Como fazer um plano de gerenciamento de compras

O planejamento do gerenciamento de projetos é composto de muitas partes. Há o cronograma, a matriz de stakeholders, o gerenciamento de recursos. Falando neste último, há a questão de como você vai adquirir recursos que exigem fornecedores de bens e serviços. Isso é gestão de compras.

O plano de gerenciamento de aquisições faz parte do plano geral de gerenciamento do projeto. Ao longo do ciclo de vida de um projeto, é provável que haja muitos pontos em que ele se cruzará com os fornecedores. Esse processo precisa ser gerenciado. Gerenciar esses relacionamentos e manter o fluxo desses bens e serviços em movimento sem interrupção requer um plano de gerenciamento de compras.

Se parece que estamos indo rápido demais, é porque estamos. O ato de aquisição, sua gestão e planejamento estão profundamente enraizados na metodologia de gerenciamento de projetos. Vamos desacelerar e tirar um momento para descompactar esses termos.

O que é Compras no Gerenciamento de Projetos?

Para começar, o que queremos dizer quando dizemos compras? Aquisição é quando o projeto está trabalhando com fornecedores externos para comprar ou alugar bens e serviços para o projeto. Esses relacionamentos geralmente são contratuais para garantir que os bens e serviços funcionem dentro do cronograma do projeto.

No gerenciamento de projetos, existe um processo de aquisição de projetos, que começa com o planejamento. É aqui que você identifica quais recursos fora de sua organização serão necessários para o projeto. Estes são coletados em uma declaração de trabalho.

Relacionado: Modelo de Plano de Projeto Gratuito

Licitações e Contratos

Depois de ter uma lista de quais recursos externos você precisa, você pode iniciar o trabalho para adquiri-los. Isso é chamado de processo de licitação, onde os empreiteiros licitam seu trabalho. Depois de ter alguns lances internos, eles devem ser estudados para determinar qual é o melhor ajuste para o projeto.

Quando você entra em um acordo contratual com esses fornecedores, eles exigem gerenciamento como qualquer outro aspecto do projeto. É crucial para o bom funcionamento do projeto que esses empreiteiros estejam fazendo o que foram contratados para fazer, dentro do cronograma e do orçamento alocado.

Finalmente, uma vez que a aquisição é feita, os contratos devem ser fechados adequadamente. Este é mais um processo que garante que tudo foi entregue conforme estabelecido no contrato antes de ser assinado.

Por que você precisa de um plano de gerenciamento de aquisições?

A importância de ter um plano de gerenciamento de aquisições é que ele define o que você precisa do projeto que não pode ser fornecido pela organização. Isso significa que você tem uma maior compreensão do planejamento de todo o projeto. Isso inclui gerenciar os fornecedores, que são fundamentais para manter o cronograma do seu projeto.

Incorpora Partes Interessadas

Outro aspecto positivo é que um plano de compras pode envolver as partes interessadas e obter sua contribuição no processo. As partes interessadas são a razão do projeto e sua satisfação é a medida do sucesso desse projeto. Eles podem expressar os requisitos que desejam para aquisição. Você pode usar um gráfico RACI para identificar as partes interessadas e seu envolvimento antes de contatá-las sobre as necessidades de aquisição.

Informa Estratégia

Sem um plano de gerenciamento de compras, não pode haver estratégia de compras e, sem estratégia, não pode haver plano. Ambos informam um ao outro e envolvem coisas como pesquisas de mercado para definir melhor as aquisições necessárias para cumprir o projeto.

O que faz um plano de gerenciamento de aquisições?

Obviamente, a primeira e talvez mais importante coisa que um plano de gerenciamento de aquisições faz é listar todas as aquisições necessárias para o projeto e quais requisitos devem estar associados a elas. Esta é uma parte fundamental do desenvolvimento do cronograma. Ele cria cronogramas para a implementação de uma aquisição para o projeto e, portanto, ajuda a estimar o cronograma maior do projeto.

Um plano de aquisição ajuda a monitorar todo o processo de aquisição. Quando o projeto é executado, a aquisição real pode ser comparada com o plano de aquisição para acompanhar o progresso. Se houver discrepâncias, as aquisições podem ser ajustadas para corrigir esses erros.

Avaliar o sucesso do seu plano de aquisição é significativamente mais fácil com a ajuda de um software de planejamento de projeto capaz. Coisas como se comunicar com os membros da equipe, acompanhar resultados, fazer ajustes e produzir relatórios podem ser automatizados com a ajuda do software certo. Assista o vídeo abaixo para saber mais:

Oito etapas para um plano de gerenciamento de aquisições

O gerente de projeto é o membro da equipe do projeto responsável por supervisionar o plano de gerenciamento de aquisições, mas não é um trabalho individual. Como as aquisições abrangerão todo o projeto, é importante que todos participem do processo. Todos devem ter algum envolvimento na aprovação e até mesmo na gestão de contratos.

O plano de gerenciamento de aquisições pode ser dividido nessas oito etapas.

1. Defina os termos

Para começar, comece definindo os termos de aquisição. Isso significa listar o que você precisa adquirir em detalhes: quantos, qual tamanho, por quanto tempo, etc. Então você quer saber qual serviço é fornecido ao projeto e por que isso é importante. Agora adicione uma data de uso para cada uma dessas aquisições e quem na equipe do projeto está autorizado a fazer essas compras. Essas informações serão necessárias quando você estiver pronto para fazer um pedido de compra que especifique o preço, a quantidade, a janela de entrega e as condições de pagamento dos bens/serviços adquiridos. É um documento juridicamente vinculativo que garante que você e seu fornecedor estejam na mesma página. Nosso modelo de pedido de compra pode ajudá-lo a criar um que se adeque ao seu projeto.

2. Esboço do Tipo de Contrato

O contrato é como todos concordam com os termos de serviço. Existem diferentes tipos de contratos, por exemplo, um preço fixo e reembolso de custos são dois. Portanto, o tipo de acordo deve ser decidido e como ele será gerenciado.

3. Identificar e mitigar riscos

Os riscos são inerentes a todas as partes de um processo de projeto e, portanto, permanecem inativos na aquisição até que se manifestem. Agora é hora de descobrir quais podem ser esses riscos e listá-los. Uma vez que uma lista completa foi coletada, cada um deve ter uma maneira de resolvê-los. Também é bom atribuir a um membro da equipe a tarefa de mitigar esses riscos, para que eles tenham a propriedade de seguir em frente ao fechá-los. Um modelo de registro de risco pode ajudar.

4. Definir Custos

Quais são os custos envolvidos com as aquisições do projeto? Uma vez esclarecidas, é provável que seja emitido um pedido de proposta, com as necessidades delineadas e solicitando licitações de fornecedores. Seja minucioso e anote tudo o que for necessário. Os fornecedores voltarão com seus custos de produtos ou serviços.

5. Identifique as restrições

Isso ajuda a tentar identificar quaisquer restrições do projeto antes de iniciar o projeto para evitar ser pego de surpresa por limitações imprevistas durante a execução. Uma vez que esta lista esteja completa, ela pode ser vista em todas as fases do projeto. As restrições relacionadas às aquisições incluem custo, escopo, recursos limitados e especificações técnicas.

6. Obtenha a aprovação do contrato

Revise os lances e faça uma análise de serviço e custo. Em seguida, tenha uma lista de quem são os tomadores de decisão no grupo do projeto e passe as propostas a eles para revisão (uma estrutura DACI pode ajudar a identificar os tomadores de decisão). Esse processo garante que todos que precisam supervisionar a aprovação do contrato estejam envolvidos e possam fornecer informações.

7. Faça um Critério de Decisão

Você tem um fluxo de trabalho, mas agora precisa de critérios para decidir com qual licitação entrar em contrato. Cada pessoa que analisa o lance deve ter esses critérios em mãos para medir sua resposta.

8. Crie um Plano de Gerenciamento de Fornecedores

Uma vez que um contrato é assinado, o plano de gerenciamento de aquisições seguirá para um plano de gerenciamento de fornecedores. Os termos do contrato devem ser cumpridos. E, para garantir que isso aconteça, um plano de gerenciamento em torno dos fornecedores ajudará a garantir que os bens e serviços sejam entregues conforme especificado e no prazo. É uma boa ideia adicionar uma métrica de desempenho para avaliar o desempenho de cada fornecedor em seu trabalho, para que você possa melhorar as relações no próximo projeto e saber com quem vale a pena contratar novamente.

ProjectManager ajuda no gerenciamento de aquisições

Cada aquisição é um projeto ou um subconjunto do projeto maior. Portanto, cada aquisição pode ser planejada, rastreada e relatada exatamente como você faria com o projeto maior. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que pode tornar esse processo fácil e eficaz.

O gerenciamento de compras pode parecer esmagador. O ProjectManager ajuda na execução do seu plano de compras com seus quadros kanban, gráficos de Gantt, painéis e outros recursos de gerenciamento de projetos.

Usando Kanban para Gerenciamento de Compras

Ao tornar cada fornecedor um projeto em um quadro kanban, você pode acompanhar em que estágio o estoque está e não ter surpresas desagradáveis. O ProjectManager possui colunas personalizáveis, para que você possa nomeá-las como encomendadas, enviadas, estocadas e precisam ser reordenadas. Dessa forma, você está sempre no topo de seus recursos. Além disso, você pode adicionar tags e níveis de prioridade para garantir que tudo esteja bem organizado e rastreado.

Gantt pode vincular tarefas e criar cronogramas

Às vezes, a aquisição depende de outras tarefas. Talvez o kanban visual não lhe dê o controle que você precisa. Sem problemas, mude para a visualização de Gantt. Agora você pode vincular dependências e ver cronogramas. O tempo é importante, claro. Se o seu recurso não chegar a tempo, todo o projeto pode atrasar!

Eles dizem: “Não coloque todos os ovos na mesma cesta”. Mas no software de gerenciamento de projetos você quer ter todas as suas ferramentas em um só lugar. O ProjectManager mantém você organizado, para que você possa trabalhar melhor.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que ajuda a controlar as aquisições em todas as fases do projeto. Os recursos de gerenciamento de carga de trabalho e recursos acompanham os suprimentos e calculam os custos planejados versus os reais. ProjectManager auxilia os gerentes de projeto no planejamento, monitoramento e relatórios de projetos. Os membros da equipe obtêm uma plataforma colaborativa para trabalhar juntos de forma mais produtiva. Experimente hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.