조달 관리 계획을 세우는 방법

프로젝트 관리 계획은 많은 부분으로 구성됩니다. 일정, 이해 관계자 매트릭스, 리소스 관리가 있습니다. 후자에 대해 말하자면, 상품 및 서비스 공급업체를 필요로 하는 자원을 어떻게 조달할 것인가의 문제가 있습니다. 바로 구매관리입니다.

조달 관리 계획은 전체 프로젝트 관리 계획의 일부입니다. 프로젝트의 수명 주기 동안 공급업체와 교차하는 지점이 많이 있을 수 있습니다. 이 프로세스를 관리해야 합니다. 이러한 관계를 관리하고 이러한 상품 및 서비스의 흐름을 중단 없이 유지하려면 조달 관리 계획이 필요합니다.

우리가 너무 빨리 가고 있는 것처럼 보인다면, 그것은 우리가 있기 때문입니다. 조달 행위, 관리 및 계획은 모두 프로젝트 관리 방법론에 깊이 포함되어 있습니다. 속도를 늦추고 잠시 시간을 내어 이 용어를 풀어보겠습니다.

프로젝트 관리에서 조달이란 무엇입니까?

우선 조달이라고 하면 무엇을 의미합니까? 조달은 프로젝트가 프로젝트를 위한 상품 및 서비스를 구매하거나 임대하기 위해 외부 공급업체와 협력하는 경우입니다. 이러한 관계는 일반적으로 상품과 서비스가 프로젝트 일정 내에서 작동하도록 하기 위한 계약입니다.

프로젝트 관리에는 프로젝트 조달 프로세스가 있으며 계획부터 시작됩니다. 여기에서 프로젝트에 필요한 조직 외부의 리소스를 식별합니다. 이들은 작업 명세서에 수집됩니다.

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입찰 및 계약

필요한 외부 리소스 목록이 있으면 해당 리소스를 확보하기 위한 작업을 시작할 수 있습니다. 이를 입찰 프로세스라고 하며 계약자가 작업에 대해 입찰합니다. 내부에서 일부 입찰가를 확보한 후에는 프로젝트에 가장 적합한 입찰가를 결정하기 위해 이를 조사해야 합니다.

이러한 공급업체와 계약을 체결하면 프로젝트의 다른 모든 측면과 마찬가지로 관리가 필요합니다. 이 계약자들이 계약된 일을 일정에 따라 할당된 예산 내에서 수행하는 것이 프로젝트의 원활한 작동에 매우 중요합니다.

마지막으로 조달이 완료되면 계약을 제대로 마감해야 합니다. 이것은 사인오프되기 전에 계약서에 명시된 대로 모든 것이 전달되었는지 확인하는 또 다른 프로세스입니다.

조달 관리 계획이 필요한 이유는 무엇입니까?

조달 관리 계획의 중요성은 조직에서 제공할 수 없는 프로젝트에서 필요한 것을 정의한다는 것입니다. 이는 전체 프로젝트 계획에 대해 더 잘 이해하고 있음을 의미합니다. 여기에는 프로젝트 일정을 유지하는 데 핵심적인 공급업체 관리가 포함됩니다.

이해관계자 통합

또 다른 긍정적인 점은 조달 계획이 이해 관계자를 참여시키고 프로세스에서 그들의 의견을 얻을 수 있다는 것입니다. 이해 관계자는 프로젝트의 이유이며 그들의 만족은 해당 프로젝트의 성공의 척도입니다. 그들은 조달을 위해 원하는 요구 사항을 표현할 수 있습니다. 조달 요구 사항에 대해 연락하기 전에 RACI 차트를 사용하여 이해 관계자와 참여를 식별할 수 있습니다.

전략을 알려줍니다

조달 관리 계획이 없으면 조달 전략도 없고 전략이 없으면 계획도 없습니다. 그들은 둘 다 다른 사람에게 정보를 제공하고 프로젝트를 수행하는 데 필요한 조달을 더 잘 정의하기 위해 시장 조사와 같은 것을 포함합니다.

조달 관리 계획은 무엇을 합니까?

분명히, 조달 관리 계획이 수행하는 첫 번째이자 아마도 가장 중요한 일은 프로젝트에 필요한 모든 조달과 관련 요구 사항을 나열하는 것입니다. 이것은 일정 개발의 핵심 부분입니다. 프로젝트 조달을 구현하기 위한 일정을 생성하므로 더 큰 프로젝트 일정을 예측하는 데 도움이 됩니다.

조달 계획은 전체 조달 프로세스를 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트가 실행되면 실제 조달을 조달 계획과 비교하여 진행 상황을 추적할 수 있습니다. 불일치가 있는 경우 이러한 잘못된 부분을 바로잡기 위해 조달을 조정할 수 있습니다.

유능한 프로젝트 계획 소프트웨어를 사용하면 조달 계획의 성공 여부를 훨씬 쉽게 평가할 수 있습니다. 팀 구성원과의 의사 소통, 결과 추적, 조정 및 보고서 생성과 같은 작업은 모두 올바른 소프트웨어의 도움으로 자동화될 수 있습니다. 자세히 알아보려면 아래 동영상을 시청하세요.

조달 관리 계획을 위한 8단계

프로젝트 관리자는 조달 관리 계획을 감독하는 책임이 있는 프로젝트 팀원이지만 1인 작업이 아닙니다. 조달은 프로젝트 전반에 걸쳐 이루어지기 때문에 모든 사람이 프로세스에 참여하는 것이 중요합니다. 모든 사람은 계약을 승인하고 관리하는 데 어느 정도 관여해야 합니다.

조달 관리 계획은 이 8단계로 나눌 수 있습니다.

1. 용어 정의

시작하려면 조달 조건을 정의하는 것부터 시작하십시오. 이는 조달해야 하는 항목을 자세히 나열하는 것을 의미합니다. 수량, 크기, 기간 등. 그런 다음 프로젝트에 어떤 서비스가 제공되고 이것이 왜 중요한지 알고 싶습니다. 이제 이러한 각 조달에 사용 날짜를 추가하고 프로젝트 팀에서 이러한 구매를 수행할 권한이 있는 사람을 추가합니다. 이 정보는 구매하는 상품/서비스의 가격, 수량, 배송 기간 및 지불 조건을 지정하는 구매 주문을 할 준비가 되었을 때 필요합니다. 귀하와 귀하의 공급업체가 동일한 페이지에 있음을 확인하는 법적 구속력이 있는 문서입니다. 구매 주문 템플릿을 사용하면 프로젝트에 적합한 템플릿을 생성할 수 있습니다.

2. 계약의 개요 유형

계약은 모든 사람이 서비스 약관에 동의하는 방식입니다. 다양한 유형의 계약이 있습니다. 예를 들어 고정 가격과 비용 상환은 두 가지입니다. 따라서 계약의 유형과 관리 방법을 결정해야 합니다.

3. 위험 식별 및 완화

위험은 프로젝트 프로세스의 모든 부분에 내재되어 있으므로 스스로 나타날 때까지 조달 단계에서 휴면 상태에 있습니다. 이제 그러한 위험이 무엇인지 파악하고 나열할 때입니다. 일단 철저한 목록이 수집되면 각각은 이를 해결할 방법이 있어야 합니다. 또한 팀 구성원에게 이러한 위험을 완화하는 작업을 할당하여 위험을 종료할 때 책임을 지도록 하는 것이 좋습니다. 위험 등록 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

4. 비용 정의

프로젝트 조달과 관련된 비용은 얼마입니까? 일단 그것들이 파악되면, 요구 사항을 요약하고 공급업체로부터 입찰을 요청하는 제안 요청이 발행될 것입니다. 철저하고 필요한 모든 것을 기록하십시오. 공급자는 제품 또는 서비스에 대한 비용으로 돌아올 것입니다.

5. 제약 조건 식별

프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트 제약 조건을 시도하고 식별하여 실행 중에 예상치 못한 제한에 눈이 멀어지는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 이 목록이 완성되면 전체 프로젝트 단계에서 볼 수 있습니다. 조달과 관련된 제약에는 비용, 범위, 제한된 자원 및 기술 사양이 포함됩니다.

6. 계약 승인 받기

입찰가를 검토하고 서비스 및 비용 분석을 수행합니다. 그런 다음 프로젝트 그룹에 있는 의사 결정자의 목록을 만들고 검토를 위해 입찰을 전달합니다(DACI 프레임워크는 의사 결정자를 식별하는 데 도움이 될 수 있음). 이 프로세스를 통해 계약 승인을 감독해야 하는 모든 사람이 참여하고 입력을 제공할 수 있습니다.

7. 결정 기준 만들기

워크플로가 있지만 이제 계약할 입찰을 결정하는 기준이 필요합니다. 입찰을 검토하는 모든 사람은 응답을 측정하기 위해 이러한 기준을 가지고 있어야 합니다.

8. 공급업체 관리 계획 작성

계약이 체결되면 조달 관리 계획은 공급업체 관리 계획으로 분리됩니다. 계약 조건이 충족되어야 합니다. 그리고 이를 보장하기 위해 공급업체를 둘러싼 관리 계획은 상품과 서비스가 지정된 대로 제시간에 배달되도록 하는 데 도움이 됩니다. 각 공급업체가 업무를 얼마나 잘 수행하는지 평가하기 위해 성과 지표를 추가하는 것이 좋습니다. 그러면 다음 프로젝트에서 관계를 개선하고 누가 다시 계약할 가치가 있는지 알 수 있습니다.

ProjectManager는 조달 관리를 돕습니다.

각 조달은 프로젝트 또는 더 큰 프로젝트의 하위 집합입니다. 따라서 각 조달은 더 큰 프로젝트에서와 마찬가지로 계획, 추적 및 보고될 수 있습니다. ProjectManager는 해당 프로세스를 쉽고 효과적으로 만들 수 있는 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어입니다.

조달 관리가 압도적으로 느껴질 수 있습니다. ProjectManager는 간판 보드, Gantt 차트, 대시보드 및 기타 프로젝트 관리 기능으로 조달 계획을 실행하는 데 도움이 됩니다.

조달 관리에 Kanban 사용

각 공급업체를 간판 보드에 프로젝트로 만들면 재고가 어느 단계에 있는지 추적하고 불쾌한 놀라움을 받지 않을 수 있습니다. ProjectManager에는 사용자 정의 가능한 열이 있으므로 주문, 배송, 재고 및 재주문이 필요한 이름을 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 항상 리소스를 최대한 활용할 수 있습니다. 또한 태그와 우선 순위 수준을 추가하여 모든 것이 잘 구성되고 추적되도록 할 수 있습니다.

Gantt는 작업을 연결하고 타임라인을 만들 수 있습니다.

때때로 조달은 다른 작업에 의존합니다. 시각적 칸반이 필요한 컨트롤을 제공하지 않을 수도 있습니다. 문제 없습니다. Gantt 보기로 전환하세요. 이제 종속성을 연결하고 타임라인을 볼 수 있습니다. 타이밍은 물론 중요합니다. 리소스가 제 시간에 도착하지 않으면 전체 프로젝트가 지연될 수 있습니다!

그들은 "모든 계란을 한 바구니에 담지 마십시오"라고 말합니다. 그러나 프로젝트 관리 소프트웨어에서는 모든 도구를 한 곳에서 사용하기를 원합니다. ProjectManager를 사용하면 더 잘 정리할 수 있습니다.

ProjectManager는 프로젝트 단계 전반에 걸쳐 조달을 제어하는 ​​데 도움이 되는 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어입니다. 워크로드 및 리소스 관리 기능은 공급을 추적하고 계획된 비용과 실제 비용을 계산합니다. ProjectManager는 프로젝트 관리자를 지원하여 프로젝트를 계획, 모니터링 및 보고합니다. 팀원들은 협업 플랫폼을 통해 보다 생산적으로 협업할 수 있습니다. 오늘 이 무료 30일 평가판을 사용해 보십시오.