Come fare un piano di gestione degli appalti

La pianificazione della gestione del progetto è composta da molte parti. C'è il calendario, la matrice degli stakeholder, la gestione delle risorse. A proposito di quest'ultimo, c'è la questione di come procurerai risorse che richiedono fornitori di beni e servizi. Questa è la gestione degli appalti.

Il piano di gestione degli appalti fa parte del piano generale di gestione del progetto. Durante il ciclo di vita di un progetto è probabile che ci siano molti punti in cui si intersecherà con i fornitori. Questo processo deve essere gestito. Per gestire queste relazioni e mantenere il flusso di tali beni e servizi in movimento senza interruzioni è necessario un piano di gestione degli appalti.

Se sembra che stiamo andando troppo veloci, è perché lo siamo. L'atto di approvvigionamento, la sua gestione e pianificazione sono tutti profondamente radicati nella metodologia di gestione del progetto. Rallentiamo e prendiamoci un momento per decomprimere questi termini.

Che cos'è l'approvvigionamento nella gestione dei progetti?

Per cominciare, cosa intendiamo quando diciamo appalti? L'appalto è quando il progetto collabora con fornitori esterni per acquistare o affittare beni e servizi per il progetto. Questi rapporti sono generalmente contrattuali per assicurarsi che i beni ei servizi funzionino entro i tempi del progetto.

Nella gestione dei progetti, esiste un processo per l'acquisizione dei progetti e inizia con la pianificazione. Qui è dove identifichi quali risorse al di fuori della tua organizzazione saranno necessarie per il progetto. Questi sono raccolti in una dichiarazione di lavoro.

Correlati: modello di piano di progetto gratuito

Offerte e contratti

Una volta che hai un elenco di quali risorse esterne hai bisogno, puoi iniziare il lavoro per acquisirle. Questo è chiamato il processo di offerta, in cui gli appaltatori fanno offerte per il tuo lavoro. Una volta che hai alcune offerte internamente, devono essere studiate per determinare quale sia la soluzione migliore per il progetto.

Quando si stipula un accordo contrattuale con questi fornitori, richiedono una gestione proprio come ogni altro aspetto del progetto. È fondamentale per il buon funzionamento del progetto che questi appaltatori stiano facendo ciò per cui sono stati incaricati di fare, nei tempi previsti e nel budget assegnato.

Infine, una volta concluso l'appalto, i contratti devono essere chiusi correttamente. Questo è un altro processo che assicura che tutto sia stato consegnato come indicato nel contratto prima di essere firmato.

Perché hai bisogno di un piano di gestione degli appalti?

L'importanza di avere un piano di gestione degli appalti è che definisce ciò di cui hai bisogno dal progetto che non può essere fornito dall'organizzazione. Ciò significa che hai una maggiore comprensione della pianificazione dell'intero progetto. Ciò include la gestione dei fornitori, che sono fondamentali per mantenere la pianificazione del progetto.

Incorpora le parti interessate

Un altro aspetto positivo è che un piano di approvvigionamento può coinvolgere le parti interessate e ottenere il loro contributo nel processo. Gli stakeholder sono la ragione del progetto e la loro soddisfazione è la misura del successo di quel progetto. Possono esprimere i requisiti che desiderano per l'approvvigionamento. È possibile utilizzare un grafico RACI per identificare le parti interessate e il loro coinvolgimento prima di contattarle in merito alle esigenze di approvvigionamento.

Informa la strategia

Senza un piano di gestione degli appalti non ci può essere una strategia di approvvigionamento e senza una strategia non ci può essere un piano. Entrambi informano l'altro e coinvolgono cose come indagini di mercato per definire meglio gli appalti necessari per realizzare il progetto.

A cosa serve un piano di gestione degli appalti?

Ovviamente, la prima e forse più importante cosa che fa un piano di gestione degli appalti è elencare tutti gli appalti necessari per il progetto e quali requisiti dovrebbero essere associati ad essi. Questa è una parte fondamentale dello sviluppo del programma. Crea tempistiche per l'implementazione di un appalto per il progetto e quindi aiuta a stimare la pianificazione del progetto più ampia.

Un piano di approvvigionamento aiuta a monitorare l'intero processo di approvvigionamento. Quando il progetto viene eseguito, l'appalto effettivo può essere confrontato con il piano di appalto per monitorare lo stato di avanzamento. Se ci sono discrepanze, gli appalti possono essere adeguati per correggere quei torti.

La valutazione del successo del tuo piano di approvvigionamento è notevolmente più semplice con l'aiuto di un software di pianificazione del progetto capace. Cose come comunicare con i membri del team, tenere traccia dei risultati, apportare modifiche e produrre report possono essere automatizzate con l'aiuto del software giusto. Guarda il video qui sotto per saperne di più:

Otto passaggi per un piano di gestione degli appalti

Il project manager è il membro del team di progetto responsabile della supervisione del piano di gestione degli appalti, ma non è un lavoro individuale. Poiché gli appalti riguarderanno l'intero progetto, è importante che tutti partecipino al processo. Tutti dovrebbero essere coinvolti nell'approvazione e persino nella gestione dei contratti.

Il piano di gestione degli appalti può essere suddiviso in queste otto fasi.

1. Definisci i termini

Per iniziare, inizia definendo i termini di approvvigionamento. Ciò significa elencare in dettaglio ciò di cui hai bisogno per procurarti: quanti, che taglia, per quanto tempo, ecc. Quindi vuoi sapere quale servizio viene fornito al progetto e perché questo è importante. Ora aggiungi una data di utilizzo a ciascuno di questi appalti e chi nel team di progetto è autorizzato a effettuare questi acquisti. Queste informazioni saranno necessarie quando sarai pronto per effettuare un ordine di acquisto che specifichi il prezzo, la quantità, la finestra di consegna e i termini di pagamento dei beni/servizi acquistati. È un documento legalmente vincolante che assicura che tu e il tuo fornitore siate sulla stessa pagina. Il nostro modello di ordine di acquisto può aiutarti a crearne uno che si adatti al tuo progetto.

2. Schema del tipo di accordo

Il contratto è il modo in cui tutti concordano i termini del servizio. Esistono diversi tipi di contratto, ad esempio il prezzo fisso e il rimborso dei costi sono due. Pertanto, va deciso il tipo di accordo e come verrà gestito.

3. Identificare e mitigare i rischi

I rischi sono insiti in ogni parte del processo di un progetto e quindi rimangono dormienti negli appalti finché non si manifestano. È giunto il momento di capire quali potrebbero essere questi rischi ed elencarli. Una volta che un elenco completo è stato raccolto, ognuno deve avere un modo per risolverli. È anche utile assegnare a un membro del team il compito di mitigare tali rischi, in modo che abbiano la proprietà da seguire per chiuderli. Un modello di registro dei rischi può aiutare.

4. Definisci i costi

Quali sono i costi legati agli appalti del progetto? Una volta individuati quelli, è probabile che venga emessa una richiesta di proposta, con le esigenze delineate e la richiesta di offerte ai fornitori. Sii accurato e annota tutto ciò che è necessario. I fornitori torneranno con i loro costi per prodotti o servizi.

5. Identificare i vincoli

Aiuta a cercare di identificare eventuali vincoli di progetto prima di iniziare il progetto per evitare di essere presi alla sprovvista da limitazioni impreviste durante l'esecuzione. Una volta che questo elenco è completo, può essere esaminato durante le fasi del progetto. I vincoli relativi agli appalti includono costi, ambito, risorse limitate e specifiche tecniche.

6. Ottieni l'approvazione del contratto

Rivedi le offerte e fai un servizio e un'analisi dei costi. Quindi avere un elenco di chi sono i decisori nel gruppo di progetto e passare loro le offerte per la revisione (un quadro DACI può aiutare a identificare i responsabili delle decisioni). Questo processo assicura che tutti coloro che devono supervisionare l'approvazione del contratto siano coinvolti e possano fornire input.

7. Prendere una decisione Criteri

Hai un flusso di lavoro, ma ora hai bisogno di criteri in base ai quali decidere con quale offerta stipulare un contratto. Ogni persona che esamina l'offerta dovrebbe avere questi criteri a portata di mano per misurare la propria risposta.

8. Creare un piano di gestione del fornitore

Una volta firmato un contratto, il piano di gestione dell'approvvigionamento si trasformerà in un piano di gestione del fornitore. I termini del contratto devono essere rispettati. E, per assicurarsi che ciò accada, un piano di gestione che circonda i fornitori aiuterà a garantire che i beni e i servizi vengano consegnati come specificato e in tempo. È una buona idea aggiungere una metrica delle prestazioni per valutare quanto bene ogni fornitore svolge il proprio lavoro, in modo da poter migliorare le relazioni sul prossimo progetto e sapere con chi vale la pena contrattare di nuovo.

ProjectManager aiuta con la gestione degli appalti

Ogni appalto è un progetto o un sottoinsieme del progetto più ampio. Pertanto, ogni appalto può essere pianificato, tracciato e segnalato proprio come faresti per un progetto più grande. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che può rendere tale processo facile ed efficace.

La gestione degli appalti può sembrare opprimente. ProjectManager ti aiuta nell'esecuzione del tuo piano di approvvigionamento con le sue schede kanban, diagrammi di Gantt, dashboard e altre funzionalità di gestione dei progetti.

Utilizzo di Kanban per la gestione degli appalti

Trasformando ogni fornitore in un progetto su una bacheca kanban, puoi quindi tenere traccia dello stadio in cui si trova il loro inventario e non avere spiacevoli sorprese. ProjectManager ha colonne personalizzabili, quindi puoi nominarle ordinate, spedite, immagazzinate e devono essere riordinate. In questo modo sei sempre al top delle tue risorse. Inoltre, puoi aggiungere tag e livelli di priorità per assicurarti che tutto sia ben organizzato e monitorato.

Gantt può collegare attività e creare sequenze temporali

A volte l'approvvigionamento dipende da altri compiti. Forse il kanban visivo non ti dà il controllo di cui hai bisogno. Nessun problema, passa alla visualizzazione Gantt. Ora puoi collegare le dipendenze e vedere le linee temporali. Il tempismo è importante ovviamente. Se la tua risorsa non è qui in tempo, l'intero progetto può essere ritardato!

Dicono: "Non mettere tutte le uova nello stesso paniere". Ma nel software di gestione dei progetti vuoi avere tutti i tuoi strumenti in un unico posto. ProjectManager ti tiene organizzato, così puoi lavorare meglio.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che aiuta a controllare gli appalti durante le fasi del progetto. Le funzionalità di gestione del carico di lavoro e delle risorse tengono traccia delle forniture e calcolano i costi pianificati rispetto a quelli effettivi. ProjectManager assiste i project manager nella pianificazione, monitoraggio e reporting dei progetti. I membri del team ottengono una piattaforma collaborativa per lavorare insieme in modo più produttivo. Provalo oggi con questa prova gratuita di 30 giorni.