Jak zarządzać wirtualnymi zespołami: budowanie zespołu, wskazówki i narzędzia

Dla wielu kierowników projektów jedyną przeszkodą w objęciu wirtualnego zespołu jest postrzegana trudność w zarządzaniu nim. Nie jesteś w tym samym biurze co Twój zespół i martwisz się, że wszyscy poczują się rozłączeni. W takim środowisku myślisz, że nie ma sposobu na utrzymanie produktywności.

Obawy nie są całkowicie bezpodstawne, ale te obawy stają się prawdziwe tylko wtedy, gdy nie używasz narzędzi do zarządzania projektami, których potrzebujesz, aby je złagodzić. Istnieje wiele sposobów zarządzania projektem w sposób scentralizowany, a jeszcze więcej sposobów na cyfrowe połączenie zespołu. Nazywa się to zarządzaniem zespołem wirtualnym i zyskuje na popularności.

W miarę upływu czasu i okoliczności, które tego wymagają, zespoły wirtualne stają się coraz bardziej powszechne. Jeśli zastanawiasz się nad zarządzaniem zespołem wirtualnym, poświęć chwilę, aby dowiedzieć się, czym jest zarządzanie zespołem wirtualnym i jak może poszerzyć Twoje możliwości zarządzania projektami.

Zarządzanie zespołem wirtualnym

Ponieważ coraz więcej wirtualnych zespołów staje się powszechnych w organizacjach, menedżerowie będą musieli stawić czoła wyzwaniom, które są nieodłącznie związane z kierowaniem nimi. Budowanie kultury korporacyjnej wspierającej zespoły wirtualne to jedno, ale menedżer musi konsekwentnie wzmacniać tę kulturę, podczas gdy zespoły pracują zdalnie.

Na początek jasno określ pracę. Zespoły wirtualne są jak każdy inny zespół, ponieważ jeśli nie są ustawione na standard, ich praca będzie się znacznie różnić. Jasno i szczegółowo określaj też, za jakie rezultaty są odpowiedzialni wszyscy. Standaryzuj swój system pracy, ale zachowaj wystarczającą elastyczność, aby zapewnić członkom zespołu własność.

Regularna komunikacja utrzymuje spójność zespołu

Pracownicy wymagają komunikacji, która jest wątkiem, który tak bardzo łączy to, co sprawia, że ​​wirtualny zespół odnosi sukcesy. Ale nie polegaj na jednym kanale. Powinno istnieć kilka sposobów na dotarcie do zespołu i skłonienie ich do skontaktowania się z menedżerem. W niektórych przypadkach e-mail może być w porządku, ale pilniejsze sprawy mogą wymagać SMS-a, czatu, a nawet rozmowy telefonicznej.

Innym środkiem komunikacji, którego należy przestrzegać, są spotkania. Planuj regularne spotkania wirtualne, od codziennych scrumów, aby zorientować się, nad czym wszyscy pracują i czy potrzebują czegoś, od menedżera po połączenia konferencyjne, aby omówić większe strategiczne posunięcia. To nie tylko utrzymuje wszystkich na tej samej stronie i informuje, ale rozwija więzi, które utrzymują zespoły razem.

Komunikacja jest ważna, ale może stać się problemem, jeśli ludzie ciągle rozmawiają. Dlatego ważne jest, aby zarządzać zdalnymi zespołami i informacjami poprzez odpowiednie kanały. Gdy ważne informacje są rozpowszechniane niewłaściwym kanałem, mogą wpaść w zakłopotanie lub zostać źle zrozumiane. Ważna informacja musi dotrzeć do właściwego kanału.

Elastyczne godziny czy sztywny harmonogram?

W zależności od organizacji zespoły wirtualne mogą pracować we własnych godzinach lub pozostawać w stałych godzinach pracy. Tak czy inaczej, pomocne jest, gdy występuje pewne nakładanie się, gdy zarówno wirtualne, jak i lokalne zespoły pracują na okrągło, dzięki czemu mogą pozostawać ze sobą w komunikacji w czasie rzeczywistym.

Zachowanie w wirtualnych zespołach

Zachowanie profesjonalizmu jest niezbędne, ale oczywiście różne organizacje definiują profesjonalizm w wyjątkowy sposób. Niektóre firmy dobrze sobie radzą ze swobodnym strojem, podczas gdy inne oczekują określonego ubioru. Wirtualne zespoły będą skierowane na te szczegóły, ale ważne jest, aby każdy członek zespołu miał wydzieloną przestrzeń, w której pracuje, którą jest zorganizowany i wolny od zakłóceń.

Dobry menedżer nagrodzi swój zespół za dobrze wykonaną pracę, co powinno dotyczyć również zespołów wirtualnych. Pomaga stymulować Twój zespół i sprawić, by pracował wydajniej.

Wirtualne budowanie zespołu

Ważnym aspektem zarządzania wirtualnym zespołem jest rozwijanie więzi, które spajają zespół, aby mogli pracować wydajniej. Może to być trudne, gdy po prostu wchodzisz w interakcję online, ale można to zrobić. Poniższe sugestie to sposoby na nawiązanie połączenia wirtualnych zespołów.

1. Świetnym sposobem na pielęgnowanie więzi jest poznanie osoby poza tym, co robi w zespole. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest zorganizowanie wirtualnego spotkania, podczas którego każdy członek zespołu dzieli się listą 10 interesujących rzeczy na swój temat. Może to być muzyka, którą kochają, zabawna historia, skąd pochodzą – lub cokolwiek, naprawdę. Ta mozaika ciekawostek rozwinie się w zniuansowany portret osoby.
2. Zrób wirtualną przerwę na kawę. Regularnie znajdź czas w godzinach pracy, aby zespół zbierał się w żadnym innym celu niż wypuszczenie pary i napicie się. Jest to ważne na początku projektu, aby pomóc wszystkim się poznać, ale może i powinno stać się rutynowym odprawą. Aby zespoły stały się naprawdę spójne, muszą znać się na poziomie osobistym. Praca nie jest tematem tych spotkań. To tylko czas na relaks i dzielenie się.
3. Grajcie razem w gry online. Istnieje wiele gier online — niektóre konkurencyjne, inne oparte na współpracy. Nie ma znaczenia, który wybierzesz, o ile weźmie udział cały zespół. Możesz mieć jednego członka zespołu na tydzień, aby wybrać grę, aby upewnić się, że każdy ma szansę zagrać w to, co lubi. Gry są jak zabawne projekty i pomagają zespołom lepiej współpracować.

Narzędzia do zarządzania zespołem wirtualnym

Narzędzia komunikacyjne

Istnieje wiele aplikacji do czatu, takich jak Slack i Skype, które zapewniają zarówno kanały indywidualne, jak i grupowe, w których zespoły mogą współpracować, a nawet uczestniczyć w rozmowach wideo. Są ważnym narzędziem do zarządzania wirtualnym zespołem, które utrzymuje zespół razem.

Zarządzanie dokumentami

Microsoft 365 lub G Suite od Google to przyzwoite narzędzia do współpracy, które zapewniają dokumenty, arkusze kalkulacyjne i narzędzia do prezentacji, które można udostępniać i pracować razem. Ale te narzędzia niekoniecznie są narzędziami do zarządzania. W tym celu musisz zainwestować w oprogramowanie do zarządzania projektami.

Jak ProjectManager pomaga wirtualnym zespołom

ProjectManager to wielokrotnie nagradzane oprogramowanie do zarządzania projektami, które utrzymuje porządek w zespołach, niezależnie od tego, czy pracują w tym samym biurze, czy zdalnie. Ponieważ jest oparty na chmurze, może być używany w dowolnym miejscu i czasie, dzięki czemu wirtualne zespoły są zawsze w stanie wykonać swoją pracę.

Planuj mądrze za pomocą wykresu Gantta

Planowanie może być trudne, a może być jeszcze trudniejsze, gdy zespoły są rozproszone. Nie bój się — nasz internetowy wykres Gantta pomaga zarządzać wszystkimi różnymi zadaniami zespołu, gromadząc je na osi czasu. W tym widoku projektu menedżerowie mogą przypisywać zadania członkom zespołu, gdy zostaną zaproszeni do projektu. Mamy nieograniczone miejsce na pliki, więc dodaj tyle dokumentów, ile potrzebujesz, aby kierować wykonaniem tego zadania.

Wykres Gantta zapewnia również menedżerom narzędzia, których potrzebują do śledzenia postępów ich wirtualnego zespołu. Widzą, jak blisko jest ukończenie zadania na pasku czasu jego trwania. Dostępny jest również pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym, który zapewnia ogólny widok metryk projektu oraz łatwe w użyciu raporty zawierające więcej szczegółów.

Uciekanie się do planowania zasobów

Członkowie zespołu są przepracowani? A może niedopracowany? Projekt może szybko ugrzęznąć, jeśli nie możesz szybko poznać obciążenia zespołu. Dlatego mamy funkcję zarządzania zasobami, aby śledzić harmonogramy członków zespołu, oraz stronę obciążenia, która pokazuje, kto czym się zajmuje. Jeśli jeden członek zespołu ma zbyt wiele zadań, a inny nie ma ich wystarczająco dużo, pracę można szybko zrównoważyć bezpośrednio na tej stronie obciążenia.

Wiele widoków, przez które możesz przejść

Menedżerowie i członkowie zespołów mają różne potrzeby, jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania pracą. Rozumiemy to, dlatego nasze oprogramowanie oferuje wiele widoków projektów. Użytkownicy mogą zobaczyć swoją pracę na liście zadań, kalendarzu lub tablicy kanban. Mogą decydować o tym, jak wykonują swoją pracę, co sprawia, że ​​zespoły są bardziej produktywne.

Współpraca wirtualnych zespołów może być trudna, ale dajemy im narzędzia, których potrzebują, aby lepiej współpracować i współpracować. Zadania można komentować i dodawać załączniki, a inne osoby w organizacji można oznaczać tagami, aby włączyć je do rozmowy. W miarę dodawania komentarzy zespoły są powiadamiane e-mailem.

ProjectManager to oprogramowanie w chmurze, które pomaga lepiej kontrolować projekty i zespoły. Mamy narzędzia potrzebne kierownikom projektów do zarządzania swoimi zespołami bez względu na to, gdzie się znajdują i kiedy pracują. Otrzymujesz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym do monitorowania postępów, raportowanie jednym kliknięciem, aby uzyskać głębszy wgląd w te dane, oraz narzędzia do współpracy, które usprawniają współpracę zespołów. Zobacz, jak możemy pomóc Ci zarządzać wirtualnym zespołem już dziś, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.