Kriz Yönetimi: Bir Kriz Sırasında Nasıl Liderlik Edilir

Bazen bir takıma, projeye veya organizasyona liderlik etmek iyi gider, bazen de gitmez. Jennifer Bridges, PMP, bir felaket sırasında başarılı bir şekilde liderlik etmenize yardımcı olacak kriz yönetimi tekniklerini gösteriyor.

İşte referansınız için beyaz tahtanın bir ekran görüntüsü.

İncelemede – Kriz Yönetimi: Bir Kriz Sırasında Nasıl Liderlik Edilir

Jennifer, bir projeye, takıma veya organizasyona liderlik ederken işlerin ya iyi ya da kötü gittiğini kaydetti. Ortaya inmek nadirdir. Ve elbette, her şey yolundayken liderlik etmek kolaydır; ancak liderliğin gerçek anlamının tanımlandığı bir krizdedir. Kriz, liderin adım atıp bu yanlışları düzeltip düzeltemeyeceğini görmek için bir sınavdır. En ilham verici liderlik alıntılarından bazılarına bir göz atın, hiçbiri her şey yolunda giderken liderlik yapmakla ilgili değildir.

Bir ekipte, projede veya kuruluşta işlerin ters gitmesinin sayısız yolu vardır, ancak Jennifer yaygın olan kriz türlerine ve sağlam kriz yönetiminin nasıl yardımcı olabileceğine odaklandı.

Ekipler için Kriz Yönetimi

Aşağıdaki kriz örnekleri ekipleri ve iş yükü yönetimini etkiler. İlk örneği olarak Jennifer, ağır hasta olan bir ekip üyesiyle çalıştığını hatırladı. Kişinin nakile ihtiyacı vardı ancak bir donör bulunana kadar iki yıl beklemek zorunda kaldı ve bu da ekip üyesini kısa süreli sakatlık iznine çıkardı. Bir diğeri, bir araba kazasında yaralanan yakın bir kişisel akrabası olan bir ekip üyesiydi. Bu, ekip üyesini bir aile acil durumuyla başa çıkmak için projeden uzaklaştırdı. Her durumda, Jennifer proje kaynaklarının eksikliğinin üstesinden gelmek zorunda kaldı.

Jennifer'ın hatırladığı bir başka kriz, üretim sahasında değişiklikler yapan ancak uygulama aşamasında tatilde olan ve her türlü soruna neden olan bir kaçak müteahhitle ilgiliydi. (Ekibinize bunu yapmaktan kaçınmak için hiçbir şeyin ters gitmemesi için tatile nasıl hazırlanacağınızı öğrenin.)

Projelerde Kriz Yönetimi

Ardından proje tarafında, Jennifer pazarın kötü gittiği bir örneği hatırladı. Bu, iş için maliyetlerin artmasına neden oldu. Bazı bütçe kesintileri yapmak zorunda kaldı ama bu aynı zamanda insan kaynaklarını da etkiledi. Farklı bir projede, bir teknoloji başka bir krizi başlattı. Projenin kapsamını etkiledi. Ama hepsi bu değil. Proje bütçesini yüz milyonlarca dolar aştı ve yüzlerce insanı da etkiledi.

İlgili: Proje Maliyet Yönetiminin Temelleri

Ardından Jennifer, şirketin çok farklı bir kurumsal kültüre sahip başka bir şirketle birleştiği bir projede çalıştığını hatırladı. Bu, CEO üzerinde büyük bir stres yarattı, bunun proje için iyi olmadığını hayal edebilirsiniz. Anlayabileceğiniz gibi, dikkatli olmazsanız, Proje kısıtlamaları bir projenin her aşamasında krizlere neden olabilir.

Bir Krizin Üstesinden Gelmek için Kriz Yönetimini Kullanmak

Tüm bu durumlar benzersiz değildir ve herkesin başına gelebilir. İlerlemeye devam etmek, programa uymak, üretken olmak, kanamayı durdurmak ve ekibinizin odaklanmasını sağlamak için kriz yönetimini nasıl kullanabilirsiniz?

Cevap, planlamanız gerektiğidir. Ekip üyesi senaryolarında, riskleri proje başlamadan önce belirlemek için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Riskleri belirlemek için elinizden gelenin en iyisini yapın, eksik kaynaktaki boşluğu kimin alacağını belirlemek için bir kaynak yedekleme planı oluşturun ve duruma şefkat, anlayış ve güvence ile yaklaşmak için her zaman duygusal zekanızı kullanın.

Projeler söz konusu olduğunda, ne zaman ve meydana gelirse nasıl yanıt vereceğinizi bilmek için riski değerlendirmeli ve olası sorun noktalarını belirlemelisiniz. Riskleri izlemeye başlamak için yardıma ihtiyacınız varsa, ücretsiz risk kaydı şablonumuzu deneyin. Riskleri takip etmenin yanı sıra projede değişiklik dönemlerinde kararlar ve onaylar veren bir değişiklik kontrol kurulu oluşturulmasına yardımcı olur. Ayrıca yaratıcı, sayısal, yapısal veya insan sorunları için ekibinizi ve kime gidebileceğinizi bilin.

Uzman İpucu: Bir kriz sırasında liderlik edebilmek için, projeyi etkilemeden önce bir krizi tespit edebilmeniz gerekir. Zamanlama, bütçe, performans, kapsam, kalite ve yönetişim riskine ilişkin kırmızı bayrakların neler olduğunu öğrenin.

Daha İleriye Gidin: Bazen bir krizin ne zaman ortaya çıkacağını tahmin etmek imkansızdır. Bu nedenle bir iş sürekliliği planına sahip olmak çok önemlidir. Bir felaket durumunda işinizi veya projenizi nasıl çalışır durumda tutacağınızı öğrenin.

İzlediğiniz için teşekkürler!

Transkripsiyon

Bugün bir Kriz Sırasında Nasıl Liderlik Edilir hakkında konuşuyoruz. Bir ekibe, bir projeye veya bir organizasyona liderlik ediyor olmanız önemli değil, çoğu zaman kendimizi işlerin gerçekten iyi gidebileceğini veya bir krizde olabileceğini görüyoruz.

Kendimizi bunların ortasında bulmak muhtemelen nadirdir, ancak işler gerçekten iyi giderken liderlik etmek daha kolaydır. Ve muhtemelen bir liderin gerçek bir ölçüsünü bir kriz sırasında nasıl yönettiklerini duymuşsunuzdur.

Bugün bahsetmek istediğim şey birkaç farklı kriz türü. Meydana gelen tek kriz türü değiller, ama yaygın olanlardır.

Biri ekip üyeleri için, diğeri bir projeyle ilgili. Yani, özellikle bir projede hatırlıyorum, bir kız kardeşe böbrek bağışı yapmak isteyen kilit bir ekip üyemiz vardı, aslında onun için iki yıldır donör listesindeydi ama koşulların doğru olmasını beklemek zorunda kaldılar.

Böylece, aniden koşullar mükemmeldi ve onu bağış için çağırdılar. Yani, sadece böbrek bağışı yapmak için dışarıda değildi, aynı zamanda kendi iyileşme süresi de vardı, bu yüzden kısa süreli bir sakatlık geçirdi.

Diğeri ise başımıza gelen trajik bir kazaydı. Bu nedenle, kilit ekip üyelerinden birinin yalnızca kendi ailesiyle değil, birden fazla aile üyesiyle ilgilenmesi gerekiyordu.

Ve ayrıca, işe aldığımız kaçak müteahhitlerimiz vardı, daha sonra uygulama hafta sonu tatildeyken, üretim sahasında geliştirme makinesine dahil edilmeyen birçok değişiklik yaptığını öğrendik.

Böylece, yükseltmeyi yaptığımızda, üretimin üzerine yazdı ve bu sistem üç gün boyunca kapalı kaldı. Yani yapmamız gereken, bazı değişiklikler yapmak zorundaydık ve işlerin nasıl devam edeceğini planlamak için gerçekten bir ekip olarak birlikte çalışmalıydık.

Diğeri ise proje. Bu yüzden, pazarın gerçekten kötü olduğu belirli bir projeyi hatırlıyorum. Dolayısıyla, pazar değişiklikleri nedeniyle projenin maliyeti birden fırladı.

Böylece, içeri girip maliyetleri düşürmeye başlamamız gerekti, sadece maliyeti değil, aynı zamanda projemizdeki önemli sayıda insan kaynağını da etkiledi.

Ve sonra aynı şekilde, bir diğeri, yeni bir teknoloji, uyguladığımız yeni bir yazılım, o kadar yeniydi ki, kapsamı değiştirmeye devam etmek zorunda kaldık. Kapsam değiştiği için ekibin her zaman kilitleme modunda olduğunu hatırlıyorum.

Bu yüzden her şeyi yeniden planlamak zorunda kaldık ve bu nedenle, yine, sadece projeyi etkilemekle kalmadı, aynı zamanda 200 ve 300 kişinin bazı işlerini etkileyen bütçenin 500 milyon dolarını aştı.

Sonra bir diğeri, iki şirketin, şirketteki iki farklı kültürle birleştiği yerdi. Bu nedenle, birleşen ancak baskın oyuncu olmayan şirketin CEO'su için çok fazla strese neden oldu.

Sadece onu etkilemekle kalmadı, tüm farklı stresler yüzünden çıldırdı, aynı zamanda organizasyondaki tüm ekip üyelerine çok fazla stres ekledi.

Peki ne yapıyoruz? Bunun hesabını nasıl vereceğiz? İşte üzerinde düşünmemiz gereken bazı sorular. Krizin bu farklı şeylerinden nasıl geçiyoruz ve işlerin ilerlemesini nasıl sağlıyoruz? İşler gerçekten kötüye gittiğinde kanamayı nasıl durdururuz?

Ve bu kriz sırasında ekibinizin odaklanmasını nasıl sağlıyorsunuz? Pekala, yapmak istediğimiz bir şey önceden plan yapmak. Bazen... planlayabileceğimiz bilinen bilinmeyenler vardır. Şunu düşünebiliriz, bilirsin, bazı ekip üyelerimizin başına bir şey gelirse ne olur? Maliyet veya kapsam değiştiğinde ne olur?

Biliyorsun, zaten bunun için plan yapmamız gerekiyor. Peki ya birdenbire ortaya çıkan birleşmelerle bilinmeyen bilinmeyenler ya da böbrek donörü ortaya çıkar, bunun için nasıl bir plan yaparsınız?

Bu nedenle ekip üyeleri söz konusu olduğunda ortaya çıkabilecek senaryoları belirlememiz gerekiyor. Bir kaynak yedekleme planı oluşturmamız gerekiyor, kimin devreye gireceğini bilmemiz gerekiyor ve bu süre zarfında duygusal zekayı da kullanabilmemiz gerekiyor. Yalnızca doğrudan etkilenen insanlara değil, ekip üyelerine de şefkat, anlayış ve güvence kullanmalıyız.

Ve sonra burada projede senaryoları tanımlamamız gerekiyor. Maliyet ve kapsamın etkilenmesi oldukça yaygındır. Bir birleşme veya devralma olması genellikle yaygın değildir, ancak değişiklik kontrol panonuzu ve değişiklik kontrol planınızı oluşturmak istersiniz. Bu değişiklikleri kimin onayladığını, kapsamı, takvimi, bütçeyi kimin onayladığını bilmemiz gerekiyor.

Ekip üyelerimizi de tanımak istiyoruz, yaratıcı, yenilikçi çözümlere ihtiyacımız olursa kimi arayabileceğimizi bilmek istiyoruz. Yaratıcı düşünürler kimlerdir? İlişki kurucularımız kimlerdir? Arayabileceğimiz stratejik ilişkiler kurmamıza kim yardım edebilir?

Farklı senaryoları ve maliyet-fayda analizini yapabilen sayılı kişiler kimlerdir? Ve işler değiştiğinde çerçeveyi ve süreçleri yerine koyabilecek yapıları bilen insanlar kimlerdir?

Ancak bunlar bir kriz sırasında etkilenen bazı şeylerdir ve etkili bir şekilde liderlik etmenize yardımcı olabilecek ek kaynaklara sahip bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.