كيفية عمل خطة إدارة المشتريات

يتكون تخطيط إدارة المشروع من عدة أجزاء. هناك الجدول الزمني ، ومصفوفة أصحاب المصلحة ، وإدارة الموارد. بالحديث عن هذا الأخير ، هناك مسألة كيفية شراء الموارد التي تتطلب بائعي السلع والخدمات. هذه إدارة المشتريات.

خطة إدارة المشتريات هي جزء من خطة إدارة المشروع الشاملة. على مدار دورة حياة المشروع ، من المحتمل أن يكون هناك العديد من النقاط حيث سيتقاطع مع البائعين. هذه العملية تحتاج إلى أن تدار. لإدارة هذه العلاقات والحفاظ على تدفق تلك السلع والخدمات يتحرك دون انقطاع يتطلب خطة إدارة المشتريات.

إذا بدا أننا نسير بسرعة كبيرة ، فهذا لأننا كذلك. إن عملية الشراء وإدارتها وتخطيطها كلها جزء لا يتجزأ من منهجية إدارة المشروع. دعونا نبطئ ونتوقف لحظة لتفكيك هذه المصطلحات.

ما هو الشراء في إدارة المشاريع؟

بادئ ذي بدء ، ماذا نعني عندما نقول شراء؟ الشراء هو عندما يعمل المشروع مع موردين خارجيين لشراء أو تأجير سلع وخدمات للمشروع. عادة ما تكون هذه العلاقات تعاقدية للتأكد من أن السلع والخدمات تعمل ضمن الجدول الزمني للمشروع.

في إدارة المشروع ، هناك عملية لشراء المشروع ، وتبدأ بالتخطيط. هذا هو المكان الذي تحدد فيه الموارد خارج مؤسستك التي ستكون مطلوبة للمشروع. يتم جمعها في بيان العمل.

ذات صلة: قالب خطة مشروع مجاني

العطاءات والعقود

بمجرد الحصول على قائمة بالموارد الخارجية التي تحتاجها ، يمكنك بدء العمل للحصول عليها. وهذا ما يسمى عملية تقديم العطاءات ، حيث يقوم المقاولون بتقديم عطاءات لعملك. بمجرد أن يكون لديك بعض العطاءات داخل الشركة ، فيجب دراستها لتحديد الأنسب للمشروع.

عندما تدخل في اتفاقية تعاقدية مع هؤلاء الموردين ، فإنهم يحتاجون إلى الإدارة تمامًا مثل أي جانب آخر من جوانب المشروع. من الأهمية بمكان أن يقوم هؤلاء المقاولون بما تم التعاقد معهم للقيام به ، في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية المخصصة ، من أجل حسن سير العمل بالمشروع.

أخيرًا ، بمجرد إتمام الشراء ، يجب إغلاق العقود بشكل صحيح. هذه عملية أخرى تتأكد من تسليم كل شيء كما هو مذكور في العقد قبل التوقيع عليه.

لماذا تحتاج إلى خطة إدارة المشتريات؟

تكمن أهمية وجود خطة لإدارة المشتريات في أنها تحدد ما تحتاجه من المشروع الذي لا يمكن للمؤسسة توفيره. هذا يعني أن لديك فهمًا أكبر لتخطيط المشروع بأكمله. يتضمن ذلك إدارة الموردين ، الذين هم المفتاح للحفاظ على الجدول الزمني لمشروعك.

يدمج أصحاب المصلحة

ومن الأمور الإيجابية الأخرى أن خطة المشتريات يمكن أن تشمل أصحاب المصلحة والحصول على مدخلاتهم في العملية. أصحاب المصلحة هم سبب المشروع ورضاهم هو مقياس نجاح ذلك المشروع. يمكنهم التعبير عن المتطلبات التي يريدونها للشراء. يمكنك استخدام مخطط RACI لتحديد أصحاب المصلحة ومشاركتهم قبل الاتصال بهم بشأن احتياجات الشراء.

يعلم الإستراتيجية

بدون خطة إدارة المشتريات ، لا يمكن أن تكون هناك استراتيجية شراء وبدون استراتيجية ، لا يمكن أن تكون هناك خطة. كلاهما يقوم بإبلاغ الآخر ويتضمن أشياء مثل استطلاعات السوق لتحديد أفضل للمشتريات اللازمة لإنجاز المشروع.

ماذا تفعل خطة إدارة المشتريات؟

من الواضح أن أول شيء وربما أهم شيء تفعله خطة إدارة المشتريات هو سرد جميع المشتريات اللازمة للمشروع والمتطلبات المتوقعة المرتبطة بها. هذا جزء أساسي من تطوير الجدول الزمني. إنه ينشئ جداول زمنية لتنفيذ المشتريات للمشروع ، وبالتالي يساعد في تقدير الجدول الزمني الأكبر للمشروع.

تساعد خطة الشراء في مراقبة عملية الشراء بأكملها. عند تنفيذ المشروع ، يمكن مقارنة الشراء الفعلي بخطة الشراء لتتبع التقدم. إذا كان هناك تناقضات ، فيمكن تعديل المشتريات لتصحيح هذه الأخطاء.

أصبح تقييم نجاح خطة المشتريات الخاصة بك أسهل بكثير بمساعدة برنامج تخطيط المشروع القادر. يمكن أتمتة أشياء مثل التواصل مع أعضاء الفريق وتتبع النتائج وإجراء التعديلات وإعداد التقارير بمساعدة البرنامج المناسب. مشاهدة الفيديو أدناه لمعرفة المزيد:

ثماني خطوات لخطة إدارة المشتريات

مدير المشروع هو عضو فريق المشروع المسؤول عن الإشراف على خطة إدارة المشتريات ، ولكنها ليست وظيفة لشخص واحد. نظرًا لأن المشتريات ستكون على مستوى المشروع ، فمن المهم أن يكون الجميع على استعداد للعملية. يجب أن يكون لكل فرد بعض المشاركة في الموافقة على العقود وحتى إدارتها.

يمكن تقسيم خطة إدارة المشتريات إلى هذه الخطوات الثماني.

1. تحديد الشروط

للبدء ، ابدأ بتحديد شروط الشراء. هذا يعني سرد ​​ما تحتاج إلى شرائه بالتفصيل: كم ، وما الحجم ، وكم من الوقت ، وما إلى ذلك. ثم تريد أن تعرف ما هي الخدمة المقدمة للمشروع ولماذا هذا مهم. أضف الآن تاريخ استخدام لكل من هذه المشتريات ومن هو في فريق المشروع مخول بإجراء هذه المشتريات. ستكون هذه المعلومات ضرورية عندما تكون مستعدًا لتقديم أمر شراء يحدد السعر والكمية ونافذة التسليم وشروط الدفع للسلع / الخدمات التي تشتريها. إنها وثيقة ملزمة قانونًا تتأكد من أنك وبائعك على نفس الصفحة. يمكن أن يساعدك قالب أمر الشراء الخاص بنا في إنشاء نموذج يناسب مشروعك.

2. مخطط نوع الاتفاقية

العقد هو كيف يتفق الجميع على شروط الخدمة. هناك أنواع مختلفة من العقود ، على سبيل المثال ، السعر الثابت وسداد التكلفة هما نوعان. لذلك ، يجب تحديد نوع الاتفاقية وكيفية إدارتها.

3. تحديد المخاطر والتخفيف من حدتها

المخاطر متأصلة في كل جزء من عملية المشروع ، وبالتالي فإنها تظل كامنة في المشتريات حتى تظهر نفسها. حان الوقت الآن لمعرفة ماهية هذه المخاطر وإدراجها في قائمة. بمجرد جمع قائمة شاملة ، يجب أن يكون لكل منهم طريقة لحلها. من الجيد أيضًا تعيين أحد أعضاء الفريق بمهمة التخفيف من هذه المخاطر ، بحيث يكون لديهم الملكية لمتابعة إغلاقها. يمكن أن يساعد نموذج سجل المخاطر.

4. تحديد التكاليف

ما هي التكاليف المتعلقة بمشتريات المشروع؟ بمجرد أن يتم تحديد ذلك ، من المحتمل أن يتم إصدار طلب عرض ، مع تحديد الاحتياجات وطلب عطاءات من الموردين. كن شاملا ولاحظ كل ما هو مطلوب. سيعود الموردون بتكاليف منتجاتهم أو خدماتهم.

5. تحديد القيود

من المفيد محاولة تحديد أي قيود للمشروع قبل بدء المشروع لتجنب التعرض للصدمة بسبب القيود غير المتوقعة أثناء التنفيذ. بمجرد اكتمال هذه القائمة ، يمكن الاطلاع عليها خلال مراحل المشروع. تشمل القيود المتعلقة بالمشتريات التكلفة والنطاق والموارد المحدودة والمواصفات الفنية.

6. الحصول على الموافقة على العقد

مراجعة العطاءات وإجراء خدمة وتحليل التكلفة. ثم احصل على قائمة بمن هم صناع القرار في مجموعة المشروع وقم بتمرير العطاءات إليهم للمراجعة (يمكن أن يساعد إطار DACI في تحديد صانعي القرار). تتأكد هذه العملية من مشاركة كل من يحتاج إلى الإشراف على الموافقة على العقد ويمكنه تقديم المدخلات.

7. اتخاذ قرار المعايير

لديك سير عمل ، لكنك الآن بحاجة إلى معايير يمكنك من خلالها تحديد العطاء الذي سيتم التعاقد معه. يجب أن يكون لدى كل شخص يراجع العطاء هذه المعايير لقياس استجابته.

8. إنشاء خطة إدارة البائع

بمجرد توقيع العقد ، سيتم تقسيم خطة إدارة المشتريات إلى خطة إدارة البائعين. يجب استيفاء شروط العقد. وللتأكد من حدوث ذلك ، ستساعد خطة الإدارة المحيطة بالموردين في ضمان تسليم السلع والخدمات على النحو المحدد وفي الوقت المحدد. إنها لفكرة جيدة أن تضيف مقياس أداء لتقييم مدى أداء كل مورد لعمله ، حتى تتمكن من تحسين العلاقات في المشروع التالي ومعرفة من يستحق التعاقد معه مرة أخرى.

ProjectManager يساعد في إدارة المشتريات

كل عملية شراء هي مشروع أو مجموعة فرعية من المشروع الأكبر. لذلك ، يمكن التخطيط لكل عملية شراء وتعقبها وإعداد تقرير عنها تمامًا كما تفعل مع المشروع الأكبر. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمكن أن يجعل هذه العملية سهلة وفعالة.

يمكن أن تشعر إدارة المشتريات بالإرهاق. يساعد ProjectManager في تنفيذ خطة المشتريات الخاصة بك باستخدام لوحات كانبان ومخططات جانت ولوحات المعلومات وميزات إدارة المشروع الأخرى.

استخدام Kanban لإدارة المشتريات

من خلال جعل كل مورد مشروعًا على لوحة كانبان ، يمكنك بعد ذلك تتبع المرحلة التي وصل إليها مخزونهم وعدم الحصول على أي مفاجآت غير سارة. يحتوي ProjectManager على أعمدة قابلة للتخصيص ، لذا يمكنك تسميتها بالترتيب والشحن والتخزين والحاجة إلى إعادة الترتيب. بهذه الطريقة تكون دائمًا على رأس مواردك. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة العلامات ومستويات الأولوية للتأكد من أن كل شيء منظم جيدًا ومتعقب.

يمكن لـ Gantt ربط المهام وإنشاء جداول زمنية

في بعض الأحيان تعتمد المشتريات على مهام أخرى. ربما لا يمنحك كانبان المرئي التحكم الذي تحتاجه. لا مشكلة ، انتقل إلى عرض جانت. الآن يمكنك ربط التبعيات ومشاهدة الجداول الزمنية. التوقيت مهم بالطبع. إذا لم يكن موردك هنا في الوقت المحدد ، فقد يتأخر المشروع بأكمله!

يقولون ، "لا تضع كل بيضك في سلة واحدة." ولكن في برنامج إدارة المشاريع ، فأنت تريد أن يكون لديك كل أدواتك في مكان واحد. يحافظ ProjectManager على تنظيمك ، حتى تتمكن من العمل بشكل أفضل.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة يساعد في التحكم في المشتريات خلال مراحل المشروع. تعمل ميزات إدارة عبء العمل والموارد على تتبع الإمدادات وحساب التكاليف المخططة مقابل التكاليف الفعلية. يساعد ProjectManager مديري المشاريع في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن المشاريع. يحصل أعضاء الفريق على نظام أساسي تعاوني للعمل معًا بشكل أكثر إنتاجية. جربه اليوم مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.