調達管理計画の立て方

プロジェクト管理計画は、多くの部分で構成されています。 スケジュール、利害関係者のマトリックス、リソースの管理があります。 後者について言えば、商品やサービスのベンダーを必要とするリソースをどのように調達するかという問題があります。 それが調達管理です。

調達管理計画は、全体的なプロジェクト管理計画の一部です。 プロジェクトのライフ サイクル全体で、ベンダーと交わるポイントが多数ある可能性があります。 このプロセスは管理する必要があります。 これらの関係を管理し、これらの商品やサービスの流れを中断することなく維持するには、調達管理計画が必要です。

速すぎるように思われる場合、それは速すぎるためです。 調達の行為、その管理および計画はすべて、プロジェクト管理の方法論に深く組み込まれています。 ゆっくりと時間をかけて、これらの用語を解き明かしましょう。

プロジェクト管理における調達とは?

そもそも、調達とはどういう意味ですか？ 調達とは、プロジェクトが外部のサプライヤーと協力して、プロジェクトの商品やサービスを購入またはレンタルすることです。 これらの関係は通常、商品やサービスがプロジェクトのスケジュール内で機能することを確認するための契約です。

プロジェクト管理では、プロジェクト調達のプロセスがあり、計画から始まります。 ここで、プロジェクトに必要な組織外のリソースを特定します。 これらは作業明細書にまとめられています。

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入札・契約

必要な外部リソースのリストを取得したら、それらを取得する作業を開始できます。 これは入札プロセスと呼ばれ、請負業者があなたの仕事に入札します。 社内でいくつかの入札を行ったら、それらを調査して、プロジェクトに最適なものを決定する必要があります。

これらのサプライヤーと契約を結ぶと、プロジェクトの他のすべての側面と同様に管理が必要になります。 これらの請負業者が、スケジュールどおりに、割り当てられた予算内で、契約どおりに作業を行うことが、プロジェクトをうまく機能させるために重要です。

最後に、調達が完了したら、契約を適切に締結する必要があります。 これは、サインオフする前に、契約に記載されているとおりにすべてが提供されていることを確認するもう 1 つのプロセスです。

調達管理計画が必要な理由

調達管理計画を持つことの重要性は、組織が提供できないプロジェクトから必要なものを定義することです。 これは、プロジェクト全体の計画についてより深く理解していることを意味します。 これには、プロジェクトのスケジュールを維持するための鍵となるサプライヤーの管理が含まれます。

利害関係者を組み込む

もう 1 つの良い点は、調達計画に利害関係者が関与し、その過程で彼らの意見を得ることができることです。 利害関係者はプロジェクトの理由であり、彼らの満足はそのプロジェクトの成功の尺度です。 彼らは、調達に必要な要件を表現できます。 RACI チャートを使用して、調達のニーズについて連絡する前に、利害関係者とその関与を特定できます。

戦略を知らせる

調達管理計画がなければ調達戦略はありません。また、戦略がなければ計画もありません。 どちらも相手に情報を提供し、プロジェクトを遂行するために必要な調達をより適切に定義するために市場調査などを行います。

調達管理計画は何をしますか?

明らかに、調達管理計画が行う最初の、そしておそらく最も重要なことは、プロジェクトに必要なすべての調達と、それらに関連付けられると予想される要件をリストすることです。 これは、スケジュール開発の重要な部分です。 プロジェクトの調達を実施するためのタイムラインを作成するため、より大きなプロジェクトのスケジュールを見積もるのに役立ちます。

調達計画は、調達プロセス全体を監視するのに役立ちます。 プロジェクトが実行されると、実際の調達を調達計画と比較して進捗を追跡できます。 不一致がある場合は、調達を調整してそれらの間違いを正すことができます。

有能なプロジェクト計画ソフトウェアの助けを借りて、調達計画の成功を評価することが非常に簡単になります。 チーム メンバーとのコミュニケーション、結果の追跡、調整、レポートの作成などは、適切なソフトウェアを使用してすべて自動化できます。 詳細については、以下のビデオをご覧ください。

調達管理計画の 8 つのステップ

プロジェクト マネージャーは、調達管理計画の監督を担当するプロジェクト チームのメンバーですが、1 人の仕事ではありません。 調達はプロジェクト全体にわたるため、全員がプロセスに参加することが重要です。 誰もが契約の承認や管理にある程度関与する必要があります。

調達管理計画は、これらの 8 つのステップに分けることができます。

1. 用語を定義する

まず、調達条件を定義することから始めます。 これは、調達する必要があるものを詳細にリストすることを意味します: 数量、サイズ、期間など。次に、プロジェクトに提供されるサービスと、それが重要な理由を知りたいと考えます。 次に、これらの調達のそれぞれに使用日を追加し、プロジェクト チームの誰がこれらの購入を行う権限を持っているかを追加します。 この情報は、購入する商品/サービスの価格、数量、配送期間、および支払い条件を指定する注文書を作成する準備が整ったときに必要になります。 これは、あなたとあなたのベンダーが同じページにいることを確認する法的拘束力のある文書です. 当社の注文書テンプレートは、プロジェクトに適したものを作成するのに役立ちます。

2. 契約形態の概要

契約は、誰もがサービス条件に同意する方法です。 契約にはさまざまな種類があり、たとえば固定価格と費用償還の 2 つがあります。 したがって、契約の種類とその管理方法を決定する必要があります。

3. リスクの特定と軽減

リスクはプロジェクト プロセスのすべての部分に内在するため、リスクが顕在化するまでは調達に潜伏します。 今こそ、それらのリスクが何であるかを把握し、それらをリストする時です. 完全なリストが収集されたら、それぞれがそれらを解決する方法を持っている必要があります。 これらのリスクを軽減するタスクをチーム メンバーに割り当てるのも良いことです。 リスク登録テンプレートが役立ちます。

4. コストを定義する

プロジェクトの調達にかかる費用は? それらが把握されると、提案依頼書が発行され、ニーズが概説され、サプライヤーからの入札が要求される可能性があります。 徹底的に注意し、必要なものすべてに注意してください。 サプライヤーは、製品またはサービスのコストを返します。

5. 制約を特定する

プロジェクトを開始する前に、プロジェクトの制約を試して特定し、実行中に予期しない制限によって不意を突かれるのを避けるのに役立ちます。 このリストが完成したら、プロジェクト フェーズ全体を通して見ることができます。 調達に関する制約には、コスト、範囲、限られたリソース、および技術仕様が含まれます。

6. 契約の承認を受ける

入札を確認し、サービスとコストの分析を行います。 次に、プロジェクト グループ内の意思決定者のリストを作成し、レビューのために入札を渡します (DACI フレームワークは意思決定者の特定に役立ちます)。 このプロセスにより、契約の承認を監督する必要があるすべての人が関与し、情報を提供できるようになります。

7. 判断基準を作る

ワークフローはできましたが、契約を結ぶ入札を決定するための基準が必要です。 入札をレビューするすべての人は、反応を測定するためにこれらの基準を手元に用意しておく必要があります。

8.ベンダー管理計画を作成する

契約が締結されると、調達管理計画はベンダー管理計画に移行します。 契約条件は満たされなければなりません。 そして、それを確実に実現するために、サプライヤーを取り巻く管理計画は、商品とサービスが指定されたとおりに時間通りに配達されることを保証するのに役立ちます. 次のプロジェクトで関係を改善し、再び契約する価値があるのは誰かを知ることができるように、各サプライヤーが仕事をどれだけうまく行っているかを評価するためのパフォーマンス指標を追加することをお勧めします。

ProjectManager は調達管理を支援します

各調達は、プロジェクトまたはより大きなプロジェクトのサブセットです。 したがって、大規模なプロジェクトと同じように、各調達を計画、追跡、および報告することができます。 ProjectManager は、そのプロセスを簡単かつ効果的にできるオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。

調達管理は圧倒されることがあります。 ProjectManager は、かんばんボード、ガント チャート、ダッシュボード、およびその他のプロジェクト管理機能を使用して、調達計画の実行を支援します。

かんばんによる調達管理

各サプライヤーをかんばんボード上のプロジェクトにすることで、在庫がどの段階にあるかを追跡し、不愉快な驚きを避けることができます。 ProjectManager にはカスタマイズ可能な列があるため、注文済み、出荷済み、在庫あり、再注文が必要な名前を付けることができます。 このようにして、常にリソースを最大限に活用できます。 さらに、タグと優先度レベルを追加して、すべてが適切に整理および追跡されるようにすることができます。

ガントはタスクをリンクしてタイムラインを作成できます

調達が他のタスクに依存している場合があります。 視覚的なかんばんでは、必要な制御ができない場合があります。 問題ありません。ガント ビューに切り替えてください。 依存関係をリンクして、タイムラインを表示できるようになりました。 もちろんタイミングは重要です。 リソースが時間通りに到着しない場合、プロジェクト全体が遅れる可能性があります!

彼らは、「すべての卵を 1 つのバスケットに入れるな」と言います。 しかし、プロジェクト管理ソフトウェアでは、すべてのツールを 1 か所にまとめる必要があります。 ProjectManager はあなたを整理し、より良い仕事ができるようにします。

ProjectManager は、プロジェクト フェーズ全体で調達を管理するのに役立つクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアです。 ワークロードとリソースの管理機能は、供給を追跡し、計画コストと実際のコストを計算します。 ProjectManager は、プロジェクト マネージャーのプロジェクトの計画、監視、および報告を支援します。 チーム メンバーは、より生産的に連携するためのコラボレーション プラットフォームを利用できます。 この 30 日間の無料試用版で今すぐお試しください。