Как составить план управления закупками

Планирование управления проектом состоит из многих частей. Есть график, матрица заинтересованных сторон, управление ресурсами. Говоря о последнем, есть вопрос о том, как вы собираетесь добывать ресурсы, которые требуются продавцам товаров и услуг. Это управление закупками.

План управления закупками является частью общего плана управления проектом. В течение жизненного цикла проекта, вероятно, будет много точек пересечения с поставщиками. Этим процессом нужно управлять. Чтобы управлять этими отношениями и поддерживать бесперебойный поток этих товаров и услуг, требуется план управления закупками.

Если кажется, что мы идем слишком быстро, это потому, что так оно и есть. Акт закупки, его управление и планирование глубоко укоренились в методологии управления проектами. Давайте замедлимся и потратим немного времени, чтобы распаковать эти термины.

Что такое закупки в управлении проектами?

Начнем с того, что мы имеем в виду, когда говорим о закупках? Закупки — это когда проект работает с внешними поставщиками для покупки или аренды товаров и услуг для проекта. Эти отношения обычно договорные, чтобы гарантировать, что товары и услуги работают в соответствии с графиком проекта.

В управлении проектами существует процесс закупок проекта, и он начинается с планирования. Здесь вы определяете, какие ресурсы за пределами вашей организации потребуются для проекта. Они собраны в заявлении о работе.

Связанный: Бесплатный шаблон плана проекта

Торги и контракты

Когда у вас есть список необходимых внешних ресурсов, вы можете начать работу по их приобретению. Это называется процессом торгов, когда подрядчики делают ставки на вашу работу. После того, как у вас есть несколько внутренних предложений, их необходимо изучить, чтобы определить, какое из них лучше всего подходит для проекта.

Когда вы заключаете контрактное соглашение с этими поставщиками, они требуют управления, как и любой другой аспект проекта. Для хорошей работы проекта крайне важно, чтобы эти подрядчики выполняли то, что с ними было заключено по контракту, в соответствии с графиком и в рамках выделенного бюджета.

Наконец, после завершения закупок контракты должны быть надлежащим образом закрыты. Это еще один процесс, который гарантирует, что все было доставлено, как указано в контракте, прежде чем он будет подписан.

Зачем нужен план управления закупками?

Важность наличия плана управления закупками заключается в том, что он определяет, что вам нужно от проекта, что не может быть предоставлено организацией. Это означает, что вы лучше понимаете планирование всего проекта. Это включает в себя управление поставщиками, которые играют ключевую роль в соблюдении графика вашего проекта.

Включает в себя заинтересованные стороны

Еще одним положительным моментом является то, что план закупок может вовлечь заинтересованные стороны и получить их вклад в процесс. Заинтересованные стороны являются причиной проекта, и их удовлетворение является мерой успеха этого проекта. Они могут выразить требования, которые они хотят для закупок. Вы можете использовать диаграмму RACI, чтобы определить заинтересованные стороны и их участие, прежде чем связываться с ними по поводу потребностей в закупках.

Информирует Стратегию

Без плана управления закупками не может быть стратегии закупок, а без стратегии не может быть плана. Они оба информируют друг друга и включают в себя такие вещи, как исследования рынка, чтобы лучше определить закупки, необходимые для выполнения проекта.

Что делает план управления закупками?

Очевидно, что первое и, возможно, самое важное, что делает план управления закупками, — это список всех закупок, необходимых для проекта, и ожидаемых связанных с ними требований. Это ключевая часть разработки расписания. Он создает временные рамки для осуществления закупок для проекта и, следовательно, помогает в оценке более крупного графика проекта.

План закупок помогает контролировать весь процесс закупок. Когда проект выполняется, фактические закупки можно сравнить с планом закупок, чтобы отслеживать ход выполнения. Если есть несоответствия, то закупки могут быть скорректированы, чтобы исправить эти ошибки.

Оценка успешности вашего плана закупок значительно упрощается с помощью мощного программного обеспечения для планирования проектов. Такие вещи, как общение с членами команды, отслеживание результатов, внесение корректировок и создание отчетов, можно автоматизировать с помощью подходящего программного обеспечения. Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше:

Восемь шагов для плана управления закупками

Менеджер проекта — это член команды проекта, ответственный за надзор за планом управления закупками, но это не работа одного человека. Поскольку закупки будут осуществляться в рамках всего проекта, важно, чтобы все участвовали в процессе. Каждый должен иметь некоторое участие в утверждении и даже управлении контрактами.

План управления закупками можно разбить на эти восемь шагов.

1. Определите термины

Для начала начните с определения условий закупки. Это означает подробное перечисление того, что вам нужно закупить: сколько, какого размера, на какой срок и т. д. Затем вы хотите знать, какие услуги предоставляются проекту и почему это важно. Теперь добавьте дату использования для каждой из этих закупок и укажите, кто из команды проекта уполномочен делать эти закупки. Эта информация понадобится, когда вы будете готовы сделать заказ на покупку, в котором будут указаны цена, количество, период доставки и условия оплаты приобретаемых вами товаров/услуг. Это юридически обязывающий документ, который гарантирует, что вы и ваш поставщик находитесь на одной странице. Наш шаблон заказа на поставку поможет вам создать тот, который подходит для вашего проекта.

2. Общий вид соглашения

Контракт - это то, как все соглашаются с условиями обслуживания. Существуют различные типы контрактов, например, фиксированная цена и возмещение затрат - два. Поэтому необходимо определить тип соглашения и то, как оно будет управляться.

3. Выявление и снижение рисков

Риски присущи каждой части проектного процесса, поэтому они скрыты в закупках, пока не проявят себя. Настало время выяснить, какими могут быть эти риски, и перечислить их. После того, как будет собран полный список, у каждого должен быть способ их решения. Также хорошо поручить члену команды задачу по снижению этих рисков, чтобы у него была ответственность за их устранение. Может помочь шаблон реестра рисков.

4. Определите затраты

Какие затраты связаны с закупками проекта? Как только они будут выяснены, вполне вероятно, что запрос предложений будет выпущен с изложением потребностей и запросом предложений от поставщиков. Будьте внимательны и отметьте все необходимое. Поставщики вернут свои затраты на продукты или услуги.

5. Определите ограничения

Это помогает попытаться определить любые ограничения проекта перед началом проекта, чтобы избежать непредвиденных ограничений во время выполнения. Когда этот список будет завершен, его можно просматривать на всех этапах проекта. Ограничения, связанные с закупками, включают стоимость, объем, ограниченные ресурсы и технические спецификации.

6. Получите одобрение контракта

Просмотрите предложения и проведите анализ услуг и затрат. Затем составьте список лиц, принимающих решения в проектной группе, и передайте им заявки на рассмотрение (структура DACI может помочь определить лиц, принимающих решения). Этот процесс гарантирует, что все, кто должен наблюдать за утверждением контракта, вовлечены и могут внести свой вклад.

7. Сделайте критерии принятия решения

У вас есть рабочий процесс, но теперь вам нужны критерии, по которым можно решить, с какой заявкой заключать контракт. Каждый, кто просматривает предложение, должен иметь эти критерии под рукой, чтобы оценить свою реакцию.

8. Создайте план управления поставщиками

После подписания контракта план управления закупками переходит в план управления поставщиками. Условия договора должны быть соблюдены. И, чтобы убедиться, что это происходит, план управления поставщиками поможет гарантировать, что товары и услуги будут доставлены в соответствии с требованиями и вовремя. Рекомендуется добавить показатель производительности, чтобы оценить, насколько хорошо каждый поставщик выполняет свою работу, чтобы вы могли улучшить отношения в следующем проекте и узнать, с кем стоит заключить контракт снова.

ProjectManager помогает с управлением закупками

Каждая закупка представляет собой проект или часть более крупного проекта. Таким образом, каждую закупку можно планировать, отслеживать и составлять отчеты точно так же, как и более крупный проект. ProjectManager — это онлайн-программное обеспечение для управления проектами, которое может сделать этот процесс простым и эффективным.

Управление закупками может показаться ошеломляющим. ProjectManager помогает выполнять ваш план закупок с помощью своих канбан-досок, диаграмм Ганта, информационных панелей и других функций управления проектами.

Использование Канбана для управления закупками

Сделав каждого поставщика проектом на канбан-доске, вы сможете отслеживать, на каком этапе находятся его запасы, и не получить неприятных сюрпризов. В ProjectManager есть настраиваемые столбцы, поэтому вы можете называть их заказанными, отгруженными, складированными и требующими повторного заказа. Таким образом, вы всегда будете на вершине своих ресурсов. Кроме того, вы можете добавлять теги и уровни приоритета, чтобы все было хорошо организовано и отслеживалось.

Гант может связывать задачи и составлять временные рамки

Иногда закупки зависят от других задач. Возможно, визуальный канбан не дает вам необходимого контроля. Нет проблем, переключитесь на представление Ганта. Теперь вы можете связывать зависимости и видеть временные рамки. Время, конечно, важно. Если ваш ресурс не появится вовремя, то весь проект может затянуться!

Говорят: «Не кладите все яйца в одну корзину». Но в программном обеспечении для управления проектами вы хотите иметь все свои инструменты в одном месте. ProjectManager поможет вам организоваться, чтобы вы могли работать лучше.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, которое помогает контролировать закупки на всех этапах проекта. Функции управления рабочей нагрузкой и ресурсами отслеживают расходные материалы и рассчитывают запланированные затраты по сравнению с фактическими. ProjectManager помогает руководителям проектов в планировании, мониторинге и отчетности по проектам. Члены команды получают совместную платформу для более продуктивной совместной работы. Попробуйте сегодня с этой бесплатной 30-дневной пробной версией.