Jak sporządzić plan zarządzania zakupami

Planowanie zarządzania projektem składa się z wielu części. Jest harmonogram, macierz interesariuszy, zarządzanie zasobami. Mówiąc o tym drugim, chodzi o to, w jaki sposób zamierzasz pozyskiwać zasoby, które wymagają dostawców towarów i usług. To jest zarządzanie zakupami.

Plan zarządzania zamówieniami jest częścią ogólnego planu zarządzania projektem. W całym cyklu życia projektu prawdopodobnie pojawi się wiele punktów, w których będzie on przecinał się z dostawcami. Ten proces musi być zarządzany. Zarządzanie tymi relacjami i utrzymanie przepływu towarów i usług bez zakłóceń wymaga planu zarządzania zamówieniami.

Jeśli wydaje się, że jedziemy za szybko, to dlatego, że tak. Akt zakupowy, jego zarządzanie i planowanie są głęboko osadzone w metodologii zarządzania projektami. Zwolnijmy i poświęćmy chwilę na rozpakowanie tych terminów.

Czym są zakupy w zarządzaniu projektami?

Na początek, co mamy na myśli, kiedy mówimy o zamówieniach? Zaopatrzenie ma miejsce, gdy projekt współpracuje z zewnętrznymi dostawcami w celu zakupu lub wynajmu towarów i usług na potrzeby projektu. Relacje te są zwykle umowne, aby upewnić się, że towary i usługi działają zgodnie z harmonogramem projektu.

W zarządzaniu projektami istnieje proces pozyskiwania projektów, który zaczyna się od planowania. W tym miejscu określasz, jakie zasoby spoza Twojej organizacji będą potrzebne do realizacji projektu. Są one gromadzone w zestawieniu pracy.

Powiązane: Darmowy szablon planu projektu

Licytacje i umowy

Gdy masz już listę potrzebnych zasobów zewnętrznych, możesz rozpocząć pracę nad ich pozyskaniem. Nazywa się to procesem przetargowym, w którym wykonawcy licytują Twoją pracę. Gdy masz już kilka ofert we własnym zakresie, należy je zbadać, aby określić, które najlepiej pasują do projektu.

Kiedy zawierasz umowę z tymi dostawcami, wymagają oni zarządzania, tak jak każdy inny aspekt projektu. Kluczowe dla dobrego funkcjonowania projektu jest to, aby wykonawcy wykonywali to, na co zostali zleceni, zgodnie z harmonogramem iw ramach przydzielonego budżetu.

Wreszcie, po zakończeniu zamówienia, umowy muszą zostać prawidłowo zamknięte. Jest to kolejny proces, który zapewnia, że ​​wszystko zostało dostarczone zgodnie z umową przed podpisaniem umowy.

Dlaczego potrzebujesz planu zarządzania zakupami?

Znaczenie posiadania planu zarządzania zaopatrzeniem polega na tym, że definiuje on, czego potrzebujesz od projektu, czego organizacja nie może zapewnić. Oznacza to, że lepiej rozumiesz planowanie całego projektu. Obejmuje to zarządzanie dostawcami, którzy są kluczem do utrzymania harmonogramu projektu.

Obejmuje interesariuszy

Innym pozytywnym aspektem jest to, że plan zakupów może angażować interesariuszy i wnosić ich wkład w ten proces. Interesariusze są powodem projektu, a ich zadowolenie jest miarą sukcesu tego projektu. Potrafią wyrazić wymagania dotyczące zamówień. Możesz użyć wykresu RACI, aby zidentyfikować interesariuszy i ich zaangażowanie przed skontaktowaniem się z nimi w sprawie potrzeb związanych z zakupami.

Informuje Strategię

Bez planu zarządzania zakupami nie może być strategii zakupowej, a bez strategii nie może być planu. Obydwa informują się nawzajem i obejmują takie rzeczy, jak badania rynku, aby lepiej zdefiniować zamówienia niezbędne do realizacji projektu.

Co robi plan zarządzania zamówieniami?

Oczywiście pierwszą i być może najważniejszą rzeczą, jaką robi plan zarządzania zamówieniami, jest lista wszystkich zamówień potrzebnych do projektu i jakie wymagania mają być z nimi powiązane. Jest to kluczowa część opracowywania harmonogramu. Tworzy harmonogramy realizacji zamówienia dla projektu, a tym samym pomaga w oszacowaniu większego harmonogramu projektu.

Plan zakupów pomaga monitorować cały proces zakupów. Gdy projekt jest realizowany, rzeczywiste zaopatrzenie można porównać z planem zaopatrzenia w celu śledzenia postępu. Jeśli istnieją rozbieżności, zamówienia można dostosować, aby naprawić te błędy.

Ocena sukcesu planu zakupów jest znacznie łatwiejsza dzięki wydajnemu oprogramowaniu do planowania projektów. Rzeczy takie jak komunikacja z członkami zespołu, śledzenie wyników, dokonywanie korekt i tworzenie raportów można zautomatyzować za pomocą odpowiedniego oprogramowania. Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej:

Osiem kroków do planu zarządzania zamówieniami

Kierownik projektu jest członkiem zespołu projektowego odpowiedzialnym za nadzorowanie planu zarządzania zakupami, ale nie jest to praca jednoosobowa. Ponieważ zamówienia będą dotyczyć całego projektu, ważne jest, aby wszyscy byli zaangażowani w ten proces. Każdy powinien zaangażować się w zatwierdzanie, a nawet zarządzanie kontraktami.

Plan zarządzania zamówieniami można podzielić na te osiem kroków.

1. Zdefiniuj warunki

Na początek zacznij od zdefiniowania warunków zamówienia. Oznacza to szczegółowe wyszczególnienie tego, co musisz zamówić: ile, jaki rozmiar, na jak długo itp. Następnie chcesz wiedzieć, jaka usługa jest świadczona w ramach projektu i dlaczego jest to ważne. Teraz dodaj datę użytkowania do każdego z tych zamówień i kto w zespole projektowym jest upoważniony do dokonywania tych zakupów. Informacje te będą niezbędne, gdy będziesz gotowy do złożenia zamówienia, które określa cenę, ilość, termin dostawy i warunki płatności za kupowane towary/usługi. Jest to prawnie wiążący dokument, który zapewnia, że ​​Ty i Twój dostawca jesteście na tej samej stronie. Nasz szablon zamówienia zakupu pomoże Ci stworzyć taki, który będzie pasował do Twojego projektu.

2. Zarys Rodzaj Umowy

Umowa jest sposobem, w jaki wszyscy zgadzają się na warunki usługi. Istnieją różne rodzaje umów, na przykład stała cena i zwrot kosztów to dwa. Dlatego należy zdecydować o rodzaju umowy i sposobie jej realizacji.

3. Zidentyfikuj i ogranicz ryzyko

Zagrożenia są nieodłącznie związane z każdą częścią procesu projektowego, więc pozostają uśpione w zamówieniach, dopóki się nie ujawnią. Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jakie mogą być te zagrożenia i je wymienić. Po zebraniu dokładnej listy każdy musi mieć sposób na ich rozwiązanie. Dobrze jest również przydzielić członka zespołu do zadania łagodzenia tego ryzyka, aby miał prawo do przestrzegania przy ich zamykaniu. Pomocny może być szablon rejestru ryzyka.

4. Zdefiniuj koszty

Jakie są koszty związane z zamówieniami projektowymi? Po ich ustaleniu prawdopodobnie zostanie wysłane zapytanie ofertowe, z wyszczególnionymi potrzebami i z prośbą o oferty od dostawców. Bądź dokładny i zanotuj wszystko, co jest wymagane. Dostawcy zwrócą się ze swoimi kosztami produktów lub usług.

5. Zidentyfikuj ograniczenia

Pomaga spróbować i zidentyfikować wszelkie ograniczenia projektu przed rozpoczęciem projektu, aby uniknąć zaskoczenia nieprzewidzianymi ograniczeniami podczas realizacji. Gdy lista jest kompletna, można ją przeglądać na wszystkich etapach projektu. Ograniczenia związane z zamówieniami obejmują koszt, zakres, ograniczone zasoby i specyfikacje techniczne.

6. Uzyskaj zatwierdzenie umowy

Przejrzyj oferty i wykonaj analizę usług i kosztów. Następnie przygotuj listę decydentów w grupie projektowej i przekaż im oferty do przeglądu (ramy DACI mogą pomóc w identyfikacji decydentów). Ten proces zapewnia, że ​​wszyscy, którzy muszą nadzorować zatwierdzenie umowy, są zaangażowani i mogą wnieść swój wkład.

7. Podejmij kryteria decyzji

Masz przepływ pracy, ale teraz potrzebujesz kryteriów, według których możesz zdecydować, z którą ofertą podpisać umowę. Każda osoba, która przegląda ofertę, powinna mieć pod ręką te kryteria, aby zmierzyć swoją odpowiedź.

8. Utwórz plan zarządzania dostawcami

Po podpisaniu umowy plan zarządzania zamówieniami przekształci się w plan zarządzania dostawcami. Warunki umowy muszą być spełnione. Aby mieć pewność, że tak się stanie, plan zarządzania wokół dostawców pomoże zapewnić, że towary i usługi są dostarczane zgodnie z opisem i na czas. Dobrym pomysłem jest dodanie miernika wydajności, aby ocenić, jak dobrze każdy dostawca wykonuje swoją pracę, aby poprawić relacje przy następnym projekcie i wiedzieć, z kim warto ponownie zawrzeć umowę.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu zakupami

Każde zamówienie jest projektem lub podzbiorem większego projektu. Dlatego każde zamówienie można zaplanować, śledzić i raportować, tak jak w przypadku większego projektu. ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami online, które może uczynić ten proces łatwym i efektywnym.

Zarządzanie zamówieniami może wydawać się przytłaczające. ProjectManager pomaga w realizacji planu zaopatrzenia za pomocą tablic kanban, wykresów Gantta, pulpitów nawigacyjnych i innych funkcji zarządzania projektami.

Korzystanie z Kanban do zarządzania zakupami

Tworząc projekt dla każdego dostawcy na tablicy kanban, możesz śledzić, na jakim etapie są jego zapasy i nie doznać nieprzyjemnych niespodzianek. ProjectManager posiada konfigurowalne kolumny, dzięki czemu można nazwać je zamówione, wysłane, składowane i trzeba je zmienić. W ten sposób zawsze jesteś na szczycie swoich zasobów. Dodatkowo możesz dodać tagi i poziomy priorytetów, aby upewnić się, że wszystko jest dobrze zorganizowane i śledzone.

Gantt może łączyć zadania i tworzyć osie czasu

Czasami zamówienia są uzależnione od innych zadań. Może wizualny kanban nie zapewnia potrzebnej kontroli. Nie ma problemu, przełącz się na widok Gantta. Teraz możesz łączyć zależności i zobaczyć osie czasu. Oczywiście ważne jest wyczucie czasu. Jeśli Twój zasób nie jest dostępny na czas, cały projekt może się opóźnić!

Mówią: „Nie wkładaj wszystkich jajek do jednego koszyka”. Ale w oprogramowaniu do zarządzania projektami chcesz mieć wszystkie swoje narzędzia w jednym miejscu. ProjectManager utrzymuje porządek, dzięki czemu możesz pracować lepiej.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które pomaga kontrolować zamówienia na wszystkich etapach projektu. Funkcje zarządzania obciążeniem i zasobami umożliwiają śledzenie dostaw i obliczanie kosztów planowanych i rzeczywistych. ProjectManager pomaga kierownikom projektów w planowaniu, monitorowaniu i raportowaniu projektów. Członkowie zespołu otrzymują platformę do współpracy, aby pracować razem bardziej produktywnie. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.