So verwalten Sie virtuelle Teams: Teambuilding, Tipps und Tools

Für viele Projektmanager ist das einzige Hindernis, ein virtuelles Team anzunehmen, die wahrgenommene Schwierigkeit, eines zu leiten. Sie sind nicht im selben Büro wie Ihr Team und Sie befürchten, dass sich alle getrennt fühlen könnten. In einer solchen Umgebung denken Sie, dass es keine Möglichkeit gibt, die Produktivität aufrechtzuerhalten.

Die Befürchtungen sind nicht ganz unbegründet, aber diese Befürchtungen werden nur wahr, wenn Sie nicht die Projektmanagement-Tools verwenden, die Sie benötigen, um sie zu entschärfen. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Projekt zentral zu verwalten, und noch mehr Möglichkeiten, Ihr Team digital zu verbinden. Es heißt virtuelles Teammanagement und wird immer beliebter.

Im Laufe der Zeit und wenn die Umstände es erfordern, sind virtuelle Teams immer üblicher geworden. Wenn Sie bei der Verwaltung Ihres virtuellen Teams unschlüssig sind, dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu erfahren, was Management virtueller Teams ist und wie es Ihre Fähigkeiten bei der Verwaltung von Projekten erweitern kann.

Virtuelles Teammanagement

Da immer mehr virtuelle Teams in Organisationen üblich werden, müssen sich Manager den Herausforderungen stellen, die mit ihrer Führung verbunden sind. Der Aufbau einer Unternehmenskultur, die virtuelle Teams unterstützt, ist eine Sache, aber ein Manager muss diese Kultur konsequent stärken, während Teams aus der Ferne arbeiten.

Beginnen Sie damit, Arbeit klar zu definieren. Virtuelle Teams sind wie jedes andere Team: Wenn sie nicht auf einen Standard festgelegt sind, wird ihre Arbeit erheblich variieren. Stellen Sie außerdem klar und detailliert dar, für welche Leistungen jeder verantwortlich ist. Standardisieren Sie Ihr Arbeitssystem, behalten Sie aber genügend Flexibilität, um Teammitgliedern Eigenverantwortung zu übertragen.

Regelmäßige Kommunikation erhält den Teamzusammenhalt

Mitarbeiter brauchen Kommunikation, und das ist der rote Faden, der so viel von dem verbindet, was ein virtuelles Team erfolgreich macht. Aber verlassen Sie sich nicht auf einen einzigen Kanal. Es sollte mehrere Möglichkeiten geben, das Team zu erreichen und es dazu zu bringen, sich an seinen Vorgesetzten zu wenden. In manchen Fällen kann eine E-Mail in Ordnung sein, aber bei dringenderen Angelegenheiten kann eine SMS, ein Chat oder sogar ein Telefonanruf erforderlich sein.

Ein weiteres Kommunikationsmittel, das befolgt werden sollte, sind Meetings. Planen Sie regelmäßige virtuelle Meetings, von täglichen Scrums, um sich ein Bild davon zu machen, woran alle arbeiten und ob sie etwas brauchen, vom Manager bis hin zu Telefonkonferenzen, um größere strategische Schritte zu besprechen. Dies hält nicht nur alle auf dem gleichen Stand und informiert, sondern entwickelt auch die Bindungen, die Teams zusammenhalten.

Kommunikation ist wichtig, kann aber zu einem Problem werden, wenn die Leute ständig chatten. Daher ist es wichtig, entfernte Teams und Informationen über die richtigen Kanäle zu verwalten. Wenn wichtige Informationen über den falschen Kanal verbreitet werden, können sie untergehen oder missverstanden werden. Wichtige Informationen müssen den richtigen Kanal durchlaufen.

Flexible Arbeitszeiten oder starrer Zeitplan?

Abhängig von Ihrer Organisation können virtuelle Teams ihre eigenen Arbeitszeiten haben oder sich an die Bürozeiten halten. In jedem Fall ist es hilfreich, wenn es zu Überschneidungen kommt, wenn sowohl das virtuelle als auch das Team vor Ort auf der Uhr sind, damit sie in Echtzeit miteinander kommunizieren können.

Verhalten in virtuellen Teams

Es ist wichtig, professionell zu bleiben, aber natürlich definieren verschiedene Organisationen Professionalität auf einzigartige Weise. Einige Unternehmen sind mit Freizeitkleidung einverstanden, während andere eine bestimmte Kleiderordnung erwarten. Virtuelle Teams werden anhand dieser Einzelheiten geleitet, aber es ist wichtig, dass jedes Teammitglied einen eigenen Arbeitsbereich hat, in dem es arbeitet, den es organisiert und frei von Ablenkungen hält.

Ein guter Manager wird sein Team für gute Arbeit belohnen, und das sollte auch für virtuelle Teams gelten. Es hilft, Ihr Team zu stimulieren und es dazu zu bringen, produktiver zu arbeiten.

Virtuelles Teambuilding

Ein wichtiger Aspekt bei der Führung eines virtuellen Teams ist die Entwicklung der Bindungen, die ein Team zusammenhalten, damit es produktiver arbeiten kann. Das kann schwierig sein, wenn Sie nur online interagieren, aber es ist machbar. Die folgenden Vorschläge sind Möglichkeiten, um virtuelle Teams dazu zu bringen, sich zu verbinden.

1. Eine großartige Möglichkeit, die Verbindung zu pflegen, besteht darin, eine Person über das hinaus, was sie im Team tut, kennenzulernen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist ein virtuelles Meeting, bei dem jedes Teammitglied eine Liste mit 10 interessanten Dingen über sich selbst teilt. Es kann die Musik sein, die sie lieben, eine lustige Geschichte, woher sie kommen – oder irgendetwas, wirklich. Dieses Mosaik aus Kleinigkeiten entwickelt sich zu einem differenzierten Porträt der Person.
2. Machen Sie eine virtuelle Kaffeepause. Nehmen Sie sich während der Arbeitszeit regelmäßig Zeit, um das Team zu keinem anderen Zweck zusammenkommen zu lassen, als Dampf abzulassen und etwas zu trinken. Das ist zu Beginn eines Projekts wichtig, um allen das Kennenlernen zu erleichtern, aber es kann und sollte zu einem Routine-Check-in werden. Damit Teams wirklich zusammenhalten, müssen sie sich auf persönlicher Ebene kennen. Arbeit ist kein Thema für diese Treffen. Es ist einfach eine Zeit zum Entspannen und Teilen.
3. Spielen Sie gemeinsam Online-Spiele. Es gibt viele Online-Spiele – einige kompetitiv, andere kooperativ. Es spielt keine Rolle, wofür Sie sich entscheiden, solange das gesamte Team mitmacht. Sie könnten ein Teammitglied pro Woche das Spiel auswählen lassen, um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, das zu spielen, was ihm gefällt. Spiele sind wie unterhaltsame Projekte und helfen Teams, besser zusammenzuarbeiten.

Management-Tools für virtuelle Teams

Kommunikationswerkzeuge

Es gibt viele Chat-Apps wie Slack und Skype, die sowohl Einzel- als auch Gruppenkanäle bieten, in denen Teams zusammenarbeiten und sogar an Videoanrufen teilnehmen können. Sie sind ein wichtiges virtuelles Teammanagement-Tool, das das Team zusammenhält.

Dokumenten-Management

Microsoft 365 oder G Suite von Google sind anständige Tools für die Zusammenarbeit, die Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationstools bereitstellen, die alle geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. Aber diese Tools sind nicht unbedingt Management-Tools. Dafür müssen Sie in eine Projektmanagement-Software investieren.

Wie ProjectManager virtuellen Teams hilft

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Teams organisiert hält, egal ob sie im selben Büro oder remote arbeiten. Da es cloudbasiert ist, kann es überall und jederzeit verwendet werden, sodass virtuelle Teams ihre Arbeit immer erledigen können.

Planen Sie intelligent mit einem Gantt-Diagramm

Die Planung kann schwierig sein und umso schwieriger, wenn Ihre Teams verteilt sind. Keine Angst – unser Online-Gantt-Diagramm hilft Ihnen, all die verschiedenen Aufgaben für Ihr Team zu verwalten und sie auf einer Zeitleiste zu sammeln. Aus dieser Projektansicht können Manager Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, sobald sie zum Projekt eingeladen wurden. Wir haben unbegrenzten Dateispeicher, fügen Sie also so viele Dokumente wie nötig hinzu, um die Ausführung dieser Aufgabe zu steuern.

Das Gantt-Diagramm bietet Managern auch die Tools, die sie benötigen, um den Fortschritt ihres virtuellen Teams zu verfolgen. Sie können anhand der Dauerleiste sehen, wie kurz vor dem Abschluss einer Aufgabe steht. Es gibt auch ein Echtzeit-Dashboard, das einen Überblick über die Metriken des Projekts bietet, und benutzerfreundliche Berichte für mehr Details.

Ein Rückgriff auf Planressourcen

Teammitglieder überarbeitet? Oder vielleicht unterfordert? Ein Projekt kann schnell ins Stocken geraten, wenn Sie die Arbeitsbelastung des Teams nicht schnell kennen. Aus diesem Grund haben wir eine Ressourcenverwaltungsfunktion, um die Zeitpläne der Teammitglieder im Auge zu behalten, und eine Workload-Seite, die zeigt, wer was tut. Wenn ein Teammitglied zu viele Aufgaben hat und ein anderes nicht genug, kann die Arbeit direkt von dieser Arbeitsbelastungsseite aus schnell ausgeglichen werden.

Viele Ansichten, um Sie durchzubringen

Manager und Teammitglieder haben unterschiedliche Anforderungen an Arbeitsmanagement-Software. Wir verstehen das, weshalb unsere Software mehrere Projektansichten bietet. Benutzer können ihre Arbeit in einer Aufgabenliste, einem Kalender oder einer Kanban-Tafel sehen. Sie bestimmen selbst, wie sie ihre Arbeit erledigen, was Teams produktiver macht.

Die Zusammenarbeit virtueller Teams kann schwierig sein, aber wir geben ihnen die Tools, die sie benötigen, um sich zu vernetzen und besser zusammenzuarbeiten. Aufgaben können kommentiert und Anhänge hinzugefügt werden, und andere in der Organisation können markiert werden, um sie in die Unterhaltung einzubeziehen. Wenn Kommentare hinzugefügt werden, werden die Teams per E-Mail benachrichtigt.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Projekte und Teams besser steuern können. Wir haben die Tools, die Projektmanager benötigen, um ihre Teams zu verwalten, egal wo sie sind oder wann sie arbeiten. Sie erhalten ein Echtzeit-Dashboard zur Überwachung des Fortschritts, One-Click-Berichte für einen tieferen Einblick in diese Daten und Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Teams besser zusammenarbeiten können. Erfahren Sie, wie wir Ihnen noch heute bei der Verwaltung Ihres virtuellen Teams helfen können, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.