每個 PM 都應該知道的溝通管理技巧

溝通是每個良好關係、友誼或夥伴關係的基礎。 這也是項目工作方式的基礎。 如果沒有良好的溝通，事情可能會變得過於復雜。 還記得 Abbott 和 Costello 的老小品“Who's On First”嗎？ 這是溝通中斷的永恆例證——現在想像一下，這發生在一個為期一年的項目中。 嚇人！

即使您已經制定了無懈可擊的項目計劃，如果沒有適當的溝通管理，您也不會超越您的第一個里程碑。

什麼是項目溝通？

項目溝通是識別將在整個特定項目中與團隊成員和利益相關者共享的關鍵信息的過程。 這包括列出利益相關者並確定將參與項目溝通的團隊成員。 概述通信接收者將如何接收項目更新、他們將收到更新的頻率以及他們將在項目期間收到更新的要點是關鍵。

在製定項目計劃時，您需要製定與之配套的溝通計劃，以便每個人都有必要的背景，並且可以在每一步有效地完成工作。

您的溝通點以及您的溝通聯繫人列表將位於每個步驟之間，因為您需要獲得他們的編輯、評論並最終獲得他們的批准。

為什麼溝通管理很重要？

溝通管理就是一切。 你不能只創建一個項目計劃並希望每個人都堅持下去。 一旦您創建了計劃並讓每個人都參與進來，您或您指定的關鍵聯繫人應該是在整個項目中管理計劃的人。 例如，項目經理可以管理代理端的可交付成果，客戶經理可以管理客戶端的所有通信，作為標籤團隊工作以使項目成功。

為確保在整個項目中進行可靠的溝通管理，應制定溝通管理計劃。 溝通管理計劃的好處有五方面：

• 客戶/利益相關者/團隊成員都可以參考的書面框架。 如果需要調解，這會有所幫助——您有書面的書面記錄，可以參考。 如果跟踪項目的時間存在差距，參考應付賬款也可能是有益的。
• 該計劃本身將管理利益相關者的期望，以在交付物經過質量保證測試之前不預測完成的項目。
• 共享交流的點使利益相關者能夠就項目過程和最終產品提供有價值的反饋，並讓團隊成員有機會一起集思廣益，彌合兩組之間的分歧。
• 它允許所有相關人員在早期更好地發現風險和問題。
• 它有助於消除在書本上舉行不必要的會議的需要，從而節省時間和金錢。

理解為什麼溝通管理對任何組織來說都可能聽起來很重要。 但你會感到驚訝。

全世界每天發送 2056 億封電子郵件，但實際上只有三分之一的郵件被打開。 此外，Inc.com 最近發布的一份報告顯示，美國和英國公司之間的溝通障礙每年使公司損失 6240 萬美元，平均損失生產力。 另一方面，同一份報告顯示，“擁有有效溝通技巧的領導者的公司在五年內為股東帶來了 47% 的回報。”

可以通過使用 ProjectManager 等在線項目協作工具來加強溝通。 ProjectManager 讓經理們可以推出項目計劃，然後在正確的時間將信息傳播給團隊成員以完成正確的任務。 任務允許評論、附件、嵌入式鏈接、描述、待辦事項列表等，因此每個人都能在第一時間獲得正確的方向。

更好的溝通管理技巧和技巧

所以，現在我們明白了為什麼溝通管理很重要。 但是，我們如何以有效減少損失的生產力時間的方式做到這一點呢？

以下是一些技巧和技巧，可確保您的溝通管理計劃以最佳水平執行。

• 在您的原始計劃中包括對項目前景的描述：為您的項目提供背景，包括組織的短期和長期目標、您的利益相關者是誰、您的團隊成員是誰、將涉及多少預算、您有哪些資源將需要以及該項目預計需要多少時間。 包括目標和項目願景，以確保背景不僅僅是一個大綱，而是一個強大的、完全開發和溝通的計劃，這樣您就可以更好地獲得項目支持。
• 指定溝通流程的負責人：正如我們之前提到的，當您是與客戶合作的代理機構時，您的溝通負責人通常是客戶經理。 如果您的項目是內部的，擁有更集中的利益相關者團隊，那麼您的溝通負責人可以是運營副總裁、開發副總裁，甚至是項目經理自己。
• 包括一個審查過程：您將在什麼時候發送通信？ 多常？ 將涉及多少個里程碑，績效評估需要哪些數據集？ 建立一個正式的審查流程將確保在評估項目時沒有人會錯過任何一個節拍。
• 設置消息傳遞系統：您使用的是項目管理軟件還是 Microsoft Excel？ 您會通過 Slack、Skype 還是僅通過電子郵件進行交流？ 將所有這些都包括在您的計劃中，以便每個人都知道建立聯繫的最佳方式。
• 管理您的會議：這與創建利益相關者管理計劃相結合。 會議可能是浪費時間（很多時候，最好在電子郵件中說出來）。 確保您的會議只包括將參與決策過程的利益相關者，然後為每個會議創建一個議程供每個人遵循。 這將有助於小組專注於任務和主題。

溝通管理注意事項

良好的溝通管理可以通過多種方式使您的項目免於災難，並使一切工作在最佳水平。 但是，當領導層（或項目溝通負責人）表現出無效的溝通方法時會發生什麼？ 您的項目很快就會陷入危險。

以下是一些要避免的通信管理失禮：

• 不要被動攻擊：這應該是顯而易見的，但你會感到驚訝。 拒絕直接與同事、團隊成員或利益相關者交談可能會完全限制項目的進展。 被動攻擊也可能看起來像是因為涉及的人而逃避任務或項目。 工作場所的被動攻擊可能導致錯過最後期限、浪費時間、損失收入等等。
• 不要對項目過程進行微觀管理：微觀管理會以多種方式破壞任何工作環境； 它會增加健康風險，影響員工流動率，降低生產力並減慢項目進度。 相信您的團隊成員和利益相關者能夠按時按預算交付結果，您也會看到更快樂、更有效的產品成果。
• 不要依賴電子通信：文本或電子郵件可能會丟失很多信息。 你會錯過面部表情、語調，從而誤解所要求的內容。 此外，雖然會議會降低工作場所的生產力，但大量的電子郵件也會產生同樣的效果。 請記住，最好的溝通方式，尤其是在項目里程碑期間，是面對面的。
• 不要忘記記錄所有內容：正確審查項目成功的唯一方法是通過文檔回顧數據。 通過文檔，您可以查看誰做了什麼、何時交付了哪些任務以及項目的總體成本。

ProjectManager 幫助進行溝通管理

溝通管理並不容易。 最有效的領導者是個人的，依靠特定的文件來做出明智的決策，經常委派並儘可能清晰地說話。 ProjectManager 擁有您所需的工具，可讓您輕鬆高效地跨多個級別進行溝通，因此不會浪費時間，也不會言辭刻薄。

使用我們基於雲的甘特圖，與團隊成員協作從未如此簡單。 分配任務及其截止日期，將它們鏈接到依賴項並在一個屏幕上查看所有內容。 此外，如果您願意，團隊成員、利益相關者和合作夥伴可以在項目的任何階段上傳文檔、可交付成果和評論任何任務。

ProjectManager 非常適合希望更有效地溝通的團隊。 當一個團隊成員更新任務時，通知會在正確的時間發送給正確的人。 不僅如此，我們的多合一績效跟踪摘要頁面還使審核過程變得容易。 團隊可以看到每個人都在做什麼，以及他們是否需要任何幫助。

在項目期間管理溝通絕非易事。 但使用 ProjectManager，您將解鎖致力於幫助團隊跨多個平台有效協作的獲獎軟件。 立即註冊我們的 30 天免費試用。