Tedarik Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

Proje yönetimi planlaması birçok bölümden oluşur. Program, paydaş matrisi, kaynakların yönetimi var. İkincisinden bahsetmişken, mal ve hizmet satıcıları gerektiren kaynakları nasıl temin edeceğiniz meselesi var. Tedarik yönetimi budur.

Tedarik yönetim planı, genel proje yönetimi planının bir parçasıdır. Bir projenin yaşam döngüsü boyunca, satıcılarla kesişeceği birçok nokta olması muhtemeldir. Bu sürecin yönetilmesi gerekiyor. Bu ilişkileri yönetmek ve bu mal ve hizmetlerin akışını kesintisiz olarak hareket ettirmek için bir tedarik yönetim planı gerekir.

Çok hızlı gidiyormuşuz gibi görünüyorsa, bunun nedeni biz olmamızdır. Tedarik eylemi, yönetimi ve planlaması, proje yönetimi metodolojisine derinden gömülüdür. Yavaşlayalım ve bu terimleri açmak için biraz zaman ayıralım.

Proje Yönetiminde Tedarik Nedir?

Başlangıç ​​olarak, tedarik dediğimizde ne demek istiyoruz? Tedarik, projenin, proje için mal ve hizmet satın almak veya kiralamak için dış tedarikçilerle birlikte çalıştığı zamandır. Bu ilişkiler, mal ve hizmetlerin projenin zaman çizelgesi dahilinde çalışmasını sağlamak için genellikle sözleşmeye dayalıdır.

Proje yönetiminde proje satın alma süreci vardır ve planlama ile başlar. Bu, proje için kuruluşunuzun dışında hangi kaynaklara ihtiyaç duyulacağını belirlediğiniz yerdir. Bunlar bir çalışma beyanında toplanır.

İlgili: Ücretsiz Proje Planı Şablonu

İhale ve Sözleşmeler

Hangi dış kaynaklara ihtiyacınız olduğuna dair bir listeye sahip olduğunuzda, onları elde etmek için çalışmaya başlayabilirsiniz. Buna müteahhitlerin işiniz için teklif verdiği ihale süreci denir. Şirket içinde bazı teklifleriniz olduğunda, hangisinin projeye en uygun olduğunu belirlemek için bunlar üzerinde çalışılmalıdır.

Bu tedarikçilerle sözleşmeye dayalı bir anlaşma yaptığınızda, projenin diğer her yönü gibi onlar da yönetim gerektirir. Bu müteahhitlerin kendilerine taahhüt edilenleri zamanında ve tahsis edilen bütçe dahilinde yapmaları projenin iyi çalışması için çok önemlidir.

Son olarak, satın alma yapıldıktan sonra sözleşmeler uygun şekilde kapatılmalıdır. Bu, her şeyin imzalanmadan önce sözleşmede belirtildiği gibi teslim edildiğinden emin olan başka bir süreçtir.

Neden Bir Tedarik Yönetim Planına İhtiyacınız Var?

Bir tedarik yönetim planına sahip olmanın önemi, organizasyon tarafından sağlanamayan projeden neye ihtiyacınız olduğunu tanımlamasıdır. Bu, tüm projeyi planlama konusunda daha iyi bir anlayışa sahip olduğunuz anlamına gelir. Bu, proje takviminizi tutmanın anahtarı olan tedarikçileri yönetmeyi içerir.

Paydaşları Birleştirir

Bir başka olumlu nokta da, bir satın alma planının paydaşları dahil edebilmesi ve sürece onların girdilerini alabilmesidir. Paydaşlar projenin nedenidir ve memnuniyetleri o projenin başarısının ölçüsüdür. Tedarik için istedikleri şartları ifade edebilirler. Tedarik ihtiyaçları hakkında onlarla iletişim kurmadan önce paydaşları ve katılımlarını belirlemek için bir RACI çizelgesi kullanabilirsiniz.

Bilgiler Stratejisi

Tedarik yönetim planı olmadan tedarik stratejisi olamaz ve strateji olmadan plan olamaz. Her ikisi de birbirini bilgilendirir ve projeyi gerçekleştirmek için gerekli tedariki daha iyi tanımlamak için pazar araştırmaları gibi şeyleri içerir.

Tedarik Yönetim Planı Ne Yapar?

Açıkçası, bir tedarik yönetim planının yaptığı ilk ve belki de en önemli şey, proje için ihtiyaç duyulan tüm tedarikleri ve bunlarla ilişkilendirilmesi beklenen gereksinimleri listelemektir. Bu, program geliştirmenin önemli bir parçasıdır. Proje için bir tedarikin uygulanması için zaman çizelgeleri oluşturur ve bu nedenle daha büyük proje takviminin tahmin edilmesine yardımcı olur.

Bir tedarik planı, tüm tedarik sürecinin izlenmesine yardımcı olur. Proje yürütüldüğünde, ilerlemeyi izlemek için gerçek satın alma, satın alma planıyla karşılaştırılabilir. Tutarsızlıklar varsa, tedarikler bu yanlışları düzeltmek için ayarlanabilir.

Tedarik planınızın başarısını değerlendirmek, yetenekli proje planlama yazılımının yardımıyla önemli ölçüde kolaylaştırılmıştır. Ekip üyeleriyle iletişim kurmak, sonuçları takip etmek, ayarlamalar yapmak ve rapor üretmek gibi şeyler, doğru yazılım yardımıyla otomatik hale getirilebilir. Daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki videoyu izleyin:

Tedarik Yönetim Planı için Sekiz Adım

Proje yöneticisi, tedarik yönetim planını denetlemekten sorumlu proje ekibi üyesidir, ancak bu tek kişilik bir iş değildir. Tedarikler proje çapında olacağından, herkesin sürece dahil olması önemlidir. Sözleşmelerin onaylanmasında ve hatta yönetilmesinde herkesin bir miktar katılımı olmalıdır.

Tedarik yönetim planı bu sekiz adıma ayrılabilir.

1. Terimleri Tanımlayın

Başlamak için, tedarik şartlarını tanımlayarak başlayın. Bu, satın almanız gerekenleri ayrıntılı olarak listelemek anlamına gelir: kaç tane, hangi boyutta, ne kadar süre için vb. O zaman projeye hangi hizmetin verildiğini ve bunun neden önemli olduğunu bilmek istersiniz. Şimdi bu satın almaların her birine bir kullanım tarihi ve proje ekibinde bu satın almaları yapmaya kimin yetkili olduğunu ekleyin. Bu bilgiler, satın aldığınız mal/hizmetlerin fiyatını, miktarını, teslimat penceresini ve ödeme koşullarını belirten bir satın alma siparişi vermeye hazır olduğunuzda gerekli olacaktır. Sizin ve satıcınızın aynı sayfada olmasını sağlayan yasal olarak bağlayıcı bir belgedir. Satınalma siparişi şablonumuz, projenize uygun bir şablon oluşturmanıza yardımcı olabilir.

2. Sözleşmenin Anahat Türü

Sözleşme, herkesin hizmet şartlarını nasıl kabul ettiğidir. Farklı sözleşme türleri vardır, örneğin, sabit bir fiyat ve maliyet geri ödemesi ikidir. Bu nedenle, anlaşmanın türüne ve nasıl yönetileceğine karar verilmelidir.

3. Riskleri Tanımlayın ve Azaltın

Riskler, bir proje sürecinin her parçasının doğasında vardır ve bu nedenle, kendilerini gösterene kadar satın alma sürecinde hareketsiz kalırlar. Şimdi bu risklerin neler olabileceğini anlamanın ve listelemenin zamanı geldi. Kapsamlı bir liste toplandıktan sonra, her birinin bunları çözmek için bir yolu olmalıdır. Bu riskleri azaltma göreviyle bir ekip üyesi atamak da iyidir, böylece onları kapatma konusunda takip etme yetkisine sahip olurlar. Bir risk kaydı şablonu yardımcı olabilir.

4. Maliyetleri Tanımlayın

Proje alımları ile ilgili maliyetler nelerdir? Bunlar belirlendikten sonra, ihtiyaçların ana hatlarıyla belirtildiği ve tedarikçilerden tekliflerin istendiği bir teklif talebinin yayınlanması muhtemeldir. Kapsamlı olun ve gereken her şeyi not edin. Tedarikçiler, ürün veya hizmet maliyetleriyle geri dönecektir.

5. Kısıtlamaları Tanımlayın

Yürütme sırasında öngörülemeyen sınırlamalar tarafından kör edilmemek için projeye başlamadan önce herhangi bir proje kısıtlamasını denemeye ve belirlemeye yardımcı olur. Bu liste tamamlandıktan sonra proje aşamaları boyunca incelenebilir. Tedariklerle ilgili kısıtlamalar arasında maliyet, kapsam, sınırlı kaynaklar ve teknik özellikler yer alır.

6. Sözleşmeyi Onaylayın

Teklifleri gözden geçirin ve bir hizmet ve maliyet analizi yapın. Ardından, proje grubundaki karar vericilerin bir listesini alın ve teklifleri incelenmek üzere onlara iletin (bir DACI çerçevesi, karar vericilerin belirlenmesine yardımcı olabilir). Bu süreç, sözleşme onayını denetlemesi gereken herkesin dahil olmasını ve girdi sağlayabilmesini sağlar.

7. Karar Kriterleri Yapın

Bir iş akışınız var, ancak şimdi hangi teklifle sözleşme yapacağınıza karar vermek için kriterlere ihtiyacınız var. Teklifi gözden geçiren herkesin tepkisini ölçmek için bu kriterlere sahip olması gerekir.

8. Bir Satıcı Yönetim Planı Oluşturun

Bir sözleşme imzalandıktan sonra, tedarik yönetim planı bir satıcı yönetim planına dönüşecektir. Sözleşme şartları yerine getirilmelidir. Ve bunun olmasını sağlamak için tedarikçileri çevreleyen bir yönetim planı, mal ve hizmetlerin belirtilen şekilde ve zamanında teslim edilmesini sağlamaya yardımcı olacaktır. Her tedarikçinin işini ne kadar iyi yaptığını değerlendirmek için bir performans metriği eklemek iyi bir fikirdir, böylece bir sonraki projede ilişkileri iyileştirebilir ve kiminle yeniden sözleşme yapmaya değer olduğunu bilirsiniz.

ProjectManager Tedarik Yönetimine Yardımcı Olur

Her tedarik bir proje veya daha büyük projenin bir alt kümesidir. Bu nedenle, her bir tedarik, tıpkı büyük projede olduğu gibi planlanabilir, izlenebilir ve raporlanabilir. ProjectManager, bu süreci kolay ve etkili hale getirebilen çevrimiçi bir proje yönetimi yazılımıdır.

Tedarik yönetimi ezici gelebilir. ProjectManager, kanban panoları, Gantt çizelgeleri, gösterge panoları ve diğer proje yönetimi özellikleriyle tedarik planınızı yürütmenize yardımcı olur.

Tedarik Yönetimi için Kanban Kullanımı

Her tedarikçiyi bir kanban panosunda bir proje yaparak, envanterlerinin hangi aşamada olduğunu takip edebilir ve hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmazsınız. ProjectManager'ın özelleştirilebilir sütunları vardır, böylece bunları sipariş edilmiş, sevk edilmiş, stoklanmış ve yeniden sipariş etmeniz gerektiğini belirtebilirsiniz. Bu şekilde her zaman kaynaklarınızın üstünde olursunuz. Ayrıca, her şeyin iyi organize edildiğinden ve izlendiğinden emin olmak için etiketler ve öncelik seviyeleri ekleyebilirsiniz.

Gantt Görevleri Bağlayabilir ve Zaman Çizelgeleri Yapabilir

Bazen tedarik diğer görevlere bağlıdır. Belki görsel kanban size ihtiyacınız olan kontrolü vermiyor. Sorun değil, Gantt görünümüne geçin. Artık bağımlılıkları bağlayabilir ve zaman çizelgelerini görebilirsiniz. Zamanlama elbette önemlidir. Kaynağınız zamanında burada değilse, tüm proje gecikebilir!

“Bütün yumurtaları bir sepete koyma” derler. Ancak proje yönetimi yazılımında tüm araçlarınızın tek bir yerde olmasını istersiniz. ProjectManager daha iyi çalışabilmeniz için organize olmanızı sağlar.

ProjectManager, proje aşamaları boyunca tedariği kontrol etmeye yardımcı olan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. İş yükü ve kaynak yönetimi özellikleri, sarf malzemelerini takip eder ve planlanan ve fiili maliyetleri hesaplar. ProjectManager, proje yöneticilerine projeleri planlama, izleme ve raporlama konusunda yardımcı olur. Ekip üyeleri, birlikte daha verimli çalışmak için ortak bir platform elde eder. Bu ücretsiz 30 günlük deneme ile bugün deneyin.