Cum să faci un plan de management al achizițiilor

Planificarea managementului de proiect este alcătuită din mai multe părți. Există programul, matricea părților interesate, gestionarea resurselor. Vorbind despre acesta din urmă, este problema modului în care veți procura resurse care necesită furnizori de bunuri și servicii. Asta înseamnă managementul achizițiilor.

Planul de management al achizițiilor face parte din planul general de management al proiectului. Pe parcursul ciclului de viață al unui proiect, este probabil să existe multe puncte în care acesta se va intersecta cu furnizorii. Acest proces trebuie gestionat. Pentru a gestiona aceste relații și a menține fluxul acelor bunuri și servicii în mișcare fără întrerupere necesită un plan de management al achizițiilor.

Dacă ni se pare că mergem prea repede, este pentru că suntem. Actul de achiziție, managementul și planificarea acestuia sunt toate profund încorporate în metodologia managementului de proiect. Să încetinim și să luăm un moment pentru a despacheta acești termeni.

Ce este achizițiile în managementul proiectelor?

Pentru început, la ce ne referim când spunem achiziții? Achiziția este atunci când proiectul lucrează cu furnizori externi pentru a cumpăra sau închiria bunuri și servicii pentru proiect. Aceste relații sunt de obicei contractuale pentru a ne asigura că bunurile și serviciile funcționează în cadrul calendarului proiectului.

În managementul proiectelor, există un proces de achiziție a proiectelor și începe cu planificarea. Aici identificați ce resurse din afara organizației dvs. vor fi necesare pentru proiect. Acestea sunt colectate într-o declarație de lucru.

Înrudit: șablon gratuit de plan de proiect

Licitare și contracte

Odată ce aveți o listă cu resursele externe de care aveți nevoie, atunci puteți începe munca de achiziție a acestora. Acesta se numește proces de licitație, în care contractanții licitați pentru munca dvs. Odată ce aveți unele oferte interne, atunci acestea trebuie studiate pentru a determina care este cea mai potrivită pentru proiect.

Când intrați într-un acord contractual cu acești furnizori, aceștia necesită management la fel ca orice alt aspect al proiectului. Este esențial pentru buna funcționare a proiectului ca acești contractori să facă ceea ce au fost contractați, în termen și în bugetul alocat.

În sfârșit, odată ce achiziția este finalizată, contractele trebuie să fie încheiate corespunzător. Acesta este încă un proces care se asigură că totul a fost livrat așa cum este menționat în contract înainte de a fi semnat.

De ce aveți nevoie de un plan de management al achizițiilor?

Importanta de a avea un plan de management al achizitiilor este ca acesta defineste ceea ce ai nevoie din proiect care nu poate fi furnizat de organizatie. Aceasta înseamnă că aveți o mai bună înțelegere a planificării întregului proiect. Aceasta include gestionarea furnizorilor, care sunt cheia pentru respectarea programului proiectului.

Încorporează părțile interesate

Un alt aspect pozitiv este faptul că un plan de achiziții poate implica părțile interesate și poate obține contribuția acestora în proces. Părțile interesate sunt motivul proiectului, iar satisfacția lor este măsura succesului proiectului respectiv. Ei pot exprima cerințele pe care le doresc pentru achiziții. Puteți utiliza o diagramă RACI pentru a identifica părțile interesate și implicarea acestora înainte de a le contacta în legătură cu nevoile de achiziții.

Informează Strategia

Fără un plan de management al achizițiilor, nu poate exista o strategie de achiziții și fără o strategie, nu poate exista niciun plan. Ambele îl informează pe celălalt și implică lucruri precum studiile de piață pentru a defini mai bine achizițiile necesare pentru îndeplinirea proiectului.

Ce face un plan de management al achizițiilor?

Evident, primul și poate cel mai important lucru pe care îl face un plan de management al achizițiilor este să enumere toate achizițiile necesare pentru proiect și ce cerințe se așteaptă să fie asociate acestora. Aceasta este o parte cheie a dezvoltării programului. Acesta creează termene pentru implementarea unei achiziții pentru proiect și, prin urmare, ajută la estimarea programului mai mare al proiectului.

Un plan de achiziții ajută la monitorizarea întregului proces de achiziții. Când proiectul este executat, achiziția reală poate fi comparată cu planul de achiziție pentru a urmări progresul. Dacă există discrepanțe, atunci achizițiile pot fi ajustate pentru a corecta aceste greșeli.

Evaluarea succesului planului dvs. de achiziții este mult mai ușoară cu ajutorul unui software capabil de planificare a proiectelor. Lucruri precum comunicarea cu membrii echipei, urmărirea rezultatelor, efectuarea de ajustări și producerea de rapoarte pot fi toate automatizate cu ajutorul software-ului potrivit. Urmărește videoclipul de mai jos pentru a afla mai multe:

Opt pași pentru un plan de management al achizițiilor

Managerul de proiect este membrul echipei de proiect responsabil cu supravegherea planului de management al achizițiilor, dar nu este un loc de muncă cu o singură persoană. Deoarece achizițiile vor fi la nivelul întregului proiect, este important ca toată lumea să fie de acord cu procesul. Toată lumea ar trebui să aibă o anumită implicare în aprobarea și chiar gestionarea contractelor.

Planul de management al achizițiilor poate fi împărțit în acești opt pași.

1. Definiți termenii

Pentru început, începeți prin a defini condițiile de achiziție. Aceasta înseamnă să enumerați în detaliu ceea ce trebuie să achiziționați: câte, ce dimensiune, pentru cât timp etc. Apoi doriți să știți ce serviciu este oferit proiectului și de ce este important. Acum adăugați o dată de utilizare la fiecare dintre aceste achiziții și cine din echipa de proiect este autorizat să facă aceste achiziții. Aceste informații vor fi necesare atunci când sunteți gata să efectuați o comandă de achiziție care specifică prețul, cantitatea, perioada de livrare și termenii de plată a bunurilor/serviciilor pe care le achiziționați. Este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care se asigură că dvs. și furnizorul dvs. sunteți pe aceeași pagină. Șablonul nostru de comandă de achiziție vă poate ajuta să creați unul care se potrivește proiectului dvs.

2. Prezentați tipul de acord

Contractul este modul în care toată lumea este de acord cu termenii serviciului. Există diferite tipuri de contracte, de exemplu, un preț fix și rambursarea costurilor sunt două. Prin urmare, trebuie decis tipul de acord și cum va fi gestionat.

3. Identificați și reduceți riscurile

Riscurile sunt inerente în fiecare parte a procesului unui proiect și, prin urmare, rămân latente în achiziții până când se arată. Acum este timpul să ne dăm seama care ar putea fi aceste riscuri și să le enumerați. Odată ce o listă completă a fost strânsă, fiecare trebuie să aibă o modalitate de a le rezolva. De asemenea, este bine să atribuiți unui membru al echipei sarcina de a atenua aceste riscuri, astfel încât să aibă dreptul de a le închide. Un șablon de registru de risc poate ajuta.

4. Definiți costurile

Care sunt costurile implicate de achizițiile proiectului? Odată ce acestea au fost stabilite, este probabil să fie emisă o cerere de propunere, cu nevoile evidențiate și solicitarea de oferte de la furnizori. Fii minuțios și notează tot ce este necesar. Furnizorii vor reveni cu costurile pentru produse sau servicii.

5. Identificați constrângerile

Vă ajută să încercați și să identificați orice constrângeri ale proiectului înainte de a începe proiectul pentru a evita să fiți orbit de limitările neprevăzute în timpul execuției. Odată ce această listă este completă, poate fi analizată pe parcursul etapelor proiectului. Constrângerile legate de achiziții includ costul, domeniul de aplicare, resursele limitate și specificațiile tehnice.

6. Obțineți aprobarea contractului

Examinați ofertele și faceți o analiză a serviciilor și a costurilor. Apoi aveți o listă cu factorii de decizie din grupul de proiect și transmiteți-le ofertele pentru revizuire (un cadru DACI poate ajuta la identificarea factorilor de decizie). Acest proces se asigură că toți cei care trebuie să supravegheze aprobarea contractului sunt implicați și pot oferi contribuții.

7. Faceți un criteriu de decizie

Aveți un flux de lucru, dar acum aveți nevoie de criterii după care să decideți cu ce ofertă să intrați în contract. Fiecare persoană care analizează oferta ar trebui să aibă la îndemână aceste criterii pentru a-și măsura răspunsul.

8. Creați un plan de management al furnizorilor

Odată semnat un contract, planul de management al achizițiilor va trece într-un plan de management al furnizorilor. Condițiile contractului trebuie respectate. Și, pentru a vă asigura că acest lucru se întâmplă, un plan de management în jurul furnizorilor va ajuta să vă asigurați că bunurile și serviciile sunt livrate conform specificațiilor și la timp. Este o idee bună să adăugați o metrică de performanță pentru a evalua cât de bine își face treaba fiecare furnizor, astfel încât să puteți îmbunătăți relațiile la următorul proiect și să știți cu cine merită să contractați din nou.

ProjectManager ajută la managementul achizițiilor

Fiecare achiziție este un proiect sau un subset al proiectului mai mare. Prin urmare, fiecare achiziție poate fi planificată, urmărită și raportată la fel cum ați proceda cu un proiect mai mare. ProjectManager este un software de management de proiect online care poate face acest proces ușor și eficient.

Managementul achizițiilor poate fi copleșitor. ProjectManager vă ajută la executarea planului dvs. de achiziții cu panourile sale kanban, diagramele Gantt, tablourile de bord și alte funcții de management de proiect.

Utilizarea Kanban pentru managementul achizițiilor

Făcând fiecărui furnizor un proiect pe o placă kanban, puteți urmări apoi în ce stadiu se află inventarul lor și nu aveți surprize neplăcute. ProjectManager are coloane personalizabile, astfel încât să le puteți numi comandate, expediate, stocate și trebuie să le reordonați. În acest fel, ești mereu în vârful resurselor tale. În plus, puteți adăuga etichete și niveluri de prioritate pentru a vă asigura că totul este bine organizat și urmărit.

Gantt poate lega sarcini și poate face cronologie

Uneori, achizițiile depinde de alte sarcini. Poate că kanban-ul vizual nu vă oferă controlul de care aveți nevoie. Nicio problemă, treceți la vizualizarea Gantt. Acum puteți lega dependențe și puteți vedea cronologie. Timpul este important, desigur. Dacă resursa dvs. nu este aici la timp, atunci întregul proiect poate fi amânat!

Ei spun: „Nu vă puneți toate ouăle într-un singur coș”. Dar în software-ul de management de proiect doriți să aveți toate instrumentele într-un singur loc. ProjectManager vă ține organizat, astfel încât să puteți lucra mai bine.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care ajută la controlul achizițiilor pe parcursul etapelor proiectului. Funcțiile de gestionare a sarcinilor de lucru și a resurselor țin evidența consumabilelor și calculează costurile planificate față de costurile reale. ProjectManager ajută managerii de proiect cu planificarea, monitorizarea și raportarea proiectelor. Membrii echipei beneficiază de o platformă de colaborare pentru a lucra împreună mai productiv. Încercați-l astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.