كيفية إدارة الفرق الافتراضية: بناء الفريق ، النصائح والأدوات

بالنسبة للعديد من مديري المشاريع ، فإن العقبة الوحيدة أمام احتضان فريق افتراضي هي الصعوبة المتصورة في إدارته. أنت لست في نفس مكتب فريقك ، وتشعر بالقلق من أن يشعر الجميع بعدم الاتصال. في مثل هذه البيئة ، تعتقد أنه لا توجد طريقة للحفاظ على الإنتاجية.

هذه المخاوف ليست بلا أساس تمامًا ، ولكن هذه المخاوف تصبح حقيقة فقط إذا لم تستخدم أدوات إدارة المشروع التي تحتاجها للتخفيف منها. هناك العديد من الطرق لإدارة المشروع بطريقة مركزية وحتى المزيد من الطرق لتوصيل فريقك رقميًا. إنها تسمى إدارة الفريق الافتراضية ، وتتزايد شعبيتها.

مع مرور الوقت ، وحيث تقتضي الظروف ذلك ، أصبحت الفرق الافتراضية أكثر شيوعًا. إذا كنت على دراية بشأن إدارة فريقك الافتراضي ، فتوقف لحظة لتتعرف على ماهية إدارة الفريق الافتراضية ، وكيف يمكنها توسيع قدراتك في إدارة المشاريع.

إدارة الفريق الافتراضي

نظرًا لأن المزيد من الفرق الافتراضية أصبحت شائعة في المؤسسات ، سيتعين على المديرين مواجهة التحديات الكامنة في قيادتهم. إن بناء ثقافة مؤسسية تدعم الفرق الافتراضية شيء واحد ، ولكن يجب على المدير أن يعزز باستمرار هذه الثقافة أثناء عمل الفرق عن بُعد.

للبدء ، كن واضحًا في تحديد العمل. الفرق الافتراضية هي مثل أي فريق آخر ، من حيث أنه إذا لم يتم تعيينهم على مستوى معياري ، فسيختلف عملهم بشكل كبير. كن واضحًا ومفصلاً أيضًا بشأن المخرجات التي يتحملها الجميع. قم بتوحيد نظام العمل الخاص بك ، ولكن حافظ على المرونة الكافية لمنح أعضاء الفريق الملكية.

يحافظ الاتصال المنتظم على تماسك الفريق

يحتاج العمال إلى الاتصال ، وهو الخيط الذي يربط الكثير مما يجعل الفريق الافتراضي ناجحًا. لكن لا تعتمد على قناة واحدة. يجب أن تكون هناك عدة طرق للوصول إلى الفريق وجعلهم يتواصلون مع مديرهم. في بعض الحالات ، قد يكون البريد الإلكتروني على ما يرام ، ولكن قد تتطلب الأمور الأكثر إلحاحًا إرسال رسالة نصية أو دردشة أو حتى مكالمة هاتفية.

وسائل الاتصال الأخرى التي يجب اتباعها هي الاجتماعات. قم بجدولة اجتماعات افتراضية منتظمة ، من المهمات اليومية للحصول على فكرة عما يعمل عليه الجميع وما إذا كانوا بحاجة إلى أي شيء من المدير إلى المكالمات الجماعية لمناقشة التحركات الإستراتيجية الأكبر. هذا لا يبقي الجميع على اطلاع دائم بالمعلومات فحسب ، بل يطور الروابط التي تجمع الفرق معًا.

التواصل مهم ، لكن يمكن أن يصبح مشكلة إذا كان الناس يدردشون باستمرار. لذلك ، من المهم إدارة الفرق والمعلومات البعيدة من خلال القنوات المناسبة. عندما يتم نشر معلومات مهمة من خلال قناة خاطئة ، يمكن أن تسقط من خلال الثغرات أو يساء فهمها. المعلومات الهامة تحتاج إلى السفر عبر القناة الصحيحة.

ساعات مرنة أم جدول صارم؟

اعتمادًا على مؤسستك ، يمكن للفرق الافتراضية العمل لساعاتها الخاصة ، أو البقاء ثابتًا في ساعات العمل. في كلتا الحالتين ، من المفيد أن يكون هناك بعض التداخل عندما يكون كل من الفريق الافتراضي والفريق في الموقع على مدار الساعة حتى يتمكنوا من البقاء على اتصال في الوقت الفعلي مع بعضهم البعض.

السلوك في فرق افتراضية

البقاء على مستوى الاحتراف أمر ضروري ، ولكن بالطبع ، تحدد المنظمات المختلفة الاحتراف بطرق فريدة. بعض الشركات جيدة في ارتداء الملابس غير الرسمية ، بينما يتوقع البعض الآخر قواعد لباس معينة. سيتم توجيه الفرق الافتراضية إلى هذه التفاصيل ، ولكن من المهم أن يكون لكل عضو في الفريق مساحة مخصصة للعمل ، والتي يحافظون عليها منظمة وخالية من الانحرافات.

سوف يكافئ المدير الجيد فريقهم على العمل الجيد ، وهذا يجب أن ينطبق أيضًا على الفرق الافتراضية. يساعد على تحفيز فريقك وجعلهم يعملون بشكل أكثر إنتاجية.

بناء الفريق الافتراضي

يتمثل أحد الجوانب المهمة لإدارة فريق افتراضي في تطوير الروابط التي تجمع الفريق معًا ، حتى يتمكنوا من العمل بشكل أكثر إنتاجية. قد يكون من الصعب القيام بذلك عندما تتفاعل فقط عبر الإنترنت ، ولكن يمكن القيام بذلك. الاقتراحات التالية هي طرق لجعل الفرق الافتراضية تتواصل.

1. هناك طريقة رائعة لتنمية التواصل وهي من خلال التعرف على شخص يتجاوز ما يفعله في الفريق. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في عقد اجتماع افتراضي ، حيث يشارك كل عضو في الفريق قائمة من 10 أشياء مثيرة للاهتمام عن نفسه. يمكن أن تكون الموسيقى التي يحبونها ، أو قصة مضحكة ، أو من أين أتوا - أو أي شيء ، حقًا. سوف تتطور فسيفساء التوافه هذه إلى صورة شخصية دقيقة للشخص.
2. احصل على استراحة قهوة افتراضية. خصص وقتًا ، بانتظام ، خلال ساعات العمل حتى يجتمع الفريق دون أي غرض آخر سوى تفجير البخار وتناول مشروب. هذا مهم في بداية المشروع لمساعدة الجميع على التعرف على بعضهم البعض ، ولكن يمكن ويجب أن يصبح تسجيل وصول روتيني. لكي تصبح الفرق متماسكة حقًا ، فإنها تحتاج إلى معرفة بعضها البعض على المستوى الشخصي. العمل ليس موضوعًا لهذه اللقاءات. إنه مجرد وقت للاسترخاء والمشاركة.
3. العبوا الألعاب عبر الإنترنت معًا. هناك العديد من الألعاب عبر الإنترنت - بعضها تنافسي وبعضها تعاوني. لا يهم ما تختاره ، طالما أن الفريق بأكمله يشارك. يمكن أن يكون لديك عضو واحد في الفريق كل أسبوع يختار اللعبة ، للتأكد من أن كل شخص لديه فرصة للعب ما يحلو لهم. تشبه الألعاب المشاريع الممتعة ، وستساعد الفرق على العمل معًا بشكل أفضل.

أدوات إدارة الفريق الافتراضية

أدوات الاتصال

هناك العديد من تطبيقات الدردشة ، مثل Slack و Skype ، التي توفر قنوات فردية وجماعية حيث يمكن للفرق التعاون ، بل والمشاركة في مكالمات الفيديو. إنها أداة إدارة فريق افتراضية مهمة تجعل الفريق متماسكًا.

إدارة الوثائق

يعد Microsoft 365 أو G Suite من Google من الأدوات التعاونية اللائقة التي توفر المستندات وجداول البيانات وأدوات العرض التقديمي التي يمكن مشاركتها جميعًا والعمل عليها معًا. لكن هذه الأدوات ليست بالضرورة أدوات إدارة. لذلك ، ستحتاج إلى الاستثمار في برنامج إدارة المشاريع.

كيف يساعد ProjectManager الفرق الافتراضية

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز ويحافظ على تنظيم الفرق ، سواء كانوا يعملون في نفس المكتب أو عن بعد. نظرًا لأنه مستند إلى السحابة ، يمكن استخدامه في أي مكان وفي أي وقت ، لذلك يمكن للفرق الافتراضية دائمًا إنجاز عملها.

التخطيط الذكي باستخدام مخطط جانت

يمكن أن يكون التخطيط صعبًا ويمكن أن يكون أكثر صعوبة عند توزيع فرقك. لا تخف - يساعدك مخطط جانت عبر الإنترنت على إدارة جميع المهام المختلفة لفريقك ، وتجميعها في جدول زمني. من طريقة عرض المشروع هذه ، يمكن للمديرين تعيين المهام لأعضاء الفريق بمجرد دعوتهم إلى المشروع. لدينا مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، لذا أضف العديد من المستندات حسب الحاجة لتوجيه تنفيذ هذه المهمة.

يوفر مخطط جانت أيضًا للمديرين الأدوات التي يحتاجونها لتتبع تقدم فريقهم الافتراضي. يمكنهم معرفة مدى قرب إكمال مهمة ما في شريط مدتها. هناك أيضًا لوحة معلومات في الوقت الفعلي توفر عرضًا عالي المستوى لمقاييس المشروع وتقارير سهلة الاستخدام لمزيد من التفاصيل.

اللجوء إلى تخطيط الموارد

أعضاء الفريق فوق طاقتهم؟ أو ربما تعاني من نقص في العمل؟ يمكن أن يتعطل المشروع بسرعة إذا لم تتمكن من معرفة حجم عمل الفريق بسرعة. لهذا السبب لدينا ميزة إدارة الموارد لتتبع جداول أعضاء الفريق ، وصفحة حجم العمل التي تُظهر من يفعل ماذا. إذا كان أحد أعضاء الفريق لديه عدد كبير جدًا من المهام ، والآخر ليس لديه ما يكفي ، فيمكن موازنة العمل بسرعة مباشرة من صفحة عبء العمل هذه.

وجهات نظر كثيرة لتفهمك

لدى المديرين وأعضاء الفريق احتياجات مختلفة عندما يتعلق الأمر ببرنامج إدارة العمل. نحن نتفهم ذلك ، وهذا هو السبب في أن برنامجنا يتميز بعدة طرق عرض للمشروع. يمكن للمستخدمين رؤية عملهم في قائمة المهام أو التقويم أو لوحة كانبان. فهم يعرفون كيف ينجزون عملهم ، مما يجعل الفرق أكثر إنتاجية.

قد يكون وجود فرق افتراضية تعمل بشكل تعاوني أمرًا صعبًا ، لكننا نمنحهم الأدوات التي يحتاجون إليها للاتصال والعمل معًا بشكل أفضل. يمكن التعليق على المهام وإضافة المرفقات ، ويمكن وضع علامات على الآخرين في المؤسسة لإدراجهم في المحادثة. عند إضافة التعليقات ، يتم إخطار الفرق عن طريق البريد الإلكتروني.

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يساعدك على التحكم بشكل أفضل في المشاريع والفرق. لدينا الأدوات التي يحتاجها مديرو المشاريع لإدارة فرقهم بغض النظر عن مكان وجودهم أو وقت عملهم. يمكنك الحصول على لوحة معلومات في الوقت الفعلي لمراقبة التقدم ، وإعداد التقارير بنقرة واحدة للتعمق في تلك البيانات والأدوات التعاونية التي تجعل الفرق تعمل بشكل أفضل معًا. تعرف على كيف يمكننا مساعدتك في إدارة فريقك الافتراضي اليوم من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.