Cara Membuat Rencana Manajemen Pengadaan

Perencanaan manajemen proyek terdiri dari banyak bagian. Ada jadwal, matriks pemangku kepentingan, pengelolaan sumber daya. Berbicara tentang yang terakhir, ada masalah bagaimana Anda akan mendapatkan sumber daya yang membutuhkan vendor barang dan jasa. Itu manajemen pengadaan.

Rencana manajemen pengadaan adalah bagian dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan. Selama siklus hidup proyek, kemungkinan akan ada banyak titik di mana proyek tersebut akan bersinggungan dengan vendor. Proses ini perlu dikelola. Untuk mengelola hubungan ini dan menjaga arus barang dan jasa tetap berjalan tanpa gangguan, diperlukan rencana manajemen pengadaan.

Jika sepertinya kita terlalu cepat, itu karena memang begitu. Tindakan pengadaan, manajemen dan perencanaannya semuanya tertanam dalam metodologi manajemen proyek. Mari kita pelan-pelan dan luangkan waktu sejenak untuk membongkar istilah-istilah ini.

Apa Pengadaan dalam Manajemen Proyek?

Untuk memulainya, apa yang kami maksud dengan pengadaan? Pengadaan adalah ketika proyek bekerja sama dengan pemasok luar untuk membeli atau menyewa barang dan jasa untuk proyek tersebut. Hubungan ini biasanya kontraktual untuk memastikan bahwa barang dan jasa bekerja dalam jadwal proyek.

Dalam manajemen proyek, ada proses pengadaan proyek, dan itu dimulai dengan perencanaan. Di sinilah Anda mengidentifikasi sumber daya apa di luar organisasi Anda yang akan dibutuhkan untuk proyek tersebut. Ini dikumpulkan dalam pernyataan kerja.

Terkait: Template Rencana Proyek Gratis

Penawaran & Kontrak

Setelah Anda memiliki daftar sumber daya eksternal apa yang Anda butuhkan, maka Anda dapat mulai bekerja untuk mendapatkannya. Ini disebut proses penawaran, di mana kontraktor menawar pekerjaan Anda. Setelah Anda memiliki beberapa tawaran internal, maka tawaran tersebut harus dipelajari untuk menentukan mana yang paling cocok untuk proyek tersebut.

Ketika Anda membuat perjanjian kontrak dengan pemasok ini, mereka membutuhkan manajemen seperti setiap aspek proyek lainnya. Sangat penting untuk pengerjaan proyek dengan baik bahwa kontraktor ini melakukan apa yang dikontrak untuk dilakukan, sesuai jadwal dan sesuai anggaran yang ditentukan.

Akhirnya, setelah pengadaan selesai, kontrak harus ditutup dengan benar. Ini adalah proses lain yang memastikan semuanya telah disampaikan sebagaimana dinyatakan dalam kontrak sebelum ditandatangani.

Mengapa Anda Membutuhkan Rencana Manajemen Pengadaan?

Pentingnya memiliki rencana manajemen pengadaan adalah mendefinisikan apa yang Anda butuhkan dari proyek yang tidak dapat disediakan oleh organisasi. Ini berarti Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang perencanaan keseluruhan proyek. Itu termasuk mengelola pemasok, yang merupakan kunci untuk menjaga jadwal proyek Anda.

Menggabungkan Pemangku Kepentingan

Hal positif lainnya adalah bahwa rencana pengadaan dapat melibatkan pemangku kepentingan dan mendapatkan masukan mereka dalam prosesnya. Pemangku kepentingan adalah alasan proyek dan kepuasan mereka adalah ukuran keberhasilan proyek itu. Mereka dapat mengungkapkan persyaratan yang mereka inginkan untuk pengadaan. Anda dapat menggunakan bagan RACI untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan keterlibatan mereka sebelum menghubungi mereka tentang kebutuhan pengadaan.

Menginformasikan Strategi

Tanpa rencana manajemen pengadaan, tidak akan ada strategi pengadaan dan tanpa strategi tidak akan ada rencana. Keduanya saling menginformasikan dan melibatkan hal-hal seperti survei pasar untuk lebih menentukan pengadaan yang diperlukan untuk memenuhi proyek.

Apa yang Dilakukan Rencana Manajemen Pengadaan?

Jelas, hal pertama dan mungkin yang paling penting yang dilakukan rencana manajemen pengadaan adalah membuat daftar semua pengadaan yang diperlukan untuk proyek dan persyaratan apa yang diharapkan terkait dengannya. Ini adalah bagian penting dari pengembangan jadwal. Ini menciptakan garis waktu untuk menerapkan pengadaan untuk proyek dan oleh karena itu membantu memperkirakan jadwal proyek yang lebih besar.

Rencana pengadaan membantu memantau seluruh proses pengadaan. Ketika proyek dijalankan, pengadaan aktual dapat dibandingkan dengan rencana pengadaan untuk melacak kemajuan. Jika ada ketidaksesuaian, maka pengadaan dapat disesuaikan untuk memperbaiki kesalahan tersebut.

Mengevaluasi keberhasilan rencana pengadaan Anda menjadi jauh lebih mudah dengan bantuan perangkat lunak perencanaan proyek yang mumpuni. Hal-hal seperti berkomunikasi dengan anggota tim, melacak hasil, membuat penyesuaian, dan membuat laporan semuanya dapat diotomatisasi dengan bantuan perangkat lunak yang tepat. Tonton video di bawah ini untuk mempelajari lebih lanjut:

Delapan Langkah untuk Rencana Manajemen Pengadaan

Manajer proyek adalah anggota tim proyek yang bertanggung jawab untuk mengawasi rencana manajemen pengadaan, tetapi ini bukan pekerjaan satu orang. Karena pengadaan akan dilakukan di seluruh proyek, penting bagi setiap orang untuk ikut serta dalam proses tersebut. Setiap orang harus memiliki keterlibatan dalam menyetujui dan bahkan mengelola kontrak.

Rencana manajemen pengadaan dapat dipecah menjadi delapan langkah ini.

1. Tentukan Istilah

Untuk memulai, mulailah dengan mendefinisikan istilah pengadaan. Ini berarti daftar apa yang Anda butuhkan untuk mendapatkan secara rinci: berapa banyak, ukuran apa, untuk berapa lama, dll. Kemudian Anda ingin tahu layanan apa yang disediakan untuk proyek dan mengapa ini penting. Sekarang tambahkan tanggal penggunaan untuk masing-masing pengadaan ini dan siapa di tim proyek yang berwenang untuk melakukan pembelian ini. Informasi ini akan diperlukan ketika Anda siap untuk membuat pesanan pembelian yang menentukan harga, jumlah, jendela pengiriman dan syarat pembayaran barang/jasa yang Anda beli. Ini adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang memastikan bahwa Anda dan vendor Anda berada di halaman yang sama. Templat pesanan pembelian kami dapat membantu Anda membuat yang sesuai dengan proyek Anda.

2. Garis Besar Jenis Perjanjian

Kontrak adalah bagaimana semua orang menyetujui persyaratan layanan. Ada berbagai jenis kontrak, misalnya, harga tetap dan penggantian biaya adalah dua. Oleh karena itu, jenis perjanjian harus diputuskan dan bagaimana pengelolaannya.

3. Identifikasi dan Mitigasi Risiko

Risiko melekat pada setiap bagian dari proses proyek, sehingga mereka tertidur dalam pengadaan sampai mereka muncul. Sekarang saatnya untuk mencari tahu apa risiko itu dan daftar mereka. Setelah daftar menyeluruh telah dikumpulkan, masing-masing harus memiliki cara untuk menyelesaikannya. Ini juga baik untuk menugaskan anggota tim dengan tugas mengurangi risiko tersebut, sehingga mereka memiliki kepemilikan untuk menindaklanjuti penutupan mereka. Template daftar risiko dapat membantu.

4. Tentukan Biaya

Berapa biaya yang terkait dengan pengadaan proyek? Setelah semua itu diketahui, kemungkinan besar permintaan proposal akan dikeluarkan, dengan kebutuhan yang diuraikan dan permintaan penawaran dari pemasok. Teliti dan catat semua yang diperlukan. Pemasok akan kembali dengan biaya mereka untuk produk atau layanan.

5. Identifikasi Kendala

Ini membantu untuk mencoba dan mengidentifikasi kendala proyek sebelum memulai proyek untuk menghindari dibutakan oleh keterbatasan yang tidak terduga selama eksekusi. Setelah daftar ini selesai, daftar ini dapat dilihat di seluruh fase proyek. Kendala terkait pengadaan meliputi biaya, ruang lingkup, keterbatasan sumber daya dan spesifikasi teknis.

6. Dapatkan Kontrak Disetujui

Tinjau tawaran dan lakukan analisis layanan dan biaya. Kemudian buatlah daftar siapa pembuat keputusan dalam kelompok proyek dan berikan penawaran kepada mereka untuk ditinjau (kerangka DACI dapat membantu mengidentifikasi pembuat keputusan). Proses ini memastikan bahwa setiap orang yang perlu mengawasi persetujuan kontrak terlibat dan dapat memberikan masukan.

7. Buat Kriteria Keputusan

Anda memiliki alur kerja, tetapi sekarang Anda memerlukan kriteria untuk memutuskan tawaran mana yang akan dikontrak. Setiap orang yang meninjau tawaran harus memiliki kriteria ini untuk mengukur tanggapan mereka.

8. Buat Rencana Manajemen Vendor

Setelah kontrak ditandatangani, rencana manajemen pengadaan akan dibagi menjadi rencana manajemen vendor. Syarat-syarat kontrak harus dipenuhi. Dan, untuk memastikan hal itu terjadi, rencana pengelolaan seputar pemasok akan membantu memastikan bahwa barang dan jasa dikirimkan sesuai spesifikasi dan tepat waktu. Sebaiknya tambahkan metrik kinerja untuk menilai seberapa baik setiap pemasok melakukan pekerjaan mereka, sehingga Anda dapat meningkatkan hubungan pada proyek berikutnya dan mengetahui siapa yang layak dikontrak lagi.

ProjectManager Membantu Manajemen Pengadaan

Setiap pengadaan adalah proyek atau bagian dari proyek yang lebih besar. Oleh karena itu, setiap pengadaan dapat direncanakan, dilacak, dan dilaporkan seperti halnya proyek yang lebih besar. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang dapat membuat proses itu mudah dan efektif.

Manajemen pengadaan bisa terasa luar biasa. ProjectManager membantu menjalankan rencana pengadaan Anda dengan papan kanban, bagan Gantt, dasbor, dan fitur manajemen proyek lainnya.

Menggunakan Kanban untuk Manajemen Pengadaan

Dengan menjadikan setiap pemasok sebuah proyek di papan kanban, Anda kemudian dapat melacak tahap apa inventaris mereka dan tidak mendapatkan kejutan yang tidak menyenangkan. ProjectManager memiliki kolom yang dapat disesuaikan, sehingga Anda dapat menamainya dipesan, dikirim, diisi, dan perlu dipesan ulang. Dengan cara ini Anda selalu di atas sumber daya Anda. Selain itu, Anda dapat menambahkan tag dan tingkat prioritas untuk memastikan semuanya tertata dan terlacak dengan baik.

Gantt Dapat Menghubungkan Tugas dan Membuat Garis Waktu

Terkadang pengadaan tergantung pada tugas lain. Mungkin kanban visual tidak memberikan kontrol yang Anda butuhkan. Oke, alihkan ke tampilan Gantt. Sekarang Anda dapat menautkan dependensi dan melihat garis waktu. Pengaturan waktu tentu saja penting. Jika sumber daya Anda tidak ada di sini tepat waktu, maka seluruh proyek dapat ditunda!

Mereka berkata, "Jangan menaruh semua telur Anda dalam satu keranjang." Tetapi dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda ingin memiliki semua alat Anda di satu tempat. ProjectManager membuat Anda tetap teratur, sehingga Anda dapat bekerja lebih baik.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang membantu mengontrol pengadaan di seluruh fase proyek. Fitur manajemen beban kerja dan sumber daya melacak persediaan dan menghitung biaya yang direncanakan versus biaya aktual. ProjectManager membantu manajer proyek dengan perencanaan, pemantauan dan pelaporan proyek. Anggota tim mendapatkan platform kolaboratif untuk bekerja sama secara lebih produktif. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.