Bir Plan Nasıl Başarıyla Yürütülür

Planlama aşaması, herhangi bir projeyi ayakta tutan omurgadır. Jennifer Bridges, PMP, proje planınızı nasıl alacağınızı ve doğru şekilde nasıl uygulayacağınızı gösteriyor.

İşte referansınız için beyaz tahtanın bir ekran görüntüsü.

İncelemede - Bir Plan Nasıl Başarıyla Yürütülür

Yürütme bir fiildir. Jennifer, bir şeyi yürüttüğünüzde, bunun bir plan veya ürün gibi onu gerçekleştirmek anlamına geldiğini kaydetti. Bir plan yürütme eylemi, herhangi bir projede esastır. Bir liderin, proje yöneticisinin veya ekip liderinin sorumlu olduğu en önemli eylemlerden biridir.

İlgili: En Önemli 10 Proje Yönetimi Sorumluluğu

Bununla birlikte, bir planı uygularken her şeyin o plana göre gitmesi nadirdir. Bu nedenle Jennifer bir proje planının başarılı bir şekilde yürütülmesine yardımcı olacak bazı pratik ipuçları sağlamak istedi.

Bir Planı Yürütmek İçin İpuçları

Başlangıç ​​olarak, plan var. Planı hazırlarken, başarıyla yürütülebileceğinden emin olun. Bu, kapsamlı belgelerle, neden, kim, ne, ne zaman ve nasıl ile başlar. Yapabileceğiniz en kapsamlı planı oluşturmanıza yardımcı olacak sağlam bir proje planlama yazılımı kullanmanız önemlidir.

Sonraki planın uygulanmasıdır. Bunu başarılı bir şekilde yapmak aynı zamanda açık iletişimi de içerir. Projede ortaya çıktıkça durum güncellemeleri ve sorunlara ve risklere hızlı yanıt verilmelidir. Proje yönetimi araçlarının kullanımı bu konuda yardımcı olacaktır. Projeyi takip etmeye ve geride kalmamaya yardımcı olmak için hatırlatıcılar, tetikleyiciler, otomasyon, iş akışı, uyarılar ve her türlü otomatik araç ayarlayabilirsiniz, bu da sizi yoldan çıkaracaktır.

Planlandığı gibi gittiğinden emin olmak için bir planı izlerken, yine iletişim başarıya giden yolun temeli olmalıdır. İzleme, projenin doğru bir şekilde ilerlemesini ve durum raporları gibi araçlar ile bunu nasıl yaptığınıza ilişkin sorunları, riskleri ve değişiklikleri takip etmenizi sağlar.

İlgili: Excel için Proje Durum Raporu Şablonu

Yardımcı olacak yöntemler de var. Maliyetler, zamanlama, kapsam ve kaynaklar üzerindeki farklılıkları bilmek, izlemeye yardımcı olur. Yine, uyarıların ayarlanması, çatlaklardan hiçbir şeyin düşmemesini de sağlayacaktır.

Kontrolü Artırmak için Kısıtlamaları Manipüle Etme

Sonunda kontrol var. Bir planı kontrol ederken, tekrar yola çıkmak için düzeltici önlemler alıyorsunuz. Her zaman olduğu gibi, bu iletişim, durum raporlaması, sorunları, riskleri ve değişiklikleri tanımlama ve izleme ile başlar.

İşe geri dönmenize yardımcı olmak için her zaman projenin farklı kısıtlamalarıyla çalışabilirsiniz. Örneğin, bir zaman kısıtlamasıyla başa çıkmak için programı uzatabilir veya kısaltabilirsiniz. Ayrıca bir kaynak sorunuyla karşı karşıyaysanız, kişileri ekleyebilir veya yeniden tahsis edebilirsiniz. Maliyetler ise, maliyetleri düşürebilirsiniz. Bütçeyi artırmak, daha fazla finansman elde etmek veya biriyle ortak olmak için onay almanız gerekebilir. Kapsam kesilebilir, ertelenebilir, eklenebilir vb.

Uzman İpucu: Bir planı uygularken, çalıştığından emin olmak istersiniz. Ama bazen tırmanılamayacak bir duvara çarparsın. Sıkışırsanız, bir acil durum planı yaptıysanız işiniz bitmez. Bu nedenle, her ihtimale karşı çekmecede her zaman bir B Planı bulundurun.

İzlediğiniz için teşekkürler!

Transkripsiyon

Bugün, bir planın nasıl başarılı bir şekilde yürütüleceğinden bahsediyoruz. Bir planın yürütülmesinden bahsettiğimizde, aslında bir planın uygulanmasından veya bir iş ürünü gibi bir şey üretmekten bahsediyoruz.

Bir planı uygulamak, bir liderin, proje yöneticisinin veya ekip üyesinin yapabileceği en temel eylemlerden biridir ve bir projeden bahsettiğimizde, işler nadiren plana göre gider. Bu yüzden, bugünün beyaz tahta oturumunda yapmak istediğim bazı ipuçları sunmak.

Yani, bir planı uygulamaktan bahsettiğimizde, sadece bir planı bitirmek ve bir planı uygulamaktan bahsetmiyoruz, planı uygularken ve öncesinde bazı şeylerin yapıldığından emin olmalıyız.

O halde planlama için önermek istediğimiz ipuçlarından bahsedelim. Başarılı bir şekilde uygulanabilecek bir plan hazırladığımızdan emin olmak istiyoruz. Ayrıca bir planın başarılı bir şekilde uygulanmasından da bahsetmek istiyoruz, yapmamız gereken bu şeyler nelerdir.

Ve sonra, izlediğimizde, planın planlandığı gibi gittiğinden emin olmak için planı izlemekten bahsediyoruz. Ve sonra kontrol, planı tekrar rayına oturtmak için düzeltici önlemler almak için kontrol etmektir. Öyleyse bir göz atalım.

Bu yüzden planlama hakkında konuşurken, planı belgelediğimizden emin olmak istiyoruz. Bu planı neden yaptığımızı eklemek istiyoruz. Neden bu kadar önemli? Kim, neyi, ne zaman ve nasıl yapacak?

Sonra bunu belgeledikten sonra almak istiyoruz ve bilmesi gereken herkese iletmek istiyoruz. Ekip üyeleri, paydaşlar, hatta belki yönetim kurulu ve hatta satıcı ortaklarımız. İşler yolunda gitmediğinde kime ve nasıl haber verileceğini eklemek istiyoruz.

Ayrıca, işler değiştiğinde güncellendiğinden emin olmak için bu planı düzenli ve tutarlı bir şekilde güncellemek istiyoruz.

O halde, planı uygulamaktan bahsettiğimizde, durumu, gördüğümüz sorunları, hazırlanmamız gereken projelendirebileceğimiz tüm riskleri sürekli olarak ilettiğimizden emin olmak istiyoruz.

Ayrıca araçları kullandığınızdan emin olmak istiyoruz çünkü insanlara işlerin ne zaman geleceğini bildirmek için hatırlatıcılar kurmak istiyoruz. Ayrıca eyleme dayalı bazı tetikleyiciler ayarlayabilmek istiyoruz.

Örneğin, bir eylem gerçekleşirse, iş akışında başka bir eylemi tetikler. Ayrıca otomasyonlar, iş akışları ve yine uyarılar kurmak istiyoruz.

O halde planı izlediğimizde, planlandığı gibi gittiğinden emin olmak için tekrar bakıyoruz. Bu yüzden, her şeyin yolunda olduğunu veya bir şeylerin geç olabileceğinin tahmin edilmesi gereken herkesin bilmesi gereken durumu tekrar iletmek istiyoruz.

Ayrıca yeni sorunları, riskleri veya olası değişiklik taleplerini de işaretlemek istiyoruz. Biz de yine araçları kullanmak istiyoruz. Ve izlerken, varyansın ne olduğunu belirtmek için bu araçları kullanmak istiyoruz. Programın varyansı nedir? Programın ilerisinde miyiz? Programın gerisinde miyiz?

Ayrıca maliyet ve bütçelere de bakmak istiyoruz. Bütçeyi aştık mı? Bütçenin altında mıyız? Kapsama da bakmak istiyoruz, bu yolda mı? Kapsam ekledik mi? Biraz çıkarmamız gerekiyor mu? Ve ayrıca kaynaklar. Yeterince var mı? Takviye etmemiz gerekiyor mu? Ve sonra da uyarır.

Ancak monitör hakkında konuştuğumuzda, bazı insanlar sadece izleme hatası yapar. Yani bu şeylerin meydana geldiğini görüyorlar, ancak düzeltici önlem almıyorlar. Bu yüzden kontrol etme kısmı da bir o kadar önemli ve bu ikisi gerçekten birlikte el ele çalışıyor.

Yani kontrol etmekten bahsettiğimizde, yine, herhangi bir sorunun, riskin ve değişikliğin durumunu iletmek istiyoruz, ancak bunlar bizim de bakmak istediğimiz şeyler. Zamanı kontrol etmek istiyoruz. Takvimi uzatmamız gerekiyor mu? Programı kısaltmamız gerekiyor mu? Kaynaklar, kaynak eklememiz gerekiyor mu? Onları yeniden tahsis etmemiz mi gerekiyor yoksa bazılarının gitmesine izin vermemiz mi gerekiyor?

Ve sonra maliyete göre bakmak istiyoruz, maliyeti düşürmemiz gerekiyor mu? Bütçeyi artırmamız gerekiyor mu? Bazı durumlarda, yeni maliyeti finanse etmemiz gerekebilir, bir ödeme planı oluşturmamız gerekebilir veya başka bir stratejik ortakla ortaklık kurmayı düşünebiliriz ve belki de maliyetin bir kısmını indirebilecek, ancak bunu gerçekleştirebilecek bir gelir paylaşımı oluşturabiliriz. gelirin bir kısmını paylaşmak.

Ve yine dürbüne baktığımızda, dürbünün bir kısmını kesiyor muyuz? Belki sonraya erteler miyiz? Kapsam eklememiz mi gerekiyor yoksa aşamalara mı koymamız gerekiyor?

Gördüğünüz gibi, planı uygulamaktan çok daha fazlası var. Bu nedenle, planınızı başarılı bir şekilde yürütmenize yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.