如何制定採購管理計劃

項目管理計劃由許多部分組成。 有時間表，利益相關者矩陣，資源管理。 說到後者，您將如何採購需要商品和服務供應商的資源。 那就是採購管理。

採購管理計劃是整個項目管理計劃的一部分。 在項目的整個生命週期中，可能會有很多點與供應商相交。 這個過程需要管理。 要管理這些關係並保持這些商品和服務的流動不中斷，需要製定採購管理計劃。

如果看起來我們走得太快，那是因為我們太快了。 採購行為及其管理和計劃都深深植根於項目管理的方法論中。 讓我們放慢腳步，花點時間來解開這些術語。

什麼是項目管理中的採購？

首先，我們說採購是什麼意思？ 採購是指項目與外部供應商合作為項目購買或租賃商品和服務。 這些關係通常是合同關係，以確保商品和服務在項目的時間表內工作。

在項目管理中，有一個項目採購的過程，它從計劃開始。 在這裡，您可以確定項目需要組織外部的哪些資源。 這些都收集在工作說明中。

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招標與合同

一旦您列出了所需的外部資源，您就可以開始著手獲取它們。 這稱為投標過程，承包商為您的工作投標。 一旦您在內部進行了一些投標，則必須對其進行研究以確定哪個最適合該項目。

當您與這些供應商簽訂合同協議時，他們需要像項目的其他方面一樣進行管理。 這些承包商在按時並在分配的預算範圍內按照合同約定的方式完成項目，這對項目的順利進行至關重要。

最後，一旦採購完成，合同必須妥善關閉。 這是另一個過程，可確保在簽署之前按照合同中的規定交付所有物品。

為什麼需要採購管理計劃？

制定採購管理計劃的重要性在於，它定義了組織無法提供的項目所需的內容。 這意味著您對規劃整個項目有更深入的了解。 這包括管理供應商，他們是保持項目進度的關鍵。

納入利益相關者

另一個積極的方面是採購計劃可以讓利益相關者參與進來，並在過程中獲得他們的意見。 利益相關者是項目的原因，他們的滿意度是該項目成功的衡量標準。 他們可以表達他們想要的採購要求。 在就採購需求與利益相關者聯繫之前，您可以使用 RACI 圖表來識別利益相關者及其參與情況。

通知戰略

沒有採購管理計劃就沒有採購戰略，沒有戰略就沒有計劃。 他們都通知對方，並涉及諸如市場調查之類的事情，以更好地定義完成項目所需的採購。

採購管理計劃有什麼作用？

顯然，採購管理計劃要做的第一件事，也許是最重要的事情是列出項目所需的所有採購，以及預計與它們相關的要求。 這是計劃制定的關鍵部分。 它為實施項目採購創建了時間表，因此有助於估計更大的項目進度。

採購計劃有助於監控整個採購過程。 當項目執行時，可以將實際採購與採購計劃進行比較，以跟踪進度。 如果存在差異，則可以調整採購以糾正這些錯誤。

在功能強大的項目規劃軟件的幫助下，評估採購計劃的成功變得非常容易。 在合適的軟件的幫助下，與團隊成員溝通、跟踪結果、進行調整和生成報告等事情都可以自動化。 觀看下面的視頻以了解更多信息：

採購管理計劃的八個步驟

項目經理是負責監督採購管理計劃的項目團隊成員，但這不是一個人的工作。 由於採購將在整個項目範圍內進行，因此每個人都參與該流程非常重要。 每個人都應該參與批准甚至管理合同。

採購管理計劃可以分為這八個步驟。

1. 定義術語

首先，首先定義採購條款。 這意味著詳細列出您需要採購的內容：數量、大小、多長時間等。然後您想知道為項目提供了哪些服務以及為什麼這很重要。 現在為這些採購中的每一個添加一個使用日期，以及項目團隊中的誰有權進行這些採購。 當您準備下訂單時需要此信息，該訂單指定您購買的商品/服務的價格、數量、交貨窗口和付款條件。 這是一份具有法律約束力的文件，可確保您和您的供應商意見一致。 我們的採購訂單模板可以幫助您創建適合您項目的模板。

2. 概述協議類型

合同是每個人就服務條款達成一致的方式。 有不同類型的合同，例如，固定價格和成本補償兩種。 因此，必須確定協議的類型以及如何管理它。

3. 識別和降低風險

風險在項目過程的每個部分都是固有的，因此它們在採購中處於休眠狀態，直到它們出現。 現在是弄清楚這些風險可能是什麼並列出它們的時候了。 一旦收集了完整的列表，每個人都必須有解決它們的方法。 分配一個團隊成員來承擔減輕這些風險的任務也是一件好事，這樣他們就可以在關閉它們時擁有所有權。 風險登記模板可以提供幫助。

4. 定義成本

項目採購涉及哪些成本？ 一旦確定了這些，很可能會發出征求建議書，列出需求並要求供應商投標。 徹底並記下所需的一切。 供應商將收回他們的產品或服務成本。

5. 識別約束

它有助於在開始項目之前嘗試和識別任何項目限制，以避免在執行過程中因不可預見的限製而措手不及。 此列表完成後，可以在整個項目階段進行查看。 與採購相關的限制因素包括成本、範圍、有限的資源和技術規格。

6. 獲得合同批准

查看投標並進行服務和成本分析。 然後列出項目組中的決策者名單，並將投標提交給他們進行審查（DACI 框架可以幫助識別決策者）。 此過程確保需要監督合同批准的每個人都參與其中並可以提供意見。

7.制定決策標準

您有一個工作流程，但現在您需要標準來決定與哪個投標籤訂合同。 每個審查投標的人都應該有這些標準來衡量他們的反應。

8. 創建供應商管理計劃

簽訂合同後，採購管理計劃將轉為供應商管理計劃。 必須滿足合同條款。 而且，為確保實現這一點，圍繞供應商的管理計劃將有助於確保按規定準時交付商品和服務。 添加績效指標來評估每個供應商的工作情況是一個好主意，這樣您就可以改善下一個項目的關係並知道誰值得再次簽約。

ProjectManager 幫助進行採購管理

每個採購都是一個項目或較大項目的一個子集。 因此，每次採購都可以像處理大型項目一樣進行計劃、跟踪和報告。 ProjectManager 是一個在線項目管理軟件，可以使該過程變得簡單有效。

採購管理可能會讓人感到不知所措。 ProjectManager 使用其看板、甘特圖、儀表板和其他項目管理功能幫助執行您的採購計劃。

使用看板進行採購管理

通過在看板上為每個供應商製作一個項目，您可以跟踪他們的庫存處於哪個階段，而不會出現任何令人不快的意外。 ProjectManager 具有可自定義的列，因此您可以將它們命名為已訂購、發貨、庫存和需要重新訂購。 這樣，您始終掌握資源。 此外，您可以添加標籤和優先級，以確保一切都井井有條並被跟踪。

甘特圖可以鏈接任務並製定時間表

有時採購依賴於其他任務。 也許視覺看板無法為您提供所需的控制。 沒問題，切換到甘特視圖。 現在您可以鏈接依賴項並查看時間表。 時機當然很重要。 如果您的資源沒有按時到達，那麼整個項目可能會延遲！

他們說，“不要把所有的雞蛋都放在一個籃子裡。” 但是在項目管理軟件中，您希望將所有工具集中在一個地方。 ProjectManager 讓您有條不紊，讓您可以更好地工作。

ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可幫助控制整個項目階段的採購。 工作負載和資源管理功能跟踪供應併計算計劃成本與實際成本。 ProjectManager 協助項目經理規劃、監控和報告項目。 團隊成員獲得了一個協作平台，可以更高效地合作。 立即試用此 30 天免費試用版。