è importante all'inizio di un progetto per aiutare tutti a conoscersi, ma può e deve diventare un check-in di routine. Affinché le squadre diventino veramente coese, devono conoscersi a livello personale. Il lavoro non è un argomento per questi meetup. È solo un momento per rilassarsi e condividere.
3. Gioca insieme ai giochi online. Ci sono molti giochi online, alcuni competitivi, altri cooperativi. Non importa quale scegli, purché l'intera squadra partecipi. Potresti far scegliere il gioco a un membro della squadra alla settimana, per assicurarti che tutti abbiano la possibilità di giocare ciò che vogliono. I giochi sono come progetti divertenti e aiuteranno i team a lavorare meglio insieme.

Strumenti di gestione del team virtuale

Strumenti di comunicazione

Esistono molte app di chat, come Slack e Skype, che forniscono canali individuali e di gruppo in cui i team possono collaborare e persino partecipare a videochiamate. Sono un importante strumento di gestione del team virtuale che tiene unito il team.

Gestione documenti

Microsoft 365 o G Suite di Google sono strumenti collaborativi decenti che forniscono documenti, fogli di lavoro e strumenti di presentazione che possono essere condivisi e lavorati insieme. Ma questi strumenti non sono necessariamente strumenti di gestione. Per questo, dovrai investire in un software di gestione dei progetti.

In che modo ProjectManager aiuta i team virtuali

ProjectManager è un premiato software di gestione dei progetti che mantiene i team organizzati, indipendentemente dal fatto che lavorino nello stesso ufficio o in remoto. Poiché è basato su cloud, può essere utilizzato ovunque e in qualsiasi momento, così i team virtuali sono sempre in grado di portare a termine il proprio lavoro.

Pianifica in modo intelligente con un diagramma di Gantt

La pianificazione può essere difficile e può esserlo ancora di più quando i tuoi team sono distribuiti. Non temere: il nostro diagramma di Gantt online ti aiuta a gestire tutte le varie attività per il tuo team, raccogliendole su una sequenza temporale. Da questa visualizzazione del progetto, i manager possono assegnare attività ai membri del team una volta che sono stati invitati al progetto. Abbiamo uno spazio di archiviazione illimitato per i file, quindi aggiungi tutti i documenti necessari per dirigere l'esecuzione di tale attività.

Il diagramma di Gantt offre inoltre ai manager gli strumenti di cui hanno bisogno per tenere traccia dei progressi del loro team virtuale. Possono vedere quanto è vicino al completamento di un'attività sulla barra della durata. C'è anche un dashboard in tempo reale che offre una visione di alto livello delle metriche del progetto e report facili da usare per maggiori dettagli.

Un ricorso alla pianificazione delle risorse

I membri del team hanno lavorato troppo? O forse poco lavorato? Un progetto può impantanarsi rapidamente se non puoi conoscere rapidamente il carico di lavoro del team. Ecco perché abbiamo una funzione di gestione delle risorse per tenere traccia dei programmi dei membri del team e una pagina del carico di lavoro che mostra chi sta facendo cosa. Se un membro del team ha troppe attività e un altro non ne ha abbastanza, il lavoro può essere rapidamente bilanciato direttamente da quella pagina del carico di lavoro.

Molte viste per farti passare

Manager e membri del team hanno esigenze diverse quando si tratta di software di gestione del lavoro. Lo capiamo, motivo per cui il nostro software offre più viste del progetto. Gli utenti possono vedere il loro lavoro su un elenco di attività, un calendario o una bacheca kanban. Possono essere padroni del modo in cui svolgono il loro lavoro, il che rende i team più produttivi.

Il fatto che i team virtuali lavorino in modo collaborativo può essere difficile, ma diamo loro gli strumenti di cui hanno bisogno per connettersi e lavorare meglio insieme. È possibile commentare le attività e aggiungere allegati e aggiungere tag ad altri nell'organizzazione per portarli nella conversazione. Quando vengono aggiunti commenti, i team vengono avvisati via e-mail.

ProjectManager è un software basato su cloud che ti aiuta a controllare meglio progetti e team. Abbiamo gli strumenti di cui i project manager hanno bisogno per gestire i loro team, indipendentemente da dove si trovano o quando lavorano. Ottieni una dashboard in tempo reale per monitorare i progressi, report con un clic per un'analisi più approfondita dei dati e strumenti collaborativi che consentono ai team di lavorare meglio insieme. Scopri come possiamo aiutarti a gestire il tuo team virtuale oggi facendo questa prova gratuita di 30 giorni.